行政秘书技能培训

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1、Essential Skills for Executive Essential Skills for Executive Secretary Secretary 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训秘书写作与文档管理沟通与协调秘书时间管理秘书商务礼仪秘书的角色秘书的角色工作 自信 成长The Role of the Executive SecretaryThe Role of the Executive Secretary第一章第一章: : 行政秘书的角色行政秘书的角色Chapter 1:Chapter 1:1 1 秘书的类别秘书的类别2 2 秘书的职业特征秘书的

2、职业特征3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点4 4 秘书的作用秘书的作用第一章第一章: : 秘书的角色秘书的角色w秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分 类。如服务于政府机关的统称为“机关秘书”，眼务 于工矿企业的统称为“企业秘书”，服务于私人的则 统称为“私人秘书”，此外，还有“商业秘书”、“涉外 秘书”等等。w同在政府机关和某种企事业单位的秘书，则又因其 工作的内容或专业不同而有更细的划分。如在政府 机关中主要从事日常行政工作的被称为“行政秘书” ，主要管理机密文件的被称为“机要秘书”，主要从 事撰文拟稿的被称为“文字秘书”，高等院校的院、 系则有“教学秘书”“科研秘书”

3、和“行政秘书”之分 。1 1 秘书的类别秘书的类别1 1 秘书的类别秘书的类别A 行政秘书他们在机关或企事业单位内处理函 件，收集资料，管理档案，接待来访 ，办理会务，编制工作程序表；管理 办公室设备、器材、用品和小额现金 ，购置办公物品；办理上司交办事项 ，安排上司的会晤差旅事宜等等。B 公司秘书又称“董事会秘书”、“执行秘书”。他 们执行董事会决议或董事会指示，监督 并管理公司财务人事对外联络事务 ；与公司总经理及各部门经理保持公务 联系，做好协调工作；组织董事会，向 董事会汇报公司财务、人事等情况，答 复董事质询等。 1 1 秘书的类别秘书的类别C 通讯秘书他们普遍服务于政府机关、社会团

4、体 和大中型企业。其职责是负责办公室电 话电报、电传、信件等通讯事务；文 件的起草打字、誊印编排、校对； 记录上司口述或会议情况，整理录音， 传递上司口头指示和书面指令等等。1 1 秘书的类别秘书的类别d 技术秘书这类秘书人员服务于政府技术部 门或工程技术公司。他们从事记录 编写技术资料、文件、科技合同 ，绘制图表，编制技术项目预算； 保管技术性文稿、图纸表格等。1 1 秘书的类别秘书的类别E 医学秘书这类秘书人员服务于医院或私人诊 疗所。他们负责与病人约定诊疗时 间、挂号、收费，办理住院手续； 打印病史资料和医疗护理记录；帮 助配药、送药；负责订购药品、医 疗器材和办公用品等。1 1 秘书的

5、类别秘书的类别f 法律秘书这是指服务于法院、企业及社团律 师或私人律师事务所的秘书人员。 他们负责接待或随同律师访问当事 人，记录、整理当事人口述，起草 、打印法律文件；安排法律事务处 理程序；保管法律文件或证明材料 ；执行律师交办的其他事务等。1 1 秘书的类别秘书的类别w服务的直接性A 秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领 导做什么秘书也做什么；B 秘书做工作几乎都是领导亲自指派直接安 排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；C 秘书做工作是直接对领导负责的，其结果 成败与领导直接有关。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征w服务的稳定性很多职业的服务都有其“业缘性”和“偶然性”。 比如营业

6、员与顾客之间，一次商品交易完成 了，其关系就结束。医生给病人治疗，病人 治愈或不 治身亡，其关系也就随之断绝。 而秘书与其服务对象之间却有相对的固定 性。可能是几天几个月，也可能长达几年甚 至几十年，要到秘书自己辞职或被解聘才告 结束。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征w知识化秘书以处理书面信息为主要工作内容，以办 公室或称“写字间”为主要工作地点，以笔墨 打印机、复印机、电话电脑等现代工具 设备为主要工作手段。秘书必须具有中等 以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识 分子，属于办公人员，属于“白领”阶层。中 高级秘书还被称为参谋、顾问， 属于 智囊型人物。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特

7、征w年轻化 w从世界范围采看，秘书队伍比较年轻，平均 年龄为26岁左右，一般为20岁至35岁。 w客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、体力要 求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性 等，这些都是年轻人的优势。因此，秘书的 职业年龄比较短，“新陈代谢”也较快。但少 数高级秘书秘书官员或私人秘书除外。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征w女性化从世界范围来看，女性秘书在人数上占 绝对优势。这是由女性的心理素质决定 的。西方国家的中、初级秘书女性达到 90,而高级秘书侧重于调查研究出 谋划策，侧重于逻辑思维和高科技，工 作富于变动和挑战性，因此男性较多。 欧美国家大多数女性秘书是初级秘书， 是“文员”，

8、被称为“Office girl”。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征w无论是政府机关、企事业单 位或是私人秘书，也无论秘 书人员的类别或层次，其工 作性质与特征是大体相同的 ，具有某些共性，或可以说 是职业特点3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点w辅助性“辅助”是相对于“主导”而言的。辅助， 既非主导的，又是与主导密切相关，相 对于主导而存在的。辅助，是指在主导 的领导、指挥控制之下，又是从旁帮 助主导完成共同的目标。秘书人员就是 处于助手的地位，它的工作就是帮助上 司或雇主完成其规定的任务，实现其预 定的目标。3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点w综合性所谓综合，就

9、是指不同类型不同性 质的事物聚合在一起。秘书工作就明显 地具有综合的性质。秘书既有日常的、 程序性较强的例行性工作，又有临时的 、突发性工作；既有操作简易的工作， 又有操作复杂的工作。门类众多、内容 复杂。3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点w机密性秘书，最初是“秘藏图书”和“秘密文书”，是 指物，后来发展为指人，即“秘密文书工作者 ”。到了近代，秘书才有了更为丰富更为确 切的涵义。但至今仍有人戏言：秘书秘书， 姓“秘”名“书”，一离不开秘密，二离不开文书 。不管是机关企业私人的秘书，其工作 内容都或多或少地涉及到机要和秘密，或者 是个人的隐私。所以，善于保守秘密就成为 秘书人员的

10、首要职业道德。3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点w服务性a1文书撰写(上司口述或会议记录、整理，文件起 草修改、润色等)；2文书制作(打字、复印、编排、装订等)；3文书处理(收发、传递、办理飞保管立卷等)；4档案管理(归档、鉴定、管理、提供等)；5会议组织(准备、记录、文件、善后等)；3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点w服务性b6调查研究(计划、实施、分析、研究等)；7信息资料工作(收集、整理、提供、储存等)；8信访工作(群众来信来访或顾客投诉处理等)；9，接待工作(日常来访与计划来访接待安排、服务 等)；10协调工作(政策工作、地区、部门、人际关系等 )；3 3

11、秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点服务性c 11督查工作(政策推行或决议实施的督促、检查等 )；12日程安排(为上司安排工作日程、会晤及差旅 事宜等)；13日常事务(通讯联络、值班、生活、管理等) ；14办公室管理(环境、设备、经费等)；15其他临时交办事项。3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点w助手作用秘书作为上司的直接工作助手，起着无可置疑 的助手作用。这种助手作用还包括在某些方 面秘书应为上司把关，譬如上司会见来访者 的把关，接听电话的把关，发出文件信函 的把关，接待会议以及办公室费用开支的 把关等等。董事会或公司总裁的秘书，作为 高级助手，对公司和下属人员还有着监理

12、作用。 4 4 秘书的作用秘书的作用w参谋作用中、高级秘书具有参谋作用。他们为上司调 查研究收集和提供信息、提供咨询，他们 辅助上司决策，为上司草拟计划或实施方案 ，或组织专家论证、选定最佳方案。高级秘 书还能充当领导人的“顾问”和“智囊”，解决 领导的疑难问题，为领导主动出谋划策。4 4 秘书的作用秘书的作用w协调作用秘书的协调作用是由秘书的工作任务、工作 地位和工作方式决定的。秘书常常代表上司 传达上司的指令或收集上司所需要的情况 ，与其他部门、人员有着广泛的接触，也容 易产生矛盾，需要及时协商、沟通、调解。 秘书的地位又往往是在“一人之下，众人之上 ”，又处于工作网络的“结点”，上下左右

13、的工 作与人际关系都要求秘书去调处，力争达到 平衡和统一。4 4 秘书的作用秘书的作用w信息、枢纽作用以往的秘书最主要的工作就是处理书面 信息。现代秘书则又从接待、联络调 研电话等工作中接触大量的口头信息 。秘书的办公室可以说是机关公司的 信息集散地。秘书为上司和整个机关 公司起着信息的提供反馈传递等枢 纽作用。4 4 秘书的作用秘书的作用w公共关系作用 秘书工作中有“对外联络内部协调”等 内容，理应起着“内求团结，外求发展” 的公共关系作用。企业秘书人员应帮助 上司密切和融洽与股东、职工顾客 社区公众新闻媒介乃至政府部门等内 外各方面的关系，树立并维护单位和上 司的良好的知名度与美誉度4 4

14、 秘书的作用秘书的作用w 1 交际距离 w 2 肢体语言 w 3 倾听及赞美 w 4 自我保护 w 5 穿衣味道 w 6 说话境界秘书商务礼仪w1 交流的距离 w 人与人之间都有一段距离，以线来表示距离的话 ，则可区分为下列几段： w (1)0.5公尺 WB亲密领域(亲近朋友 的领域) w (2)0.5米1.5米 DW个人领域(个人隐 私的领域) w (3)1.5米3米 DW社会活动领域(商 业空间的领域) w (4)3米7米 DW公共活动领导(演 讲、会议的领域)秘书商务礼仪w秘书自我保护意识言谈举止端庄大方，不卖弄，不轻佻对人态度真诚礼貌，既不冷漠，也不过于亲昵；不接受分外的报酬和贵重的礼

15、物；不参与同事关于男女情事的谈话；不在上司办公室作非工作性的逗留；不聆听男性上司或伺事婚姻不幸的倾诉； 不让对方误解你的关心和帮助是爱情；尽量避免与男性上司单独出差，差旅中尤其要注意言行细 节；及时表明你已婚或已有男友；不得已时可提出辞职，以摆脱纠缠；必要时依靠法律，寻求保护秘书商务礼仪w缓解压力w大部分压力毫无必要： w40%的担忧永远不会发生； w30%的忧虑涉及过去的决定，是无法改变的； w12%的忧虑集中于别人出于自卑感而做出的批评； w10%的忧虑与健康有关，而越担忧问题就越严重； w8%的忧虑可以列如“合理”范围。秘书商务礼仪w6 说话境界A 想说 B 敢说 C 能说 D 会说秘书商务礼仪让别人看看你的 w肢体语言 w形象礼仪 还有 w有声语言 w流利的表达 w和蔼可亲 而且 w很难忘的 ！ :) 我很难忘的一件事情一、秘书写作概述 秘书写作的内容相当广泛，题材多样