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1、机关档案管理工作培训机关档案管理工作培训主要内容主要内容第一部分 什么是档案第二部分 机关档案室和档案人员的基本职责 第三部分 机关档案管理的主要环节第四部分 归档范围和保管期限划分什么什么是是档案档案一、档案的定义 二、档案的特性 三、档案与文件的区别一、一、 档案档案 的定义的定义中华人民共和国档案法中档案的定义： 档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。国家档案局行业标准DA/T-2000档案工作基本术语中档案的定义：国家机关、社会组织或个人在社会活动中
2、直接形成的有价值的各种形式的历史记录。二、档案的特性二、档案的特性档案产生的主体：多元性个人、党政机关、企事业单位、社会组织 档案的本质属性:原始记录性凭证作用、参考价值 档案表现的形式:多样性载体多样：甲骨、青铜、石材、竹简纸张、胶带、光盘形式多样：文字、图表、声音、图像 处理完毕的文件才成为档案 对日后工作有查考价值利用价值的文件才有必要作为档案保存 通过立卷归档集中整理保存起来的文件才能转化为档案 三、档案与文件的区别三、档案与文件的区别机关档案室的主要职责：机关档案室的主要职责： （一）建立健全本单位的档案工作规章制度； （二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归 档； （三）集中统一
3、管理本单位档案，并按照规定向 综合档案馆移交档案； （四）监督指导所属机构的档案工作。机关机关档案室和档案人员的工作职责档案室和档案人员的工作职责档案人员的主要职责：档案人员的主要职责： （一）负责本机关档案材料的立卷归档和保管工 作，确保归档案文件材料收集齐全、整理规范、 科学保管； （二）负责本机关综合档案室的日常管理，确保 档案安全； （三）负责本机关室藏档案的查阅利用，迅速、 准确提供档案资料； （四）负责本系统档案业务指导工作。机关档案管理的主要环节机关档案管理的主要环节一、建立档案工作管理体制 二、建立档案管理制度 三、档案管理的具体环节1.明确档案工作领导 2.设置档案工作机构
4、3.配备档案工作人员 4. 建立档案工作网络体系一、建立档案工作管理体制一、建立档案工作管理体制1、归档制度 2、整理制度 3、统计制度 4、鉴定与销毁制度 5、保管制度 6、保密制度 7、利用制度 8、交接制度二、建立档案管理制度二、建立档案管理制度第一环节第一环节 收集收集 化分散为集中化分散为集中 第二环节第二环节 整理整理 化零散为系统化零散为系统 第三环节第三环节 鉴定鉴定 化庞杂为质优化庞杂为质优 第四环节第四环节 保管保管 化易损为长远化易损为长远 第五环节第五环节 利用利用 化死材料为活信息化死材料为活信息 第六环节第六环节 统计统计 档案状况数字化档案状况数字化三、三、机关档
5、案机关档案管理管理主要主要环节环节第一环节：收集目的：化分散为集中目的：化分散为集中关键词：齐全完整v制度约束规范收 v办理完毕马上收 v会议文件及时收 v帐外文件催促收 v人员变动提前收 v责任到人督促收 v发现不齐补充收收集环节注意事宜： 齐全完整 反映本机关职能活动全过程的文件必须齐全完整 有密切联系的同一组文件必须齐全完整 文件过程齐全完整 耐久字迹 书写材料 破损件 易退变件 声像档案 重大活动重要会议 重要职能活动和工作成果第二环节 整理第二环节 整理目的：目的： 化零散为系统化零散为系统 关键词：系统 档案的整理就是按照一定原则对档案 实体进行系统分类、组合、排列、编号和 基本编
6、目，使之有序化的过程。 机关档案的整理工作，主要包括机关 文件的平时归卷与调整、文件组卷、排列、 目录的编制、局部案卷或保管单位的调整等 项工作内容。第三环节 保管第三环节 保管目的：目的： 化易损为长远化易损为长远 关键词 安全档案保管工作的具体任务：防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全。 1.档案库房建设要求 2.档案用房配备与安排 3.编制存放示意图.档案库房基本设施设备：去湿降温设备（去湿机、空调机）温湿度记录仪+每日记录白炽灯小开窗+厚型防光窗帘消防设备防盗门窗（三铁：铁门、铁窗、铁柜）档案装具（密集架、铁皮柜、防磁柜等 ）防虫药物5.档案库房管理要求八防：防火、防水、防潮
7、（霉）、防有害气体、防虫、防光、防尘、防盗。纸质档案适宜温度：14 24；相对湿度: 45% 60%电子文件适宜温度：15 27；相对湿度: 40% 60%第四环节 第四环节 编研利用编研利用目的：目的： 化死材料为活信息化死材料为活信息 关键词 服务 档案的编研档案编研工作的主要内容：编辑档案 史料和现行档案文件汇编，编辑档案文摘 汇编，编写档案参考资料。如全宗介绍、 大事记。档案利用服务工作的含义：提供档案 信息，为机关各项工作服务。第五环节 统计第五环节 统计 目的：档案状况数字化目的：档案状况数字化关键词 数字档案统计工作是以表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作的有关情况的一项业务工
8、作。是定量和科学的方法搜集、整理、研究和人提供档案统计资料的工作。填写统计台帐目的：化庞杂为质优目的：化庞杂为质优 关键词 价值 1.成立档案鉴定工作机构单位应成立由主管领导、职能部门和档案人 员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文 件保管期限和到期档案定。2. 制定档案保管期限表档案保管期限表根据机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第号）编制，各单位应根据文件对本单位、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。第六环节 鉴定第六环节 鉴定3.组织开展档案鉴定工作单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴 定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的
9、 档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保 存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经 单位主要负责人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。国家档案局 第8号令2006年9月国家档案局局务会议审议通过（归档范围和保管期限划分依据）机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条 为便于各级党政机关和人民团体 （以下统称机关）正确界定文件材料归 档范围，准确划分档案保管期限，使所 保存的档案既能反映机关主要职能活动 情况，维护其历史面貌，又便于保管和 利用，根据中华人民共和国档案法 、中华人民共和国档案法实施办法 ，制定本规定。 适用范围：适用范围：各级党
10、政机关、人民团体 目的：目的：确定归档范围和保管期限机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第二条 本规定中的机关文件材料是指机关 在其工作活动过程中形成的各种门类和载体 的历史记录。门类：门类：文书、人事、基建、会计等 载体：载体：纸质、磁性、电子等第三条 机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国 家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；反映本单位职能的：如工作计划、总结、工作会议、地方性法规规章、 会议记录纪要、中长期
11、发展规划等 反映本单位基本历史面貌的: 如机构演变、大事记、人事任免等文 件材料。（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具 有凭证价值的文件材料；有凭证作用的：如机关房屋、土地、财产、物资和档案等交接凭证、合 同和协议、职工购置福利住房的合同、协议和有关手续及国有资产管理等 文 件材料。（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级 机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定哪些文件需要归档：哪些文件需要归档：1 1、上级机关的来文存哪些？、上级机关
12、的来文存哪些？上级机关需要本机关贯彻执行的文件；上 级机关转发的本机关文件（包括报刊转载）； 被上级机关采用、由本机关草拟的文件。2 2、本机关存哪些？、本机关存哪些？反映本机关历史面貌及职能活动的文件。历 次重要会议文件；本机关印发的正式文件；与 上下级机关形成的请示与批复文件；工作计划、 报告、总结及反映有关业务活动的专业性文件；统计、会计、调研活动、规章制度；党团、工会 的重要文件；内容重要的人民来信及其处理方面 的文件；本机关领导人参与公务活动的重要信函、 电话记录以及从外机关带回来的重要文件；解决 各种纠纷、征用土地和有关工程建设、设备购买 的合同、文件；归本机关直接管理的科研与生产
13、 建设方面的文件；反映本机关历史沿革如机构成 立、撤销、更名、干部与职工变动情况的各种文件； 本机关与外单位签订的合同、协议等文件；本机关 参与外事活动的文件材料等。那些文件需要归档？那些文件需要归档？3 3、同级机关存哪些？、同级机关存哪些？ 需要本机关执行的法规性文件；有关业务机关在 检查本单位活动中形成的重要文件；与本机关联 系、协商工作的重要往来文件等。、下级机关存哪些？、下级机关存哪些？ 重要的计划、报告、总结、统计报表、财务预算、 决算文件典型材料、法规性备案文件等。那些文件需要归档？那些文件需要归档？机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 第四条 机关文件材料不归档范围是：（
14、一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办 理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料， 供工作参考的抄件等；（不需办理的）（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价 值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次 校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来 信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责 人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工 作参考的文件材料；（临时、重份的）（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件 材料，不需办理的抄送文件材料；（不需执行的）（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反 映，抄报或越级抄报的文件材
15、料。（参阅的）机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必 须按有关规定向本机关负责档案工作的部门 移交，实行集中统一管理，任何个人不得据 为己有或拒绝归档。本条规定了机关归档文件材料的流向、管理 主体机关档案部门处理归档文件材料的职责。机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第六条 机关文书档案的保管期限定为永久 、定期两种。定期一般分为30年、10年。机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第七条 永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料 ；(二)本机关召开重要会议、举办重大活 动等形成的主要文件材料(三)本机关职能活动中形成
16、的重要业务 文件材料 (四)本机关关于重要问题的请示与上级 机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合 统计报表等机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局 第8号令（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料（六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议 、资产登等凭证性文件材料 (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文 件材料(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函 、请示与本机关的复函、批复等文件材料机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局 第8号令划分永久时，需要注意以下问题：（原则：以我为主，以人为本）1.突出本机关自身的文件材料2.突出本机关主要职能的文件材料3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料4.机关文件材料是否永久保管，还要从机关职能活动的规模大小、规格层次、影响力、产生的文件材料是否具备法规
