公文写作、公文规范课件3

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1、公文格式与写作第一章 本次培训的主要目的 第一，公文成为各部门、公司对外的主要交流媒介,了解和 掌握公文写作非常必要； 第二，鉴于目前部分人员不能正确、准确拟写公文，公文 格式、文种辨析与拟写不准确。 第三，引导大家形成良好的行文习惯。 第四，鉴于共同进步的需要。 定义：公务文书分为公文和其他公务文 书。公文是指法定组织在其公务活动中 所形成的、具有法定效力和规范提示的 、对外发出的公务文书。 其他公务文书：不具有法定效力，或无 规范体式，或不对外发出，仅供单位内 部使用或留存的：如调查报告、简报、 会议记录、大事记。 按照公文的流向分发出公文、收来公文 和内部公文。 按照行文关系划分为上行文

2、、平行文和 下行文。上行文指在特定的业务范围内 受其职权管理的高级别机关的行文。上 行文又可分为逐级上行文、多级上行文 、越级上行文。文种有报告、请示、意 见、函。 平行文。平行文即平行机关和单位之间 ，或者既不隶属、又无职权上的管理与 被管理关系的、级别不相等的机关或单 位之间的行文。 具体文种有意见、通知、函、会议纪要 等。 下行文：下行文即向具有隶属关系，或 虽无隶属关系，但在特定的业务范围内 受本机关职权管理的次级机关的行文。 下行文可分为逐级下行文、多级下行文 和直达到底下行文。文种有命令、决定 、决议、意见、通知、通报、批复、会 议纪要。 党的机关公文种类主要有：决议、决定 、指示

3、、意见、通知、通报、公报、报 告、请示、批复、条例、规定、函、会 议纪要。(带有颜色的是党的机关特有的 ） 行政机关除上述九项文种外，行政机关 还有命令、公告、通告、议案。 指示：用于对下级机关布置工作，提出 开展工作的原则和要求。 意见：用于对重要问题提出见解和处理 办法。 通报：用于表彰先进、批评错误、反映重要情 况，传达重要精神、交流重要情况。 公报：用于公开发布重要决定或重大事件。 报告：用于对上级机关汇报工作、反映情况、 提出建议，答复上级机关的询问。 请示：用于上级机关请求指示、批准。 条例：规范行为的规章制度。 规定：对特定范围内的工作和事务制定具有约 束力的行为规范。 函：用于

4、机关之间商洽工作、询问和答复问题 ，无隶属关系请求批准等。 党的机关公文种类主要有：决议、决定 、指示、意见、通知、通报、公报、报 告、请示、批复、条例、规定、函、会 议纪要。(带有颜色的是党的机关特有的 ） 行政机关除上述九项文种外，行政机关 还有命令、公告、通告、议案。 指示：用于对下级机关布置工作，提出 开展工作的原则和要求。 意见：用于对重要问题提出见解和处理 办法。 误区：没有申请文种，发言稿等不属于 公文。 公文的特点(简洁、美观、庄重、严肃）公文具有法定的权威性和行政约束力；公文的文体具有严肃庄重性；公文具有特定的写作格式；公文具有广泛使用性制发公文的一般程序制发公文的一般程序拟

5、稿 会商 审核 签发 复核 发文注册 缮印、校对 用印 发文并登记 归卷备查第一道检验 工序第二道检验 工序第三道检验 工序第四道检验 工序 拟稿拟稿：把领导人或者单位的发文意图条理化、书面化的过程， 这是整个发文最为关键的环节（拟稿人自己要多检查几遍）。 会商会商：就一些发文的关键和细节问题与相关人员协商（准确性 ，同时也是秘书集智，避免出现专业问题的一种有效手段）。 审核审核：由秘书部门负责人或单位领导人对拟好的文稿进行审核 、修改和梳理，这是发文的基本准备之一。 签发：由单位领导人签写发文具体意见，签发人对文稿的内容 和行政效力负责（紧急文件处理情况，向部门负责人请示）。 复核复核：公文

6、正式印制前，秘书部门应当进行复核。重点看审核 、签发手续是否齐全，附件是否齐全，格式是否统一，再次对文 件的文理、语句、标点、错别字进行审核。 发文注册：为文件编写、登记发文字号，确定印制数量、发送 范围、机密文件、编写公文份数序号。 缮印、校对；用印（印章管理）；发文并登记；归卷备 查。第二节 公文格式方面存在的常见通病第二节 公文格式方面存在的常见通病公文区别于其他文体的标志之一，就是有严格的格式要求 ，任何单位和个人都不能标新立异。 1、文头纸（发文机关标识）已确定的情况下，发文字号上的编制错误。文头纸（发文机关标识）已确定的情况下，发文字号上的编制错误。 发文字号按顺序由发文机关代字、

7、年份、发文序号发文机关代字、年份、发文序号组成。 控股集团公司代字为“鄂司”、产业集团的代字为“鄂绒”、“鄂电冶” 、“鄂电”、“鄂冶”、“鄂煤”、“鄂化”、“鄂置”；发文号发文号由各发文机 关分别按序排定。各产业集团公司行文时，发文字号规范为“鄂司 发号”，产业集团党委行文时，发文字号规范为“鄂党 发号”，如“鄂电司发20061号”、“鄂电党发2006 1号”；各产业集团职能部门在行文时，发文字号规范为“鄂字 号，如鄂电财字20061号；产业集团所属已经工商行政 部门核准注册的企业可独立行文，发文字号为司发 号，如东昊司发20061号。 2、发文字号的具体格式的错误：发文机关标识、字体（3号

8、仿宋体字）、年份、序号（阿拉伯数字，不编虚位即1不编为001，不加“第”字）、括号（六角括号 ）案例一 案例一 3、签发人：上行文不标明签发人，字体和空格也错误。 （下行文可标明也可不标明签发人，但上行文要标明签发人， “签发人”3号仿宋体，后用全角冒号，签发人姓名全称用“3号楷体字”标出。）案例二案例二 4、“签发人”与“发文字号”不对称，空格错误。（发文字号居左空一格，签发人姓名居右空一格。）实例三实例三 5、主送机关是“控股集团”，版记部分又抄报“电冶公 司”，隶属关系大小不分。实例四实例四 6、绝大部分问题主要出现在：附件、附注、印章以及“ 版记”部分：主题词的提取、抄报机关、抄送机关

9、等。 实例五实例五 7、结构层次序数错误：第一层次为“一 、”，第二层次“（一）”第三层次为“1、” ，第四层次为“”。错误的标识“（一） 、”“1）”“一）” 。友情提示：在排版的 时候最好不要使用自动编号工具，给统 一公文格式造成了困难。实例枚举一实例枚举一3号仿宋体， 年份要用六角 括号标识会议 纪要 发文 机关 标识用红色小标宋体字，字号由发文 机关自定。会议纪要不加盖印章 ，不标识主送机关。 发文机关全称下4mm处为一 条 武文线(上粗下细)，距下页边 20mm处为一条文武线(上细下粗 )，两条线长均为170mm。 实 例 枚 举 二“签发人”要用3 号仿宋体，后用 全角冒号，签发

10、人姓名全称用“3 号楷体”标出。实例枚举三发文字号居左空一发文字号居左空一 格，签发人姓名居格，签发人姓名居 右空一格右空一格( (美观美观) )。有。有 多个签发人时多个签发人时，按，按 发文发文机关顺序机关顺序依次依次 排列，下移红色反排列，下移红色反 线，线，发文字号与最发文字号与最 后一个签发人对齐后一个签发人对齐 。实 例 枚 举 四隶属关 系不匹 配隶属关系不 匹配实例枚举五无主题词？抄送：应该左 右各空1字。实 例 枚 举 六制度办法一般不作 为红头文件的正文 下发，以附件的名 义下发。（一）指定项目（必须填写的项目）：发文机关版头、 发文字号、公文标题、正文、生效标识、成文时间

11、、 页码。 （二）选择项目（根据文种、规定选择填写）：签发 人、题注、主送机关、附件说明、注释、抄送机关等 。 （三）文件格式：公文的各要素划分为眉首、主体、 版记三部分。 眉首：公文首页红色反线以上的各要素统称眉首； 主体：置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的 各要素统称主体； 版记：置于主题词及其以下的各要素统称版记。第二章 公文的格式（续）(1)眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和 保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字 号、签发人等项。(2)主体部分包括公文标题、主送机关、公文 正文、附件、成文时间、印章、附注等项。(3)版记部分包括主题词、抄送单位、印发机 关和印发日期等

12、项. 一、公文的书面格式结构说明眉首主体版记XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX抄送：二六年九月XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX根据控股集团抄送：报告眉首部分（份号） 份号、保密等级和期限、紧急程度、发文机 关标识、发文字号、签发人，位于公文首页 红色反线上方。 （一）份号：将同一文稿印制若干份时每份 公文的顺

13、序编号。用阿拉伯数码顶格标识在 版心左上角第l行。带有密级的公文要编制份 数序号。如考虑有的公文的特殊情况，不带 密级的公文也可编份数序号，以便准确掌握 公文的印制份数和分发范围 。 眉首部分（秘密等级和保密期限） （二）秘密等级和保密期限（二）秘密等级和保密期限 3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l 行，两字之间空l字；（等级有：绝密、 机密、秘密等） 如需同时标识秘密等级和保密期限，用3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行 ，秘密等级和保密期限之间用“”隔开 。 份号 ：左 上角第一行 ，顶格右上角第一行， 顶格，3号黑体 ，空一字 “” 右上角第一行，顶 格，3号黑体 ，保 密等级和期

14、限间隔 。眉首部分（紧急程度） （三）紧急程度 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标 识在版心右上角第1行，两字之间空1字； （特急、急件、限时送达等） 如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密 等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程 度顶格标识在版心右上角第2行。 眉首部分（发文机关标识） （四）发文机关标识 发文机关用来制发正式文件时使用的具有固 定版式的标识。发文机关即制发公文的单位 ，必须标注。 发文机关常用红色字体印刷，俗称“红头”， 字体为长宋体。 字体 长宋体。 大小： 22mm55mm 约为初号字 平行文平行文和和下行文下行文发文机关标识位置发文机关标识位置上行文上行文发文机关标

15、识位置发文机关标识位置会议 纪要 发文 机关 标识发文机关名称上 边缘距上页边的 距离为30mm。用红色小标宋体字，字号由发文 机关自定。会议纪要不加盖印章 ，不标识主送机关。 发文机关全称下4mm处为一 条 武文线(上粗下细)，距下页边 20mm处为一条文武线(上细下粗 )，两条线长均为170mm。 公文首页必须显 示正文，如发文 机关过多，只能 挤发文机关，不 能挤正文，可将 发文机关字号缩 小，行距缩小， 直至保证公文首 页显示正文为止 。多个发文机关共 同行文时，位置 ：上下居中 鄂司眉首部分（ 发文字号） （五）发文字号： 包括发文机关代字、年份和 序号。联合行文时只标识主 办机关的发文字号。 发文机关标识下空2行，用3 号仿宋体，居中排布；年份 、序号阿拉伯数字标识，年 份要标全称，用六角括号括 入，序号不设虚位。居中 机 关 代 字 年 份序 号 六角括号 眉首部分（签发人） （六）签发人： 代表发文机关核准并签发公文文稿的领导人姓 名，签发人和会签人（联合行文）的姓名，是 公文生效并对其内容负责的标志。 一般公文不必有签发人，上行文中必须标明； “请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话 。 签发人：平行排列于发文 字号右侧 ，签发人用3号 仿宋体字，签发人后标全 角冒号，冒号后用3号楷 体字标识签发人姓名。 居左空1字 居右空1字 会