秘书-第七章文书工作

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1、文书工作主要内容 一、行政公文 （一）行政公文写作概述 1、公文概述 2、公文撰写的格式 3、公文处理的程序 二、常见公文写作通知、计划、总结一、行政公文公文概念 狭义的公文：特指行政公文，国家行政机关公 文处理办法中规定是党政机关、社会团体、企 事业单位以及其他社会组织在行使职权是实施管 理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 ，是进行公务活动的重要工具。 简单而言，就是十三类“红头文件”，命令、决定、公 告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、 意见、函、会议纪要。 广义的公文：行政文书和专用文书。专用公文包 括事务文书、经济文书、礼仪文书、司法文书等 。在本课程，公文指狭义的公

2、文，即行政公文。公文的特点 法定的作者 公文的制发必须是法定的机关、组织及其负责人 发文机关标识 法定的权威 代表机关，任何机关不能超出其法定权限的范 围而制发公文 规范的体式 公文的文体、构成要素及其在格式上的安排 例子文种 文种：公文的名称。国家行政公文处理 办法规定行政公文文种为十三类。命令、决定、公告通告、通知、通报议案、报告、请示批复、意见、函会议纪要公文撰写的格式 国家质量技术监督局发布的国家行政机 关公文格式明确了公文的制发格式。 公文用纸（A4） 公文排版 公文要素（眉首、主题、版记）公文用纸 公文用纸尺寸：210mm297mm（A4） 上白边：37mm 左白边：28mm 版心

3、尺寸：156mm225mm（不含页码）可以推出word中的页边距 上：37mm 下：35mm（297-37-225=35） 左：28mm 右：26mm（210-28-156=26）公文排版 正文用3号仿宋字体，文中如有小标题，可 用3号小标宋体或黑体字，一般每面排22行 ，每行排28个字。 按照公文格式要求设置页边距及3号字体自 然生成的文档就是每页20行，每行27个字 。word设置：页面设置眉首 眉首是置于公文首页红色反线以上的各 要素的统称。 公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人由下级机关向上级机关的行文。下行文 ：由上级机关向下级机关的行文。平行文

4、 ：平行机关之间以及没有隶属关系的 机关之间的行文。补充知识：行文关系上行文：眉首发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成； 对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简 称。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。（ “红头文件”）字号由发文机关以醒目美观为原则酌 定，但最大不能等于或大于22mm15mm。 居中排列。 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置 于发文机关名称右侧，上下居中排布。如果联合机关 过多，必须保证公文首页显示正文。眉首发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。 发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。 年份、序号用阿拉

5、伯数码标识；年份应标全称，用六 角括号“ ”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第”字。 发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线 。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法 ：选择【插入】“特殊符号”“标点符号”附签 ，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单 击“插入”按钮即可。 如：粤教毕20101号眉首签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文 字号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人姓名居 右空 1 字；签发人用 3 号仿宋体字，签发人后 标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓 名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，

6、其他签发人姓名从第 2 行起在主办单位签发 人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色 反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在 同一行并使红色反线与之的距离为 4mm眉首秘密等级和保密期限 公文密级一般分为“绝密”、“机密”、 “秘密” 如需标识秘密等级，用 3 号黑体字，顶格 标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字； 如需同时标识秘密等级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行 ，秘密等 密级和保密期限之间用“”隔开。 眉首公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份 时每份公文的顺序编号。如需标识公文 份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版 心左上角第 1

7、行。 一般“绝密”、“机密”级文件才需标 明。眉首紧急程度 如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶 格标识在版心右上角第 1 行，两字之间 空 1字； 如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘 密等级顶格标识在版心右上角第 1 行， 紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行 。 文件 20051号 签发人： 特 急秘 密“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。签发人仅在上报公文中为明确发文责任才出现。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件” 文件 20051号 签发人： 特 急机密一年00001“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。只有上行文才需注明签发人。紧急公文应根据紧急程度分别标明

8、“特急”、“急件” 文件 20051号 签发人： 特 急秘 密多个签发人 主体 公文的主体，是公文最主要的部分，其格 式包括： 标题 主送机关 正文 附件 发文机关 印章和成文年月日等内容 主体标题 标题一般由发文机关名称、发文事由和文 种组成。“文种”必须有。 红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字 ，可分一行或多行居中排布；回行时，要 做到词意完整，排列对称，间距恰当。主体主送机关 主送机关指公文的主要受理机关，应该当使用全 称或者规范化简称、统称。 标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识 ，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全 角冒号。 如主送机关名称过多而使公文首页不

9、能显示正文 时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下 、抄送之上，标识方法同抄送。 如向上行文，一般只写一个主送机关；向下行文 ，可以写一个或多个主送机关。 多个主送机关，机关之间是同类、相并列的，使 用顿号；机关之间不同类型、非并列的，使用逗 号。主体正文 主送机关名称下一行，每自然段左空 2 字 ，回行顶格。数字、年份不能回行。主体附件 附件是补充、说明正文的材料。 公文如有附件，在正文下一行左空 2 字用 3 号仿 宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件 如有序号使用阿拉伯数字。 附件：1.2. 附件名称后不加标点符号。 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识

10、“附件”，有序号时标识序号；附件的 序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不 能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格标识公 文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。主体成文时间 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”； 右空四字，即八个空格。 “”设置：【插入】-“特殊符号”-“特殊 符号”主体附注 说明其他项目不便说明的事项，如说明引 文的出处、解释有关名词术语等。 发至极限。 请示应在附注处注明联系人姓名和电 话等联系方式。 附注用3号仿宋字体，居左空2字加圆括号 标识在成文时间下一行。主体公文生效标识 单一发文印章 在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期 。加盖印章应距正文1行

11、之内，端正、居中下 压成文日期，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以 下弧压在成文日期上； 当印章下弧有文字时，采用中套形式，即印章 中心线压在成文日期上。二三年二月五日当印章下弧无文字时， 采用下套方式，即仅以 下弧压在成文日期上； 二三年二月五日当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。主体公文生效标识 联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期 拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两 个印章均压成文日期，印章用红色，只能采用 同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两 印章互不相交或相切，相距不超过3mm。主体公文生效标识 联合行文印章

12、当联合行文需加盖3各以上印章时，为防止出现空白印 章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺 序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主 办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出 版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布； 印章之间互不橡胶或相切；在最后一排印章之后空2字 标识成文日期。 例子：特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时， 应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印 章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文 ”的方法解决。 具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两 行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一 页；如果正文之后的空白仅差一两行便

13、可容下印 章位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤 出能容下印章的空间。 （此页无正文）（发至级）二三年二月五日此页错误版记 版记是置于主体部分以下各要素的统称， 它位于公文最后一页的底部。 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期 版记中的反线版记主题词 主题词是将公文内容作高度概括并经规范化处理 过的词和词组，便于公文检索、查询。一般从公 文制发机关的主管部门编制的主题词中选词，通 常选用2-3个，最多不超过5个。 如国家行政机关公文主题词是由国务院办公厅编 制的国务院主题词表规定。 词目应严格在从公文主题词表中查取，自造 词目必须在该自由词后加“”。 “主题词”三个字用 3 号黑体字，居左

14、顶格标识 ，后标全角冒号；词目用 3 号小标宋体字；词目 之间空 1 字。版记抄送机关 抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓 公文的其他机关。 抄送机关在主题词下一行；左右各空 1 字 用 3 号仿宋体字标识“抄送”，后标全角 冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与 冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送 机关后标句号。 如主送机关移至主题词之下，标识方法同 抄送机关。 版记印发机关印发日期 印发机关公文的印刷主管部门，一般是公 文制发机关的办公室（厅）或秘书部门。 印发日期指公文正式印刷的日期，用阿拉 伯数码标识。 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词 之下）占 1 行位置；用 3 号仿宋体字。

15、 印发机关左空 1 字，印发时间右空 1 字 。版记反线 版记中的各要素之下均加一条反线，宽度 同版心（156mm） 黑色版记的位置 版记应置于公文最后一页，版记的最后一 个要素置于最后一行。 公文主体之后的空白容不下版记的位置， 需另起一页标识版记，此时版记要放在最 后一面，即使前一面完全空白也没有关系 。页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘 之下1行，数码左右各放一条4号“”线， “”线 距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码 居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码 。 白体字：相对于黑体字，是笔画比较细的一种字体， 如宋体、仿宋体、楷体等。 “”：中文状态下半个破折号例如：1 一般直接插入页码。页码 规定空白页和空白页以后的页不标识页码 (包括印有版记的那面)是为了防止在空白 页私加文字。 也就是说，页码只标识到公文主体部分结 束的那页。 如果想在公文主体部分之后私加文字而