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1、“华商纵横”零售超市门店管理研讨班（中）单据稽核体系的建立 二零零六年五月 Date1深圳华商纵横管理咨询有限公司中小超市单据稽核体系的建立中国零售业防损研究与交流中心主任华商纵横总经理兼资深防损讲师岳立群Date2深圳华商纵横管理咨询有限公司目录 超市单据稽核体系的建立超市单据稽核体系的建立 四流合一在单据稽核体系中的运四流合一在单据稽核体系中的运 用用 单据稽核员的岗位职责单据稽核员的岗位职责 单据稽核员的作业程序单据稽核员的作业程序 常用防损单据及稽核流程常用防损单据及稽核流程Date3深圳华商纵横管理咨询有限公司1.单据稽核体系的建立Date4深圳华商纵横管理咨询有限公司2.四流合一在
2、单据稽核中的运用Date5深圳华商纵横管理咨询有限公司3.单据稽核员的岗位职责 Date6深圳华商纵横管理咨询有限公司3-1 常用十大单据：单据稽核岗负责门店的单据稽核工作,主要使 用的单据种类有: 1、报损单 2、进退货单 3.联营厂家进退货 单4.调拨单 5.出入库单 6.厂商物品携入携出 单7.物品携入携出单 8. 赠品接收单9.赠品发放登记表 10.办公用品登记表.Date7深圳华商纵横管理咨询有限公司3-23-2 十大工作职责：十大工作职责：（1）对每日发生在门店的商品进货、退换货认真核对数量、 规格、金额，并对相关票据进行整理备案。（2）对门店的报损商品，认真核对数量、规格、认定。
3、然后确定报损原因，并追究其责任，对相关票据整理备案。（3）对客服台的赠品的进销存帐定期检查、核实；对进入店内进行绑赠的赠品，作登记，并发放赠品标识最后对客服台的赠品和店内赠品每月月底盘点。（4）对店内的办公用品、自用品进行登记并粘贴标识，定期进行盘点。（5）定期检查门店库存区的退换货区、报损区。并督促门店做好退换货和报损的工作。 Date8深圳华商纵横管理咨询有限公司3-23-2 十大工作职责：十大工作职责：（6）对联营加工区物品的进入进行登记管理，并对进入卖场区的物品粘贴区别于正常商品的标识，定期进行盘点登记。 （7）对门店收银员进行监督并对每日商品款的收交情况进行监督。 （8）督促做好市调
4、工作，对高于其它店销量商品的价格进行变价监督。 （9）对携出卖场的商品登记备案，并督促外借商品的及时归还。 （10）对顾客退换的商品进行核实，追踪是否进入卖场，是否退空单。Date9深圳华商纵横管理咨询有限公司4.单据稽核员的作业程序Date10深圳华商纵横管理咨询有限公司作业程序：（1 1）每日对管理范围内的单据每日对管理范围内的单据, ,进行审核进行审核, ,并签字确认并签字确认. .（2 2）对单据管理工作中产生的的问题）对单据管理工作中产生的的问题, ,分析原因分析原因. .提出解提出解决方法及处理意见决方法及处理意见. .（3 3）对下列单据独立进行保管）对下列单据独立进行保管: :
5、 报损单报损单. . 联营厂家进退货单联营厂家进退货单. .厂商物品携入携出单厂商物品携入携出单. . 物物品携入携出单品携入携出单. .办公用品登记表办公用品登记表. .（4 4）对其它单据应保存防损联对其它单据应保存防损联. .对无防损联单据对无防损联单据, ,应在登应在登 记记本上登记单据号本上登记单据号. .Date11深圳华商纵横管理咨询有限公司5.常用单据说明及稽核流程Date12深圳华商纵横管理咨询有限公司5-1 厂商物品携出（携入）单（一式三联）指供应商携入（携出）门店的原材料 、 办公用品、道具、展示物品等进出门店时 应 填写的单据。主要流程：由供应商填写携出（携入）单经办人
6、清 点数量部门经理签字 防损部清点数量 携入 经办人申请 部门课长、防损课长签字 防损员清点留下携出联。Date13深圳华商纵横管理咨询有限公司物品携入（出）单编号：日 期品 名数 量携入（出）原因归还 日期登记 人申请人：店长：供货负责人：当班防损员：Date14深圳华商纵横管理咨询有限公司5-2 报损单（一式三联）商品因变质、发霉、鼠咬或因过保质期 无法退换的商品需填写库存报损单。 主要流程：由楼面填写手工报损单 课长签字 业务 部 签字 店长签字 防损部签字会同收货 、 财务清点。Date15深圳华商纵横管理咨询有限公司5-3 库存更正单 商品因包装系数过大，影响销售故拆 零 或拆散售卖
7、，需填写库存更正单。主要流程：由楼面填写库存更正单 防损部清点数量 店长审核 业务部审核 网络部作单处理财务作帐Date16深圳华商纵横管理咨询有限公司5-4 商品退、换货单 商品因质量或其它因素造成该商品无 法 售卖要求供货商退货或换货需填写商品退 、 换货单。 主要流程：由楼面填写退、换货单 课长审核 业 务 审核 财务签字 店长签字 收货、防损、供 应商签字 网络部作单处理、财务作帐Date17深圳华商纵横管理咨询有限公司5-5 顾客退、换货单 商品因质量或其它因素造成顾客退、 换 货需填写顾客退货单。 主要流程：由总服务台填写顾客退换货单 由门店值 班 经理审核 防损员清点确认 商品进
8、入卖场 网络员退单Date18深圳华商纵横管理咨询有限公司顾客退换货登记表编号：条码商品 名称规格退货 原因顾客 签名部门组长 签字客服经手人 签名Date19深圳华商纵横管理咨询有限公司顾客退、换货流程说明：（1）顾客因质量或其他原因需退换货商品时，需凭购物小票到购买超市客服台办理退换货手 续。 （2）总台服务员查看该商品是否属于退换货范围 ，如属于退换货范围，应填写顾客退换货单。 （3）其次由门店值班经理或店长签字审核。 （4）并由顾客签名并留下联系方式。 （5）然后由防损部签字，确认该商品已进入卖场 。 （6）顾客凭一联退换单到卖场重新选购商品然后 凭这一联退换单到收银台冲销退换货款；或
9、直 接到收银台退款。 （7）最后网络信息员凭这一联退换货单冲减库存 。Date20深圳华商纵横管理咨询有限公司5-7 商品调拨单 门店与门店进行商品的调出与调进时 填 写商品调拨单。 主要流程：调出门店填写审请单交业务部门审核 业务 部门与调拨门店沟通 调拨门店由防损员、收货 员及配送调货人员点数确认 部门课长、店长 签 字 财务作账处理 进入调拨门店卖场Date21深圳华商纵横管理咨询有限公司5-8 卖场内办公用品管理规定 ：（1）卖场办公用品应每月统一报领发放一次，由财务部门统一购买，各部门、班组填写领物单。 （2）所领办公用品须报防损部登记备案。 （3）经防损部核实粘贴标签后方可使用。
10、（4）办公用品应放置指定的办公用品箱，并标明责任人及物品明细单。 （5）标签脱落或破损应及时到防损部补贴，否则按无标签物品处理。 （6）无标签和不能说明原因者按携带私藏物品处理 。 （7）办公用品不按区域放置，乱放者，追究该辖区责任人责任。 （8）员工下班禁止携带一切场内用品违者按内盗处理。Date22深圳华商纵横管理咨询有限公司5-8 赠品发放流程 ：（1）由顾客凭小票至服务台领取赠品。 （2）客服人员核对小票无误后，进行登记，填写赠品品名，数量，规格，留小票流水号，由顾客签收，留下联系方式，负责人签字，在进销存登记表上做详细记录。 （3）防损部不定期打回访电话，随时抽查库存。Date23深
11、圳华商纵横管理咨询有限公司赠品发放领用表年 月 日品 名数 量规 格顾客 签字小票 流水号联系 方式负责 人Date24深圳华商纵横管理咨询有限公司注意事项 ：（1）不得在卖场内发放赠品； （2）不能在卖场内捆邦赠品； （3）厂商需要在卖场内展示赠品样品时，需填写厂商 携出携入单，防损部需在赠品样品上粘贴赠品标识 ； （4）对于门店商品转赠品时，楼面需填写物品携出归 还单，客服台也要填写赠品接收单，做进销存登记 帐。单据管理员要及时督促供应商还回赠品，对于还 回的赠品要填写物品归还单。 Date25深圳华商纵横管理咨询有限公司5-9 赠品进销存流程 ：（1）客服台收赠品后，在进销存帐本上做接收
12、登记， 并将赠品单据号填写登记本上. （2）客服赠品发放人员每日将赠品发放记录，凭小票 做赠品发放登记，由顾客签收，并留具体联系方式 ，以便抽查。 （3）下班前将赠品登记情况分类汇总，将汇总数据登 记帐本做详细交接班，转交下班。 （4）根据进货量及当天发放数量，计算出库存量，库 存与实际数量核对无误后登记表由当天客服人员签 字，如责任人发现登记不一致，由防损部复核并说明原因。 （5）防损部不定期抽查赠品情况，如有不符，根据实 际情况进行责任倒查。Date26深圳华商纵横管理咨询有限公司赠品验收单年 月 日品 名数量规 格供应商 签字收货组 签字客服部 签字备 注Date27深圳华商纵横管理咨询
13、有限公司赠品进销存登记表年 月 日品 名规格数量进销库 存备 注Date28深圳华商纵横管理咨询有限公司5-10 赠品交接流程 ：供应商送赠品至收货组，由收货组填写一式三份赠 品交接单，一联供应商，二联收货组，三联客服部，其 次防损部盘点签字，转交服务台接收。赠品交接表年 月 日品 名规 格数 量厂家 签字收货组 签字客服部 签字备 注防损部签字：Date29深圳华商纵横管理咨询有限公司5-11员工自用品的管理制度 ：（1）员工自用品应由防损部登记，贴标签。 （2）员工自用品禁止带入卖场，应放入指定员工柜。 （3）如有特殊情况需打开员工柜的，须在防损员的监督下方可打开 。( 4）在辖区内检查出
14、无登记，无标签自用品，视转移物按内盗处理（对辖区责任人处罚）。 （5）上班时间员工不能购物，不能随意外出；下班时主动自清检查 。 （6）员工下班购物要在指定的收银台付款。 （7）未经领导同意不能随便转移商品，如发现转移商品拿不出电脑小票，又做不出解释的，按夹带商品处理。 （8）员工应在指定区域喝水，水杯应集中存放。 （9）转移物品指将非本区域物品转移至本区域管制范围内，或将本区域物品转移至其他区域。 （10）辖区责任人对辖区转移物品承担责任。Date30深圳华商纵横管理咨询有限公司5-12 物品携入（出）流程：说明：（1）本凭证适用于超市的自营商品及自有物品。（2）只适用于本店的正式员工填写。
15、（3）一式三联（存根，携出，归还）。流程：（1）先到防损部领取物品携入（出）申请单。（2）申请人签字，填请表格，找供货人签字。（3）店长签字,防损单据管理员签字并留下存根。（4）当班防损员验后签字货已出，方可放行（保留携出联，下班后上交票据管理员）。归还时持归还联找当班防损 员签字，电话落实，方可进入。将物品归还供货部门签字 确认,交防损员.Date31深圳华商纵横管理咨询有限公司5-13 收货流程 ：（1）由组长报缺货单到收货组，收货组报到微机室。 （2）微机室报采购部，采购部根据门店的销售和库存 下订单给供应商。 （3）供应商拿着商品出厂单和我店的订单和商品到收 货组，收货员、防损员、供应商三方根据订单验收 数量，生产日期，保质期，外观无损，质量完好并 签字，如所收商品数量品种有出入，再手改写在定 货单上并签字，交由微机室打商品验收入库单。 （4）入库单上有收货人签字，防损部签字并记录，供 应商签字，一式三份，收货组一份，财务一份，供 应商一份。Date32深圳华商纵横管理咨询有限公司谢 谢！华商纵横与您共同进步！http:/*33深圳华商纵横管理咨询有限公司
