文字处理软件教学

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1、主页目前微型机的两项主要应用：上网和文字处理文字处理是指利用计算机来编制各种 文档，如简历、信函等需要借助于一种专门的软件文字 处理软件，如Word，WPS等Word 2003主页第3章 文字处理软件Word 2003主要内容退出Word文档的基本操作文本的编辑文档的排版文档格式的复制和套用 图文混排表格处理新建/ 保存/ 打开/ 关闭文字调整及修改字符格式化 段落格式化 页面设置格式刷/ 样式/ 模板办公信息处理概述讨论题主页3.1 办公信息处理办公信息处理系统又称为办公自动化系统（OAS）或办公自 动化（OA）。以先进的办公设备、智能化的办公工具和管理软件、畅通的 网络通信，达到充分利用信

2、息，提高办公效率和质量的目的。办公自动化软件 Office XP虽然Office组件越来越趋向于集成化，但各个组件仍有着比 较明确的分工。主页3.2 概述Word 2003主窗口标题栏菜单栏 “常用”工具栏 “格式”工具栏视图切换按钮水平标尺水平滚动条状态栏关闭 窗口 按钮垂直 滚动条Office 助手编辑区选定栏插入点任务 窗格主页操作步骤：1. 新建空白文档2. 录入和编辑 （内容处理）3. 排版 （格式处理）4. 插入其它对象（图片、表格等）5. 保存示例：编制如下文档楷体，小二号， 加粗，宽2磅，居中插入剪贴画主页创建文档/输入文本/保存文档/关闭文档/打开 文档1. 创建新文档进入W

3、ord时，系统自动打开一个名为“文档1”的空文档单击“常用”工具栏上的“新建空白文档”按钮选择“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建文档”任务 窗格，用户可以从中选择一个命令来创建新文档 模板(文档格式)2. 输入文本自动换行段落标记/换行标记 （按 Shift + Enter） 即点即输3.3 文档的创建、保存和打开主页“另存为”- 换名保存“保存”- 按原名保存设置好3个参数：保存位置/文件名/保存类型3.保存文档保存类型文件名保存位置主页设置好3个参数：查找范围/文件名/文件类型4. 关闭文档5. 打开文档查找范围文件名文件类型主页文档操作命令磁盘文档保存打开内存文档编辑区新文档另存为

4、新建 (建立文档编辑区)关闭 (清除文档编辑区)主页3.4 文本的编辑1.基本编辑技术插入点的移动使用鼠标/使用键盘/使用菜单命令文本的修改(增/删/改)插入/改写状态 删除控制键：Delete及Backspace键段落的生成 / 拆分 / 合并主页2. 文本的选定、复制、移动和删除(1) 选定文本“先选定，后操作”选定一段文本：鼠标拖动选定某一范围的文本选定一行文本： 单击此行左端的选定栏 选定一个段落文本：双击该段落左端的选定栏 选定矩形区域内文本/选定不连续区域的文本选定整个文档： 三击任一行左端的选定栏 例3-1主页(2)复制文本利用“常用”工具栏的“复制”和“粘贴”按钮选定文本“复制

5、”移至目标位置“粘贴”Ctrl+C Ctrl+V利用鼠标拖放方法复制文本(3) 移动文本 与复制文本基本相同(4) 删除文本 选定要删除的文本，再按Delete键或单击“常用”工具栏上 的“剪切”按钮主页3 合并文档在编辑文档的过程中，经常需要引入其他文档中的内容， 即所谓的文档合并。合并文档常用以下两种方法：(1)使用复制方法合并文档。分别打开需要编辑的文档（称为主文档）和提供内容的文 档（称为被合并文档），从被合并文档中“复制”所需的内容 ，再“粘贴”到主文档中需要插入内容的位置。(2) 利用插入命令合并文档。在主文档中把插入点移到需要插入内容的位置，选择“插 入”/“文件”命令，打开“插

6、入文件”对话框，再输入被合并文档的文件名。 主页4. 文本的查找与替换（1） 查找文本先设定开始查找的位置 ，再选择“编辑”菜单中的“查找” 命令，然后在 “查找和替换-查找”对话框中输入要查找的文本（2）替换文本例3.4 在“照相”文档中，把“照相机”全部替换成“照像机”主页5. 撤消与恢复撤消: 取消用户上一次所做的操作 也可以撤消前面多项操作 恢复: 恢复被“撤消”的各种操作主页自动更正 使系统自动更正用户键盘输入时的一些常见错误如将“teh”更改为“the”，将“高教厅”改为“教育厅”等先要建立自动更正的词条表另一应用：把那些经常使用的较长的词句定义成一个自动 更正的词条，用一个短的缩

7、写码取代它。如把“全国计算机等级 考试”定义成缩写码“ncre” 。这样可以减少输入时击键次数 选择“工具”菜单中的“ 自动更正选项”命令主页3.5 文档的排版按一定要求设置文档的外观三个层次: 页面设置段落格式化字符格式化页面设置 ：纸张大小、页边距、页码、页眉/页脚等段落格式化：段落缩进、文本对齐方式、行间距、段落间距等 字符格式化: 选择字体、字号、字形、颜色、字间距等主页纸张宽度纸张高度下边距右边距左边距上边距右缩进左缩进段落格式化 段落缩进、对齐 方式、间距等字符格式化 文字的字体、 字号及字形等页面设置 纸张大小、页 边距、页码等正文区右 边界正文区 左边界首行 缩进页脚正 文 区

8、主页1. 字符格式化(1) 字体、字号及字形中文字体有宋体、仿宋、黑体、楷体、隶书等二十多种字形包括常规、倾斜、加粗、加粗倾斜四种字号用来确定字符的高度和宽度，一般以“磅”或“号”为 单位，1磅为1/72英寸。字号从大到小分为若干级，最大字号是“ 初号”，它与42磅字大小相当，而小五号字与9磅字大小相当字符格式设置：可以用“格式”工具栏的有关命令按钮来实 现，也可以通过“字体”对话框来完成主页“字体”对话框主页(2) 字符的修饰效果主页(3) 字符的间距和缩放 字符间距是指相邻两个字符之间的距离缩放是指缩小或扩大字符的宽、高的比值，用百分数来表示 缩放值为100时，字的宽高为系统默认值；缩放值

9、大于100%时为扁形字 ；小于100%时为长形字 位置升降是指字符可以在标准位置上升降主页2. 段落格式化每当按下回车键就形成了一个段落段落格式化设置：段落缩进、文本对齐方式、行间距及段间间距等段落格式化操作 只对插入点或所选定文本所在的段落起作用主页(1) 段落缩进 段落缩进是指段落中的文本到正文区左、右边界的距离包括段落左缩进、右缩进和首行缩进。其缩进的距离可由水平 标尺上对应的三个缩进标记来指示左缩进标记首行缩进标记右缩进标记右缩进左缩进首行缩进正文区右边界正文区左边界主页“段落”对话框主页(2) 对齐方式对齐方式通常有：两端对齐、左对齐、居中、右对齐和 分散对齐五种方式 设置操作：使用

10、“格式”工具栏上对齐方式按钮使用“段落”对话框(3) 设置间距 包括段落中的行间距，以及本段落与前段(段前)、本段 落与后段(段后)的间距的设置(4) 查看段落格式执行“帮助”菜单中的“这是什么?”命令，鼠标指针变 成问号箭头时，单击要查看的文本，Word将显示相应段落格式和 字符格式的信息 主页3. 页面设置 设置页面格式，诸如纸张大小、页边距、页码、页眉页脚等 纸张大小和页边距决定了正文区的大小正文区宽度纸张宽度-左边距-右边距正文区高度纸张高度-上边距-下边距主页纸 张 高 度纸张宽度上边距 左边距 右边距下边距正文宽度正文高度 页眉页脚正文区右边界正文区 左边界正文区主页(1)设置纸张

11、大小 选择“文件”菜单中的“页面设置”命令，系统弹出“页面 设置”对话框选择“纸型”选项卡在“纸型”下拉列表框中选择一种纸张规格主页(2)设置页边距页边距是指正文区与纸张边缘的距离。在纸张大小确定以后，正文区的大小就由页边距来决定 主页(3)插入页码 执行选择“插入”菜单中的“页码”命令如果文档已设有页眉或页脚，则页码将被添加到已有的页 眉或页脚中删除页码：选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令主页(4)页眉和页脚 格式设置在“文件”菜单中选择“页面设置”命令，然后在“页面设置 ”对话框中设置“页眉”值和“页脚”值，以及按需选择“奇偶页不 同”和“首页不同”选项 内容设置在“视图”菜单中选择“

12、页眉和页脚”命令，然后在“页眉和 页脚”工具栏上，利用“插入页码”、“插入日期”、“插入时间”、 “在页眉/页脚间切换”等按钮，进行内容设置也可以在页眉/页脚编辑区中输入有关内容主页3.5.4 首字下沉、分栏及项目符号1. 设置“中文版式”选定要设置格式的文字，然后选择“格式”菜单中的“中文版式” ，再选所需的选项。例如，文字“办公”的“拼音指南”效果是：“文”字的“带圈字符”效果是：2. 首字下沉首字下沉是在章节的开头显示大型字符。首字下沉的本质是将 段落的第一个字符转化为图形。创建首字下沉后，可以像修改任何 其他图形元素一样修改下沉的首字。选择“格式”菜单中的“首字下沉”命令，可以进行“首

13、字下沉”设 置。主页3. 分栏分栏通常应用在简讯、小册子和类似的文档中，图3.43为三 栏式文档的示例。在Word中，用户可以控制分栏栏数、栏宽及栏间距等。 选定要进行分栏的文本，选择“格式”/“分栏”命令，可以进行 “分栏”设置。首字 下沉分为三栏主页文档竖排选择“格式”菜单中的“文字方向”命令示例主页4. 项目符号和编号Word提供了自动建立项目符号和编号的功能选择“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令示例项目符号编号主页3.5.5 打印文档打印预览 预先浏览一下文档的打印效果 打印文档主页3.6 文档格式的复制和套用减少重复的排版操作，保证格式的一致性格式刷 用格式刷复制格式(字符格式和

14、段落格式)样式 用样式名表示的预先设置好的格式可直接套用模板 设置整个文档的格式主页1. 格式刷 当我们设置好某一文本块或段落的格式后，可以使 用“常用”工具栏上的“格式刷”工具，将设置好的格式快速地复 制到其他一些文本块或段落中 (1)复制字符格式选定已经设置格式的文本单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，此时鼠标指 针变成“刷子”形状在要排版的文本区域拖动(即选定文本)(2) 复制段落格式选定含有复制格式的段落（或选定段落标记）单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮(若复制到多 个段落则双击)，鼠标指针变成“刷子”形状把鼠标指针拖过要排版的段落标记主页2. 样式样式是用样式名表示的一组预先设

15、置好的格式，如字符的字体、字形和大小，文本的对齐方式、行间距和段间距等用户只要预先定义好所需的样式，以后就可以对选定的文本直接套用这种样式如果修改了样式的格式，则文档中应用这种样式的段落或文本块将自动随之改变，以反映新的变化主页(1) Word内置样式先选定要格式化的文本，再打开“格式” 工具栏上的“样式”下拉列表框，选择所需的样式名 ，则所选定的文本将会按照样式重新格式化主页(2) 创建新样式 新建段落样式的最简单方法：在“样式”列表框中增添新 样式 例3-7 建立名称为“校名”的段落样式(1)选定某一个校名(如“北京大学”)所在段落(2)在“格式”工具栏上选择“幼圆”字体、“小四号”、“加粗” 、“倾斜”、“蓝色”和“两端对齐”(3)单击“格式”工具栏上的“样式”列表框，使之处于反白显示状 态，再输入样式名“校名” 最后按回车键来结束输入样式名主页(3) 应用样式 创建一个样式，实质上就是定义一个格式化的属性。可以 应用它来对其他段落或文本块进行格式化 例3-8 利用已建立的“校名”样式，对其他校名进行格式 化处理 (1) 选定要处理的段落(如“中山大学”所在段落)(2) 单击“格式”工