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1、如何组织会议如何组织会议实践与技巧实践与技巧主要内容主要内容一、会议准备一、会议准备 二、参加会议二、参加会议 三、会议的组织三、会议的组织 四、会议后的工作四、会议后的工作 五、群体、班组和会议的关系五、群体、班组和会议的关系 淘课网-中国领先的管理培训网站（） 15万份培训资料任你下载【例子例子】：总裁办公会怎能这样开？：总裁办公会怎能这样开？开会于中国好比是骑自行车，全球数开会于中国好比是骑自行车，全球数 量最多，水平却极差。在我们全力以赴开量最多，水平却极差。在我们全力以赴开 各种名目的会议前，为什么就不能抽空想各种名目的会议前，为什么就不能抽空想 想：一个好会到底应该怎么开？想：一个
2、好会到底应该怎么开？ 摘自摘自中外管理中外管理 9/2000 9/2000，作者：石言，作者：石言我是一家国有企业的会议秘书，目睹了一些经 理人开办公会时的种种不妥、不明智、不合理之处 ，这里作一些列举以引起企业管理者的警醒。1 会议太多，开了许多不必要的会。 2 参加会议的部门和人员过多，相当一部分参会的部门和人员并非十分必要。 3 会前不提前下发会议文件，到会上再临时发材料。 4 会议讨论时不控制议题范围和方向，随波逐流，大放其羊。 5 会前不与参会的副手沟通，致使会上当场出现严重意见分歧。 6 经理人不及时和正确地做出决定，使会议没有成果。 五种会议种类五种会议种类n n谈判会议谈判会议
3、n n报告会议报告会议n n解决问题会议解决问题会议n n制定决策会议制定决策会议n n收集和交换意见会议收集和交换意见会议淘课网-中国领先的管理培训网站（） 15万份培训资料任你下载会议筹备和组织过程会议筹备和组织过程明确会议目的明确与会者及其角色制定会议计划实施会议议程明确会议目的明确会议目的决定会议是否召开的四条指针：决定会议是否召开的四条指针：n n信息共享信息共享n n动员激励动员激励n n信息传播信息传播n n解决问题和制定决策解决问题和制定决策与会者的角色与会者的角色一些观察者已经指出，人们在会议上扮演一系列的角色：一些观察者已经指出，人们在会议上扮演一系列的角色：开玩笑者开玩笑
4、者试图打破坚冰或设置伪装钓饵；试图打破坚冰或设置伪装钓饵； 守门人守门人（并不总是领导者）（并不总是领导者）试图把议题局限于议程上；试图把议题局限于议程上； 恶意的鼓动家恶意的鼓动家经常反对即将达成的一致意见；经常反对即将达成的一致意见； 议程制订者议程制订者把思想、观点、议题及新的提议置于日程表中；把思想、观点、议题及新的提议置于日程表中； 反对者反对者寻找与他自己不同观点的疵漏或者坦率地反对提议；寻找与他自己不同观点的疵漏或者坦率地反对提议； 啦啦队长啦啦队长注重任何进展；注重任何进展； 倡导者倡导者认为他需要提出一个特别重要的提议；认为他需要提出一个特别重要的提议； 提问者提问者问一些重
5、要的问题，但有时是乏味的细节问题问一些重要的问题，但有时是乏味的细节问题 ； 看着钟点等待会议结束的人看着钟点等待会议结束的人试图把要讨论的问题试图把要讨论的问题一一 列出并且敦促及早闭幕；列出并且敦促及早闭幕； 支持者支持者支持最后一个人的观点；支持最后一个人的观点； 重复者重复者一次又一次提出同一观点；一次又一次提出同一观点； 附和者附和者以一种更可被接受的方式重复他人的话。以一种更可被接受的方式重复他人的话。确定与会者及其角色确定与会者及其角色n n与会者的构成与结构与会者的构成与结构n n与会者的角色职责与会者的角色职责与会成员的构成上，考虑三个因素：与会成员的构成上，考虑三个因素：n
6、 n同质性与异质性的平衡同质性与异质性的平衡n n竞争性与合作型的平衡竞争性与合作型的平衡n n任务导向与过程导向的平衡任务导向与过程导向的平衡淘课网-中国领先的管理培训网站（） 15万份培训资料任你下载参考会议规模参考会议规模会议目的会议目的 参考与会人数参考与会人数n n决策制定和关键问题解决决策制定和关键问题解决 5 5n n问题识别或头脑风暴问题识别或头脑风暴 1010n n研讨会和培训班研讨会和培训班 1515n n信息研讨会信息研讨会 3030n n正式报告会正式报告会 不限不限与会者角色职责与会者角色职责与会者一般分为三类人：与会者一般分为三类人：n n会议主席会议主席n n会议
7、成员会议成员n n会议工作人员会议工作人员淘课网-中国领先的管理培训网站（） 15万份培训资料任你下载会议主席的类型和职责会议主席的类型和职责n n例子：先看下面两种情形例子：先看下面两种情形n n情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司宗情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司宗 经理担任会议主席。会议中，负责市场的副总提出，明年公经理担任会议主席。会议中，负责市场的副总提出，明年公 司的营销重点应从司的营销重点应从“ “以巩固国内市场为主以巩固国内市场为主” ”转向转向“ “以国际市场为以国际市场为 主主” ”。但负责市场营销的部门经理们反对，认为国内市场潜力。但负责市
8、场营销的部门经理们反对，认为国内市场潜力 还很大，而且资金压力也很大还很大，而且资金压力也很大双方争执很大。如果你是双方争执很大。如果你是 会议主席，怎么办？会议主席，怎么办？n n情形二：某高校会议室正召开情形二：某高校会议室正召开“ “2121世纪古里学发展趋势研讨会世纪古里学发展趋势研讨会” ” ，会议期间，就，会议期间，就MBAMBA交易打发展方向问题，提出了不同的看交易打发展方向问题，提出了不同的看 法，有的认为应以案例讨论为主，有的认为以理论休养为主法，有的认为应以案例讨论为主，有的认为以理论休养为主 ，有的认为应像哈佛那样采用大量案例教学，甚至取消传统，有的认为应像哈佛那样采用大
9、量案例教学，甚至取消传统 教师教学的形式教师教学的形式眼看讨论时间快接近尾声，但与会代表眼看讨论时间快接近尾声，但与会代表 仍然意犹未尽，很难仍然意犹未尽，很难“ “刹车刹车” ”。如果你是主席，怎么办？。如果你是主席，怎么办？会议主席的职责会议主席的职责一般来说，会议主席有一下职责：一般来说，会议主席有一下职责：n n会议控制会议控制n n过程引导过程引导n n促进讨论促进讨论n n应付应付“ “隐秘议程隐秘议程” ”n n作出决定作出决定会议控制的五个基本原则会议控制的五个基本原则n n决定讨论主题决定讨论主题n n明确讨论范围明确讨论范围n n确保人们围绕主题依次发言确保人们围绕主题依次
10、发言n n尽可能做到公正，尽全力避免与会者的尽可能做到公正，尽全力避免与会者的 争论争论n n确保其他成员了解会议进展情况确保其他成员了解会议进展情况淘课网-中国领先的管理培训网站（） 15万份培训资料任你下载过程引导的四个步骤过程引导的四个步骤n n识别主题识别主题/ /问题问题应清楚地加以说明应清楚地加以说明n n交换和开发建议交换和开发建议在解决问题之前，收集和解在解决问题之前，收集和解释依据释依据n n评价不同方案评价不同方案列出不同方案，预测每个方案列出不同方案，预测每个方案地可能结果（时间、成本、资源、政治因素地可能结果（时间、成本、资源、政治因素 ）n n选择行动计划选择行动计划
11、决定决定“ “谁谁” ”、“ “何地何地” ”、“ “何时何时” ”、“ “怎样做怎样做” ”。不同类型会议主席的主要职责排序不同类型会议主席的主要职责排序社会领导型主席社会领导型主席 决策型主席决策型主席 作出决定作出决定 促进讨论促进讨论会议控制会议控制 会议引导会议引导 应付隐秘议程应付隐秘议程 会议控制会议控制 会议引导会议引导 应付隐秘议程应付隐秘议程 促进讨论促进讨论 作出决定作出决定 淘课网-中国领先的管理培训网站（） 15万份培训资料任你下载一般与会者的职责一般与会者的职责n n态度态度n n准备准备n n认识群体过程认识群体过程有效的与会者应具备下列技巧：有效的与会者应具备下
12、列技巧：n n决定是否出席会议决定是否出席会议n n准备（有准备地带着问题参加会议）准备（有准备地带着问题参加会议）n n准时与会。准时与会。n n就某些模糊问题或疑点征询清晰解释。就某些模糊问题或疑点征询清晰解释。n n给出信息时，力求精确切题。给出信息时，力求精确切题。n n倾听倾听n n支持他人支持他人n n确保公平参与确保公平参与n n反对要有根据反对要有根据n n以能提高团队绩效地方式行事以能提高团队绩效地方式行事会议工作人员的职责会议工作人员的职责会议之前会议之前 会议期间会议期间 会议之后会议之后n n主席主席1 1 提出和理解计划处理提出和理解计划处理 1 1 准时开始准时开始 1 1 核实秘书或记录员核实秘书或记录员的业务项目的业务项目 准备的备忘录草稿准备的备忘录草稿2 2 准备议程草案准备议程草案 2 2 清楚地介绍主题清楚地介绍主题 2 2 监控进展监控进展3 3 确使与会者得知会议目标、确使与会者得知会议目标、 3 3
