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1、 行政公务文书写 作 第五节 函、会议纪要1.了解函的特点和类型2.掌握函的写法和注意事项3.能正确写作各种函一、函写作知识要点 能力要求【案例精选一】 w 五交公司关于商品运输被损索赔的函 w w 市航运局： w 我公司向省彩电生产厂家购进一批彩电。厂家 销售科将该批彩电交由贵局承运（承运号码10037号）。该 批彩电于 3月15日 运出， 3月20日 抵达市航运码头。在 码头提货时，我们发现部分彩电的包装破损，即会同有关 人员当场拆包检验，50台彩电被摔坏10台。经核实诚为贵 局运输途中所致。为挽回损失，希贵局按有关规定赔偿该 批商品的损失，计人民币元。 w 特此函达，即请查照。 w 附件
2、：1 市航运码头管理处证明 w 2 彩电厂销售科发货记录单 w 3 市检验所检验报告w 二一年三月二十五日 【案例解读】 w 这是一份商洽索赔事宜的去函。标题中已 主旨鲜明。正文先简要说明事件经过、损失 情况及所负责任，实际上这也是在间接交代 去函缘由，然后提出索赔要求和具体金额， 最后有针对性地选择“特此函达，即请查照” 作结。文章用语准确，事实具体充分，尤其 是提供了3份附件，使索赔更有理有据。【案例精选二】 w 国务院办公厅关于同意宁波海关 w 升格为正厅（局）级直属海关问题的复函 w 国办200231号 w w 浙江省人民政府、海关总署： w 浙江省人民政府关于宁波海关升格正厅 级直属
3、海关的请示（浙政200127号）收悉 。经国务院领导同志同意，现函复如下： w 同意宁波海关升格为正厅（局）级机构，隶 属于海关总署，不增加人员编制。 w 其他有关事宜，请你们与有关方面协商办 理。 w 二二年四月十八日 【案例解读】 w 这是一份答复请示事项的复函。按理下级 向上级递送“请示”，上级要用“批复”来答复，但 这里的答复机关是上级授权的部门，它与请示机 关彼此是不相隶属的平行关系，所以只能用“函” 来答复审批事项。不过，按新办法规定，这 种“函”必须在正文中注明答复意见经上级同意， 故本文注明了“经国务院领导同志同意”。 w 在写作上，“函”有以下特点：一、回复缘 由、依据清楚。
4、（1）引述所收请示及其发文字号 ，这是回复缘由。（2）“经国务院领导同志同意” ，这是回复依据。二、态度明朗，意见具体。三 、用语得体。如用“请”，体现了对平级单位、不 相隶属机单位的礼待、谦逊。一、函的用途、特点与类型 函适用于：1.不相隶属机关之间商洽工作、询 问和答复问题；2.向不相隶属的有关主管部门请示 批准和答复审批事项。函属事务性平行文。（一）函的特点1.适用性广。函可以知照说明情况， 可以商洽讨论问题，可以咨询答疑，可 以请求批准有关事项，也可以答复审批 事项。2. 事务性强。函就是用于解决具体事 务的。 （二）函的类型1. 函根据功用，大致有六类： （1）商洽函，用于不相隶属机
5、关之间商洽工 作、讨论问题的函；（2）询问函，向受函者提出询问，并要求对 方予以答复的函；（3）答复函，答复来函询问和被上级机关的 公文办理部门用来 答复“请示”的函；（4）请批函，请求不相隶属的有关机 关或主管部门批准事项的函；（5）审批函，机关或有关主管部门审 批不相隶属单位有关请求批准事项的函；（6） 知照函，告知受函者有关情况的 函。2.根据行文程序，可分为致函和复函。致函，也叫去函或发函，主要指询问函 、请批函、知照函；复函，有答复函、审批函；商洽函既可 为去函，又可为复函。二、函的写作格式标题 去函的标题常用“发文机关事由文种”和“事 由文种”两种形式。复函除上述两种形式外，还有用
6、“发文机关事由行 文对象文种”标题形式的。如国务院办公厅关于悬挂 国徽问题给湖北省人民政府办公厅的复函。实际上，这种标题是把“主送机关”移到标题上了。主送机关 函的主送机关是具体明确的，有确定的主送 机关。 函，一般由标题、主送机关、正文、日期等组 成。在写法上，去函与复函有所差别 。w 正文 一般包括缘由、事项和结语三层。 w 去函正文：开头扼要交代发函的缘由， 再具体讲明要办或知照什么事，最后针对内 容和要求选择恰当的结语作结。如“请函复” 、“请同意”、“请批准”、“是否同意，请研究 后予以及时函复”、“特此函达”等，但不能用 “此致 敬礼”等用于个人的结语。 w w 复函正文：开头引叙
7、来文，常用“月日 关于的函（请示）（200 号）收悉”作引语。接着针对来函询问或请批 的事项做出具体答复。若答复的事项较多， 则分点写。 最后有针对性地选用“此复”、“ 特此函复”、“专此函复”等语作结。w 成文日期 用汉字小写数字写明年、月、日 。写作注意事项 w 1. 行文规范。一定要按公文规范写函。 w 2. 要一函一事。切忌一函多事。 w 3. 直陈其事、言简意明。函不能像个人 书信那样问候、寒暄，搞感情投资，而要 开门见山，直陈其事，力戒套话、空话。 w 4. 用语得体。函是平行文，用语要表现 对对方的尊重，如称对方为“贵”，与对方 商洽事宜，要用商量口吻，语言要符合行 文关系，亲切
8、自然得体。【特别提醒】【牛刀小试】w 请根据下面提供的材料写一份函。 w 市证券公司为了提高员工文化业务素 质，拟将5名原来所学专业与现职工作不 甚对口的大学毕业生，送大学有关专业 全脱产进修一年，公司表示除支付学院规 定的学员进修费用外，还愿意在学校建设 方面给予一定资助。1.了解会议纪要的使用、特点和类型2.掌握会议纪要的写法和注意事项3.能正确区分会议纪要与会议记录的区别 4.学会行政和专题两种会议纪要的写作二、会议纪要写作知识要点 能力要求【案例精选一】 w 第五届现代应用文国际研讨会纪要 w 受第四届现代应用文国际研讨会与会专家 和联络中心委员会的委托，由澳门理工学院、澳 门行政及工
9、作局主办，澳门写作学会、澳门公务 华员职工会协办的第五届现代应用文国际研讨会 于 2000年12月1日 至3日在澳门理工学院举行。来 自内地、澳门、香港、台湾地区，以及澳洲、新 加坡等国家的专家、学者一百余人参加了会议。 澳门特别行政区政府行政法务司陈丽敏司长、社 会文化司崔世安司长出席了大会开幕式。出席开 幕式的还有中联办代表彭道福副部长，以及澳门 特区政府有关部门负责人、中国写作学会、澳门 语言学会、澳门中国语文学会、澳门写作学会、 澳门广告学会等有关学术团体的负责人。【案例精选一】 w 本届会议是现代应用文国际研讨会历届会 议中，筹备时间最短、效果最好的一次会议。从 今年5月筹备工作正式
10、开始，到12月初会议正式召 开，只有不到半年的时间，但在澳门特区政府的 关怀、支持下，4个主办和协办单位团结一致，通 力合作，高质量、高效率地完成了各项筹备工作 ，使这样一次大型的国际学术会议如期在澳门回 归祖国一周年的前夕举行，对此，与会专家、学 者无不表示由衷的钦佩，并向澳门特区政府以及 主办和协办单位表示衷心的感谢，向担任本届会 议的所有辛勤工作的筹备组工作人员表示衷心的 感谢。 【案例精选一】 w 本届会议的主题是讨论公文写作理论与实践， 同前几届研讨会相比，具有专题性、针对性强等 显著特点。会议共收到论文50篇。有40余位专家 、学者在会上宣读、交流了论文。围绕专家的发 言，与会同仁
11、开展了热烈、深入的讨论。探讨的 问题内容广泛，涉及公文写作的各个领域，概括 而言，研究内容可分以下三个方面。 w 第一，是对华文公文沿革的研究。 w 第二，是对现代华文公文分类、语体、语境、 语言文采、结构，以及标准化、网络化等一系列 重要问题的研究。（略） w 第三，是对如何推进各地区现代华文公文改革 进行了研究，特别是对澳门公文的改革进行了比 较深入的研究。（略）【案例精选一】 w 本次会议学术研讨取得了丰硕的成果。同时会 议期间还召开了现代应用文国际研讨会联络中心 委员会议。会议由本届研讨会负责人 盛炎 教授主 持。会议决定邀澳洲 陈耀南 教授、澳门 陈祥徽 教授、内地 李孝华 教授、新
12、加坡 谭慧敏 博士为 联络中心委员。同时研究决定第六届现代应用文 国际研讨会于明年适当时候在中国浙江省举行， 联络中心分工 李孝华 教授负责下届研讨会联络工 作。 w 本届研讨会实现预定目标，圆满结束。会议希 望各国、各地区有关专家、学者，以更优异的成 果迎接第六届现代应用文国际研讨会的召开。 w 现代应用文国际研讨会联络中心委员会 w 二年 十二月三日 【案例解读】 w 这是一篇概述式学术研讨会纪要。本文结 构完整、重点突出、主次分明、有详有略、 语言概括性强，体现了概述式纪要的写法。【案例精选二】 w 学院行政工作会议纪要 w w 时间： 2005年12月16日上午8时 w 地点：行政楼3
13、号会议室 w 主持人：彭院长 w 参加人： w 会议内容：一、审查今年预算执行情况； w 二、讨论明年编制问题； w 三、研究办公室与学生宿舍调整问题； w 四、讨论公文档案管理问题。【案例精选二】 w 决定的事项： w 一、关于预算执行开支情况 w 上半年预算开支基本合理。但某些开支如水 电费等，比去年又有增加，值得注意。今后各项 开支应按预算制度从严掌握使用。 w 二、关于明年人员编制问题 w 明年编制人，即按现有学生人和明 年招收名新生，共计名学生的规模、教 职员工在今年名编制的基础上，再增加人。 其中教师人，工勤人员人。此外幼儿园今年编 制人（未满员），明年可增加人。【案例精选二】 w
14、 三、关于办公用房和学生宿舍调整问题 w 参加深圳办学的职工，一概不保留办公室。学院办 公室作部分调整：学生处仍搬回南楼办公；档案室和机要 室分开房间办公，由院长办公室、教务处、政治理论教研 室、经济研究所4个单位各调出一间解决。各单位要加强办 公室与库房的安全保卫工作。学生宿舍楼按级分配：一年 级住东楼，二年级住北楼，三年级住西楼。各楼增改厕所 两间供学生使用。 w 四、公文档案管理等问题 w 要加强公文档案管理工作。各处室要指定一人（无 专职则指定一人兼管）负责公文收发和立卷存档工作。公 文档案管理制度由院长办公室负责召集各单位指定管理公 文人员讨论制定。此外，收发室和传达室合并，移交总务
15、 处领导；对去深圳的职工家属，各单位要派人常去看看， 协助解决生活上的有关问题；学院建立信箱代号。 w 院办公室 w 二年月日 【案例解读】 w这是一份用条项式写的行政会议纪要 ，写得条理清晰，简明扼要，符合条项 式纪要的写法。 一、会议纪要的用途、特点与类型 会议纪要适用于：记载、传达会议情况和议定事项 它既可上呈，也可下发，还可平行 ，甚至被批转或转发，是一种具有告知 性和指导性的会议公文。 （一）会议纪要的特点1. 纪实性。会议纪要须如实反映会议的内容和 议定事项。这样，才能起到传达会议精神、为有 关单位提供工作依据，指导开展有关工作的作用 。 2. 概要性。会议纪要是对会议内容、会议决议 和会议精神等作高度的、全面的、要点式概括。 不像会议记录有闻必录，而是须对会议繁杂的情 况和内容进行综合整理，概括出主要精神，归纳 出主要事
