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1、应付帐款模块基础知识培训标准的应付帐款流程是通过 A/P、块，把供 应商主数据作为明细科目进行未清项管理的核算流程。其按付款的性质 分为应付货款、 预付货款；按付款的 对象分为集团内应付款和集团外应付款；按付款的内容分为应付货款、 应付关税款、应付海关代征增值税款等。采购人员报销货款等发票时记入该帐户的贷方，付款 时记入该帐户 的借方，并 对该科目进行清帐（核销）处理。在发票报销的同 时系统将完成进项税的核算。、 基本概念、 有关组织结构的概念1 采购组织：*对多个或单个工厂采购的基本组织单位。*为工厂采购物料或服务时，同供 应商进行谈判的组织单元，并负责整个采购业务。*一个采购组织可以给分配
2、给一个或多个公司代码，可以 为 一个或多个工厂提供采购服务。*所有采购订单的下达和执行都要指定采购组织。*现有系统将采购组织设在子公司一级，现有 板采购组织、采购组：*负责特定采购活动的个人或一组人，是 执行采购的最小单 位。*是各种采购情况的统计、分析的基本 单位。*目前采购组基本按各事业部的业务分类设置,将一个事业部对应一个或多个采购组。*例如神州数码公司软件部设有: 件、件、 工厂：*在公司代码层次下，能够生产产 品、提供服 务或分销货物的 组织单元。*物料需求计划在工厂层次进行。*是物料评估的基本层次，相同物料在不同工厂价格不同 。*是成本核算的最低层次。*可以有价（数量、金额）管理或
3、无价（数量）管理，一个工厂不能同时进行有价和无价管理。*现有系统中工厂对应我公司的事业部层次，一个工厂 对应 一个事业部.*现有系统为每个子公司设置了一个零价工厂，事 业部根据 实际情况在零价工厂设置库存地。目前我公司的维修备 件和研发材料需要进入零价工厂。4 库存地：*在工厂层次下区分不同物料存储的组织单位。*从物理/逻辑上，把不同状态的物料分开。*各种出库、入库操作都基于库 存地点。*现有系统物理库存地基本根据实际库存地设置， 逻辑库存地 设有商品库、材料 库、成品库、索赔库等。例如：蓝靛厂商品库、济南待修库。5 公司代码、采购组织、工厂、采购组的关系。库存 采购集团 集团 公司代码 1
4、公司代码 2 采购组织 1 采购组织 2 工厂 1 工厂 2 采购组 1 采购组 2 库存地 1 库存地 2 （二）有关主数据的概念:1、供应商主数据：*包括一般数据、公司代码数据和采 购组织数据。*一般数据包括名称、地址、国家、增值税号、 银行、 联系人等，在集团层。*公司代码（财务）数据包括统驭科目、付款条件等，在平台层。*采购组织数据包括订单货币、付款条件、贸易条件、合作伙伴（供货方、开发票方、 订购方等），在子公司层。2、物料主数据：*包含了物料在业务中需要的所有数据。*是采购、销售、生产、存储、财务数据的起始点，也是它 们的核心。也就是 说，物料主数据将会影响系统中与物料相关的操作。
5、*它包括：基本视图、分类视图 、采 购视图、销售视图、 产视图、存储视图、财务视图。（三）、有关采购定单的概念。不同性质的采购业务通过不同的订单类型来完成。*系统中的订单类型包括 赔：是采购购订单的一种类型。*物料收货后经过使用，因 质量等其他问题需要退回供 应商，供 应商再提供质量好的物料。因为所退货物不能对应 原采购订单，需要重新建立采购订单属于索赔业务。*索赔业务一般不产生应付帐款，在有些情况下会 产生 应付索赔差价款。*索赔时会发生不能返物而返款的情况，在这种情况下通 过销售模块进行收款，物料将进行模拟收货和发货处理。指采购物料的来源。*系统按来源将采购订单分为标准、 存：*在创建采购
6、订单时，项 目类别选择存 。*采购人员与供应商谈好价格（采购信息记录），按照 该价格将供 应商的物料存放在我公司（不是我公司的资产）。我公司因 业务需要，将寄存物料消耗或转为自有资产。我公司定期将已耗用或已转为自有资产的某供应商寄存物料结算清单打印出来并送交供应商，之后收到供应商依据 结算清单开具的发票进 行发票校验和付款清帐。*寄存采购订单的收货不产生会计凭证。针对寄存采购订单 收货时将物料收到不属于我公司资产的特殊库存状态。*只有当寄存物料转为自有资产或耗用时才产生相应的会计凭证。*寄存结算时如果遇到实际发票与结算价格有差异， 则 需要先按结算价格做发票校验再冲销，然后在 A/P 模块手工
7、录入结算凭证。指采购的目的。*系统按目的分为 12根据核算的需要，不同的目的将记入不同的会计科目。（四）、其他相关概念。1. 基于收货的发票校验：收货后才可以做发票报销。用于做限额借款凭证。*是一种注释性的项目。*虽然在系统中是一种凭证，但 实际上是一张未记帐的单行 项凭证。是一个带有明细帐的总帐科目，所有的数据在 录入明细帐时 同时更新统域科目的余额。*现有系统中设置了以下应付帐款的统驭科目：1150100 预付帐款 1150200 预付帐款- 集 团内1151100 预付帐款 应付帐款2030200 应付帐款- 集团内2020100 应付票据2060000 集团内应付款9930200 为了
8、实现对一个供应商同时进行应付帐款、 预付帐款、集团内应付款、预付定金请求的核算，将应付帐款作为该供应 商的基本统驭科目，其他 统驭 科目通过不同的特别总帐标志区分出来。*例如：现有系统中将 203 开头的科目设为基本统驭科目，特别总帐标志A 的统驭科目为1150100或1150200；特别总帐标志B 的统驭科目为1151100；特别总帐标志R 的统驭科目为2060000；另外， 为了实现付款和采购订单关联的功能，将特别总帐标志D 的统驭科目仍设为203开头的科目。标明供应商的分类，不同的帐户组 的供应商有不同的字段 选择及编号范围。*现有系统将供应商分为 10内供应商；20- 集团外国内供 应
9、商；300规定了付款金额与报销金额在清帐时的差额范围。*清帐时付款与报销的差额在此范围之内，差 额记入营业外收支。*应付帐款的容差组为 103，容差 为 10 元或欠款的 1%，两者取小。在会计凭证的供应商行项目中，系 统对定位字段的缺省 值。*决定供应商行项目的排列顺序。*如果该供应商主要发生与采购订单有关的业务，一般 选择 014项目号，其它情况选择001证号。决定了物料的库存会计科目。*现有系统中的评估类有：1221222340341361362、业务情景介绍：1、标准：创建供应商主数据创 建物料主数据创建采购订单 -批准-收货- 收发票-付款-清帐2、寄存：创建供应商主数据创 建信息记
10、录采购订单并批准 收货将寄存物料转为自有或消耗寄存结算显示行项目显示余额付款并清帐显示行项目显示余额3、索赔：A。索赔无差价：发出的物料能够全部返回。创建采购订单时，发货单价=物料标准价格，收 货单价=发货 物料标准价，应付帐款岗对索赔采购订单进行零值清帐处理。向供 应商发 出物料后，供应商全部不能返回物料。创建采购订单时，发货单 价=物料标准价格，收 货单 价=发货物料标准价。采购人员将物料发出，当得知供应商不能返回物料 时，在系 统中针对 索赔采购订单模拟收货同时创建销售订单并模拟发货，对销 售订单收款， 应付帐款岗对 索赔采购订单进行零值清帐处理。向供 应商发 出物料后，供应商只能返回部
11、分物料。创建采购订单时，发货单 价=物料标准价格，收 货单 价=发货物料标准价。采购人员将物料发出，当得知供应商只能返回部分物料 时，先将返回部分做收货处理，再对不能返回的物料在系统中针对索赔采购订单模拟收货,同时创建销售订单并模拟发货，对销售订单收款，应付帐款岗对索 赔采购订单进行零值清帐处 理。B索赔 有差价：发出的物料能够全部返回。创建采购订单时，发货单价=物料标准价格，收 货单价=发货 物料标准价+差价。采购人员将物料发出，应付帐款 岗对索 赔采购订单进行发票、付款处理。向供 应商发 出物料后，供应商全部不能返回物料。创建采购订单时，发货单 价=物料标准价格，收 货单 价=发货物料标准
12、价+差价。采购人员将物料发出，当得知供 应商不能返回物料时，在系 统 中将索赔采购订单的收货行项目单价改为发货物料标准价，模 拟收货同时创建销售订单 并模拟发货， 对销售订单收款，应付帐款岗对索赔采购订单进 行发票、付款 处理。向供 应商发 出物料后，供应商只能返回部分物料。创建采购订单时，发货单 价=物料标准价格，收 货单 价=发货物料标准价+差价。采购人员将物料发出，当得知供 应商只能返回部分物料时，在系统中将索赔采购订单的收货行项目拆成实际返回和不能返回两个行项目， 实际返回的行 项目单价=发货物料标准价维护，不能返回的行项目单 价=（供应商索要的差价数量。将返回部分做收货处理，再对不能
13、返回的物料在系 统中针对 索赔采购订单模拟收货,同时创建销售订单并模拟发货，对销 售订单收款， 应付帐款岗对索 赔采购订单进行发票、付款处理。C 索赔物料发出后不能返回物料， 给出返款额度，体 现在下次采 购中。创建采购订单时，发货单价 =物料标准价格，收 货单价=发货物料标准价。采购人员将物料发出，当得知供应商不能返回物料 时，在系 统中删除收 货行项目，当发生下一笔采购时，将采购的物料维护进索 赔采购订单， 应付帐款岗根据差价 进行发票、付款处理。D零价值工厂的索赔建议物料的出入通过借用归还流程，如果 发生补款差价直接通 过 A/P 模块核算。收到 发 票时，借记：研发材料 或 维修 备件
14、消耗，贷记：应商；付款时，借 记：应商，贷记：银行存款或现金。、业务流程图：（见后）、 务流程简介：1原始单据审核批对接收的原始单据（货款类借款单和相应的报销单）进行审核。检查采购报销单、采 购借款单、用款申请表上的内容，确保金额、业务范围编号、供应商等信息一致；查询采购订单历史信息，确保该笔借款和报销 符合公司财务制度；检查单据的批准人是否有足 够的授权；原始单据后所附的发票是否真实有效；要求填列的选项填列是否完整；书写是否规范等。审核人员根据制度和规定对单据的合理性、正确性做判断。对审核不能通过的单据，交经办人重新办理相关手续。 给借款单上填列的款项 ，如果是限 额支票，应填列对应的限额，付给支票时应在用途栏 列示借款用途。付款后需登 记详细 的记录如借款人、借款日期、部门、支票号等，方便报销时查找此借款单。若为现金借款， 出纳人员需先判断借款 单与报销单是否匹配。在匹配的前提下，如借款金额与报销金额相符，在报销单 上加盖“
