《办公软件应用技巧-excel》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公软件应用技巧-excel（40页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、办公软件应用技巧-Excel主讲教师：董爱美Excel使用技巧-编辑技巧分数的输入如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是 ：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。 l序列“001”的输入如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办 法是：首先输入“”（西文单引号），然后输入“001”。l日期的输入 如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如 果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键 Excel使用技巧-编辑技巧填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对 齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*”或“”等符号
2、然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干 单元格单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“ 单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平 对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮 Excel使用技巧-编辑技巧l多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作 表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、 Sheet2来直接选择需要输入相同内容的多个工作表接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时 这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左 键单击所选择的多个工作表，解除
3、这些工作表的联系，否则 在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内 Excel使用技巧-编辑技巧l不连续单元格填充同一数据选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单 元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一 下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据 Excel使用技巧-编辑技巧利用Ctrl*选取文本 如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选 定表格中某个单元格，然后按下Ctrl*键可选定整 个表格。Ctrl*选定的区域为：根据选定单元格向四周辐射 所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可 以方便准确地选取数据表格，并能有效避
4、免使用拖 动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象 Excel使用技巧-编辑技巧l快速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批 注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按 Delete键的方法了。要彻底清除单元格,可用以下方法：选定想要清除 的单元格或单元格范围；单击“编辑”菜单中“清除” 项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目 。 Excel使用技巧-条件显示l我们知道，利用If函数，可以实现按照条件显示。l一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及格”；输入60以上的分数时，显示为“及格”。这样的效果，利用IF函数可以
5、很方便地实现。 假设成绩在A2单元格中，判断结果在A3单元格中。那么在A3单元格中输入公式： =if（ A20，SUM（A1：A5），0） 此式就利用了嵌套函数 ，意思是，当A1至A5的和大于0时，返回这个值，如果小于0，那么就返回0。 l还有一点要提醒你注意：以上的符号均为半角，而且IF与括号之间也不能有空格。 Excel使用技巧-批量删除空行 l有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删 除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用“自动筛选”功 能，把空行全部找到，然后一次性删除 l先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工
6、作表，用鼠标单击 “数据”菜单，选择“筛选”项中的“自动筛选”命令。这时在每一列的顶部，都出现 一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择“空白”，直到页面内已看不到数 据为止。 在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令 ，然后按“确定”按钮。这时所有的空行都已被删去，再单击“数据”菜单，选取“ 筛选”项中的“自动筛选”命令，工作表中的数据就全恢复了。l插入一个空行是为了避免删除第一行数据。 如果想只删除某一列中的空白单元 格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制 此列，把它粘贴到 空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工 作表
7、的相应位置上 Excel使用技巧-如何避免错误信息 l在Excel中输入公式后，有时不能正确地计算出结果 ，并在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生 ，有的是因公式本身产生的，有的不是。下面就介绍 一下几种常见的错误信息，并提出避免出错的办法。l错误值： 含义：输入到单元格中的数据太长 或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中 显示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法，出 现了负值。 解决办法：增加列的宽度，使结果能够完 全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的 ，可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果 为负的时间量。 Excel使用技巧-如何避免错误信息l错误值：DI
8、V/0! 含义：试图除以0。这个错误的产生通常有下 面几种情况：除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含 零值单元格的单元格引用。 解决办法：修改单元格引用，或者 在用作除数的单元格中输入不为零的值。l错误值：VALUE! 含义：输入引用文本项的数学公式。如果使 用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不 能更正公式，都将产生错误信息VALUE!。 解决办法：这时应 确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元 格中包含有效的数值。例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值 ，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4D4时，系统不能 将文本转换为正确的数据类型，因而返回
9、错误值VALUE!。 Excel使用技巧-如何避免错误信息l错误值：REF! 含义：删除了被公式引用的 单元格范围。 解决办法：恢复被引用的单元 格范围，或是重新设定引用范围 l错误值：N/A 含义：无信息可用于所要执行 的计算。在建立模型时，用户可以在单元格中 输入#N/A，以表明正在等待数据。任何引用 含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。 解决办 法：在等待数据的单元格内填充上数据。 Excel使用技巧-如何避免错误信息l错误值：NAME? 含义：在公式中使用了Excel所不 能识别的文本，比如可能是输错了名称，或是输入了 一个已删除的名称，如果没有将文字串括在双引号中 ，也会产生此错
10、误值 解决办法：如果是使用了不存在 的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存在 ；如果是名称，函数名拼写错误应就改正过来；将文 字串括在双引号中；确认公式中使用的所有区域引用 都使用了冒号（：）。例如：SUM（C1：C10）。 注意将公式中的文本括在双引号中。 Excel使用技巧-如何避免错误信息l错误值：NUM! 含义：提供了无效的参数给工作表 函数，或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中 表示。 解决办法：确认函数中使用的参数类型正确。 如果是公式结果太大或太小，就要修改公式l错误值：NULL！ 含义：在公式中的两个范围之间 插入一个空格以表示交叉点，但这两个范围没有公共 单元格。比
11、如输入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就 会产生这种情况。解决办法： 取消两个范围之间的空 格。上式可改为“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)” Excel使用技巧l如何更改excel默认的行列标签的颜色？l桌面-属性-外观-项目-高级_已选定的项目，设置颜色 l系统提供的排序功能最多只能同时依据三个关键字来进行。如果 需要依据三个以上的条件来排序，该如何实现？ l虽然系统一次最多只能同时对三个关键字来排序，但是我们可以 利用设置排序关键字的优先级，通过多次排序来实现关键字大于 3个以上的排序。 具体操作如下：首先打开工作表。单击“数据” 菜单中的“排序”项，依次在“主要关
12、键字”、“次要关键字”、“第 三关键字”中选择优先级最低的几个排序关键字，然后执行排序 操作。接下来再依次选择优先级较高的几个关键字，进行2次排 序。这样直到最高优先级的关键字排序完成为止，就可以实现了 对三个以上关键字的排序操作了 Excel使用技巧l勾怎么输入 l按住ALT键输入41420后放开ALT键 l快速实现整块数据的移动 在工作中常常需要移动单元格中的数 据，请问有比“粘贴”操作更快捷的方法吗？ l可以直接采用拖动的方法。操作过程如下：首先选择要移动的数 据（注意必须是连续的区域）。然后移动鼠标到边框处，当鼠标 指针变成一个四个箭头标志时，按住“Shift”键的同时按下鼠标 左键，
13、拖动鼠标至要移动的目的区域（可以从鼠标指针右下方的 黄色提示框中获知是否到达目标位置），放开鼠标左键即完成移 动。 Excel使用技巧l固定数据输入时的焦点 l在数据输入时，每当我们按下“Enter”键后，光标就会自动跳转 到下一个单元格中。因此在进行数据的反复验证中，就必须反复 地来重新定位焦点。请问有什么方法来固定数据输入的焦点吗？l答：要实现上述要求并不难。输入数据前，在按住“Ctrl”键的同 时单击选择该单元格。当单元格边框的边很细的时候，再开始数 据的输入。这样不管按下多少次“Enter”键，光标始终都不会移 动到其他单元格。如果要移动到下一单元格，可以使用方向键来 完成。 l当然如
14、果当前工作表中要实行数据验证的单元格很多时，每次都 按上述方法来操作未免有些麻烦。那么可以试试以下方法来实现 一劳永逸。单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的设置框中 单击“编辑”选项卡，然后取消选择“按Enter键后移动”复选框， 最后单击“确定”按钮即可。 Excel使用技巧l在数据录入时自动切换输入法 l由于工作表中数据类型的复杂和多变性，所以常常要 在各种输入法之间来回切换，请问可以实现一定位到 某个单元格系统就会自动切换到相应的输入法吗？ l可以通过下面的设置来实现它：首先选中使用同一种 输入法的所有单元格，再单击执行“数据”菜单上的“有 效性”命令，在弹出的对话框中选择“输入法
15、模式”选项 卡，在“输入法模式”下拉列表中，根据需要进行设置 。如要使用中文字符的话，就选择“打开”，如要使用 英文输入模式，就选择“关闭（英文模式）” Excel使用技巧l在信息输入前就给予提示 l在单元格输入信息时，希望系统能自动的给予一些必 要的提示，这样不但可以减少信息输入的错误，还可 以减少修改所花费的时间。请问该如何实现？ l可以按如下操作：首先选择需要给予输入提示信息的 所有单元格。然后执行“数据”菜单中的“有效性”命令 ，在弹出的对话框中选择“输入信息”选项卡。接着在“ 标题”和“输入信息”文本框中输入提示信息的标题和内 容即可。 Excel使用技巧l选择大范围的单元格区域 l
16、由于屏幕大小的局限性，如果利用鼠标拖动操作，总是无法一次 性准确地选择大于屏幕显示范围的单元格区域。请问有什么别的 好方法吗 ？l可以进行如下操作：首先在“名称”框中输入该操作区域的起始单 元格名称代号，然后输入该操作区域的最后一个单元格名称代号 ，中间用“：”冒号分开。最后按下“Enter”键，这样以这两个单 元格为对角的长方形区域就会被快速的选定。 l还有个办法： 先选中区域的左上角单元格，按着shift键点击右 下角单元格，也可以选定以这两个单元格为对角的长方形区域。 Excel使用技巧如何正确显示百分数 l在单元格中输入一个百分数（如60），按下回车键 后显示的却是0.6。请问该如何设置才能正确显示百分 数？ l出现这种情况的原因是因为所输入单元格的数据被强 制定义成数值类型了，只要更改其类型为“常规”或“百 分数”即可 l选择该单元格，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命 令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，再在“分类 ”栏中把其类型改为上述类型中的一种即可。 Ex
