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1、数字化校园背景下的集约化设备采购管理研究摘要： 近年来，高校规模不断扩大，教学、科研设备需求急速增加，高校设备采购以传统的手工管理方式很难适应新形势的发展要求。本文阐述了通过基于数字化校园的高校设备采购管理系统的应用，提高了设备采购的管理效率，加强了对设备采购过程的监督监管，实现了高校设备采购的集约化管理。关键字： 数字化校园；设备采购；过程管理；查询统计随着高等教育事业的发展，招生规模不断扩大，高校对教学、 科研设备的投入大幅增加，高校设备采购量也成倍增加。设备采购是一项复杂的工作，包括预算管理、计划制定、 采购执行、合同签订、设备验收、后期付款等一系列过程，这一过程中涉及各学院、相关经费主
2、管处室、实验室与设备管理处、财务处等部门，需要严格规范的操作流程，同时需要收集统计大量的数据， 并及时了解设备采购的状态。传统的手工管理方式很难适应新形势的发展需求，难以全面把握整个采购流程，也难以提高采购效率。如何适应高等教育新形势对采购管理提出的新要求， 突破传统采购工作遇到的低效率的瓶颈，已成为当前高校采购工作需要解决的新问题。一、新形势对当前采购管理提出的新要求1采购业务流程的规范化目前高校设备采购规模不断扩大，资金投入量大幅增加，设备采购管理工作也亟待进一步加强。为确保采购工作有序进行，不断完善各项采购制度，规范采购业务的整个流程，是迫切需要改善的关键问题，也是做好设备采购工作的根本
3、保障。健全的制度， 规范的流程不仅可以有效提高资金的使用效益，还能保证从源头上遏制腐败。在具体操作上， 需总揽全局，规范采购链条的各个阶段并按照采购业务流程，明确分工、，责任到人，合理划分不相融职务，如采购与经费管理分离，采购与验收分离等，从而形成有效的监督机制，增强采购透明度，真正达到规范采购工作的目标。2采购信息管理的一体化采购工作涉及的各个环节，例如采购计划、采购执行、采购合同等会产生大量的数据，并且每个环节的数据都是紧密相连的，各环节单机管理难免会发生数据丢失和不准确。因此，从采购信息管理的一体化目标出发，充分利用信息化管理的优势，保障数据的安全性，避免数据的重复录入，也已成为新形势下
4、高校管理对采购工作的新要求。3采购管理的网络化趋势目前数字化校园大力推行，高等教育管理的各项工作都已逐渐纳入到数字化校园建设的框架中， 通过基于校园网的数据库系统连成管理网络，为教学和科研提供更加人性化的便捷服务。为此，采购管理系统若能通过嵌入教师办公系统（OA ）的方式集成于校园门户信息平台中， 使得教师能够通过登录个人账户进入采购系统办理相关业务，将会对设备采购管理产生节约采购审批时间，提高采购效率的益处。因此，对设备采购工作进行网络化管理，也是新形势对采购管理提出的重要需求。二、基于数字化校园的高校设备采购管理系统的设计及建设意义对于新形式下高等教育管理对采购工作提出的新要求，各高校都已
5、开始探索有效的解决方案。 根据我校的探索实践，通过设计高校设备采购管理方案，再基于数字化校园网络，建设高校设备采购管理系统是一条有效的解决途径。1高校设备采购管理系统的设计仪器设备采购的工作流程涉及学校各学院、处室、采购部门、 校领导等相关人员，系统应根据实际工作，设置不同角色的管理权限和操作权限，让不同的用户进入系统后，处理自己相关操作。 在系统中还应详细记录用户的操作日志，以方便查证。 根据我校实际工作需要，系统内建立专家信息库，用于设备采购论证和招标评标工作，并实现随机抽取专家的功能。同时系统还应提供强大的查询与统计功能，查询采购申请、计划、合同和支付情况，统计各类政府采购报表。2高校设
6、备采购管理系统建设的意义使用本系统的主要用户是教师和设备采购人员。对于申请采购设备的教师，以前必须填写纸质的设备采购申请，经过学院或处室负责人审批，经费主管部门审批，申请经费达到规定数额的，还要主管校长审批，才能执行采购，签字审批时间漫长，大大延长了采购时间。通过使用本系统，教师只需登录校园网，进入采购管理系统，填写采购申请，保存并提交。申请单自动流转到下一环节，等待各级管理者审批。各级管理者同样通过本系统完成相关审批操作，从而缩短了审批申请的时间。对于设备采购人员，以前需手工将采购计划、执行结果、 采购合同录入电脑，不同业务操作人员进行单机管理，部分数据重复录入，不仅加大了工作量，也无法保证
7、数据的唯一性和准确性。 基于数字化校园的采购管理系统，可以有效解决这个问题。用户在系统中提交的采购申请经过审批后，生成采购计划流转到设备采购部门。采购人员将采购执行结果、合同信息通过系统录入，避免了数据的重复维护，从很大程度上提高了高校设备采购管理工作的质量和效率。总而言之， 通过基于数字化校园的集约化高校设备采购管理系统的应用，能够实现设备采购的过程管理、合同管理、支付管理、设备采购的状态查询和各类数据的统计，可以极大的提高采购工作效率和质量，加强对设备采购过程的监督监管，实现高校设备采购的集约化管理。三、基于数字化校园的高校设备采购管理系统建设基于数字化校园的高校设备采购管理系统通过与数字
8、化校园和人事信息管理系统对接，实现人事和部门信息的完全同步，有效管理仪器设备采购的全过程，能及时查询采购计划和设备采购的状态，统计设备采购相关信息。设备采购流程设计如图1 所示。图 1 设备采购流程图1以便捷适用为标准，进行基础设置在设计过程中，系统遵守便捷适用的标准，进行基础设置。首先，采购人员可以有效管理供应商的相关信息，包括所属地区、联系方式、主要经营产品范围等，便于进行设备市场调研和采购合同管理。其次， 采购人员可以维护专家库详细信息，实现专家在线论证采购计划，记录专家评审意见；也可以实现随机抽取专家功能，参与招标评标工作，避免了人为选择评标专家，真正做到公开、公平、公正的评标原则。与
9、此同时， 采购人员还可以维护采购申请中的采购目录，采购过程中可供选择的采购方式，用于采购执行打包的采购标号，经费的设置等。经费设置分为校级经费和院（处）级经费两种。 校级经费的审批分为两级管理，即申请审批主管部门和经费主管部门不相同，采购申请需经过两级审批才能通过。院（处）级经费的审批为一级管理，即申请审批主管部门和经费主管部门相同，采购申请只需一级审批即可通过。经费设置要根据实际情况来操作。2以提高采购效率为原则，规范采购过程设备处审核填写采购申请院（部）负责人审批经费主管部门审批通过通过退回提交退回校长审批科 研 经 费 大 于 5 万 , 其他经费大于 1万随机专家审核采购执行退回退回否
10、是退回通过通过通过确定采购方式采购合同管理采购支付管理 采购过程管理系统本着提高采购效率，减少审批时间的原则，通过程序实现采购过程的规范管理。各级领导审批采购申请，均在网络上进行操作，不受办公地点和办公时间的限制，真正实现了无纸化办公，流水式作业的水平，业务操作流程规范化，一体化，节约了审批时间，大大提高了采购工作效率。申请人可以进行采购信息的增加、修改、查看、删除等操作，一旦提交采购申请就不能再修改。院（处）负责人对本部门人员提交的采购申请进行审核，通过则流转至经费主管部门审批，若使用院 （处） 经费且未达到主管校长审批的额度则直接流转至采购环节。 若使用校级经费提交的采购申请需经费主管部门
11、审核，通过且未达到主管校长审批的额度则流转至采购环节。主管校长审批达到规定数额的采购申请，通过则流转至采购环节。采购人员根据申请设备的金额、种类等，建议采购方式。设备管理部门随机抽取专家，对申请设备进行论证，通过则流转至采购部门主管审批。采购部门主管审核采购申请，通过则执行采购。 以上各步审批若不通过则直接退回至申请人，重新修改后可再次提交。采购人员根据采购方式和设备种类进行打包执行，并将执行结果录入系统。采购全过程的相关信息都永久的记录在系统中，可随时查阅、调用，便于对采购过程的监督监管。 采购合同管理采购人员对已执行的采购信息进行合同管理，将合同的基本信息包括合同编号、合同名称、签订日期、
12、 供应商等录入系统，并生成固定资产验收单导入固定资产系统。通过采购系统对采购合同进行管理，可以规范合同签订过程，保证合同信息的准确性和及时性。 采购支付管理采购支付管理人员可以记录采购支付的进度。各级领导可以网络监管大额经费的使用情况。采购申请人在系统中提交采购支付申请，由采购部门主管审批，金额超过五万元的申请，需要审计处、财务处、主管校领导、校长逐级审批，通过后即可完成支付。 查询与统计查询与统计实现了对采购申请、计划、合同、支付的执行情况查询功能，可以以单条件或组合条件进行查询。同时用户可以跟踪查询个人申请的即时状态，掌握设备采购进度。3以明确分工为准则，进行系统设置为了规范采购工作的相关
13、操作，系统本着明确分工的准则进行系统设置。系统设置包含两个部分： 用户权限设置和系统设置。用户权限设置包括操作权限、管理权限和经费权限的设置，可以实现动态、灵活的权限分配，使不同用户进入系统后只专注于自己相应的业务。其中操作权限设置可以对申请人、各级审批人、 采购执行人及管理员分配相应的功能模块权限；管理权限设置可以对使用系统的各类人员设置相应的管理范围；经费权限可以设置经费审批人员对应经费的审批权限。系统设置包括系统数据的备份、还原、 操作日志的查询管理等，保证系统的安全性和运行效率。四、结语本系统的建立， 实现了设备采购过程的信息化管理，大大提高了采购效率，缩短了采购时间， 强化了资产管理
14、。系统提供的各种查询统计功能，规范了采购数据信息，便于完成各类报表和数据统计分析。同时用户可全面掌握采购进度，提高了设备采购过程的透明度和工作效率。 本系统的应用提高了设备采购的管理效率，加强了对设备采购过程的监督监管，实现了高校设备采购的集约化管理。但系统还有一些方面需要进一步改进，例如实现设备网络验收， 供应商服务质量网络调查、仪器设备网络展示等。在日后的工作实践中，我们将不断对系统进行完善与改进，为我校教学和科研活动提供更加优质的服务。参考文献1 田传军仪器设备经费与采购管理系统的设计与实现J 实验室研究与探索， 2010，29(11)：351-353 2 李军基于网络环境下的高校设备采购管理系统设计与实现J咸宁学院学报，2009，29(3)：51-53 3 闵林，郭拯危，赵瑾高校仪器设备采购过程管理系统J实验室研究与探索，2003，22(5)：145-146 4 季立光高等院校仪器设备采购工作的规范化管理J实验技术与管理，2007，24(3)：151-154 5 卞晶基于经费控制的设备采购管理系统实现J中山大学学报（自然科学版），2009，48(增刊 )：204-206 6 张以科，田传军，何广坚等经费与采购管理系统的管理效能研究J实验技术与管理， 2011，28(12)：200-202
