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1、第三章 接待处 第一节 酒店为什么要设置接待处？ 第二节 酒店接待前应做好那些准备工作？ 第三节 我们在接待处工作要做些什么？第一节 酒店为什么要设置接待处？ 一、接待业务的必要性 二、接待处与其他部门的关系 三、前厅部对接待员的要求 四、接待员的工作一、接待业务的必要性 酒店总台的接待工作任务主要包括为客人办 理入住登记、建账、处理相关业务及客人离 店结账等多项服务。酒店接待业务的必要性 主要有以下几点： 1、直接体现了酒店的基本功能 2、与客人之间建立合法的依据 3、提供客情资料 4、协调对客服务过程二、接待处与其他部门的关系 接待处与订房处的关系 接待处与收银处之间的关系 接待处与行李处
2、、迎宾处、问讯处之间的关系 接待处与客房部的关系 接待处与餐饮部的关系 接待处与工程部、保卫部的关系三、前厅部对接待员的基本要求 服务技能、服务技巧 仪容仪表 礼节礼貌、服务态度 服务项目 应变能力 四、接待员的工作 接待员的工作主要是迎接客人，热情待客， 办理住宿登记手续，负责分派房间，掌握最 准确的房间状况，做好客人资料的档案工作 等，其具体工作任务如下： 1、接受本部门主管的工作安排。 2、为入住本酒店的客人登记和分配房间。 3、通知餐饮、客房、收银等部门当天客人的到达、离店、换房等事项。 4、为前台(front desk)收银处准备每一个客人 的账面材料。 5、控制好客房的真实情况。
3、6、对工作中遇到的不寻常的事情和重要事项必须作详细的记录和落实。 7、为所有入住的客人和预定房间的客人检查是否有留言和信件。 8、清理所有已退房客人的资料。第二节 酒店接待前应做好哪些准备工作？ 接待准备包括：熟悉并掌握客人房间分 配的顺序，了解当客满时如何应付的接 待方法与技巧，接待员怎样与团队领队 一起做好团队接待工作，学会正确显示 和控制客房状况的方法。酒店接待前的 准备工作具体来说包括：一、分配客房的常识 客房分配要根据酒店空房的类型、数量及客人的预订要求和客人的具体情况进行。1、排房的顺序： 1）VIP 2）有特殊要求的客人 3）团队。 4）熟客、常客。 5）已付定金等保证类预订客人
4、。 6）要求延期的预期离店客人。 7）普通预订客人，并有准确航班号或抵达时间。 8）无预订的散客。 9）不可靠的预订客人2、排房的常识 1）要尽量使团体客人（或会议客人）住在同 一楼层或相近的楼层。 2）对于残疾、年老、带小孩的客人，尽量安 排在离服务台和电梯较近的房间。 3、把内宾和外宾分别安排在不同的楼层。 内宾和外宾有不同的语言和生活习惯，因此 ，应分别安排在不同的楼层，以方便管理， 提高客人的满意程度。 4、对于常客和有特殊要求的客人予以照顾。 5、不要把敌对国家的客人安排在同一楼层或相近的房 间。 6、要注意房号的忌讳。 如西方客人忌“13”，港澳及我国沿海等地的客人忌“4” 、“1
5、4“等带有“4;（同“死”）字的楼层或房号，因此，不 要把这类房间分给上述客人。有考虑到这些忌讳，一 些酒店连 13”层楼都没有标出，而用“ 12A“或“14“层代 替。 7、港澳台同胞性格比较外向，说话声音大，且以团队 为多，故安排时应与欧美客人的楼层尽量分开。 二、接待的具体准备工作 1、制定用房预分方案 2、检查待出售房间 3、准备好入住资料第三节 我们在接待处工作要做些什么 ？ 一、开房 二、房态的控制 三、常见问题的处理一、开 房 （一）为什么要进行住宿登记 （二）入住登记的内容 （三）入住登记的程序（一）为什么要进行住宿登记 1、公安部门和警方要求 2、可以有效地保障酒店的利益，防
6、止客人逃帐 3、是酒店取得客源市场信息的重要渠道 4、是酒店为客人提供服务的依据 5、可以保障酒店和客人的生命、财产安全(二) 入住登记的内容 1、国家法律对中外宾客所规定的登记项目： 国籍（Nationality）、姓名（Name）、出生 日期（Date of birth）、性别（Sex）、护照 （Passport）或身份证件号码（Identity card ）；签证(Visa)种类、号码、停留事由 (Purpose of stay)、入境时间和地点及接待单 位（Received by）。 2、饭店运行与管理所需的登记项目：房间号码 （Room number）、每日房价（Room rate）
7、、 抵离店时间（ Date of arrival and departure ） 、结算方式（Payment）、住址（Permanent address）、住客签名（Guest signature）、接 待员签名（Clerk initial）、饭店责任声明。（三）入住登记的程序 对不同类型的客人有不同的要求。 1、对散客 2、对团队 3、对VIP客人 4、对长住客人1、对散客 一般有以下十步： 问好 询问客人有无预订 填写入住 登记表，同时进行内部促销、推销 确 定付款方式 派房 填写房卡 将钥 匙、住宿单交给行李员 祝愉快 将资 料输入电脑 制作有关表格2、对团队 （1）团队抵店之前的准备工
8、作 （2）接待团队入住的程序团队抵店前的准备 根据团队接待通知单中用房的要求，在团队抵店之前预排房并确认。 准备好团队入住登记表。 为团队准备好钥匙、房卡、餐券等，并放入该团队的资料中。 将团队用餐通知提交餐饮部。接待团队入住的程序 迎接团队。 收取团队订房单，根据团队通知单相关内容与 团队陪同人员核对，经确认无误后，将团队客 人的房卡、钥匙交与团队陪同人员，由其分发 给客人。 检查团队客人的有效证件，填写团队登记表。 接待人员将准确的房号、名单送到行李部，行 李部负责将客人的行李送至客人房间。接待团队入住的程序 酒店接待员进一步与团队陪同人员确认客人 人数、房间数、付款方式以及范围、用餐时
9、间、是否安排叫醒服务及叫醒的时间、出行 李的时间及其他离店要求等相关事项，并请 团队陪同人员在“团队住宿人员登记表”上签字 认可。 接待员制作各种表格资料，通知相关部门， 并将客人资料输入电脑。3、对VIP 所谓VIP (very important person) 是指对酒店影响较大的客人，这类客人通常包括同行业的高层管理者和职位较高或社会影响较大的政界、文化界、体育界的名人等。 酒店对于VIP客人非常重视，对这类客人入住接待的程序如下： (1)接待员从预订处或公关部下达的VIP通知单或每天预计到达客人名单中获知贵宾的姓名、 到达时间、职务等资料后，立即报告总经理， 请示酒店是否派管理人员来
10、接待及接待规格如 何。 (2)一般贵宾订房，预订处就通知接待处，接待处可以预先安排好客房，然后把贵宾房号通知 客房部、电话总机室、保安部等相关部门。 (3)通知有关部门将水果、鲜花、酒水、糕点、巧克力 等免费赠品和总经理签字的欢迎卡及酒店推广业务用 的宣传纪念品提前放入贵宾即将入住的客房。赠品的 多少，由酒店根据贵宾的重要程度自主决定，由预订 处或公关部开单供有关部门执行。 (4)VIP接待通知单要通知到总经理、副总经理、总经 理助理、公关部、销售部、前厅部、餐饮部、客房部 、保安部、工程部、大堂副理、采供部、问讯组、总 机室、行李组、收银台、商务中心。酒店花房、康乐 部等相关部门。VIP N
11、ame VIP姓名：Designation职务 ：Company 公司：Arrival Date到店日期Time时间 ：Departure Date离店日期Time时间 ：Purpose of Visit访问 目的：Arrival Reception到店接待： （1） M.D.董事长 G.M.总经 理 DGM副总经 理to meet （2）Photographer摄影师 （3）Other requirement其他要求 （4）VIP amenities：礼节 ： Departure离店：Originating Dept要求部门Date日期：Remarks备注Distribution抄送下列人员
12、： Managing Director董事长 Director of Front Office前厅总监 General Manager总经 理 Director of F&B餐饮总监 Deputy General Manager副总经 理 Director of Housekeeping客房总监 Director of Sales & Marketing销售总监 Security Manager保安总监 P.R. Manager公关经理酒店重要客人（VIP）接待通知单VIP Arrival Report、对熟客 对熟客，接待员可根据客史档案中的资料（如姓 名、身份证号码、护照号码等），事先填写
13、好相 关的表格，准备好欢迎卡、钥匙等客人需要的物 品，熟客到达后，签字认可完毕即可拿钥匙进客 房休息了，保证了客人入住登记的快捷性、便利 性，这是酒店留住熟客、回头客的常用方法。二、房态的控制 （一）信息的及时传递 （二）信息的确认与核实客房状况的显示方法 住客房（Occupied/O/OCC)是指已经有客人入住的房间。 待修房（Out of Order/OOO）是指客房内的设施、设备出现了 问题，需要维修、装饰等，目前暂时不能用以出租。 空房（Vacant/V）是指前面入住的客人已经结账)离店，客房 清理完毕，可以用来出租。 “A”（Available）来表示。 走客房（Checkout/
14、C/O )是指宾客已经退房，但是客房部尚 未将房间清理完毕。 延期住宿（Overstay/OS)是指宾客在预计退房的时间之后继 续住宿一天以上。 提前退房（Earlydeparture/ED）是指宾客在预计退房之日 以前就办理了退房手续，离开了酒店。 请勿打扰（Do not Disturb/DND)是指宾客由于某种原因，房门 外挂着“请勿打扰”的牌子，请服务员不要进入房间。 误房 是指宾客已经结算离店，由于总台与客房部服务员客房 状况失误而导致客饭闲置。 三、常见问题的处理 （一）换房 （二）加床 （三）更改离店日期 （四）客人不愿登记或登记时有些项目不愿填写 （五）客房卖重了 （六）来访者查
15、询住店客人 （七）旅游旺季住店客人要求延住 （八）客人离店时带走客房物品（一）换 房 换房的原因 换房的基本程序换房的原因 客人的原因 （1）客人正在使用的房间在其价格、大小、 种类、噪音、舒适程度以及所处的楼层、朝 向等方面不满意。 （2）住宿过程中人数发生变化 （3）客房设施设备出现故障 酒店的原因换房的程序 1、问好。 2、询问原因。 3、查询房态。 通过电脑等了解有无空房？能否满足客人的要求？换房处理表如有空房，且只住一天 接待员可以立刻安排 如属连续住几日或者 离店日期不确定要通知预订员 ，请其查 阅有关预订资 料是否冲 突如不能马上满足客人 的换房要求要向客人说明请其谅解 。在“换房申请簿”上记 录客人的换房要求，待 有空房时，按客人提出 申请的先后顺序予以满 足 4、填写“房间变动单”。 5、通知行李员将宾客的行李搬至已整理好 的房间，并将房间“房间变动单”由行李员一 同带上楼层送至客房
