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1、2.提出不合格项审核员归纳了观察结果，确认需要向受审核方提出不 合格项时，可用下面的不合格项报告表提出，具体不合 格项的内容填在该表的“观察结果”栏中。不合格现象的 描述： 描述要点：严格依据客观证据；所引用的证据可以追溯；对不合格现象的描述事实确凿,语言简练、易懂 ；结论准确，指明违反的文件及条文的规定。 不合格的描述方式：观察到的事实的陈述；发生的地点；当事人（可记录职务，工作岗位）； 不合格想象涉及的文件号、产品批号 、设备编号、工位编号等；四、认可不合格项审核员依据于客观证据而提出的不合格项，应由受审核方认可。1.确定不合格的原则(1)严格依据客观证据(2)有争议的问题可进行重新确认或
2、审核组长决定。 2.认可不合格项的部门和人员认可不合格项的部门应是该不合格项的责任部门。认可该不合格项的人员可以是：(1)该不合格项的直接责任人员;(2)受审核方派出陪同审核的人员,目击了不合格的事实;(3)受审核方的负责人。认可不合格项的方式是在审核员开列的不合格项报告表(见前页)中的观察结果栏签字。3.认可不合格项时可能遇到的情况在内部审核实践中，当审核员要求受审核方认可不 合格项时，可能会有些阻力，大体上可能遇到的情况有4种 。(1)不肯认可遇到这种情况时,审核员必须列出或示出确认它是 不合格的事实证据以及解释不合格的理由,若工作人中不 肯认可时,可由审核员向受审核方负责人举证,说明不合
3、 格的事实,由受审核方的负责人认可。(2)推给别人遇到这种情况时,受审核方人员大多强调引起不合格的 原因,是因为别的部门(或人员)的原因造成了不合格.这时 审核员只要求认可发现的不合格结果,至于原因分析,是 后一步的事。(3)怕承担责任有时不合格事实的责任人员由于怕承担责任(可能还引 致经济处罚)而不肯认可不合格项.从内部审核的目的来 说,通过审核,发现问题,自我纠正,使体系自我完善.因此暴 露问题,解决问题乃是一个进步,因此内审切莫与日常质 量考核混为一谈,以消除顾虑,使责任人员实事求是地认 可不合格项,从而纠正不合格项。(4)对不合格项有争议如果遇到这一情况，审核员首先问一下自已，“我下
4、这个不合格项的结论，事实依据充分吗？”“说它不合格 的理由充分吗？”，如果审核员确认是不合格项时，内审 员可以向审核组长报告，由审核组长再次确认是不合格 项，然后再向受审核方指出，并要求确认。第四节 末次会议 现场审核结束，当与受审方沟通，对不合格项达成共识 后，即可召开末次会议。 末次会议的主持人，出席者和签到、记录、时间等要求 同首次会议。 末次会议由审核组长报告审核情况，对体系运行情况进 行综合评价，报告不合格项，并强调抽样的风险和整改 的要求。第五节 审核报告审核组长一般在现场审核一周之内完成正式的书面 审核报告，经管理者代表批准后分发。 1.审核组的审核报告 审核组长收到各审核员开出
5、的不合格项报告表后， 由审核组长（或者他指定的人员）负责撰写审核组的审 核报告。 审核报告应如实地反映本次体系审核的做法、经过 、观察结果和结论。审核报告由审核组长签发，并对审 核报告的准确性、完整性负责。2、审核报告的内容包括：(1)本次审核的范围、主要内容和依据的标准、文件；(2)简述审核实施的情况（日期、部门、联系人、审核 员等）；(3)按不合格项的严重程度，提出不合格项的判定意见 。在审核报告中，一般主要提重要的不合格项；(4)前次审核后纠正措施的执行情况及效果（首次审核 无）；(5) 质量体系及其要素的符合性、有效性的结论及今后 行动建议。上述内容的报告文字不宜过长，因为报告还有若干不 合格项报告表作为附件。 3、在提交审核报告时，附件不合格项报告 只填写到“拟纠正措施”栏即可。审核报告的分发 审核组的审核报告及其附件不合格项报 告表的正本,由审核组长交管理者代表,由 管理者代表交最高管理者,作为管理评审的 输入. 审核报告的副本及有关的附件(不是全部) 副本交受审核方负责人,以便分析产生不合 格项的原因,进而针对原因采取可行的纠正 措施.
