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1、DCCDCC文件管理文件管理什么是文件？信息及承载媒体示例：记录、程序文件、报告、标准文件是一个具有符号的一组相关联元素的有序序列。文件可以包含范围非常广泛的内容。系统和用户都可以将具有一定独立功能的程序模块、一组数据或一组文字命名为一个文件什么是文件？一个完整的文件应该包括公司名称、文件名一个完整的文件应该包括公司名称、文件名称、文件编号、版本号称、文件编号、版本号/ /修订状态、正文、页修订状态、正文、页码码/ /页次、编制、审核、批准、日期等内容页次、编制、审核、批准、日期等内容实例制定文件控制程序的目的规范所有文件资料的接收、拟制、审核、批准、保存、使用和作废等过程，并保证文件和资料的
2、处理满足质量体系运作要求。文件分类及定义质量手册（一阶文件）：说明本品质系统如何满足国际标准。程序文件(二阶文件）：规定何人，在何时在什么地方做什么事指导书（三阶文件)：各种作业指导书、操作规范、图纸、检验标准，说明怎么做文件分类及定义表单（四阶文件）：用以收集、传递信息、控制作业流程或证明作业已符合规定要求。文件的编制、审批、权限文件分类制定审核核准编码保管作废一阶手册管理者代 表总经理文控中心 文控中心总经理二阶文件 使用部门 部门经理总经理文控中心 文控中心总经理三阶文件 使用部门 部门经理管理者代 表文控中心 文控中心 部门经理四阶文件 使用部门部门经理 文控中心 文控中心 部门经理文
3、件的编号规则第一、二阶文件编码规则HZCAABB 文件流水号（0199） 文件类别 公司代码AA代码(文件类别)说明：QM一阶品质手册， QP二阶程序文件.文件的编号规则三阶文件编码规则HZCAABB 文件流水号(0199) 、文件类型部门代码公司代码品管部：QA 工艺部：EN 生产部：PD 文控：DC 行政部：HR 市场部：OP 采购部：MP 仓库：SCM 文件的编号规则四阶文件编码规则HZCAABBCC 文件流水号 文件类别/部门代码 公司代码四阶文件流水号(0199)文件的编号规则四阶文件编码：文件表单一定会被引用于2、3 阶文件中，故其编号为主文件编号再加后缀并统一将编号标于左下角。如
4、：规范HZCQP01 第一张表单之编号为HZCQP0101文件的编号规则外来文件编码规则 O XX 流水号（0199） 外来文件的英文简称（O）外来文件包括：法律、法规、客户资料、 供方资料、仪器设备使用说明文件的发放文控人员根椐各部门所需文件份数复印后 于文件右下角加盖红色受控文件印章 发行（原版文件无须盖章，由文控人员负 责管理，同时文件制定人员需提供电子档 到文控人员处进行统一归档），并请文件 领用部门在文件发放/回收登 记表上 签收。实例文件发放范围品质手册、程序文件：发放总经理部、生 产部、市场部、采购部、技术部、 品管 部、行政部、仓库。作业指导书及外部文件：发放给相关使用 部门。
5、文件的销毁在修订、废止文件须回收旧版文件时，应 注意数量及内容之完整，并记录于文件 发放/ 回收登记表中，文件收回后，除 原版文件作为经验知识由文控人员保存并 加盖作废文件存档以外，其它文件应 立即销毁。作废之原版文件存放于管理者 代表处一年后销毁文件的更改经正式批准发行的文件,使用部门或使用人不得在文 件上乱写乱画或涂改文件内容。特殊情况下若修改 ，要在受控前更改。在修改的字中间划上一道线， 在旁边填写修改内容，并写上修改人名字及日期后 在受控文件修订、废止之审查仍须由文件原制订部门 或相关单位填写文件修订/废止申请单进行 提出并说明原因和修订方案。在进行审查及确 认、核准人员判定，若因某种
6、原因使原审核人 员不能审核时，则新审核权责主管应调阅相关 背景资料以参考。文件的更改文件版本由两部分构成，即版本号.修 订次数，版本号用大写英文A、BZ 表示，修订次数用数字0、1、2、3、4 表示, 例如A.0。当单次修订地方多于 5处、在一个主版本号内修改5次或作 大幅度修订时需升级版本号.外来文件控制外来文件只需管理者代表核准后在其封面的 右下角加盖红色“外来文件”印章，对于一 些行业标准或国家/际标准应由文控人员每4 个月向有关机构咨询最新版本状况，以使现 场使用的为最新有效版本的文件。对于法国photonics提供的图纸和BOM清单技 术部审核后由文控直接下发，技术部负责定 期和法方确认版本更新，以确保所用文件为 最新版本。文件的丢失及补发当文件使用部门发现文件有缺页,破烂,字迹不清或文件丢失时,应填写文件补发申请表经部门管理人员批准后,由文控人员予以补发表单（记录）的填写表单（记录）是管理体系文件的一个 重要组成部分.表单的正确填写有利于产品标识和可 追溯性。表单（记录）是信息管理的重要内容表单（记录）是一种特殊类型的文 件。故记录的整理、保存可按照各部 门实际需要统一制定各记录保存期限谢 谢
