计算机二级access_第1章

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1、中文Access 2003实用教程第1章 Access 2003概述 Microsoft Access 2003是一种数据库管理系统，它的强大 功能主要表现在：友好的用户界面；数据表操作简单、易学 易懂；通过向导创建表、查询、窗体及报表；自动绘制数据 统计图和绘图功能；有效管理、分析数据的功能；增强的网 络功能；宏功能和内嵌的VBA（Visual Basic for Application）等。除了以上所提到的功能以外，在Access 2003中还增加了许 多新的功能。例如，可以查看数据库对象间的相关性信息； 可以启用自动错误检查以检查窗体和报表的常见错误；修改 “表”设计视图中的被继承字段属

2、性时，Access 将显示一个 选项，此选项用于更新全部或部分绑定到该字段的控件属性 。 本章要点1.1 打开“罗斯文”数据库 1.2 Access 2003的工作环境 1.3 定制工具栏和工作环境 习题 11.1 打开“罗斯文”数据库 1.1.1 数据库的基本知识 每个人的工作和生活中都有大量的数据，例如一个人的通讯录、一个公司的 销售情况统计等。当这些数据比较少的时候，将其记录在一个表中，就可以 很好地进行管理了。但是当数据积累到一定数量以后，在对其进行管理和利 用时就要用到数据库了。Access 2003就是一种数据库管理系统。 1什么是数据库 从字面的角度来看，“库”是储存东西的地方，

3、“数据库”可以简单地理解为储 存数据的地方。更准确地说数据库是按照一定关系组织起来的有联系的数据 集合。 通讯录中记录的每个人的姓名、地址、电话等信息就是“数据”。 对于数据的管理经历了人工管理、文件管理及数据库管理3个阶段。当数据 的数量比较少时，依靠人工的方式就能满足管理的需要。随着数据的增加， 人们开始采用数据文件的方式管理数据，在这种方式中，一个文件一般是与 某一个应用相对应的，即这些数据不能共享。数据库管理有利于数据的描述 与数据的应用相结合，对于数据的更新与检索均采用一种全新的方式进行， 使数据的共享成为可能，数据的一致性及安全性得到了极大的提高。 1.1 打开“罗斯文”数据库 采

4、用数据库技术进行数据管理是当今的主流技术，它的核心是建立、管理和 使用数据库。在数据库中的数据除去了不必要的多余数据，可以为多种应用 服务，数据的存储独立于使用这些数据的应用程序。 使用数据库管理数据相对其他管理方法来说有着明显的优势。例如：某公司 的客户电话号码存储在不同的文件中，如通讯录中、订单表中、发货单中， 如果某客户的电话号码有了改动，则要更新这3个文件中的电话号码信息， 而如果用数据库管理这些数据，则只需在一个位置更新这一信息即可。无论 在数据库中什么地方使用这个电话号码，它都会自动得到更新。 数据库需要借助数据库管理系统才能为用户提供服务，数据库管理系统（ DBMS）是专门对数据

5、库信息进行存储、处理和管理的软件。 2关系型数据库 在一个数据库中有多种数据，相互关联的数据之间有不同的关系，在各种关 系的基础之上，构成了复杂多样的数据关系模型，数据库根据其使用的数据 关系模型的不同，可以分为层次模型、网状模型和关系模型。其中关系模型 是在前两种模型的基础上发展起来的，它能够较全面地处理数据之间的关系 而且结构明确，得到广泛的使用，使用关系模型的数据库称为关系型数据库 ，Access就是一种关系型数据库。 1.1 打开“罗斯文”数据库 关系型数据库是由一系列二维表组成的。在每一个表中，行代表记录，列代 表各种属性（数据项或字段），因此，可以把表格看作是具有相同属性的记 录的

6、集合。表中的行和列的次序无关紧要，所有的字段都是最基本的，不可 再细分，表1-1-1所示的学生成绩表就是一个二维表。 3Access的特点 Access的最新版本是Access 2003，它是Office 2003的组件之一。Access具有 以下特点。 （1）Access的使用非常简单。Access 2003表设计器、查询设计器等可视化 设计工具，使用户基本不用编写任何代码，通过可视化操作，就可以完成数 据库的大部分管理工作。 （2）提供了大量的向导。几乎每一个对象都有相应的向导，利用向导工具 可以迅速地建立一个功能完美的数据库应用系统。 （3）Access 2003是一个面向对象的、采用事

7、件驱动的关系型数据库管理系 统。它符合开放式数据库互接（ODBC）标准，通过ODBC驱动程序可以与 其他数据库相连，还允许用户使用VBA语言作为其应用程序开发工具，这 样可以使高级用户开发功能更为复杂完美的应用程序。 1.1 打开“罗斯文”数据库 （4）可以处理多种数据信息，能与Office组件中的其他程序进行数据交换 ，实现数据共享，也可以处理其他数据库管理系统的数据库文件。 Access 2003的主要缺点是：安全性比较低，多用户特性比较弱，处理大量 数据时效率比较低，适用于单机环境。 1.1.2 启动Access 2003 启动Access 2003有许多种方法，常用方法有3种：使用“开

8、始”菜单、快捷方 式和已有的Access 2003文档。 1使用“开始”菜单启动Access 2003 使用“开始”菜单启动Access 2003的操作方法如下。 单击“开始”按钮，将鼠标移到“所有程序”命令上，在出现的下一级菜单中将 鼠标移到“Microsoft Office”上，在出现的下一级菜单上，单击“Microsoft Office Access 2003”命令（本书在以后类似的操作中采用以下的方法进行叙 述：单击“开始”“所有程序”Microsoft OfficeMicrosoft Office Access 2003菜单命令），如图1-1-1所示。 经过上述操作，就可以启动Acc

9、ess 2003，刚启动的Access 2003窗口如图 1-1-2所示，有关此窗口的介绍，将在后面的内容中进行介绍。 1.1 打开“罗斯文”数据库 图图1-1-1 由“开始”菜单单启动动Access 2003 图图1-1-2 刚刚启动动的Access 2003窗口 1.1 打开“罗斯文”数据库 从图1-1-2中可以看出，在Access 2003启动的同时并没有一个新的数据库建 成，这是因为在Access 2003建立什么样的数据库要由用户确定。 2建立快捷方式和使用快捷方式启动Access 2003的方法 快捷方式是在Windows桌面上建立的一个图标，双击这个图标时就可以启动 相应的程序。

10、图1-1-3 快捷方式图标 （1）创建快捷方式图标：创建快捷方式图标有多种方法，在这里介绍其中 的一种方法。单击“开始”按钮，选择“所有程序”选项，将鼠标移到 “Microsoft Office”上，然后将鼠标指向“Microsoft Access”命令，按住Ctrl 键向桌面拖曳，就可以在桌面上建立Access 2003的快捷方式图标。Access 2003的快捷方式图标如图1-1-3所示。 图1-1-3 快捷方式图标1.1 打开“罗斯文”数据库 （2）使用快捷方式启动Access 2003的方法：在Windows桌面上双击快捷 方式图标就可以启动Access 2003。 3使用已有的文档启

11、动Access 2003 如果进入Access 2003是为了打开一个已有的数据库，那么使用这种方法启 动Access 2003是很方便的。使用这种方法启动Access 2003也有多种方式。 （1）在“我的电脑”或“Windows资源管理器”中，双击要打开的数据库可启 动Access 2003。如果Access 2003还没有运行，它将启动Access 2003，同时 打开这个数据库；如果Access 2003已经运行，它将打开这个数据库，并激 活Access 2003。 （2）单击任务栏上的“开始”“所有程序”“打开Office文档”命令，如图1- 1-4所示，调出“打开Office文档”

12、对话框，如图1-1-5所示。在“查找范围”中 选择盘符和文件夹，然后选择要打开的文档，单击“打开”按钮，则在启动 Access 2003的同时打开相应的数据库窗口。 1.1 打开“罗斯文”数据库 图图1-1-4 选择选择 快速启动动中的“打开Office”命令 图图1-1-5 “打开Office文档”对话对话 框 1.1 打开“罗斯文”数据库 1.1.3 退出Access 2003 在Access 2003中编辑完所需要的内容，或者需要为其他应用程序释放一些 内存时，就可以退出应用程序，退出Access 2003的方法有多种，下面介绍 其中的几种。 1使用菜单命令退出Access 2003 （

13、1）单击菜单栏中的“文件”“退出”菜单命令，就可以退出Access 2003。 图1-1-6 提示保存对话框 如果在退出时，正在编辑的数据库对象没有保存，则会弹出一个提示保存对 话框，提示是否保存对当前数据库对象的更改，如图1-1-6所示。这时可根 据需要选择保存、不保存或取消“退出”这个操作。 图1-1-6 提示保存对话框 1.1 打开“罗斯文”数据库 在下面介绍的另外几种退出方法中，只要是有没保存过的修改，都会弹出这 个对话框，为简捷，在后面的介绍中不再赘述。 （2）使用系统控制菜单退出Access 2003的方法有以下两种。 单击标题栏左上角的“系统控制菜单”图标，在系统弹出的系统控制菜

14、单中 单击“关闭”命令。 双击标题栏左上角的“系统控制菜单”图标，可以直接退出Access 2003。 2其他关闭的方法 （1） 使用“关闭”按钮退出：单击标题栏右上角的“关闭”按钮，可以退出 Access 2003。 （2）使用快捷键退出Access 2003：在键盘上同时按下Alt+F4快捷键即可退 出Access 2003。 1.2 Access 2003的工作环境 1.2.1 标题栏 当前文件如果是活动窗口（标题栏为蓝色时），双击标题栏可使Access 2003的窗口在最大化和还原两种状态之间切换。 标题栏由6部分组成，从左到右分别为：系统控制菜单、应用程序名、 Access 2003

15、数据库文件名、最小化按钮、最大化/向下还原按钮和关闭按钮 。 （1）“系统控制菜单按钮：单击“系统控制菜单”按钮，可打开系统控制菜单 ，利用此菜单可对系统窗口进行操作，如改变系统窗口的大小、移动系统窗 口、最大化系统窗口和关闭系统窗口。 图1-2-1 Access 2003的窗口 （2）应用程序名：指明当前窗口是Microsoft Access软件窗口。 （3）Access数据库文件名：标明当前Access数据库文件名称。 注意：只有当数据库窗口最大化时，才会出现这一项，否则数据库的文件名 出现在数据库窗口中，图1-2-1所示文件名就只出现在数据库窗口中。 （4）“最小化”按钮：单击“最小化”

16、按钮，可将Microsoft Access软件窗口缩 小为图标，并放置在Windows的任务栏中。在任务栏上单击Access 2003系 统窗口图标，可恢复Access 2003系统窗口。 1.2 Access 2003的工作环境 图1-2-1 Access 2003的窗口1.2 Access 2003的工作环境 （5）“最大化/向下还原”按钮：当此按钮为“最大化”按钮时，单击它将使 Access 2003软件窗口变为最大化窗口，即窗口充满整个屏幕；当此按钮为“ 向下还原”按钮时，单击它将使Access 2003软件窗口恢复为变成最大窗口前 的窗口大小。 （6）“关闭”按钮：单击“关闭”按钮，将关闭Access 2003软件窗口，如果文 件修改后没有保存过，则在关闭Access 2003软件窗口前，系统会提示是否 保存修改过的数据库文件。 1.2.2 菜单栏 菜单栏中包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”