《会议报名流程&事项》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会议报名流程&事项（25页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、Registration Procedures會議報名流程&事項報名流程nWhoq單位指派單一窗口接受報名nWhatq報名方式，表格設計q報名者資料統合q建立與會者data baseq收集報名費用q相關資料建構(confirmation, badge, ticket, receipt)nWhenqAdvance registration前半年起及可接受報名qOn-site registration會議當天隨到隨報預先報名優點多n掌握報名人數n籌備期間的資金運用n預知行銷策略是否奏效n即時調整行銷手法n避免現場報名的等候及延誤時間會議費用n報名費包含所有活動q會議qReceptionqLunch
2、eons (3 luncheons)qRefreshment breaksqDinners (2 dinners)n報名費僅包含會議費用，其餘social 場 合費用另計 n會前/會後之參觀旅遊活動報名表應包含的訊息有哪些?Basic Infon與會者基本資料n報名項目之費用&所包括之活動項目n優惠報名截止日期(early bird registration)n費用計算方式n報名方式 (mail, phone, fax, online)n付款方式(credit cards, check, 匯款)q匯款需著名匯入之名稱，帳號，公司地址，銀行名稱及行號n取消原則&方法n請教問題的聯繫方式n旅館/交
3、通(接機)/旅遊訊息Registration Form Designn不超過一頁n簡單明瞭n使用單一字體n重要部份用粗體字顯示n重勾選，避填寫n避免採用光面紙材n若採傳真報名，則設計避免過多black area與會人員資料n資料建立data baseqMicrosoft assessqMicrosoft project managementn非常有價值之資料qWhy? nTo meeting plannerq有利未來之活動/會議規劃q有利未來與飯店訂房之negotiationnTo exhibitorsq可以show出與會者的buying powernTo hotelsq可以show出與會者的
4、消費潛力Registration confirmation & ReceiptsnConfirmationq出具信函 or email 表示接獲報名資料及報名費用nReceiptsq出具報名費用收據宣傳與推廣Any events begins, and ends, with customer!Then who is customer?The customer is a holy cowYou dont milk a holy cow you worship itNothing is worse than having a boring meetingand know it is going t
5、o be boring ahead of time!How to motivate your potential attendee? Knows “WHY” & Have “FUN”When define your marketing message.nWhat is the goal of the meeting?nWhat are the meeting objectives?nWhat is your financial objectives?nWho should attend?nWhat are the benefits to the attendee?How to reach ou
6、t?nAdvertisementnCurrent customernE-mail blastnMailing listnNetworkingnPartnerships w/ other org.nPast attendeenPress release/medianReferralnWeb sitenWord of mouthHow to convey your message to customers?文宣重點: 會議名稱，logo，日期地點，主辦單位文宣設計需掌握注意力 (nice & neat)文宣色系一至材質精緻提供活動細節(內容，報名方式/日期，費用)印刷項目n會前q信封信紙q宣傳品(
7、海報，會議通知，報名表)n會議基本訊息(meeting title, date, place, phone & web site)n會議內容nwho should attend & benefitnCall for paper (if needed)nFee & deadlinesnSponsorsnHousing info & cutoff datesnTransportation & local attractionsn報名表n會期間q大會節目手冊(program)q論文摘要集/與會者名冊q其他: 名牌，與會證書，感謝狀，晚宴邀請卡，餐卷，資料袋，感謝函n文宣重要事項q會議名稱，logo，
8、日期地點，主辦單位q提供會動細節(內容，報名方式，日期，費用)q文宣設計需掌握注意力(nice & neat)q文宣色系一至q材質精緻如合宣傳n宣傳品q海報q會議通知n網路宣傳q會議 home page(會議所有相關訊息，報名表等)如何推廣n推廣時間表n控管時間表n郵寄和廣告n蒐集郵寄名單n郵費考量nWho target 你的目標市場 qHow to reach your potential attendee?q宣傳媒介nWhat 宣傳內容q內容因媒介的不同而有所調 整nWhenq上屆會議之後，進行預告q郵寄會議Brochuresr at least 6-7monthsqAssociation
9、 newsletter寄發 會議通之後至會議前q報紙4-3 weeks公關宣傳n報紙媒體q會前n與記者聯絡n前一二週邀請記者n前一天發新聞稿(1page)q會中n記者會n安排私人專訪n紀念品及停車證q會後n大會寫真n感謝卡Meeting brochuresDo we still need one?Badge製作nBadge 名牌q貼紙式q透明夾式nBadge 資料q姓名，職銜，公司組織，國家q字體大而清晰nRibbon識別綵帶q依與會者的特質，在badge下方別以 不同顏色的彩帶，以利識別nExample: 第一次與會者，記者，大 會邀請貴賓，得獎者Ticket 入場卷n憑票參加會議/活動/餐會n票卷事先印製，依照每人的報名狀 態放置入個人badge內
