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1、第4章 办公自动化电子表格处理基础4.3表格处理基础4.3.1 Excel 的概述及基本操作 4.3.2 表格的建立、编辑和格式化及公式与函数 4.3.3 图表的使用 4.3.4 数据管理和分析 4.3.5 工作表的打印Excel是什么？它能为我们做什么？ 是Microsoft Office的主要组件 之一 具有很强的图形、图表功能 可用于财务数据处理、科学分析计算，并能用图表显示数 据之间的关系和对数据进行组织4.3.1 Excel 的概述及基本操作 Excel 的基本信息元素1. 工作簿 2. 工作表 3. 单元格 4. 单元格区域以上合称为Excel 2003的工作区1、工作簿2、工作表
2、3、单元格4、单元格区域1. 工作簿指在Excel 环境中用来存储并处理 工作数据的文件，工作簿名就是存档的 文件文件名返回图例2. 工作表一个工作簿默认包含了三个工作表：其名称分别为 Sheet1,Sheet2,Sheet3 每一个工作簿最多可有255个工作表，但当前只有一个 工作表，称为活动工作表 单击某个工作表标签可将其激活为活动工作表，而双 击则可更改工作表名 工作表标签左侧有四个用于工作表管理的控制按钮， 分别表示：第一个工作表，上一个工作表，下一个工 作表，最后一个工作表 返回图例3. 单元格 一个工作表最多可有256列，65536行 列标A,B,CZ;AA,ABAZ;BA,BBB
3、Z等表示； 行标用1，2 ，3等数字表示，单元格由列、 行标志共同表示 每个工作表中只有一个单元格，称为活动单元 格 返回图例4. 单元格区域指一组被选中的单元格，它们可以 是相邻的，也可以是分散的，对一个单 元格区域的操作就是对该区域中所有单 元格执行相同的操作 Excel 的基本操作4.2.1 单元格内容的输入4.2.2 选择操作对象单元格内容的输入1、光标的定位 单元格内容的光标定位单元格的光标定位n光标在工作表中并呈白色十字状态时，单击任一 单元格即可使该单元格被激活而被称为活动单元 格n 双击某单元格，或单击某单元格后再将光标 定位在编辑栏中n 出现光标“”后，使用键盘左右方向键将
4、光标定位单元格内容的输入2. 输入 输入汉字 按Alt+Enter组合键，可将单元格输入的内容进行 分段 当输入的数字超过单元格列宽或15位时，数字将采 用科学计数法形式表示 日期输入可用“/”分隔符 分数的输入应先输入“0”和空格 输入公式可以先键入“=”号，或单击编辑栏左侧 的编辑公式按钮单元格内容的输入3. 对齐（数字、日期输入后为右对齐状态， 字符输入后为左对齐状态） 4. 其他操作 按Tab键，光标将定位在下一列 按ESC键或单击编辑栏左侧的取消按钮，可 取消输入 按Enter键光标将定位在下一行选择操作对象1. 单元格内容的选择 2. 单元格选择单个单元格、行、列的选择n 激活某个
5、单元格即是选择某个单元格n 单击行标头可进行行的选择n 单击列标头可进行列的选择 连续单元格的选择n 将光标定位在所选连续单元格左上角n 将鼠标从所选单元左上角拖曳至右下角3、单击列标可 用于选择某列2、单击行标可 用于选择某行1、单击某单元格并 激活它，即可用于 选择单个单元格间断表格的选择 按住Ctrl键的同时，用鼠标作单元格选择或 区域选择，即可选择不连续的单元格区域 选择全部单元格单击工作表左上角的“全选”按钮，或选择 “编辑”/“全选”命令，或使用快捷键 Ctrl+A 取消选择用鼠标单击任一单元格即可选择操作对象工作表的选择单个工作表的选择单击工作表标签多个工作表的选择方法及特点n连
6、续工作表的选择：单击第一个工作表标签，然后按住 Shift键，单击所要选择的最后一个工作表标签即可 n不连续工作表的选择：按住Ctrl 键，分别单击所需选择的 工作表标签即可n同时选择多个工作表后，对任一工作表的操作会在所有被选 工作表中同时进行n取消工作表的选择：单击任一个未被选择的工作表标签4.3.2 表格的建立、编辑和格 式化建立表格与录入编辑表格格式化表格建立表格与录入1. 建立表格 2. 连续区域的数据输入 3. 相同内容单元的输入 4. 预置小数位数（或尾数0） 5. 自动填写有规律的数据1. 连续区域的数据输入相同内容单元的输入每个单元个输入完后，按Tab键，可沿行的方向输 入数
7、据；按Enter键，可沿列的方向输入数据；当数据 输入到区域边界时，光标会自动移到所选区域下一列的 开始处按住Ctrl键或Shift键选择所要输入相同内容 的单元格，输入数据后，按住Ctrl+Shift组合键即 可4. 预置小数位数（或尾数0） 选择“工具”/“选项”，单击“编辑”标签在打开的对话框中，选择“自动设置小数点”项， 在“位数”框中：若输入大于0的数，则设置的是 小数位数；若输入小于0的数，则设置的是位数0的 个数如果在输入过程中，想取消设置，可在输入完数据 后，输入小数点5.自动填写有规律的数据数字的填写在该行（列）的前两个单元格内输入开始的2 个数字；选择这两个单元格；用鼠标按
8、住第二个单元格的填充柄，将其拖曳 到结束单元格，松开鼠标填充柄自动填写有规律的数据自定义序列的自动填写 在“工具”菜单中，选择“选项”，单击“自定义序列”标签 ； 确定输入序列； 在单元格中输入所选序列的任一项，并选择该单元格； 用鼠标左键拖曳所选单元格右下角的填充柄到结束处可以在 自定义 序列中 选择某 一序列也可以 在输入 序列中 输入一 个序列编辑表格1. 单元格部分内容的移动、复制和删 除 2. 单元格内容的移动、复制和删除 3. 单元格的删除、插入 4. 行、列的删除和插入 5. 工作表的移动、 复制、删除和插入1. 单元格部分内容的移动、复制和删除 单元格部分内容的移动、复制n选择
9、所要编辑的单元格中的部分内容n若移动：单击工具栏中的剪切钮若复制：单击工具栏中的复制钮n双击所要粘贴的单元格，并将光标定位到新的位 置，单击工具栏中的粘贴钮n按Enter键即可删除单元格的部分内容选择所要编辑的单元格内容，按Del键即可2. 单元格内容的移动、复制和删除鼠标拖曳的方法(1)选择要移动、复制的单元格(2)移动：将光标移到单元格边框的下侧或右侧，出现箭 头状光标时，用鼠标拖曳到单元格的新位置即可(2)复制：在按住Ctrl键的同时，按上述方法用鼠标拖曳 单元格到新的位置n用剪切和粘贴的方法移动和复制单元格的内容选择要移动、复制的单元格移动：可以单击工具栏中的剪切按钮复制：可以单击工具
10、栏中的复制按钮单击目标单元格单击工具栏中的粘贴按钮按Enter 键即可n单元格内容的删除选择所要删除内容的单元格在“编辑”菜单中选择“清除”项，在子菜单 中选择相应项或按Del键直接删除单元格内容3. 单元格的删除、插入单元格的删除选择所要删除的单元格在“编辑”菜单中选择“删除”项，打开删除 对话框做相应选择后按“确定”钮完成操作单元格的插入选择所要插入单元格的位置在“插入”菜单中选择“单元格”项，在出现的“ 插入”对话框中选择插入后当前单元格移动的 方向按“确定”按钮即可使用“编辑”菜单中 的“删除”命令打开 该对话框使用“插入”菜单中 的“单元格”命令打 开该对话框4. 行、列的删除和插入
11、行、列的删除单击所要删除的行、列的标头选择“编辑”/“删除”项即可行、列的插入单击所要插入行、列所在任一单元格选择“插入”/“行”或“列”项即可5.工作表的移动、 复制、删除和插入 工作表的移动、 复制选择所要移动、复制的工作表标签移动：拖曳标签到所需位置复制：按住Ctrl键的同时拖曳所选标签到所需位置释放鼠标即可工作表的删除选择所要删除的工作表标签在所选标签上单击鼠标右键，在出现的的子菜 单中选择“删除”项，或在“编辑”菜单中选择“ 删除工作表”项在出现的删除确定对话框中，确认删除操作即 可格式化表格1. 行高、列宽的调整2. 数字的格式化3. 字体的格式化与对齐方式设置4. 边框和底纹的设
12、置4.3.3 格式化表格1、行高、列宽的调整 方法一：用鼠标拖曳直接设置行高列宽方法二：利用“格式”菜单中的“行”或“列”项 进行调整1.用鼠 标拖动 行高或 列宽设 置2、通过“格式”菜单 中的“行”或“列” 命令进行行高、列宽 的调整2、数字的格式化 用工具栏中的数字格式化按钮格式化数字单击包含数字的单元格分别单击格式工具栏上的按钮用菜单方式格式化数字选择所要格式化的数字单元格在“格式”菜单中选择“单元格”项，单击数字标签在打开的对话框中，“分类”列出了所有的格式，选择 所需的分类格式按“确定”按钮，即可取消数字的格式在“编辑”菜单中选择“清除”项设置小数 位数负数表示 格式单元格格式对话
13、框格式工具栏3.字体的格式化与对齐方式设置用菜单的方法设置对齐方式选择所要格式化的单元格在“格式”菜单中选择“单元格”项，单击“对齐”标签 ，打开对话框根据需要选择“水平对齐”方式、“垂直对齐”方式、 “文本控制”即“方向”等项目按“确定”按钮即可单元格格式的“对齐”选项卡选择 水平 对齐 方式选择垂直对 齐方式拖动指 针控制 文字方 向4.边框和底纹 采用工具栏按钮的方法设置边框与底纹 用菜单的方法设置边框和底纹 选择所要格式化的单元格 在“格式”菜单中选择“单元格”项，打开“单元格格式”对 话框 选择“边框”标签设置单元格的边框 在“线形样式”栏中设置线型，在“颜色”栏中设置线的 颜色 选
14、择“预置”按钮，或在“文本”区单击边框线处，设置 边框线的位置 选择“图案”标签设置单元格的底纹和颜色 按“确定”按钮，完成操作“边框”选项卡“图案”选项卡公式和函数n 公式n 函数n 公式的复制n 自动求和公式和函数1. 公式公式是对工作表中的数据进行分析与计算的等式。它 以“=”开始，后面跟表达式。表达式由运算符和参与运 算的操作数（常量、单元格地址和函数）组成，运算符p算术运算符，包括：+（加）、-（减）、*(乘）、/（除 ）、%(百分比）、(乘方），其优先级从高到低为：百 分比和乘方、乘和除、加和减p关系运算符，有：=、=、其优先级相同p文本运算符，（&)运算规则：先算括号内的算式，先
15、乘除后加减，同级运 算自左向右公式的输入选择要输入公式的单元格在编辑栏的输入框中或在所选单元格中输入 “=”及表达式单击编辑公式栏的确认按钮“”或直接按回 车键就可以得到计算结果2. 函数是预先定义好的公式，它由函数名、括号及括号内的 参数组成。其中参数可以是单元格、单元格区域、一个 数。多个参数之间用“，”分隔。 函数录入的简化操作：选择要输入公式的单元格在编辑栏的输入框中或在所选单元格中输入“=”选择函数列表中的函数在“函数向导”对话框中，根据要求输入参数，或单 击 选择计算所需的单元格区域向导对话框的下方一般都有当前选用函数的说明和参 数解释，并给出计算结果按“确定”键，完成函数输入操作
16、2、在展开的函数 列表中进行选择1、在需要使用 函数的单元格中 输入“”号函数向导函数功能说明选择或输入函数 参数3. 公式的复制选定含有要复制公式的单元格鼠标指针移至单元格的右下方，出现填充 柄按所需复制公式的单元格方向拖曳填充柄 ，虚框会随鼠标的拖动而扩大，松开左键 ，拖曳过的单元格便填入复制的结果4. 自动求和先选定待求和的行或列或区域，以及存放 的行、列单击窗体上常用工具栏中的“自动求和” 按钮，Excel将自动对选定的单元格（区 域）上方或左侧的数据进行求和和运算并将计算结果放入存放求和结果的单元格 中4.3.3 图表的制作1、用图表向导生成图表选择包含在统计图中的单元格数据单击常用工具栏中的“图表向导”按钮 ，打开图
