办公演示文稿的制作

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1、第第5 5章章 办公演示文稿的制作办公演示文稿的制作本章目录5.1 本章实例描述与分析5.2 演示文稿的创建过程5.3 演示文稿的编辑与美化5.4 演示文稿的放映设置5.5 演示文稿的其他操作5.1 本章实例描述与分析5.1.1 实例任务描述15.1.2 制作效果展示25.1.3 操作步骤与设计原则35.1.1 实例任务描述 某市旅游局定于2009年6月中旬，在本市展 览中心召开旅游产品与旅游企业推介会。中原旅游有限公司作为本省的一家知名旅 行社，决定要参加这一次旅游企业产品推介 会，其目的是通过宣传公司形象，来扩大公 司的知名度，让消费者以及潜在的旅游消费 者跟充分了解本公司的相关情况。为此

2、，他 们需要制作一个反映公司基本情况的演示文 稿。5.1.2 制作效果展示 在该幻灯片中制作中，考虑了以下几点： 充分运用了文字、表格、图表、艺术字、图形、结构图和 声音等对象，增加了演示文稿的表现效果，以期吸引相关观 看人员的注意。 演示文稿中每张幻灯片都有切换效果，部分对象较多的幻 灯片设置有动画效果。 除了前3张幻灯片外，其他各张幻灯片均有制作好作为导 航功能的动作按钮。 相关幻灯片之间，或者有一定从属关系的幻灯片之间，都 建立了超级链接的关系。 这些幻灯片在播放时，可以按照序号顺序播放；也可以根 据导航动作按钮进行前后跳转，或者按照超级链接的定义方 式选择播放。5.1.3 操作步骤与设

3、计原则 1操作步骤在办公业务处理中，当需要建立演示文稿时， 一般按照以下的步骤进行操作：（1）作好准备工作，搜寻相关素材、理清整体 思路、确定整体风格。（2）选择用来表现内容的模板，并确定各个幻 灯片的适当版式。（3）建立各个幻灯片，并在幻灯片中加入标题 、正文等文字对象 。（4）在幻灯片中加入图片、表格、图表、结构 图、图形、声音、影片等对象。 5.1.3 操作步骤与设计原则 （5）对幻灯片中各个对象的内容进行编辑 、排版、设置动画效果。（6）设置幻灯片之间的切换效果、超级链 接、导航按钮、动作设置等。（7）设置幻灯片的放映方式，包括放映方 式、放映内容和放映进度的控制等。（8）考虑通用性，

4、有时还需要进行打包操 作或者保存为PDF格式、WEB页格式。（9）根据实际情况的需要，按照一定的效 果对幻灯片进行打印输出或网络发布。5.1.3 操作步骤与设计原则 2设计原则制作演示文稿的目的是给观众演示，能否给 观众留下深刻印象是评定演示文稿效果的标 准。为此，在进行演示文稿设计时，一般应 该遵循以下设计原则：（1）内容的重点要突出，格式设置要简洁。（2）表现形式要直观，导航设计要清晰。（3）颜色搭配要合理。声音效果要适当。（4）在演示文稿中要尽量减少文字的使用， 因为大量的文字说明往往使观众乏味。 5.1.3 操作步骤与设计原则 （5）尽可能使用其他吸引人的表达方式， 例如，使用图形、图

5、表、示意图来表现。如 果可能，还可以加入声音、动画、影片剪辑 等，来加强演示文稿的表达效果。 5.2 演示文稿的创建过程5.2.1 确定演示文稿的整体结构15.2.2 快速建立演示文稿的框架25.2.3 幻灯片中文字的编排35.2.4 幻灯片中表格与图表的添加45.2.5 幻灯片中多媒体对象的添加55.2.6 幻灯片中旁白的录制65.2.7 幻灯片中其他对象的添加75.2.1 确定演示文稿的整体结构 根据本章实例效果，这里需制作的幻灯片共 15张，相互间的关联关系如图5-1所示。图 5-1 本例中15张幻灯片之间的关联关系5.2.2 快速建立演示文稿的框架 创建演示文稿有三种方法，第一种是根据

6、已有 幻灯片进行修改，适用于初学者；第二种是利用 “空演示文稿”从头开始创建，这可以体现个性化 风格，适用于对PowerPoint的应用非常熟练， 并且有美工功底的用户；第三种方法是利用系统 自带的模板或主题来创建演示文稿，这是多数人 采用的方法。模板或主题中包含了已经定义好的 文字格式和配色方案，一旦选择了某种风格的模 板后，只要根据演示内容，选择版式，加入对象 即可。 5.2.3 幻灯片中文字的编排 一张幻灯片一般分为两个部分：标题区和主体区，标题区用于输入幻灯片的标题文字 ，主体区用于输入幻灯片要展示的文字信息 。幻灯片主体区中文字的输入，操作方法有 以下两种： 方法一：直接在幻灯片的主

7、体区中输入。方法二：在大纲列表区中输入主体区的内 容。 5.2.4 幻灯片中表格与图表的添加 1添加表格如果是新增幻灯片，就打开的“新幻灯片”对话框中，选择带“表格”的版式；然后双击“表格”占位符，根据需要进行表格设置。如果想在已有的幻灯片中加入表格，可以单击 “插入”“表格”“表格”命令按钮，然后根据需要，进行表格的设置即可。 5.2.4 幻灯片中表格与图表的添加 2添加图表如果是新增幻灯片，在打开的“新幻灯片”对话框中，选择带“图表”的版式；然后双击“图表”占位符，即可行图表设置。如果想在已有的幻灯片中加入图表，可以单击 “插入”“插图”“图表”命令按钮，然后根据需要，进行图表数据的输入，

8、并进行相关图表的设置即可。5.2.5 幻灯片中多媒体对象的添加 1添加图形对象下面以添加图片为例，说明其操作步骤如 下：（1）在幻灯片视图中，打开需要加入自己 图片的某一幻灯片。（2）单击“插入”“插图”“图片”命令按钮 ，从打开的“插入图片”对话框中选取需要在当 前幻灯片中插入的图片，之后单击对话框上 的“插入”按钮。（3） 很快图片将出现在幻灯片中，根据需 要对幻灯片进行是当移动和缩放即可。 5.2.5 幻灯片中多媒体对象的添加 2添加声音和影片下面以在第1张幻灯片中插入背景音乐为例 ，说明添加声音和影片的操作步骤如下：（1）在幻灯片视图中打开第1张幻灯片。（2）单击“插入” “媒体剪辑”

9、 “声音” “文 件中的声音”命令按钮，弹出“插入声音”对话 框。（3）在弹出的“插入声音”对话框中，打开存 放声音的文件夹，在列表框中双击相应需要 的声音文件名，弹出如图5-2所示的消息框。5.2.5 幻灯片中多媒体对象的添加（4）单击“自动”按钮，在放映幻灯片时会自动播放声音；单 击“在单击时”按钮，则只有单击幻灯片中的 “ ”图标（声音插 入成功后，出现该图标）时，才会播放声音。 图 5-2 “询问是否自动播放”消息框5.2.6 幻灯片中旁白的录制 在制作的幻灯片中还可以加入制作者讲解声音的旁白。录 制旁白的操作步骤如下：（1）选择要添加旁白的幻灯片。单击“幻灯片放映”“设置 ”“录制旁

10、白”命令按钮，弹出如图5-3所示的“录制旁白”对话 框。图 5-3 “录制旁白”对话框5.2.6 幻灯片中旁白的录制 （2）单击“设置话筒级别”按钮，在弹出如 图5-4所示的“话筒检查”对话框中，检查话筒 的录音效果，然后单击“确定”按钮。 图 5-4 “话筒检查”对话框5.2.6 幻灯片中旁白的录制 （3）在“录制旁白”对话框中，单击“更改质量” 按钮，弹出“选择声音”对话框，从中设置声音的 各项指标，单击“确定”按钮，如图5-5所示。图5-5 “选择声音”对话框5.2.6 幻灯片中旁白的录制 （4）单击“录制旁白”对话框中的“确定”按钮，开始在放映幻灯片的过程中录制旁白。录制完一张幻灯片的

11、旁白后，单击鼠标左键，接着录制下一张。（5）全部录制完毕，弹出询问是否将幻灯片的排练时间保存的消息框，根据需要单击“保存”或“不保存”按钮。5.2.7 幻灯片中其他对象的添加 1. 添加组织结构图2. 添加其它各种图示3插入“动作按钮”4. 添加其他对象5.3 演示文稿的编辑与美化5.3.1 幻灯片的编辑处理15.3.2 幻灯片主题的更换25.3.3 幻灯片版式的更新35.3.4 幻灯片母版的设计45.3.5 页眉页脚内容的添加55.3.1 幻灯片的编辑处理 （1）复制操作。有两种操作方法：第一种方法就是“复制”/“粘 贴”法，与上面介绍的幻灯片中对象的复制一样；第二种方法是 鼠标拖曳法，就是

12、在按下键的同时，拖曳需要复制的幻灯 片到目的位置，拖动时幻灯片旁边出现的竖线指示的就是放置的 位置。（2）移动操作。与复制操作相似，也有两种操作方法：第一种 方法就是“剪切”/“粘贴”法，与上面介绍的幻灯片中对象的移动一 样；第二种方法是鼠标拖曳法，就是直接拖曳需要移动的幻灯片 到目的位置，拖动时幻灯片旁边出现的竖线指示的就是放置的位 置。（3）删除操作。选定需要删除的幻灯片，按下键即可。5.3.2 幻灯片主题的更换 在幻灯片制作过程中，可以修改演示文稿的主 题风格。操作时，只要单击“设计”“主题”中的 一种主题效果对应的按钮即可，如图5-6所示。 图5-6 幻灯片主题类型更换后的效果5.3.

13、2 幻灯片主题的更换 根据需要还可以单击图5-6所示“主题”命令组右边的“颜色”、“字体”、“效果”进行一些配色方案、字体对比色以及一些个性化效果的设置。5.3.3 幻灯片版式的更新 幻灯片的版式选取好之后，在制作的过程中，还可以修改或更新，操作步骤如下：（1）在“幻灯片浏览视图”中，选择所要修改的幻灯片。（2）单击“开始”“幻灯片”“版式”命令按钮，弹出版式对应的类型列表。（3）如图5-7所示，在打开的版式类型列表中选择需要的新版式，双击鼠标即可。5.3.3 幻灯片版式的更新 图5-7 “幻灯片版式”对话框5.3.4 幻灯片母版的设计 制作者可以自行设置幻灯片母板格式，并可 以根据需要添加内

14、容。操作步骤如下：（1）单击“视图” “演示文稿视图”“幻灯片 母版”命令按钮，弹出如图5-8所始的“幻灯片母 版”视图。（2）选择虚线框中的文本，根据需要设置文 本、段落的格式以及文本前的项目符号。（3）根据表现需要，还可以在幻灯片母版上 添加所需的图片、图形等其他对象，如图5-8 中就是插入了一个公司的LOGO，将来它会出 现在每一张幻灯片上。5.3.4 幻灯片母版的设计 （4）设置完后，单击图5-8中“幻灯片母版 ”选项卡中右侧“关闭母版视图”按钮。 图 5-8 “幻灯片母版”视图5.3.5 页眉页脚内容的添加 根据需要，可以分为幻灯片的页眉、页脚和备注 、讲义的页眉、页脚。操作步骤下：

15、（1）单击“插入”“文本”“页眉和页脚”命令按 钮，打开图5-9所示的“页眉和页脚”对话框。（2）选择“幻灯片”标签，进行设置幻灯片的页眉 、页脚。（3）选择“备注和讲义”标签，可以设置备注与讲 义的页眉、页脚。（4）在页眉、页脚中一般可以设置：时间和日 期、幻灯片的页号，或者备注页的页码以及其他 一些固定的内容，如：演示文稿名称、作者姓名 、公司徽标等。5.3.5 页眉页脚内容的添加 图5-9所示对话框中填充的内容，就是本章 实例中页眉页脚的设置情况。图5-9 “页眉和页脚”对话框5.4 演示文稿的放映设置5.4.1 放映方式的设置15.4.2 切换效果的设置25.4.3 动画效果的设置35

16、.4.4 超级链接的建立45.4.5 自定义放映的设置55.4.1 放映方式的设置 设置放映方式包括：放映类型的选择，放映内容的选取，换片方式的选用、以及放映选项的设置。其中，幻灯片的放映方式有三种：演讲者放映（全屏幕）、观众自行浏览（窗口）、在展台浏览（全屏幕）。 5.4.2 切换效果的设置 1利用“幻灯片切换”的相关命令按钮进行切换利用“幻灯片切换”的相关命令按钮进行切换的操作步骤如下 ：（1）选取好需要设置切换效果的某一张幻灯片。（2）单击功能菜单中的“动画”项目，切换到“动画”选项卡， 如图5-10所示。可以看到，其中的“切换到此幻灯片”命令组 中，提供了很多设置切换效果的命令按钮。图5-10 “幻灯片切换” 任务窗格5.4.2 切换效果的设置 （3）在“切换声音”列表中选择切换时的声音效 果，如“风铃”、“锤打”等。在“切换速度”的“速度” 列表中选择“慢速”、“中速”或者“快速”。 （4）在“换片方式”中，可以