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1、秘书实务秘书实务第二章文书工作第二章文书工作n n通过本章学习，了解文书处理的主要内容通过本章学习，了解文书处理的主要内容 ，包括公务文书的的制作形成、传递、办，包括公务文书的的制作形成、传递、办 理、管理、立卷归档或销毁等环节。熟练理、管理、立卷归档或销毁等环节。熟练 掌握文书工作的原则、程序和方式方法。掌握文书工作的原则、程序和方式方法。第一节文书处理的内容和基本原则第一节文书处理的内容和基本原则n n1 1、文书处理的主要内容。（识记）、文书处理的主要内容。（识记）n n形成、传递、办理、管理、立卷、归档或形成、传递、办理、管理、立卷、归档或 销毁销毁n n2 2、文书处理工作的组织领导
2、。（领会）、文书处理工作的组织领导。（领会）n n3 3、文书处理工作的基本原则。（识记）、文书处理工作的基本原则。（识记）n n准确、及时、保密、统一管理、实事求是准确、及时、保密、统一管理、实事求是n n文书处理工作的组织机构与专职人员文书处理工作的组织机构与专职人员n n有专门的组织机构或专职人员负责有专门的组织机构或专职人员负责n n文书处理工作的组织领导文书处理工作的组织领导n n全国，由中共中央办公厅、国务院办公厅负全国，由中共中央办公厅、国务院办公厅负 责责n n地方政府，由机关秘书长或办公厅（室）主地方政府，由机关秘书长或办公厅（室）主 任负责任负责文书处理的组织文书处理的组织
3、第二节公文的行文关系和行文方式第二节公文的行文关系和行文方式n n1 1、公文文种形式、公文文种形式n n（1 1）行政机关的公文文种形式）行政机关的公文文种形式n n（2 2）党的机关公文文种形式）党的机关公文文种形式n n试比较党政公文文种形式试比较党政公文文种形式n n（3 3）港、澳、台的公文文种形式）港、澳、台的公文文种形式n n2 2、公文的行文方式、公文的行文方式n n下行文下行文n n逐级下行文逐级下行文n n多级下行文多级下行文n n直达基层组织和群众的下行文直达基层组织和群众的下行文n n上行文上行文n n逐级上行文逐级上行文n n越级上行文（特殊必要情况下才用）越级上行文
4、（特殊必要情况下才用）n n平行文平行文n n没有隶属关系的机关、单位之间的行文没有隶属关系的机关、单位之间的行文n n同级机关之间的行文同级机关之间的行文n n3 3、公文的十种行文方式。、公文的十种行文方式。n n（1 1）逐级行文）逐级行文n n（2 2）多级行文）多级行文n n（3 3）直达行文）直达行文n n（4 4）公开行文）公开行文n n（5 5）越级行文）越级行文n n（6 6）横向行文）横向行文n n（7 7）联合行文）联合行文n n（8 8）对口行文）对口行文n n（9 9）转发行文）转发行文n n（1010）授权行文）授权行文公文的行文规则公文的行文规则n n根据本机关的
5、隶属关系和职权范围确定行文关系根据本机关的隶属关系和职权范围确定行文关系n n行文本着精简原则行文本着精简原则n n一般情况下，不得越级行文一般情况下，不得越级行文n n正确确定主送机关和抄送机关正确确定主送机关和抄送机关n n各部门之间未经协商一致，不得各自向下行文各部门之间未经协商一致，不得各自向下行文n n同级机关可以联合行文同级机关可以联合行文n n凡请示的公文应当一文一事，只写一个主送机关。不得在凡请示的公文应当一文一事，只写一个主送机关。不得在 报告中夹带请示事项报告中夹带请示事项n n主送机关与文件名称要互相呼应主送机关与文件名称要互相呼应n n经批准在报刊上全文发布的法规和规章
6、，视作正式公文，经批准在报刊上全文发布的法规和规章，视作正式公文， 可不再行文可不再行文n n行文必须把握好职权范围和授权范围行文必须把握好职权范围和授权范围这个这个“ “决定决定” ”该不该撤消？该不该撤消？n n庆达公司和力丰公司，分属两个部门管理庆达公司和力丰公司，分属两个部门管理 ，庆达公司经营不善，希望合并到力丰公，庆达公司经营不善，希望合并到力丰公 司去，力丰公司领导同意了。于是，力丰司去，力丰公司领导同意了。于是，力丰 公司向庆达公司发出了公司向庆达公司发出了关于力丰公司合关于力丰公司合 并庆达公司的决定并庆达公司的决定，文件到达庆达公司，文件到达庆达公司 后，引起了庆达公司上下
7、的强烈反响，他后，引起了庆达公司上下的强烈反响，他 们认为力丰公司无权作出这样的决定，应们认为力丰公司无权作出这样的决定，应 该马上撤消该马上撤消案例分析案例分析n n力丰公司的做法不对。两个不相隶属的平力丰公司的做法不对。两个不相隶属的平 行单位，一个向另一个发决定，行不通！行单位，一个向另一个发决定，行不通！n n庆达公司虽然希望合并，但未经主管部门庆达公司虽然希望合并，但未经主管部门 批准，双方也未充分协商，谈妥各种条件批准，双方也未充分协商，谈妥各种条件 ，双方仍然是平级、不相隶属的关系。，双方仍然是平级、不相隶属的关系。n n在这种情况下，双方均在这种情况下，双方均“ “不得各自向下
8、行不得各自向下行 文文” ”，更不能向对方行文。这个无视行文，更不能向对方行文。这个无视行文 规则的规则的“ “决定决定” ”当然无效，应该撤消。当然无效，应该撤消。第三节文书处理的程序和方法第三节文书处理的程序和方法n n收文办理程序收文办理程序n n签收、拆封和登记签收、拆封和登记n n分办、传阅分办、传阅n n拟办、批办拟办、批办n n承办、催办和注办承办、催办和注办收文办理程序收文办理程序n n签收、拆封和登记签收、拆封和登记n n签收做到三点签收做到三点n n登记的作用和方式登记的作用和方式n n分办、传阅分办、传阅n n分办的做法分办的做法n n传阅的做法与要求传阅的做法与要求n
9、n拟办、批办拟办、批办n n拟办由秘书提出初步拟办由秘书提出初步 意见意见n n批办是领导人的批示批办是领导人的批示n n承办、催办和注办承办、催办和注办n n承办是进行具体工作承办是进行具体工作 、办理复文；、办理复文；n n催办是对承办情况进催办是对承办情况进 行督促、检查；行督促、检查；n n注办也称办复。注办也称办复。发文办理程序发文办理程序n n（1 1）拟稿；（）拟稿；（2 2）登记和审核；（）登记和审核；（3 3 ）签发；（）签发；（4 4）复核；（）复核；（5 5）繕印；）繕印； （6 6）校对；（）校对；（7 7）用印或签署；（）用印或签署；（8 8 ）分发；（）分发；（9
10、9）装封；（）装封；（1010）发送传）发送传 递。递。公文立卷公文立卷n n公文立卷概念公文立卷概念n n将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的 文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一 定的规律组成案卷。定的规律组成案卷。n n公文立卷的意义公文立卷的意义n n保持文件之间的历史联系，便于查找利用；保持文件之间的历史联系，便于查找利用；n n维护文件的完整与安全，便于文件的保管；维护文件的完整与安全，便于文件的保管；n n为档案工作打下基础。为档案工作打下基础。公文立卷公文立卷n n公文立卷的组织公文立卷的组
11、织n n文书部门立卷制度文书部门立卷制度n n文书部门与档案部门的科学分工文书部门与档案部门的科学分工 n n公文立卷的范围公文立卷的范围n n以国家档案局的规定为准；以国家档案局的规定为准；n n明确文书立卷的分工。明确文书立卷的分工。n n公文立卷的原则公文立卷的原则n n保存文件之间的历史联系保存文件之间的历史联系n n区分保存价值区分保存价值n n便于保管和利用便于保管和利用n n公文立卷的方法公文立卷的方法公文立卷的方法公文立卷的方法n n根据文件的特征组卷根据文件的特征组卷n n按问题特征立卷按问题特征立卷n n按时间特征立卷按时间特征立卷n n按名称特征立卷按名称特征立卷n n按
12、作者特征立卷按作者特征立卷n n按地区特征立卷按地区特征立卷n n按通讯者特征立卷按通讯者特征立卷n n“ “六个特征六个特征” ”结合使用，灵活运用结合使用，灵活运用n n照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管 期限期限公文立卷公文立卷n n公文立卷的准备公文立卷的准备n n案卷的组合案卷的组合n n编目成卷编目成卷n n案卷归档案卷归档公文立卷的准备公文立卷的准备n n立卷类目的编制立卷类目的编制n n类名：综合概括归卷文件材料的类属名称类名：综合概括归卷文件材料的类属名称n n条款：类名下按照立卷要求和方法概括出的条款：类名下按照立卷要求和方法概括出
13、的 一组文件的总标题一组文件的总标题n n平时归卷工作平时归卷工作n n将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有 关条款归入卷内关条款归入卷内n n做好五个方面的工作做好五个方面的工作案卷的组合案卷的组合n n调整立卷调整立卷n n卷内文件排列和编号卷内文件排列和编号n n拟写案卷标题拟写案卷标题n n案卷标题的结构及标法案卷标题的结构及标法n n案卷标题的拟写要注意三点案卷标题的拟写要注意三点编目成卷编目成卷n n案卷的编目案卷的编目n n案卷的装订与装盒案卷的装订与装盒n n案卷排列与编号案卷排列与编号n n案卷的排列案卷的排列n n案卷的编号案卷的编号
14、案卷归档案卷归档n n案卷目录的编制案卷目录的编制n n文件检索工具的编制文件检索工具的编制n n文号索引文号索引n n文件分类目录文件分类目录n n案卷的归档：案卷的归档：文书部门立好的案卷，逐年移交给机关档文书部门立好的案卷，逐年移交给机关档 案室集中保管，称为案室集中保管，称为“ “归档归档” ”。n n归档范围归档范围n n归档时限归档时限n n归档要求归档要求n n一、请将下列文件分别组合成三至四个案卷，一、请将下列文件分别组合成三至四个案卷， 并拟制案卷标题并拟制案卷标题n n利华公司利华公司20032003年年2 2月份经理会议记录；月份经理会议记录；n n利华公司利华公司200
15、32003年销售计划；年销售计划；n n市工商局关于年检工作的通知；市工商局关于年检工作的通知；n n利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；n n利华公司利华公司4 4月份经理会议记录；月份经理会议记录；n n市物价局关于物价检查的通知；市物价局关于物价检查的通知；n n香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；n n利华公司利华公司20032003年年6 6月份经理会议记录；月份经理会议记录；n n利华公司与香港凯福公司会谈纪要；利华公司与香港凯福公司会谈纪要；n n利华公司利华公司20032003年年8 8
16、月份经理会议记录；月份经理会议记录；n n市税务局关于税务自查的通知；市税务局关于税务自查的通知；n n利华公司利华公司20032003年销售工作总结；年销售工作总结；n n二、请将下列文件分别组合成三至四个案卷，二、请将下列文件分别组合成三至四个案卷， 并拟制案卷标题并拟制案卷标题n n市教委关于市教委关于20032003年招生工作的通知；年招生工作的通知；n n东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；n n东方学院东方学院20032003年招生工作计划；年招生工作计划；n n东方学院关于东方学院关于20032003年招生工作的请示（呈市教委）；年招生工作的请示（呈市教委）；n n市教委关于东方学院市教委关于东方学院20032003年招生工作的批复；年招生工作的批复；n n东方学院院务会议关于调整系主任的决定；东方学院院务会议关于调整系主任的决定；n n东方学院关于调整系主任的通知；东方学院关于调整系主任的通知；n n东方学院关于做好开学工作的通知；东方学院关于做好开学工作的通知；n n东方学院各系关
