公众沟通——文书沟通

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1、T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G进入重要提醒公众沟通公众沟通-文书沟通文书沟通技法概要文字沟通分析模拟训练文书沟通T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G进入学习目的 如果你写不出来，你也别指望你能说得好！如果你写不出来，你也别指望你能说得好！ 文字沟通并没有高深的理论，其难度在于，你需要不断文字沟通并没有高深的理论，其难度在于，你需要不断 地训练自己，这一过程可能是漫长的。地训练自己，这一过程可能是漫长的。 与其说你在训练写作技能，不如说你在培养正确的写作与其说你在训练写作技能，不如说你在培养正确的写作 习惯。习惯。

2、 不要相信模式，除非是大家共同制定的文字沟通模式，不要相信模式，除非是大家共同制定的文字沟通模式， 否则你会发现，这个模版本身就是沟通的阻碍。否则你会发现，这个模版本身就是沟通的阻碍。公众沟通公众沟通-文书沟通文书沟通T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 通过对目前的期望的文字沟通效果，确认改善的领域通过对目前的期望的文字沟通效果，确认改善的领域 通过掌握有效的文字沟通技能，获取更好的效果。通过掌握有效的文字沟通技能，获取更好的效果。 培养和发展文字沟通技能培养和发展文字沟通技能学习目的学习目的进入文字沟通分析公众沟通公众沟通-文书沟通文书沟通T I M

3、E W A Y N E C O N S U L T I N G进入明确目的文书沟通文书沟通文字沟通分析文字沟通分析三个问题三个问题一、文字沟通的类型？一、文字沟通的类型？二、有效文字沟通的特点？二、有效文字沟通的特点？三、文字沟通首要重点？三、文字沟通首要重点？信涵、备忘录、报告、提议、记录、信涵、备忘录、报告、提议、记录、和约、指示、议程、通知、规章、笔和约、指示、议程、通知、规章、笔记、计划、讨论文件记、计划、讨论文件A A。传达必要的，精确的信息。传达必要的，精确的信息。B B。文字的表述对特定的情况应是恰文字的表述对特定的情况应是恰如其分的。如其分的。T I M E W A Y N E

4、 C O N S U L T I N G进入写作过程文书沟通文书沟通文字沟通分析文字沟通分析明确目的明确目的-我想利用这份文书做什么？我想利用这份文书做什么？传递信息传递信息下达指示下达指示解释事情解释事情事后补遗事后补遗 制定语气和修辞策略制定语气和修辞策略T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G进入示例练习写作过程写作过程写完后重读写完后重读修改文书，修改文书， 大胆删减大胆删减一口气写完一口气写完整理写作思路，整理写作思路， 考虑文书内容考虑文书内容检查细节，确认无误检查细节，确认无误 ，要与要与不要不要目的要明确目的要明确信息要全面信息要全面行文要简短

5、行文要简短使用短句使用短句强调最重要的强调最重要的段落分明段落分明总结和结论总结和结论尽量生动尽量生动随意开始随意开始写写停停写写停停被动句被动句双重否定双重否定长句长句无关信息无关信息错别字错别字过长过长文书沟通文书沟通文字沟通分析文字沟通分析T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G进入本练习review和结论 亲爱的先生/女士：我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非

6、另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处 ，这是因为刘云端先生，您好：这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。期待您的回音，并期望很快能和您会面。此致敬礼比尔盖茨2002年10月1日练习练习 目标：判别两封信的高下，并说明原因（目标：判别两封信的高下，并说明原因（1010分钟）分钟） 形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（3 3分钟）分钟）文书沟通文书沟通文字沟通分析文字沟通分析T I M E W A Y N E C O

7、N S U L T I N G进入技法概要文书沟通文书沟通文字沟通分析文字沟通分析亲爱的先生/女士：我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因 为刘云端先生，您好：这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。期待您的回音，并期望很

8、快能和您会面。此致敬礼比尔盖茨2002年10月1日写信者不原 费神查明联 系人语意含糊语法错误与 错别字无关信息文书过长说明写信原因暗示下一步应 采取的行动知道此信发 给谁表明积极的态 度只写了一页表达不清，内容缺乏全面考虑表达不清，内容缺乏全面考虑 ，错别字和标点错误，废话连，错别字和标点错误，废话连 篇。篇。内容清晰，态度乐观，简明扼内容清晰，态度乐观，简明扼 要，切中要害，。要，切中要害，。判别两封信的高下，并说明原因判别两封信的高下，并说明原因T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G进入环节要点文书沟通文书沟通技法概要技法概要 掌握写作过程中每个环节的

9、要点掌握写作过程中每个环节的要点 掌握三种文字类型的特点和写作方式掌握三种文字类型的特点和写作方式T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G进入三种类型文书沟通文书沟通技法概要技法概要写完后重读写完后重读修改文书，大胆删减修改文书，大胆删减一口气写完一口气写完整理写作思路，考整理写作思路，考 虑文书内容虑文书内容检查细节，确认无误检查细节，确认无误重温写作过程重温写作过程准备准备 准备再准备再 准备准备 目标目标: :who,what,whywho,what,why 提纲：结构、策略提纲：结构、策略 整理：信息、需求整理：信息、需求写作写作检查检查 肯定、否定、

10、指示肯定、否定、指示 删减删减: :无关信息、大幅度无关信息、大幅度 注意错误：语法、拼写、描述注意错误：语法、拼写、描述 细节：标点、日期、称谓细节：标点、日期、称谓T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G进入技法概要总结表文书沟通文书沟通技法概要技法概要类类类类型型写作方式写作方式肯定肯定 同意某种请示，提供同意某种请示，提供 一个机会，或者是一一个机会，或者是一 些好消息。些好消息。直截了当地给接受者好消息，使之高兴。 然后解释这个好消息，消除接收者可能产生的疑问。 用好祝愿来结束文书，使受信人知道，你在分享他的愉快 。否定否定 对要求的一种否定，对要求

11、的一种否定， 或者是一个坏消息。或者是一个坏消息。开始以自然渐进的方式叙述，为受信人接受坏消息先行铺垫 。 给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，进行暗示，使之 有思想准备。 给出坏消息，要清楚、准确。不能使人产生误解。 用良好的祝愿结束，不要为坏消息做任何辩解。 指示指示 指示他人进行某项工指示他人进行某项工 作，开展某些活动，作，开展某些活动， 同意你的见解或提供同意你的见解或提供 你的信息等。你的信息等。开头对受信人应具有吸引力，要生动，使人产生兴趣。 表述事实，要求或建议。当这些与某种利益相关时，使受信 者屈从。 清楚地指示受信者如何去做，鼓励克服困难，尽快完成任务 。T I M E

12、W A Y N E C O N S U L T I N G进入模拟练习文书沟通文书沟通技法概要技法概要1 1 写作准备阶段：写作准备阶段：思考：写给谁？写什么？为思考：写给谁？写什么？为 什么？什么？ 提纲：主要点，使用索引卡提纲：主要点，使用索引卡 整理：按逻辑排列各要点的整理：按逻辑排列各要点的 位置，去掉无关信息。位置，去掉无关信息。3 3 检查检查 是否表述准确。是否表述准确。 是否有不适当的描述。是否有不适当的描述。 有否文法、文字上的错误有否文法、文字上的错误 。关的和重复的内容。关的和重复的内容 2 2写作过程写作过程 文字沟通有三种主要类型： 肯定型 直接给出好的消息 解释好消

13、息 用好的祝愿结束 否定型 用“缓冲“式的自然叙述开头 在给出坏消息之前加以解释 告诉坏消息 如果可能，建议某些可能的选择 用好的祝愿结尾 指示型 以一种具有吸引受信人注意力的叙 述开始 表述建议或要求，及可能的利益 清楚地指示受信者应如何去做 鼓励克服困难，尽早完成工作。 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G进入创建文字沟通分析表文书沟通文书沟通模拟练习模拟练习沟通联络卡创建文字沟通分析表一封拒绝的信T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G进入一封拒绝的信（钉书机）主要受主要受 信人信人肯定？肯定？ 否定？否定？ 指示？

14、指示？直接写直接写 的？的？ 回复的回复的 ？受信人受信人 重要度重要度 排序排序写写给给给给受受 信人的信人的 困困难难难难程程 度排序度排序加以何加以何 种注意种注意备备备备注注文字沟通分析表文字沟通分析表填写时，把精力集中在最常用的文字沟通材料上填写时，把精力集中在最常用的文字沟通材料上-信件、便条、备忘录等信件、便条、备忘录等 。 练习时至少填写三个主要受信人，现实工作中要填写所有的。练习时至少填写三个主要受信人，现实工作中要填写所有的。 用用1010分钟独自填写。分钟独自填写。填写完毕后用填写完毕后用5 5分钟在组内交换该分析表，可以讨论分钟在组内交换该分析表，可以讨论问题：填完表后，你发现了什么？交换表后，你又发现了什么？问题：填完表后，你发现了什么？交换表后，你又发现了什么？模拟练习模拟练习文字沟通分析表文字沟通分析表T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G进入研讨模拟练习模拟练习一封拒绝的信一封拒绝的信练习背景：练习背景： 你是一名行政主管，收到了一位骨干员工的来信，他提出脱产进你是一名行政主管，收到了一位骨干员工的来信，他提出脱产进 修的要求，（内容见后）修的要求，（内容见后） 而你必须写一封复信，信中你要拒绝他而你必须写一封复信，信中你要拒绝他 的要求。的要求。 请每个人用请每个人用1010