培训演示文稿：outlook 2007 - 熟练掌握

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1、Microsoft Office Outlook 2007 培训第一部：熟练掌握篇广州灏智计算机科技有限公司熟练掌握熟练掌握课程内容 概述：Outlook 新版本 第 1 节课：改进的内容及改进原因 第 2 节课：找到常用命令 第 3 节课：发送和接收附件及图片每一节课都包含一个建议的任务列表以及一组测试问题。熟练掌握熟练掌握概述：Outlook 新版本注意！Outlook 新版本发布了。它具有全新的外观以及一些新增功能。 但是，不用担心，这并不表示您要花费 大量时间来学习新程序。反之，全新设计及新增功能将帮助您更 加高效、更加轻松地在 Outlook 中完 成您的日常工作。熟练掌握熟练掌握课

2、程目标 浏览 Outlook 2007。了解已经改进的内容以及改进的原因 。 找到功能区上的命令，完成您日常执行的操作：阅读和发送 电子邮件，处理约会和会议以及使用联系人。 发送和接收图片及附件。保证收件人能够打开采用全新 2007 Microsoft Office 发行版文件格式的附件。 熟练掌握第 1 节课改进的内容及改进原因熟练掌握熟练掌握改进的内容及改进原因在 Outlook 中首次创 建邮件（或者打开收到 的邮件时），您将看到 功能区。功能区是位于窗口顶部 的一个带状区域。Outlook 中最显著的改进是功能区，它赋予了 Outlook 全新外观。然而随着您变得熟练，您将发现改进并不

3、仅仅局限于外 观，它确实可以帮助您事半功倍地完成工作。熟练掌握熟练掌握功能区简介这是一封新电子邮件。 功能区位于窗口顶部。每次在 Outlook 内进 行创建或编辑操作时， 都会显示功能区。为什么采用新系统？Microsoft 仔细地研究了人们使用 Outlook 中的命令的方法。作为此次研究的结果，一些 Outlook 命令现在更加醒目 ，并且常用命令依据更加便于查找及使用的方法进行显示 和分组。熟练掌握熟练掌握进一步了解功能区为了更好地帮助您学习 如何使用功能区，此处 提供了关于其基本布局 的说明。选项卡：功能区由不同的选项卡组成，每个选项卡都与您 在 Outlook 中要完成的特定工作类

4、型相关。组：每个选项卡都有若干个组，这些组将相关项显示在一 起。命令：命令可以是按钮、用来输入信息的框或者是菜单。熟练掌握熟练掌握功能区显示您所需的内容当您执行某些操作，例 如创建邮件、日历条目 或联系人时，您将又一 次看到功能区。功能区显示适合您要进行的操作的选项卡和命令。即，功能区上的选项卡将随着您所使用的 Outlook 区域 的不同而有所不同。熟练掌握熟练掌握本图显示了其中一些差 异。新邮件显示“邮件”和“选项”选项卡。新约会显示“约会”选项卡。新联系人显示“联系人”选项卡。 功能区显示您所需的内容熟练掌握熟练掌握这里提供的信息多得超乎您的想象组底部的小箭头表示该 组中还有未显示的内容

5、 。此按钮叫做对话框启动 器。本图显示，要查看字体选项的完整列表，您最好单击新电 子邮件的“邮件”选项卡上“普通文本”组旁边的箭头。熟练掌握熟练掌握浮动工具栏浮动工具栏允许您在需 要的位置（如电子邮件 正文中）快速访问格式 设置 命令。 通过拖动鼠标选择文本，然后指向所选内容。浮动工具栏将以渐变样式显示。如果指向浮动工具栏，它 会变为实体。您可以单击某个格式设置选项。本图显示了它的工作原理：熟练掌握熟练掌握快速访问工具栏快速访问工具栏是位于 功能区上方的一个小工 具栏。您所需的以及最常用的 命令在快速访问工具栏 中随时可用。快速访问工具栏的最大优势在哪里？它上面显示的内容完 全取决于您。也就是

6、说，您可以向其中添加自己爱用的命令，而这仅需 单击一下鼠标右键即可完成。熟练掌握熟练掌握快速访问工具栏您将看到和使用不同的 快速访问工具栏，具体 取决于您正在使用的 Outlook 区域。例如，对发送的邮件中的快速访问工具栏所做的自定义不 会显示在联系人的快速访问工具栏上。熟练掌握熟练掌握键盘快捷方式如果您使用键盘快捷方 式而不是鼠标或其他指 针设备，您将注意到一 些快捷方式仍然相同， 而其他一些已经发生了 更改。引入功能区后，命令放在了新的位置，因此以 Alt 开头 的快捷方式将有可能与较早版本中不同。熟练掌握熟练掌握键盘快捷方式如果您使用键盘快捷方 式而不是鼠标或其他指 针设备，您将注意到

7、一 些快捷方式仍然相同， 而其他一些已经发生了 更改。为了帮助您熟悉起来：1. 按 Alt 开始。2. 按指示的键查看适当的选项卡，然后按相应的字母访问 需要的命令。熟练掌握熟练掌握了解您的选项Outlook 提供了众多选 项，以便帮助您改变查 看方式和工作方式。访问这些程序选项的方 法并未改变。如图中所示，您仍将单击 Outlook 主窗口内“工具”菜 单上的“选项”并使用“选项”对话框。熟练掌握熟练掌握有关选项的更多信息在 Outlook 2007 中， 可以从一些不同的位置 设置选项。适用于撰写电子邮件的选项如果您希望更改撰写电子邮件的相关设置，例如，使拼写 检查器停止忽略大写单词，则您

8、可以在“编辑器选项”对 话框中实现此目的。熟练掌握熟练掌握有关选项的更多信息在 Outlook 2007 中， 可以从一些不同的位置 设置选项。单击“Office 按钮”。首先创建邮件，然后执行以下操作：单击“编辑器选项”。 熟练掌握熟练掌握有关选项的更多信息在 Outlook 2007 中， 可以从一些不同的位置 设置选项。适用于发送电子邮件的选项发送电子邮件时，您可以选择发送邮件的方式。可通过已 打开邮件功能区上的选项卡来设置这些选项。熟练掌握熟练掌握更多新增内容：待办事项栏待办事项栏位于窗口最 右侧，无论您在 Outlook 中的什么区域 工作，待办事项栏都会 显示。待办事项栏可以帮助您

9、跟踪即将开始的任务和约会。熟练掌握熟练掌握更多新增内容：待办事项栏待办事项栏位于窗口最 右侧，无论您在 Outlook 中的什么区域 工作，待办事项栏都会 显示。本图显示其中一些关键元素： 日期选择区即将到来的日历约会通过键入来输入新任务的位置您的任务列表熟练掌握熟练掌握日历的新外观Outlook 2007 中日历 的全新设计让您更加方 便地了解到本质。在其中浏览也更为方便 。尺寸较大的按钮使得在日历、周历和月历视图之间切换起 来更加容易。“后退”和“前进”按钮可以让您快速转到日历中的下一天、 下一周或下一个月。本图显示了一些示例：熟练掌握熟练掌握日历的新外观Outlook 2007 中日历

10、的全新设计让您更加方 便地了解到本质。在其中浏览也更为方便 。此外，还新增了“任务”区域。该区域显示了当前的以及即 将执行的任务，并且还对成果进行跟踪。本图显示了一些示例：熟练掌握熟练掌握联系人的新外观在 Outlook 2007 中， 电子名片使得联系人便 于查看及共享。在您单击“联系人”切换至 Outlook 的“联系人”区域时，您 首先注意到是联系人的全新外观。您可以通过电子邮件发送电子名片。您可能想将自己的电 子名片作为电子邮件签名的一部分包括到邮件中。熟练掌握熟练掌握联系人的新外观请注意，在本图中导航 窗格已最小化，以便显 示“联系人”窗格内的 更多内容。可以通过单击“最小化导航窗格

11、”按钮从 Outlook 中的任何 区域最小化导航窗格。熟练掌握熟练掌握练习建议1. 创建邮件并查看功能区。2. 使用浮动工具栏，使用对话框启动器，并将命令添加至快速访问工具栏。3. 打开一封邮件，查看收到的邮件的功能区。4. 设置程序选项、电子邮件编辑器选项和电子邮件选项。5. 使用键盘快捷方式。6. 了解待办事项栏，查看如何对其进行自定义。7. 浏览日历，查看新“名片”视图内的联系人（可选）。联机练习（需要使用 Outlook 2007）熟练掌握熟练掌握测试 1 - 问题 1新电子邮件与已接收电子邮件的功能区的外观将相同（请选择一个 答案。）1. 正确。2. 错误。熟练掌握熟练掌握测试 1

12、 - 问题 1：答案错误。功能区上显示的内容将是不同的，因为您处理新电子邮件和已接收电子邮 件的需求是不同的。熟练掌握熟练掌握测试 1 - 问题 2您已经切换到日历中，并且准备好探索日历的新外观。为了在 Outlook 窗口中腾出更多空间以便查看日历，您可以在 Outlook 中 执行下列哪一项操作？（请选择一个答案。）1. 使用顶部的按钮隐藏详细信息。2. 最小化导航窗格。3. 更改屏幕分辨率设置。熟练掌握熟练掌握测试 1 - 问题 2：答案最小化导航窗格。在本版本的 Outlook 中，您可以通过单击“最小化导航窗格”按钮来最 小化导航窗格。熟练掌握熟练掌握测试 1 - 问题 3要使用键盘

13、访问功能区上的命令，首先要按哪个键？（请选择一个 答案。）1. Ctrl。2. Alt。3. Shift。熟练掌握熟练掌握测试 1 - 问题 3：答案Alt。按 Alt 后，您将看到显示的字母，以帮助您进行下一步操作。熟练掌握第 2 节课查找常用命令熟练掌握熟练掌握查找常用命令您已经安装了 Outlook 2007，并且用了一些时 间来了解它与早期版本 之间的一些差异。现在该开始工作了。完成您以前在 Outlook 中经常完成的任务是否很容易？本节课将让您知道答案是肯定的。 熟练掌握熟练掌握创建一个新邮件。现在该使用新 Outlook 撰写并发送您的第一封 电子邮件了。需要了解哪些内容？对 于

14、初学者，一些内容未 发生更改。开始使用时您首先需要了解的是您不需要了解任何新增功 能。所有用来开始新邮件的老方法仍有效。在新邮件中，首先请注意功能区。“邮件”选项卡位于顶部 ，其中包含您每次创建和发送邮件时最有可能用到的命令 。熟练掌握熟练掌握创建一个新邮件。使用其他选项卡例如，要插入 一张图片，使它嵌入到邮件的文本中（而 不是作为单独的附件），您需要切换到“插入”选项卡。如果很难找到一条命令 或者一个按钮，您可能 需要查看另一个选项卡 。熟练掌握熟练掌握使用通讯簿添加收件人您是否使用通讯簿将姓 名添加至“收件人”、 “抄送”及“密件抄送 ”字段？您将在“邮件”选项卡上找到“通讯簿”命令。熟练

15、掌握熟练掌握显示或隐藏“密件抄送”字段如果您喜欢直接在“收 件人”和“抄送”框中 键入电子邮件地址，您 可能还想了解您可以如 何显示“密件抄送”字 段，这样您也可以在该 字段中键入姓名。本图显示“显示密件抄送”命令的位置。正如您看到的一样，您会发现它位于“选项”选项卡上。 熟练掌握熟练掌握包含签名您是否在 Outlook 邮 件末尾处使用个人电子 邮件签名？升级至 Outlook 2007 时，您在较早版本中使用的相同签 名仍将可用。如果您没有使用签名（也许是因为签名似乎过于复杂或者 您可能从未记住如何创建它们或在何处找到它们），您将 惊奇地发现 Outlook 2007 中的签名是多么简便。

16、熟练掌握熟练掌握包含签名您可以修改现有签名或 者创建新签名，还可以 设置一个默认签名。本图显示了下一步操作：如果您以前创建了签名，则会看到它们在此处列出。要创建新签名、设置默认签名或修改现有签名，请单击“ 签名”。首先，请单击“签名” 命令下的箭头。熟练掌握熟练掌握使用标志和提醒标志和提醒可以帮助您 及其他用户记住要完成 的工作。要在创建邮件时添加标志和/或提醒，首先请单击新邮件“ 选项”组中的“后续”。熟练掌握熟练掌握使用标志和提醒您自己的后续操作要确保您记住进行后续操作，请通过单击“后续”再单击“明 天”来标记您自己的邮件。该邮件被标记，并且添加到“任务”中的待办事项列表中。 它还显示为您自己的待办事项栏中的一个项目。假设您向同事发送了一 封邮件，内容是 “明天我将与您联系。 ”熟练掌握熟练掌握使用标志和提醒针对收件人的后续操作发送邮件之前，您指定了何时想让收件人得到提醒与您一 起进行后续操作。如图所示，收到的邮件中将包括一个标志和铃图标。只要 收件人将该邮件保存在其 Outlook 邮箱内，就会在您指定 的时间显示一个提醒。您还可以为收件人附加 一个后续标志，方