公文写作(应用文写作)课件

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1、公 文 写 作Date1应用文（五）从公文写作的角度看，要想掌握公文写作的 相关知识，会写标准、规范的公文，无非需 要掌握三个方面的知识：相关公文术语、公 文格式和公文用语。 Date2应用文（五）行政公文是行政机关在行政管理中形成 的具有法定效力和规范体式的文书，是依法 行政和进行公务活动的重要工具。具有作者的法定性、内容的实用性、体 式的规范性、致送对象的定向性等特点。行政公文的种类：国务院于2000年8月24 日发布、自2001年1月1日起施行的国家行 政机关公文处理办法中规定，行政机关的 公文种类为13种：命令（令）、决定、公告 、通告、通知、通报、议案、报告、请示、 批复、意见、函、

2、会议纪要。Date3应用文（五）第一节 公文术语（含标识规则）组成公文的各要素分为眉首、主体、版 记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统 称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（ 不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 Date4应用文（五）一、眉 首（一）公文份数序号公文份数序号，是指将同一文稿印刷若 干份时，每份公文的顺序编号。如需标识公 文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心 左上角第一行。 Date5应用文（五）（二）秘密等级和保密期限按照国家有关保密条例，公文密级分为绝 密、机密和秘密三级。标明密级是防止在文 件处理过程中发生失密、泄密事故的一项重 要措

3、施。随着时间的推移或情况的变化，已 无必要保持原有文件密级而适当予以降低， 称为降密；有些文件已无必要保密而解除其 原有密级，称为解密。与秘密等级相应的时限规定，称为保密期 限。保密期限根据保密需要可长可短。秘密等级与保密期限之间用“”隔开，前 后同时顶格标识在版心右上角第一行。Date6应用文（五）按照国家有关规定，保密期限的具体标识方式分为以下四 种：1保密期限在1年及1年以上的，采用如下方式标识：“ 机密五年”。表示此件为机密级国家秘密，自密件产生 之日起满5年后解密。2保密期限在1年以内的，采用如下方式标识：“秘密 六个月”。表示此件为秘密级国家秘密，自密件产生之 日起满6个月后解密。

4、3保密期限为长期的，采用如下方式标识：“绝密长 期”。表示此件为绝密级国家秘密，保密期限为长期，只 有有关中央国家机关或者其授权的机关才能决定解密。4保密期限不作标识的，采用如下方式：“机密 ”。表示此件为机密级国家秘密，各有关机关、单位 对此件的秘密期限可按20年认定。 Date7应用文（五）（三）紧急程度紧急文件应分别标明特急、急。“特急” 要求立即办，“急”要求提前办。如需标识紧急程度，顶格标识在版心右 上角第一行，两字之间空一字；如需同时标 识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识 在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在 版心右上角第二行。 Date8应用文（五）（四）发文机关发文机关，

5、是公文制发机关的标记，是 公文版头的主要内容。由发文机关全称或规 范化简称后加“文件”二字构成；对一些特 定的公文，可只标识发文机关全称或规范化 简称。发文机关用红色标识。字号由发文机关 以醒目美观为原则酌定。联合行文时，应使主办机关名称在前， “文件”二字置于发文机关名称右侧，上下 居中排布；如联合行文过多，必须保证公文 首页显示正文。 Date9应用文（五）（五）发文字号发文字号，是指发文机关对所制发的公文依次 编排的顺序代码。其作用是便于查找和对公文进行 统计和管理。发文字号由“机关代字+年份+序号” 构成，如“国办发200074号”。发文机关代字要简明、规范，一经确定，应固 定使用。一

6、件公文只有一个发文字号。联合行文时 ，只标注主办机关的发文字号；年份用阿拉伯数码 写全，不可省略。后面不加“年”字，外加六角括号 ，如XXXX；序号也用阿拉伯数码，不编 虚位（即1不编为001），前面不加“第”字。发文字号之下四毫米处，是一条与版心等宽的红 色反线。 Date10应用文（五）（六）签发人签发人，是指代表机关或部门的领导人。签发是形成文件的最 后一个关键环节。文件经过领导人核准签发即可生效。签发人对文 件从政治到文字都负有完全责任。签发是领导人履行职权的一种形 式。因此，签发人只是对本身领导职权范围内的有关文件才有权签 发，不得越权。签发文件应写上自己的姓名。并注明日期。签发文件

7、一般有两种形式，一是签在定稿原件上，一是签在发 文的落款处。文件的法定签发人因公外出，可以授权或委托其他负 责人代行签发。对某些重要文件。一般要经过集体讨论通过，然后 由主要负责人签发。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发 文字号居左空一字，签发人居右空一字。“签发人”三字后标冒号， 冒号后标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行；其他签发 人姓名，从第二行起在主办单位签发人姓名之下，按发文机关顺序 依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人处在同 一行，并使红色反线与之距离四毫米。 Date11应用文（五）二、主 体（一）公文标题公文标题，是指

8、某一公文主题的概括性 名称，一般由“发文机关+内容+文种”三部分 组成，可分一行或多行居中排列；回行时， 要做到词意完整，排列对称，间距恰当。有文头的公文，标题中可省略发文机关 ；联合行文，应把主办机关排列在前。公文标题中，除法规、规章名称加书名 号外，一般不用标点符号。 Date12应用文（五）（二）主送机关主送机关，是指收受公文并对公文负主 办或答复责任的机关的全称。除普发性文件 外，一般一份文件只能选择一个主送机关。 主送机关名称后标冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能 显示正文时，应将主送机关名称移至版记中 的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送 。 Date13应用文（五）（三）

9、公文正文公文正文，是公文的主体部分。其作用 在于阐述公文的内容，表达发文意图。正文 大致分三个部分：开头部分，往往交代发文 的缘由；中间部分，表述公文的主要内容； 结尾部分，一般是根据发文机关的意见和要 求，写一个简短的结语，或者根据文种的程 式要求，写一个常规的尾语。公文正文在主送机关下一行，每自然段 左空两字，回行顶格；数字、年份不能回行 。 Date14应用文（五）（四）附件附件，是指随文件发送的其他公文或材 料。有一类附件与公文正件具有同等效力， 其作用在于进一步补充和完善公文正件的内 容；另一类附件不具备现实执行效用，只为 受文者正确理解和执行公文正件提供参考。 因此，“附件”只是一

10、种处理形式，并不意味 着附件不重要。公文如有附件，在正文下空一行空两字标 识“附件”，后标冒号和名称。附件如有序 号使用阿拉伯数码（如“附件：1 XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。 Date15应用文（五）（五）印章印章，是指加盖公章。印章是机关权力的象征，加盖印章是公文 生效的凭据。除会议纪要外，其他公文均需加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只写成文日期 。成文日期右空四字；加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中 压成文日期，印章用红色。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空七 字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。两 印章间互不相

11、交或相切，相距不超过3毫米。当联合行文需加盖三个以上印章时，为防止出现空白印章，应将 各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并 使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排三个印 章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排 列；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空两字写成 文日期。务使印章与正文同处一面（页），不得采取标识“此页无正文” 的方法解决。 Date16应用文（五）（六）成文时间成文时间，是指形成公文的确切时间， 用以表明公文生效的日期。单独行文，以领 导人的签发日期为准；联合行文，以最后签 发机关领导人的签发日期为准；电报，以发

12、出日期为准；经会议讨论通过的公文，以会 议通过日期为准。成文时间用汉字将年、月、日标全；“ 零”写为“O”。 Date17应用文（五）（七）附注附注，是指正文的某些内容或有关事项 、要求的注解与说明。对一些不便在正文中 直接解释、说明的名词术语或公文的阅读范 围、使用方法等，通常置于附注中加以解释 。其作用在于简化正文，便于阅读。公文如有附注，后左空两字加圆括号标 识在成文日期下一行。 Date18应用文（五）三、版 记 （一）主题词主题词，是指用以揭示公文主要内容和 归属类别的并经规范化处理的词语。主题词 的作用在于表现公文主题的核心内容，为主 题检索法的运用提供检索标识。各类文件均 应标注

13、主题词。 Date19应用文（五）国务院办公厅秘书局于1994年6月1日起，启用新修订的国务院 公文主题词表（见附录五）。该词表共由15类1000个主题词组成 ，分为主表和附表两大部分。该词表分为三个层次，第一层是对主 题词区域的分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等；第二层是类 别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工 业”。“交通”、“能源” 和“邮电” 等；第三层是类属词，如“邮电” 类 中的“通信”。“电信”、“邮政”、“网络” 和“数据” 等。第二层和第 三层统称为主题词，用于文件的标引。一份文件的标引，最多不超过五个主题词，词目之间空一字， 不用标点符号；标引

14、顺序是先标类别词，再标类属词；在标类属词 时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词（即文种） 。如国务院关于加强水土保持工作的通知，先标类别词“农业” ，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。当词表中找不到准确反映文件主题内容的类属词时，可只在类 别词中选择适当的词标引。 Date20应用文（五）（二）抄送机关抄送机关，是指收受公文且只需了解公 文内容而不需要承办或负答复责任的机关。 其目的是使这些机关了解公文内容，在必要 时给予指导和配合。公文如有抄送机关，在主题词下一行， 左右各空一字，在“抄送”二字后加冒号； 抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的 抄送机关对齐；在最后一个抄

15、送机关后标句 号。 Date21应用文（五）（三）印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关时在主 题词之下）占一行位置；印发机关左空一字 ，印发日期右空一字。印发日期以公文付印 的日期为准，用阿拉伯数码标识。（四）版记的位置版记应置于公文最后一面，版记的最后 一个要素置于最后一行。 Date22应用文（五）四、公文行文的主要规则在国家行政公文处理办法中，有如下规定：O行文应当确有必要，注重效用。O行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越 级请示和报告。各部了依据部门职权可以相互行文和向下一级政 府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和 答复问题、审批事项外，一般不得向下一

16、级政府正式行文 。 部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。O同级政府。同级政府各部门、上级政府部门与下一级 政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合 行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 ；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也 可以联合行文。Date23应用文（五）O属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或 联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的 事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政 府同意。O属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送 主管部门处理。O部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行 文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。O向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直 接上级机关。O“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要 同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级 机关。“报告”不得夹带请示事项。 Date24应用文（五）O除上级机关负责人直接交办的事项外， 不得以机关名义向上级机关负责人报送“请