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1、高效会议技巧高效会议技巧Jeffn！2018/8/131n！Date2学习目标学习目标您是否因为效率低下而错失良机您是否因为效率低下而错失良机？您是否每天应酬于无数的会议之中？您是否每天应酬于无数的会议之中，常常分身乏数？本课将使各级管理，常常分身乏数？本课将使各级管理人员迅速提升会议效率，进而将高效人员迅速提升会议效率，进而将高效会议转化为生产力提供极大的帮助。会议转化为生产力提供极大的帮助。n！Date3主要内容n n会议的概述会议的概述n n高效会议成功法则高效会议成功法则n n高效会议技巧高效会议技巧n n会议记录与会后跟进会议记录与会后跟进n！Date4会议的意义关键词： 我存在，故
2、我开会n！Date5会议的种类按人数分 类按开会方式分 类按开会目的分类团体会议 一对一会 议面对面会议 电话会议 视频会议宣布人事安排、讲解 政策的会议 当众表扬和批评的会 议 临时处理突发事件的 会议 固定的会议 集思广益的会议关键词：万会朝宗解决问题n！Date6会议的成本计算n时间成本参加会议的人数（与会者的准备时间 与会者的旅行时间会议秘书工作会议服务人 员工作时间）n金钱成本开会的时间成本与会人员平均每小时 的工资n直接成本会议设施租用费会议场地费旅费、 食宿费文件准备费n不定损失成本会议必须成功以回收成本n！Date7高效会议成功法则（1）必要时才开会必要时才开会 n！Date8
3、无需开会的五个如果高效会议在开始之前就开始高效会议在开始之前就开始 了了如 果已经按惯例已经按惯例 每周聚会每周聚会会议成本太大会议成本太大还有比开会还有比开会 更好的办法更好的办法没什么特别的没什么特别的 事情要讨论事情要讨论你是你是唯一做决策并且唯一做决策并且 知道该怎么做的人知道该怎么做的人 （开会让他人参与只（开会让他人参与只 能把问题弄乱）能把问题弄乱）n！Date9必需开会的五个如果高效会议在开始之前就开始高效会议在开始之前就开始 了了如 果必须把信息同时必须把信息同时 传递给很多人传递给很多人要要别人参与决策别人参与决策 以集思广益以集思广益给给小组委派小组委派 任务任务听取部门
4、听取部门 汇报工作汇报工作有些事情需要当众有些事情需要当众 表扬或批评表扬或批评n！Date10高效会议成功法则（2）会前做好准备，否则你将为会前做好准备，否则你将为 会议失败会议失败 做准备做准备n！Date11会议准备工作核对清单高效会议在开始之前就开始高效会议在开始之前就开始 了了1.了解会议的目的 2.是否一定要开会 3.确定会议的形式 4.安排会议的议程 5.决定会议的时间 6.确定会议的主持人 7.决定会议的地点 8.研究会场如何布置 9.确定出席人数 10.安排出席者座位11.是否准备会议名签 12.是否安排交通工具 13.是否安排与会者住宿 14.是否发出了会议通知 15.确定
5、视听材料 16.确定辅助教材 17.准备会场周边位置图 18.是否要求与会者准备 资料 19.确定相关资料 20.是否安排会后娱乐项 目并做好事先通知n！Date12高效会议成功法则（3）选择合适的时间、地点、人物选择合适的时间、地点、人物 能够保证会议高效率运转能够保证会议高效率运转 n！Date13高效会议成功法则（4）会后跟进，将使会议事半会后跟进，将使会议事半 功倍，转化为现实生产力功倍，转化为现实生产力 n！Date14高效会议技巧（一）主持会议技巧n如何做开场白n主持人守则n如何处理会议中的意外和冲突n！Date15开场语练习：n原则：明确会议议题限定会议时间会议内容会议方式n！D
6、ate16主持人的守则与责任n营造和谐气氛n按照议程进行n正确总结讨论的内容n引导发言者解释令人困惑的发言n帮助与会者理清不假思索的想法n尊重别人，避免出现会中意见一边倒的 情况n减少与议题无关的争辩和讨论n保持中立态度n！Date17意外和冲突的处理 蝉的症状： 讲与主题无关的故事 讲得模糊而不具体明确 拒绝倾听别人的主要观点主持人对策： 采用非语言性暗示 探询、总结、测试其理解成度 善意提醒关于程序及时间限制 带入别人发言 n！Date18意外和冲突的处理鲨鱼的症状： 有攻击别人的倾向 总是给予消极的、否定的意见主持人对策： 理解对方的想法或情绪 重申会议中无论什么意见都可以提 但正面的建
7、议会更受欢迎 采用非语言性方式打断n！Date19意外和冲突的处理 驴的症状： 过于敏感 防卫性很强，心中有面“墙” 不能站在别人的立场看问题主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默n！Date20意外和冲突的处理兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施n！Date21意外和冲突的处理螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神主持人对策： 对开小会者，主持人停止说话或者 示意发言者暂停，使会议短暂沉默 问他们是不是觉得应该先分组讨论， 然后集中讨
8、论 对打瞌睡者，可中间休息5分钟， 并加快会议议程 n！Date22高效会议技巧（二）参与会议技巧n与会者守则n如何进行信息沟通与反馈n！Date23与会者的守则与责任n会前充分准备n会中全情投入，贡献自己的创意与意见n以解决问题为己任n保持开放的心态，摒除部门之见n尽可能多地获取信息n耐心聆听，尊重他人的意见n勇于发言，言之有物n不进行人身攻击n避免出现不当的肢体语言n会后总结n！Date24会议中的信息沟通与反馈n沟通漏斗n沟通金三角n反馈时的汉堡原理n良好反馈的特征n！Date25沟通漏斗别人行动20别人听懂40别人听到60你嘴上说80你心里想100n！Date26沟通金三角自己对方设身
9、处地n！Date27良好反馈特征n要描述行为，不要判断n侧重表现而非性格n要征求意见，着眼未来n不能伤害别人的自尊n实际可行n！Date28高效会议技巧（三）如何达成决议n彼得德鲁克决议方法n决策类型及应用n！Date29达成决议彼得 德鲁克决议法 用足够多的时间检视困难所在，并使与会 者达成共识 列举或图示各提案并开始讨论之 客观比较各提案的优劣，避免意气之争 估计各提案之获益率 评估有无采集更多资料的需要 征求反对意见 以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各提案之认同 单位对提案做适当的修整与妥协 确认议事结果 组成或指定议案执行的监督 n！Date30决策类型及应用决策类型及应用无异议决
10、策权威决策少数服从多数共识决策确保团队每个人都认为所达成的决议 是最佳的，并公开支持它；意见不和 及冲突的发生率最低保证所有问题和思想得到公开辩论，每 个团队成员均有机会发表意见；复杂的 决议会经过深思熟虑，从而产生高质量 的决议允许多数人对问题发表自己的意见；保 证大多数人获胜；决议可以通过简单唱 票，相对迅速和高效地做出决策迅速高效；在急需行动的情况下最 实用；在权利界限明显的地方最有效n！Date31会议记录与会后跟进技巧n会议记录者应具有的技能n与会者会后跟进n主持人的会后跟进跟跟跟n！Date32会议记录的技巧n重要会议要录音，日后不用的录音等于浪费时间n主持人，不要兼任会议记录者工
11、作。n会议记录尽可能维持在一页纸内n会议记录内容应包括：标题、会议目标、主席名 字、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处； 列出会议重点；工作分派情况及完成日期n尽量当天或者最迟第二天将会议记录发给与会者n！Date33与会者会后跟进n拿到会议记录后要细读，尤其是对与自己 工作相关的信息做标记n分析一下会议的过程，不同与会者对同一 问题的不同态度和表现n分析一下人际关系的状态n考虑会议上所分派给自己的任务完成方案n将会议精神贯穿到下一步的工作中 跟跟跟n！Date34主持人会后跟进n请大家填写会议评估表n针对评估意见采取改进措施n联络缺席的同事，询问缺席的原因n跟进计划，如有需要立刻召集另一次会议n会议后检讨得失，如有需要找高层协助跟跟跟n！Date35任何技能只有不断实践任何技能只有不断实践 反复练习，成为习惯性行为反复练习，成为习惯性行为 后才能产生应有的效果。后才能产生应有的效果。n！Date36
