GRP_时间管理_RevB

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1、時 間 管 理 II日月光集團 GRP 菁英團隊 管理課程Rev.: B; 06/09/2002 WorkShop 時間: 2.5 小時*Page 3 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002如果您的余生只剩下三天,您会做那三件事情?请闭目一分钟思考这个问题時間管理是什麼?Page 5 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002时间管理不是什么? 时间本身不是问题.因为每个人每天所拥 有的时间都是一般地多 所以时间管理的问题本身不在于时间,而 是在于自己如何善用及分配你自己的时 间Page 6 of 62日月光 GRP團隊 時間

2、管理 Rev B. 06/09/2002時間管理是什麼? 时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩 效,更富效能 把事情很快地做完,叫做效率 把事情很快又很对地做完,叫做效能 时间管理就是事前的规划或长期的计劃Page 7 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002人, 為何安於現狀? 为何你我都不满意现状,但是却安于现状1.无奈 2.不确定改变之后会更好 3.因为现状是你我最熟悉的 当你开始不满于现状时,表示会有新的事 物发生在你的身上但是要用对“新的 思考方式”Page 8 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/

3、2002请架设一座桥,使A至B 距离最短,但是桥不可歪斜100 公尺300 公尺AB河水Page 9 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002有三片木条, 如何将它们围成封闭三角形2 cm10 cm4 cmPage 10 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002你可知道为何会画不出来? 因为你跳不出原来的思维习惯 但是假设你画了出来.恭喜你,你可以用新 的角度去思考一个旧有的问题. 改变时间管理的第一步,从你自觉需要时 间管理开始时间管理的架构Page 12 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2

4、002緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 急2 nd 重不重要的事3 rd 輕4 th 緩請排出正確的行事優先順序?ABCDPage 13 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 急2 nd 重不重要的事3 rd 輕4 th 緩正確的行事優先順序Page 14 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺 重傷害急救 員工產生肢體衝突 顧客抱怨 停電計劃之研擬 技能之提升 公關之促進 問題之調查 健康檢查不重要的事有些電話 有些不速之客到訪 有些會議之

5、出列席 有些無謂的請託 有些臨時的邀約有些交際應酬 有些文件之處理 處理屬下之工作 自我干擾 個人嗜好的沈迷Page 15 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002陷阱一:時間的配置不對 Reaction消極回應 vs Proaction 積極掌握 危機就是轉機 規劃重於做事 最好的控制是預防 預防勝於處理Page 16 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002不合理的時間配置I.45% 處理危機II 5%IV15% II. 35%Page 17 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002明智的

6、时间配置III1.重要的事情着重在PlanPlan着重在DoDo着重在CheckCheck着重在Action 2.重要的事情要逐渐地交给信任的部属,这叫“灌能”Page 18 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002陷阱二: 拖延 除了第四项以外,其它的做起来都不太愉 快 不急的事情一拖延之后往往变成紧急的 事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 2 nd不重要的事3 rd4 thPage 19 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002克服1.成本/效益分析法成本 . . . . . .好處 . . . . . .Page 2

7、0 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002克服2.思维习惯的改变 这件事令人感到为难,但是它非做不可,因 此我将立即做完它,以便尽早忘掉它. 养成速战速决的习惯 将事情切成好几块小块任务,快速地完成 每一块的任务 完成最关键的部份,让事情看起来像做完 80%一般Page 21 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002陷阱三:事必亲躬 韩非子.八经 下君,尽已之能 中君,尽人之力 上君,尽人之智 诸葛亮凡事必亲躬,后来过劳而死. 为何事必亲躬? 因为怕部属取代 不放心部属,不信任部属 要求标准过高Page 22 of 62日月

8、光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002陷阱四:有求必应 会花太多时间,时间不够会牺第二项 受人尊敬重要,还是受人欢迎重要 不好意思拒绝请托的原因 接纳请托比拒绝请托容易 担心触怒请托者 想要做广受爱戴之好人 不知如何拒绝他人之请托 每个人都有一个好朋友,叫“施小惠”,可 以适当地拒绝.Page 23 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/20021.捨得 2.勇於拒絕 3.交待1.怡情養性 2.輕鬆一下时间管理架构1.兵貴速戰速決 2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能 均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事如何提高工作效率Page 25

9、 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002如何提高工作效率1.了解自己每天工作时段的特性,善用之. 2.以PDCA分布周一到周五的工作性质. 3.保持良好的体力;养成运动的习惯 4.身心均衡地发展;培养良好的嗜好Page 26 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/20021.工作時段分配法則早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛,冲劲 与勇气兼俱 (Do)思考迟顿,适合 散心,放松 (Check)冷静,沟通 (Action, Plan) Relax, 人文, Thinking1.发球: EMail 2.电话敲定事情 /做事

10、情 3.给Leader方向/ 画架构 4.执行进行中项 目1.面对面Follow Up 2.Go Around 3.沟通与协调1.思考问题 2.写计划/ Update Follow up进度(1hr) 3.Update/Modify 进行中项目1.花1小时写作Page 27 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/20022.每週工作性質分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充沛,冲劲 与勇气兼俱 (Do)思考迟顿,放松, 沟通 (Check)冷静,思考 (Action, Plan)1.大型专案丢球 2.组内专案丢球 3.给予组员做事 方向/做事重点 4.创造议题

11、1.Follow Up一 二所丢的球 2.调整, Update 计划 3.议题收尾 4.倾听沟通1.想想目的是什 么?意义何在? 2.有没有办法提 升自己的价值? 3.计划/规划如何管理你的EMail葛洛夫:你的时间是不是被Email切 成零零碎碎的片段?集中处理它.Page 29 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002先問自己以下這幾個問題1.你一天花多少时间在看Email? 2.你进Email会不会看小品? 3.你看Email的时间是连续的,还是片断的? 4.你的Email有没有做分类? 5.你回信时是边看边回,还是分类后集中回 信? 6.你进Email

12、信箱,是先看信还是先发信?Page 30 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002如何提高Email的处理效率 一进信箱第一个动作就是把所有信件的 主题浏览一遍,然后做分类的动作 养成习惯,一天只有三个时段看Email 除了急件以外,集中时段回信Page 31 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002看Email 的時段分配時段信箱回信備註09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人VPage 32 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002Email文件夹的分类 Reply:

13、 Private,公务 Follow Up: Urgent, Boss,重要,向下, Private Project进度 有空再看如何展开你的计划一日之计在昨天下班前 一周之计在于周日 一月之计在于月底Page 34 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/20021.舍得 2.勇于拒绝 3.交待1.怡情养性 2.轻松一下良好的时间管理来自于计划1.兵贵速战速决 2.快刀斩乱麻1.决胜于庙堂之上2.灌能 均 衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事Page 35 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002PADC不 好好 耗用时间花时间在

14、计划上才是 最节省时间的作法耗用时间Page 36 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/20028.80/20法则1/2 the Vital Few & the Trivial Many 柏拉图法则 花最少的力气,获得最多的效益 你所完成的工作里, 80%的成果,来自于 20%的时间=也就是说80%的努力是与成 果无关的Page 37 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/200280/20原理意示图80% 时间20% 时间80% 成效20% 成效重要的 少数事物琐碎的 多数事物Page 38 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 R

15、ev B. 06/09/2002目标金字塔长程目标年目标季目标月目标周目标日目标Page 39 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002如何列管重要计划 将自己短中长期的计划 依工作,个人及生活这三 个主轴一一列举出来,并 算出每个计划的效益. ( 如下一页所示) 在同一个时间点进行这 三个主轴的前3个专案( 项目件数依自己能力而 定,红线的右手边) 有项目结束之后下一个 项目就可以往左递补Page 40 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002每个计划如何给予评分 先将所有计划列出来,分成短中长期(自行 定义) 分成三个项目

16、(也可依自己的价值观调整 ),依照:重要性,急迫性及成功机会来给分 数.最好给5分,最不好给1分 将三个分数相乘,分数最高者为最优先执 行的计划Page 41 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002範例: 專案評分的範例Page 42 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002以Notes信箱管理计划的分类 执行力: To-Do,记录, Routine (最重要的部 份,下一章节再讲) 自我成长: Pareto,前3个计划 生活: Pareto,前3个计划 工作: Pareto,前3个计划執行能力的強化Page 44 of 62日月光 GRP團隊 時間管理 Rev B. 06/09/2002备 忘 录时间管理的利器: to-do List备