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1、 文件编号管理规定文件编号管理规定编号：编号：SXKXR-GW-019-2014SXKXR-GW-019-20141 1、目的、目的为了规范公司各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本办法。2 2、适用范围、适用范围适用于公司所有文件和制度的编号。3 3、术语、术语根据文件性质分为质量体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。3.1 体系文件指质量手册、程序文件、支持文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。3.2 技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大
2、类。3.3 合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。3.4 文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件，但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。4 4、职责、职责4.1 办公室负责行政文书、各种文件的编号和归口管理。4.2 财务部、供销部负责合同文件的编号和归口管理。4.3 生技部、研发部负责技术、工艺以及质量体系文件的编号和归口管理。5 5、正文、正文5.1 文件编号规则5.1.1 外来文件执行原编号。5.1.2 体系文件编号管理5.1.2.1 文件类别序号文件名称代号序号文
3、件名称代号1质量手册QM2程序文件PM3管理文件GW4作业指导文件ZW5技术文件JW6记录文件JL7表单BD8合同文件HW5.1.2.2 部门简称序号部门代号序号部门代号1总经理012管理代表023办公室034供销部045生技部056财务部067设备部078研发质检部085.1.2.3 质量手册编号（Q/SXKXR-QM9001-）Q/SXKXR-QM9001-发布年号质量手册代号公司标准代号5.1.2.4 程序文件编号（Q/SXKXR-QP-）Q/SXKXR QP - -发布年号顺序号程序文件代号公司标准代号5.1.2.5 管理文件编号（SXKXR-GW-）SXKXR-GW- -发布年号顺序
4、号部门代号管理文件代号公司代号5.1.2.6 作业文件编号（SXKXR-ZW-）SXKXR- ZW-发布年号顺序号部门代号作业文件代号公司标准代号5.1.2.7 管理通知编号（SXKXR-T-）SXKXR -T - 发布年号顺序号部门代号管理通知代号公司标准代号5.1.2.8 质量记录（SXKXR-JL-）JL- - 顺序号记录文件顺序号质量记录代号5.1.2.9 表单编号（SXKXR-BD-）SXKXR -BD - 发布年号顺序号部门代号管理通知代号公司标准代号5.1.3 文件分类：一阶文件（质量手册）二阶文件：（程序文件）三阶文件：（体系支持文件、作业文件、技术文件、制度管理文件等）四阶文
5、件：（表单、记录等） ；一阶、二阶文件以及公司级通用文件无需注明部门代号，三阶文件及各部门发布的内部文件需注明部门代号。5.1.4 文书文件编号5.1.4.1 一般文书类别简称表（如有文件类别未在此限定内，可纳入综合类）行文类别简称行文类别简称计划、规划H方案、总结、报告Z会议纪要J通知、通报、通告T5.1.4.2 红头文件编号（办公室【】号）办公室【】号顺序号发布年号部门代号5.1.4.3 一般文书编号（SXKXR-）如：SXKXR-03-J-2014-06-001 表示办公室 2014 年 6 月发出的第一份会议纪要SXKXR 03J201406001顺序号月份代号发布年号文件类别代号部门
6、代号公司代号5.2 文件编写规范5.2.1 文件分为标题编号目的适用范围术语职责正文接口文件记录附则等十部分（严格执行以上编写顺序） ，可依据文件性质进行适当删减。5.2.2 体系文件编写规范（见附件一）5.2.3 技术文件根据技术文件编写规范进行编写，技术文件简称 JW，文件编号格式：SXKXR- JW -年号顺序号部门代号技术文件代号公司标准代号5.2.4 合同文件根据合同文件编写规范进行编写，合同文件简称 HW。文件编号格式： SXKXR-HW-发布年号顺序号部门代号合同文件代号公司标准代号5.2.5 文书文件编写规范5.2.5.1 红头文件编写规范（见附件二）5.2.5.2 报告/请示
7、编写规范（见附件三）5.2.5.3 会议纪要编写规范（见附件四）5.2.5.4 一般性通知编写规范（见附件五）5.2.5.5 通报编写规范（见附件六）6 6、附则、附则6.1 本办法从 2014 年 6 月 1 日开始执行。6.2 本办法的解释权归公司办公室。附件一：体系文件编写规范文件标题文件标题（文件（文件编编号）号）1 1、目的、目的文书1.1 文书2 2、适用范围、适用范围文书2.1 文书3 3、术语、术语文书3.1 文书4 4、职责、职责页边距：上、下、左、右各页边距：上、下、左、右各 2CM 黑体、二号、加粗、居中黑体、二号、加粗、居中楷体楷体_GB2312、Arial 小四、加粗
8、、右对小四、加粗、右对 齐齐齐齐黑体、黑体、Arial、小四、加粗、左对齐、小四、加粗、左对齐楷体楷体_GB2312、Arial、小四、左对齐、小四、左对齐楷体楷体_GB2312、Arial、小四、首行缩进、小四、首行缩进 2 字字 符符附件二：红头文件编写规范代码份号山西凯希瑞科技股份有限公司文件办公室【】号文件标题文件标题发文对象：发文对象：文书黑体、二号、加粗、居中黑体、二号、加粗、居中黑体、黑体、Arial、四号、加粗、左对齐、四号、加粗、左对齐楷体楷体_GB2312、Arial、小四、首行缩进、小四、首行缩进 2 字符字符特此通知山西凯希瑞科技股份有限公司 办公室年月日主题词： 报：
9、 送： 发： 附件三：报告/请示编写规范领导批示：报告标题报告标题（ （报报告告编编号）号）报告对象：报告对象：文书黑体、二号、加粗、居中黑体、二号、加粗、居中黑体、黑体、Arial、四号、加粗、左对齐、四号、加粗、左对齐楷体楷体_GB2312、Arial、小四、首行缩进、小四、首行缩进 2 字符字符楷体楷体_GB2312、Arial、小四、加粗、居中、小四、加粗、居中请批复/指示山西凯希瑞科技股份有限公司 财务部年月日附件四：会议纪要编写规范会议纪要会议纪要（纪要编号）签发：时 间：年月日地 点：主 持 人：与会人员： 主 题：文书主题词： 报： 送： 发： 附件五：一般性通知编写规范一般性
10、通知标题一般性通知标题（纪要编号）发文对象：发文对象：文书黑体、二号、加粗、居中黑体、二号、加粗、居中黑体、黑体、Arial、四号、加粗、左对齐、四号、加粗、左对齐楷体楷体_GB2312、Arial、小四、首行缩进、小四、首行缩进 2 字符字符楷体楷体_GB2312、Arial、小四、加粗、居中、小四、加粗、居中特此通知山西凯希瑞科技股份有限公司 生技部年月日主题词： 报： 送： 发： 附件六：附件六：通报编写规范通通 报报（通报编号）通报主题通报主题发文对象：发文对象：文书特此通报山西凯希瑞科技股份有限公司 办公室年月日主题词： 报： 送： 发： 黑体、二号、加粗、居中黑体、二号、加粗、居中黑体、黑体、Arial、四号、加粗、左对齐、四号、加粗、左对齐楷体楷体_GB2312、Arial、小四、首行缩进、小四、首行缩进 2 字符字符
