提高管理水平，增强业务素质

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1、主讲：王中平电子表格培训维持一个好的学习环境电子表格培训l 在大家看来，能够做一个简单表格就算会EXCELL了， 如果再会加减乘除就感觉能够成为高手了，其实 EXCELL的功能远不只这些，它更大的功能是在数据处 理上，如果按20-80原则就是说80%的人只用到 EXCELL20%的功能，我想通过这次讲座能够让大家进 一步了解电子表格，增强学习的兴趣，给大家提供一个 互相交流的机会，更希望能够对大家的日常工作有所帮 助。前 言电子表格培训简单介绍VBA编程透视表函数、图表基本操作VBA编程透视表函数、图表基本操作电子表格培训目 录一、基本操作1、带斜线的简单表格2、设置顶端标题行左端标题列3、选

2、择性粘贴4、查找、替换5、条件格式6、设置数据有效性7、共享工作簿8、实用的F4功能9、批量生成规范的表格10、技巧 二、函数 三、图表 四、数据透视表讲到透视表讲到透视表电子表格培训一、基本操作l 操作基础，一般指工具栏里的项目及基本的 单元格操作。电子表格培训1、带斜线的简单表格l 最初人们对EXCELL的认识就是制表，我们就 从简单的制表开始：l 如何制做看演示最简单 的工作电子表格培训2、设置顶端标题行左端标题列 操作：【文件】页面设置“工作表”选项卡 选中“行号列标”复选框，打印行号列标； 若要在每一页上打印列标题，请在“打印标题”下的“顶 端标题行”框中，选取列标志所在行，然后单击

3、“打印”。 注：你是否干过这样的傻事：为保证打印的工作表的每 一页都有表头，每隔十几二十行复制一个顶端标题行？ ？我也这样做过，嘿嘿 ：）P。 若要在每一页上打印行标志，可在“打印标题”下的“左 端标题列”框中，输入行标志所在列的列标，然后单击“ 打印”。标题行 不要用 插入电子表格培训3、选择性粘贴 操作：【编辑】复制、【编辑】选择性粘贴或点右键选 择性粘贴 复制就不多说了，快捷键为Ctrl+C。注意：不能对多重数据区域使用复制 剪切命令。 技巧：选择要复制的单元格、图表等对象，按住Shift,点击【编辑】菜单, 该菜单会出现一个复制图片的子菜单,点击后出现“复制图片”的对话框 （如下图，如

4、选“打印效果”则不会有网格线），点击确定，然后“粘贴”即可 将复制的对象粘贴为图片。 链接:也可使用“照相机”功能复制单元格为图片，两者效果差不多。只是“复 制”出的图片无边框，见上图。“照相机”照出的图片在Excel里会随着源数据 的变化而变化，“照相机”不能复制图表。关于“照相机”的使用为：视图-工 具栏-自定义-命令-工具-摄影 粘贴数值 将单元格中的公式转换成计算后的结果，并不覆盖原有的格式； 仅粘贴来源数据的数值，不粘贴来源数据的格式 粘贴可以 用来计算电子表格培训4、查找、替换 操作：【编辑】查找、替换 可查找（替换）某特定格式或某文本；可在整个工作簿内查找（默 认为仅在工作表内查

5、找）；可设定是否区分大小分、全角半角等。 查找内容中可使用“？”、“*”等通配符，用法见下表。 通配符类型用法?（问号）任何单个字符 例如，sm?th 查找“smith”和“smyth”*（星号）任何字符数 例如，*east 查找“Northeast”和“Southeast”技巧1：查找*或？符号 本身 在 * 和 ? 前加 即可使它们失去通配符的作用，如：要查找“*”那么 在查找内容里输入“*”即可；要查找“lhm?88”请输入“lhm?88”注意通配注意通配 符的应用符的应用电子表格培训5、条件格式 操作：【格式】条件格式 条件格式就是当单元格的值满足你预先设定的条件时，Excel自 动将

6、单元格设置成你预先设定的格式。单元格的值变化，格式就 相应变化。此功能一般用于区分不同区间的值、不同长度的文本 等，也可用于重复值提示。 条件格式的条件分为两类：单元格数值、公式，如果条件为 “单 元格数值”选项，则可以直接键入常量值或公式。如果输入公式， 则必须以等号 (=) 开始。用于提 示电子表格培训6、设置数据有效性 操作：【数据】有效性 数据有效性就是为了确保数据的正确而设定条 件验证、限制单元格数据的输入。还可以设定 提示信息和出错警告，以帮助使用者正确使用 工作表。常见的有效性条件有:整数、小数、序 列、日期、时间、文本长度。以上有效性条件 除“序列”之外，其他的都可设定一个区间

7、值。“ 序列”所引用的单元格必须指向相同工作表上的 单元格。 技巧1：如果“序列”必须引用不同的工作表或工 作簿，可使用定义的名称。防错或 标准输 入电子表格培训7、共享工作簿 我们中心现在大部份车间都有电脑并联入局域网，但报表还是天天 报，无纸化办公喊了这么多年也没实现，实际在EXCELL中很容易 实现。 共享工作簿是指允许网络上的多位用户同时查看和修订的工作簿（ 说白了就是几个人对同一工作簿同时打开并操作,其好处是不言而喻 的）。保存工作簿的用户可以看到其他用户所做的修订（必须使用 Excel 97 或更高版本来修改共享工作簿）。每次保存共享工作簿时 ，该工作簿就会按其他用户在您上次保存之

8、后所做的修订进行更新 。如果要打开共享工作簿以监视进程，则可在指定的时间间隔内让 Excel自动更新工作簿，可以保存工作簿也可以不保存。 那么如何创建共享工作簿呢？ 在【工具】菜单里的共享工作簿子菜单，将编辑选项卡里的“ 允许多人编辑”勾选上即可多人同时操作工作簿了。以后不用 报表了电子表格培训8、实用的F4功能lF4就是重复前一个操作,用以增加工作效 率。增加工作 效率电子表格培训9、批量生成规范的表格l大家经常会遇到填表格的工作，有时数量 非常大，一般的做法就是厂级下发到车间 ，车间再下到班组班组填完后再逐级上报 ，而大部份表格的内容我们计算机里是有 的，只是不知道怎样把他做出来，这里就

9、用WORD的邮件功能解决这个问题了。 l工具-信函与邮件-显示邮件合并工具栏事半功倍电子表格培训10、技巧在另存为里输入密码。 定位的作用（批量删除，批量输入） 视图-视图管理器的用途 插入批注及修改批注默认格式 格式-工作表-隐藏（隐藏中间计算表） 工具-保护-保护工作表（如何防止输入错误） 工具-宏（对宏的认识） 工具-加载宏里有什么 数据-筛选-高级筛选（如何用） 数据-分列电子表格培训二、函数l 操作：【插入】函数 l 函数是Excel最强大最实用最迷人的功能之一。什么是 函数呢？函数是一些预定义的公式，通过使用一些称为 参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算。如果 你不太理解这句

10、话，你就把函数理解为“函数就是能完成 特定功能的字符串，这些字符串已经预设了公式。要使 用它，必须得按照既定的格式来使用，否则它就无法完 成这些特定功能”。 l 函数的结构以等号 (=) 开始，后面紧跟函数名称和左括 号，然后以逗号分隔输入该函数的参数，最后是右括号 。函数可以嵌套使用，但嵌套层数最多为七级。功能 强大电子表格培训l 在使用函数时必须注意函数中的引用类型。 如果需要多行或多列地复制公式，那么请正 确地使用相对引用或混合引用。函数中可以 使用预先定义的名称或行列标志。具体用法 请参见Excel的联机帮助。 l 链接：在编辑公式时选择要更改的引用，按 F4可切换引用类型。 l 下面

11、简单介绍一下本人认为必须掌握的函数 ：if、sum、sumif、vlookup 、 SUM的多条 件数组计算。二、函数电子表格培训1、IF1.1.主要功能：主要功能：根据对指定条件的逻辑判断的真假结果，返根据对指定条件的逻辑判断的真假结果，返 回相对应的内容。回相对应的内容。 2.2.使用格式：使用格式：=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false) =IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false) 3.3.参数说明：参数说明：LogicalLogical代表逻辑判断表达式；代表逻辑判断表达式；Value_if_trueVa

12、lue_if_true表表 示当判断条件为逻辑示当判断条件为逻辑“ “真（真（TRUETRUE）” ”时的显示内容，如果忽时的显示内容，如果忽 略返回略返回“ “TRUE”TRUE”；Value_if_falseValue_if_false表示当判断条件为逻辑表示当判断条件为逻辑“ “假假 （FALSEFALSE）” ”时的显示内容，如果忽略返回时的显示内容，如果忽略返回“ “FALSE”FALSE”。 4.4.应用举例：应用举例：在在C29C29单元格中输入公式：单元格中输入公式：=IF(C26=18,“=IF(C26=18,“符符 合要求合要求“,“,“不符合要求不符合要求“) “)，确信

13、以后，如果，确信以后，如果C26C26单元格中的数单元格中的数 值大于或等于值大于或等于1818，则，则C29C29单元格显示单元格显示“ “符合要求符合要求” ”字样，反之字样，反之 显示显示“ “不符合要求不符合要求” ”字样。字样。 辅助 判断电子表格培训2、SUMIFl语法 lSUMIF(range,criteria,sum_range) lRange 为用于条件判断的单元格区域。 lCriteria 为确定哪些单元格将被相加求和 的条件，其形式可以为数字、表达式或文 本。例如，条件可以表示为 32、“32“、 “32“ 或 “apples“。 lSum_range 是需要求和的实际单

14、元格。可以用 通配符电子表格培训3、用VLOOKUP批量替换数据l用一组数据的内容替换另一组数据内容的方法，原来我们认为在EXCELL中是不可 实现的，后来学会了函数后，才了解在EXCELL中有一个VLOOKUP函数可以达到 这项功能： lVLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) lLookup_value 为需要在数组第一列中查找的数值。Lookup_value可以为数值、引 用或文本字符串。 lTable_array 为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用 ，例如数据库或数据清单。 l如果

15、 range_lookup 为 TRUE，则 table_array 的第一列中的数值必须按升序排列： 、-2、-1、0、1、2、-Z、FALSE、TRUE；否则，函数 VLOOKUP 不能返 回正确的数值。如果 range_lookup 为 FALSE，table_array 不必进行排序。 l通过在“数据”菜单中的“排序”中选择“升序”，可将数值按升序排列。 lTable_array 的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。 l文本不区分大小写。 lCol_index_num 为 table_array 中待返回的匹配值的列序号。Col_index_num 为 1 时，返回 table_

16、array 第一列中的数值；col_index_num 为 2，返回 table_array 第 二列中的数值，以此类推。如果 col_index_num 小于 1，函数 VLOOKUP 返回错误 值值 #VALUE!；如果 col_index_num 大于 table_array 的列数，函数 VLOOKUP 返回错误值 #REF!。 lRange_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹 配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值 ，则返回小于 lookup_value 的最大数值；如果 range_value 为 FALSE，函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如