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1、如何有效组织会议为什么要组织会议J其根本的目标都在于B提升沟通效果J与一对一的沟通相比B接受信息的人数多B易于传递较系统的信息B可以避免多环节沟通产生的误差提升形象,加强理念,提高销量外部会议n公司形象宣传会：增加客户的合作信心n新产品介绍会：新产品上市n产品介绍会：非目标市场产品的推广n联谊会：加强商业业务人员和我公司医 药代表的沟通n订货会，促销会n商业政策介绍会：明 确n你要达到什么目的？n怎样着可以达到目的?对象目的主题时间 地点内容讲者举例: 必存-自由基清除剂必存-神经保护剂-自由基清除剂-脑外伤,脑出血产生自由基-神外-特色活动核心人物产品经理产品专员Sales team整合市场
2、和销售的资源促销活动 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月国家级区域沙龙城市会海外会议科室会巡回会议区域级科室级病例讨论会分析计划执行追踪评估J市场部目标人群目前现状期望目标促进项目:城市会,科室会分析计划执行追踪评估J销售部产品会议形式覆盖人员会议主题关键信息预算情况分析了解观众J对象是何人？J他们喜欢或需要听到什么内容？J如何发表演说，说服他们认同你的观点？J你准备的内容何以会使他们认为重要？ 了解资源J人J财 与演讲者讨论并确定演讲内容收集演讲内容演讲者本人的背景资料请专人编辑并校对与 演 讲 者 沟 通 告知演讲者会议内容及形式会议地点、演讲时间安排 与演讲者确认行程，并安排
3、接送会议流程图制定有效的计划会议准备会场布置会议日的工作内容评估效果一、制定有效的计划n明确需要达到的目的(WHY/OBJECTIVE)n确定演讲的内容(WHAT)n希望的演讲者(WHO)n希望召开会议的时间段(WHEN)n会议的地点(WHERE)n会议的规模(SCALE)n资料申请(吴秀丹)n费用预算及分摊（财务制度）会场的选择：n会场情况：na、会议室大小（与所邀请人数匹配）nb、桌椅排放情况、过道（课桌式）nc、光线（容易控制：窗帘）、温度n会场设备：n屏幕、白板、麦克风（2只，有线、无线）、普通 投影仪，幻灯机n电视机、录像机、多媒体投影仪、电源插座（长度 、数量）n交通方便与否、用餐
4、、住宿地点费用预算：n住宿（房费、电话）n餐饮、茶点n礼品n场租n交通费n复印费n租设备费用n横幅费用会议流程图制定有效的计划会议准备会场布置会议日的工作内容评估效果二、会议的准备：n会议通知n提前一个月：口头通知参会人员，商 讨开会的时间，地点，内容，目的n提前10天：会议通知n提前5天：请柬发放n餐饮的确认：菜单、茶点n交通的确认：n接车的时间、地点、车号、联系人电话n返程机票、车票的确认会议流程图制定有效的计划会议准备会场布置会议日的工作内容评估效果三、会场的布置n横幅n屏幕n放幻灯的位置n座位（U形、课堂式、圆桌等）n演讲台n电视机的位置n主席台（贵宾席）：桌卡n设备：（音响、电视、电
5、源）n签到台n指示牌（23个）：使客户顺利到达会议流程图制定有效的计划会议准备会场布置会议日的工作内容评估效果四、会议日工作内容n会前分工n会中安排n会后收尾会前分工n签到：2人专n发资料、问卷n引座：01人n设备：麦克风（23个）、电视、录像机n放幻灯或投影（注意会前将幻灯片浏览一遍）：1人专n灯光控制n照相n接送客户n主持人（会场控制）n总协调：1人会中安排n坚守岗位n负责相关问题的解答参会注意事项n全体人员统一服装n佩戴胸卡n坚守岗位n关闭手机/传呼机n除非另有安排，全体人员需认真听讲n听从总协调指挥会后收尾n发放礼品n收回问卷n照顾VIP（1人专）n收拾会场：撤横幅、幻灯片及胶片、设 备（幻灯机、投影仪、电源等）、剩余 资料、签到本n用餐：散会前确认并通知；餐厅前迎接n结帐会议流程图制定有效的计划会议准备会场布置会议日的工作内容评估效果五、评估效果n会后参会人的反馈n产品信息n学术（内容、演讲遗留的问题、认 同度）n服务工作n需改进的方面会后医药代表反馈了解医生反馈信息n在学术上，医生的认识是否有改进，仍存 在什么问题n医生的处方情况n改进建议和意见会议的成功 是建立在团队的充分协作上
