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1、一、主题 o主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如 greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35 个字母。 YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长） 主题框的内容切忌含糊不清。 NO：像News about the meeting 这样的表达， YES：应改为Tomorrows meeting canceled。 一般来说，只要将位于句首的单词和专
2、有名词的首字母大写即可。另外一种较为正 规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母 大写。 YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation 视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today! 二、称呼 o1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（ Salutation）通常无须使用诸如Dear Mr.
3、 John之类的表达。在同辈 的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加 上姓。YES：Tommy，或者Mr. Smith。 2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行 ，开头无须空格。如： Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday. Best, David 3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt 文
4、体(正文）o1、可读性：对象是大学程度的话，用高中的英文就行,多用短 句(15-20字吧)， 技术性的字,就更加要简单易明. 2、注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或 段落的开头,而句子就放在最尾. 例如: （1）.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape. （2）.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable
5、to attend the meeting personally. 两者强调的事情就有分别了. 3、轻重有分， 同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句 子里. 4、意思转接词要留神. 例如: but (相反), therefore (结论), also (增添), for example (阐明). 分不清furthermore和 moreover就不要用啦. 文体(正文）o5、句子开头不要含糊不清的主词。 例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delay
6、ed further action. They是指什么呀?开头少用this, that, it, they, 或 which. 6、修饰词的位置要小心, 例如: He could only reimburse the cost after July 15. 应为 He could reimburse the cost only after July 15. 7、用语要肯定准确.切忌含糊. 例如:The figures show a significant increase.” 怎样significant 呀, 改为: The figures show an increase of 19%. 8
7、、.立场观点一致. 少用被动语. 例如: Partial data should be submitted by April. 改为: You should submit partial data by April.就很好了. 格调o1、式样和句子长度不要太单调. 千篇一律的subject-verb- object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下. 2、弱软的词(e.g. was, were, is, are.)可以加强一点. 例如: Prunton products are highly effective in . 改为: Prunton products excel in .就有
8、力很多了. 3、亲切,口语化是比较受欢迎! 用宾词和主动的词,让人家受落. 例如: （1）. This information will be sincerely appreciated.” （2）. We sincerely appreciate your information. 明显 地,我们会喜欢第2句. 二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C 原则oCorrectness 准确原则 oConciseness 简洁原则oComplete、Clarity 完整和清楚原则 oCourtesy 礼貌原则准确原则o由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双 方的权利、义务关系，其准确性对商务治理 与
9、沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件 的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无 误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起 误会纠纷 简洁原则o简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指 在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使 用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措 词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给 阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子 邮件应以简明扼要为第一要务。简洁原则o另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可 使用缩略语，如U表示you，Pls表示please ，Info表示information，Qty表示 quantity，P“C表示piece，L“C表示 LetterofCredit，
10、FOB表示FreeonBoard 。简洁原则o例1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.o例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC.o例3 Hope you can accept it.完整和清楚原则o商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整 ，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问 贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清 楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才 能达到良好的沟
11、通效果。邮件是否完整，可 以用5W1H来检验，即who，when， where，what，why和how。o商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚， 用词准确。具体表现在： 完整和清楚原则o例1 We will deliver your goods soon.o例1中soon表示不久、很快，语义不明确， 没有指出具体的供货时间，可改为具体的年 月日。礼貌原则o商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的 原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的 成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉 转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮 件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等 方法迂回地表达观点，提出要求。 礼貌原则
12、o例1 If it is not for the larger orders we receive from a number four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.o例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.o例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了 商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方 的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻 易为对方接受。
