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1、文件管理基础培训（一）文件的定义 一、什么是文件 广义上说，它可以是公务文件，可以是私人文件，是企业 在行政管理活动或处理公务活动中产生的，用于传递信息 和记录信息的载体。它包括公务文书（简称公文）、商务 信函、工作总结等等。 狭义上说，主要是指企业制成和发布的具有固定格式和文 件版头的正式行文，从这个范围上来说，它跟公文是一致 的。文件的分类 二、分类常用公文文种：请示、报告、通知、通报、决定、函、会议纪要等13类 。1、按内容和作用分为：规约类：章程、条例、规定、办法、细则、制度 指挥类：命令、指示、决定、决议、批复、意见 报请类：报告、请示、议案、函 公告类：公告、通告、公报、通知、通报
2、、会议纪要、备忘录 记录类：计划、总结、会议纪录、大事记、简报、调查报告文件分类2、按行文方向分为上行文、平行文、下行文三种。常用的有 ：上行文：报告、请示等平行文：函、通知、通报等下行文：决定、通知、通报等3、按发布、传递范围不同，有内部公文和外发公文两种顾名思义，内部公文是指仅在本企业内部运行的公文，因其 版头中发文机关标识不必套红印刷，故俗称“白头文件”；外 发公文，是指通过文书部门或邮电部门封装传递至其他机关 的公文，因其版头中发文机关标识套红印刷，故俗称“红头 文件”。 文件管理的重要性 三、文件管理的重要性 为什么公司越是大公司、越是正规的公司，越重视对文件的 管理？因为他们已经认
3、识到文件管理的重要性。 文件在企业行政管理、经营活动中无处不在，不可替代，它 是企业实施领导和进行有效管理的重要工具。 文件管理工作的质量好坏、效率高低，直接关系到企业行政 、经营等各项活动的质量和效率，也直接影响企业的形象和 权威。 文件管理是分子公司办公室和职能部门行政管理人员的一项 最经常、最基础的工作。文件处理程序 四、文件处理程序 一般内部文件的处理程序：承办人起草科室负 责人初审部门负责人审签分管副总经理会 签办公室登记送签园区总经理批示执 行归档。 一般外发文件的处理程序：承办人起草科室负 责人初审部门负责人审签分管副总经理会 签办公室登记送签园区总经理批示印 制清样承办人校对印
4、制办公室用印分 发。文件格式五、文件格式1、通知2、请示3、红头文件常用公文写作注意事项 六、常用公文写作注意事项 1、请示： 请示是非常重要的一个文种，使用频率高 ，请示是向上级机关请求指示、批准时使用 的一种公文。其写作更直接关系到发文者能 否达到发文目的、问题能否得到解决。 如何写好请示？如何让领导批准、同意？请示写作注意事项（1）明确请示目的，首先要认识到这个请示是否有必要，是不是在自己 部门能力范围内可以解决。确定有必要后，才能有针对性、有目的性的 去写。 （2）坚持一文一事。这是所有公文写作必须要注意的事项，也是为了增 强行文目的性和针对性，便于领导处理、批复，提高请示文件的效率。
5、 请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。多头请示容易使主办与协 办单位之间相互推诿，延误批复时间或者由于批复意见不一致，使下级 难以适从。 （3）事前请示；这是流程问题，严禁事后请示，这属于越权行为；也不 允许边请示，边做。 （4）把握好内在逻辑，陈述充分的理由。请示是一种“说服”的艺术，是 希望得到领导的批准、同意。这就需要拿出充分客观事实，让领导觉得 这个请示非常有必要，而且是要尽快去做。请示写作注意事项2结构模式 请示的内容结构一般由标题、正文、尾部三部分组成。 （1）标题。通常由发文机关、事由、文种三要素组成。拟写请示标题， 必须着力写好“事由”，要明确、简洁地表述出请示核心事宜，以
6、便上级 机关准确了解和把握。 （2）正文。正文部分是请示的核心内容，它要载明以下两方面事项。 一是请示缘由。 二是请示事项。即请示的具体内容，要将请求上级机关给予指示、批准 或批转的具体问题和事情和盘托出，请求上级机关作出答复。写好请示 事项，关键在于两点：一要明确，二要具体。写好请示，还应注意要选 准角度和行文的逻辑性。 （3）尾部。请示的结尾一般有较为固定的结语，以示对上级机关的尊重 。通常写法是“妥否，请批示”。要特别注意请示的结语中绝不能出现“报 告”字样。通知写作注意事项 2、通知 通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关 的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知
7、或者执 行的事项，任免人员”时使用的一种公文。 （1）标题。通常由“发文机关”、“事由”和“文种”三个要素构 成。 （2）主送机关。要明确阅知对象，规范地标识出主送机关。 对一定范围内的普发性通知，应在附注处标明发送范围。通报写作注意事项 3、通报 通报是用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的 一种行政公文。分为表彰通报、批评通报和情况通报。 写法：介绍先进人物或集体的行动及其影响，要写清时间、 地点、人物、基本事件过程。如果对个人的错误进行处理， 要写明违纪人员的基本情况，然后对错误事实的叙述，要写 得简明、清晰。如果是针对某一普遍存在的问题进行通报， 要选择出一些有代表性的事实进行综合叙述。表达时应概括 叙述，只要将事实讲清即可，篇幅不宜过长。只有不断学习才能不被淘汰未完待续
