办公室系统业务培训文书工作专题发.ppt

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1、总经理办公室文书科:崔京玉 二OO八年十月三十一日学习 探讨 交流衷心地希望，能通过我的发言， 使大家对文书工作有更深层次的 了解、理解，能更加重视文书工 作，精益求精，切实将文书工作 打造成精品业务，为企业的精细 化管理和发展做出应有的贡献一、精通业务传统的观念：“二传手”，只管“收收发发”（打 排球）。随着企业的发展和进步，要适应新形 势新任务的要求，文书人员必须转变观念，培 养过硬的本领。能进入办公室从事文书工作， 都是经过组织和领导精心挑选的，都是具有较 高素质和能力的。一、精通业务如何更好地胜任文书工作：1.除广泛涉猎政治理论、经济、法律、历史、哲学等各方面知识;2.除深入了解本单位

2、一定时期内的工作思路、生产经营指标、重要 工作动态、重要会议精神等：3.更重要是精通业务，认真学习与办公室相关的知识以及文书工作 方方面面的业务和技能，特别是涉及公文处理方面的各项规章制度 、标准、规范，以及现代化的办公技术，熟练掌握各项业务流程； 要具有强烈的大局观、责任感和保密意识，能坚持原则、严谨细致 、精益求精。只有这样，才能在处理具体工作时得心应手，更好地服务于领导、服 务于机关部门、服务于基层单位。那么，我们文书工作到底是干什么的？ 我想从以下两个方面作简要介绍，与大家共同探讨。 一、精通业务文书是人们在社会实践活动中为了凭证、记载、公布和 传递信息的需要，以文字的方式在一定书写材

3、料上表达思 想意图的一种书面记录，包括私人文书和公务文书。1. 文书的含义私人文书 是指个人或家庭、家族在其 活动中形成和使用的文书，内容属于 私人性质，例如著作、手稿、传记、 日记等。(例如：1844年1月，马克思在巴 黎完成的哲学经济学手稿，这份 手稿直到1933年才被发现并发表，被 称为1844年哲学经济学手稿。)一、精通业务公务文书统称为公文，是党政机关、人民团体和企 事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特 定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国 家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问 题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。根据单位的性质和特点，公文可以分

4、成不同的种类，作为企业（公司）来讲，主 要分为：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见和会议纪要等9种。 （与国家行政机关公文处理办法规定的13个文种，少了四种：命令（令）、 公告、通告、议案。1. 文书的含义一、精通业务实际上“文书”包括了两层意思：1. 文书的含义 单位公务活动中所用的文字材料，是一种信息 传递的工具（一种物），就是我们日常工作所说 的文书工作的主要对象公文文书（公文）。 指从事文书起草、处理、管理等的专兼职人员 （一种人），一般属于初级秘书，就是我们日常 工作所说的文书。文书和秘书不分家，原本从工作职能上讲就是一家， 尤其是过去讲秘书工作最最重要、最大量的日常工作也

5、 就是文书工作，包括文件的制发、处理和管理。我们今天所讲的文书工作，主要是针对刚才说的9种 公文的处理工作。一、精通业务公文管理就是 指文件的公 开发布、撤 销、废止以 及复制、清 退等。 2. 公文处理工作主要的内容、依据按照国家行政机关公文处理办法（国发200023号）规定，公 文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、 衔接有序的工作，主要包括收文办理、发文办理、公文归档和公文管理等发文办理就是指以本机关名义制发 公文的过程，包括草拟、审核、签 发、复核、印制、校对、用印、登 记、分发等程序收文办理 是指对收到公文 的办理过程，包括签收、登 记、审核、拟办、批办、承

6、 办、催办、督办等程序公文归档就是指对公 文的整理立卷、归档 利用等，包括对文件 的收集、整理、鉴定 、保管、统计和提供 利用等内容一、精通业务任何一项工作都应该有法可依、有章可循，文书工作也不例外。早在20世纪20年代末和30年代初，针对处理文件较多、没有统一规范的处理标准和要求，在周恩来同志的亲自批示下，由瞿秋白同志亲自执笔，党中央就颁布了文书处置办法。这个办法是我们党内文书处理、档案管理方面第一个比较完整的规范性文件，在文秘和档案工作历史上有着重要的位置。作为现代文书人员，在进行公文处理的日常工作中，一般来讲，主要的依据有：2.公文处理工作主要的内容、依据国家的有关法律法规和行业标准。中

7、国共产党机关公文处理条例（中办发199614号），对党 的机关公文种类、公文格式、行文规则、公文起草、公文校核、 公文签发、公文办理和传递、公文管理、公文立卷归档、公文保 密等作了规定；国家行政机关公文处理办法（国发2000 23号）对行政机关公文种类、公文格式、行文规则、发文办理、 收文办理、公文归档和公文管理做出了规定；中华人民共和国 保守国家秘密法及其实施办法，对涉及国家秘密的文件做出了 保密要求和明确的规定；国家行政机关公文格式（中华人民 共和国标准）对国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、 公文中各要素排列顺序和标识规则做出了规定。还有出版物上数 字用法的规定以及标点符号、校对符

8、号及其用法等等。一、精通业务2. 公文处理工作主要的内容、依据一、精通业务上级单位有关公文处理的规定和要求。 对公司来说，集团公司、股份公司发布的有关公文处理的规定和办法以及 具体处理公文的要求，如2007年12月份油田重组后，集团公司陆续下发了 关于进一步规范集团公司（股份公司）公文运行管理有关问题的通知 （厅发20081号），对集团公司（股份公司）和部门公文、会议纪要 、明传电报、呈批件等格式模板，以及发文字号、主送和抄送用语、文件 密级标注等事项进行了规范；关于重组后托管企业公文运行管理有关规 定的通知，对公司上市和未上市企业公文处理工作做出了规定和要求2. 公文处理工作主要的内容、依据

9、原油田公司和指挥部根据上级部门的规定并结合 实际制定的公文处理办法、规定。 如原油田公司的公文处理办法、机关公文处理规定、公 文格式标准、公文中数字用法的规定以及电子文件系统 管理细则等，对规范、科学、制度化处理公文作出了明 确规定。 一、精通业务问题：作为我们各单位的文书工作，除了按照国家以及集团公司、股份公司和油田公司的规章制度、标准来处理公文，是否结合单位的实际制定了公文处理的相关规定？有没有公文处理工作的具体流程和要求？从我们目前了解和掌握的情况，好像没有，如果没有，那就有必要结合实际制定本单位的具体规定和标准，将有助于、有利于我们进一步提高文书工作的规范化、制度化和标准化水平（总结，

10、查找问题）以上这些制度 和标准，就是 文书人员在具 体工作中要了 解、掌握和执 行的规范性文 件，也就是我 们应该精通的 主要业务内容二、精细操作细节决定成败 细节成就完美二、精细操作我们经常讲，“办公室工作无小事”，要坚持把小事当成大事办。 那么，作为办公室重要的一项业务，可以说文书工作“要抓小事， 要从小事做起，要脚踏实地干小事，要把小事办好”。公文是传达党和国家方针政策的重要工具，是上情下达、下情上 报的一种基本手段，具有鲜明的政策性、法定的权威性、严格的规 范性和较强的时效性；公文处理是建设服务型机关的基础工作，是 企业各项工作高效运转的重要保障。能否做好公文处理工作，事关 办公室的工

11、作效率和服务质量，体现的是单位的工作水平和形象。 文书人员必须要严格遵守和模范执行公文处理的有关规定，以“细中 求精”的办文原则，从“细”字着手，在具体工作中要突出重点，狠抓 关键环节，做到“入口”明确，“出口”顺畅；使每个细节精准到位， 把宏观的要求落实到微观的具体实践中。真正做到及时、准确、安 全、规范地处理每一份公文。那么，我们如何精细操作？我想从公文处理的具体流程上应该注 意的问题，与大家共同探讨二、精细操作1. 收文办理 签收、登记。随着信息化技术的发展，不管是公司层面，还是基层各单位，越来越多的收文都是通过自动化系统收到，系统自动对收到的文件进行签收和登记。在进行纸质收文尤其是机要

12、文件的签收、登记时，就要注意审核来文签收本上的相关信息是否与文件本身的信息相符，检查文件编号、密级等信息是否与实际相符；登记时要注意分收文登记（一般我们采用计算机登记）、收文处理专用纸和传阅登记单对来文信息进行全面登记，同时要将机要文件与其它文件分开登记，若采用计算机进行操作，机要文件标题只能选取个别关键词。一般流程签收登记审核拟办批办承办催办督办演示收文处理稿 纸，举误二、精细操作 审核 对于收到基层单位上报的需要办理的公文，文书人员 还要从是否由本单位办理，是否符合行文规则，内容 是否符合国家法律、法规以及本单位有关规定，文种 使用、公文格式是否规范等方面进行审核。这项工作 也可以在来文登

13、记环节前进行。对收文进行审核，这 对文书工作人员提出了较高的要求，文书工作人员对 公文文种、格式以及行文规则等要全面掌握和理解， 只有这样才能正确的审核公文，正确履行职责。1. 收文办理 二、精细操作1. 收文办理 问题：从公司层面讲，目前各单位上报公文中存在的问题主 要反映在两个方面：一是公文体例格式的问题，存在党政公 文印制版式不分，发文字号、签发人标注不规范，标题繁简 失当，党群发文主送单位名称表述不准确，正文格式不规范 ，附件标识不规范，出现“空白印章”隐患，版记标识不规范 等等问题；二是行文规则不清，“请示”和“报告”不分，报告 中夹带请示事项，将请示和报告直接送领导个人等 （办法规

14、定，除单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义将“请示” 、“意见”、“报告”等公文直接报送负责人个人）。 （以集团公司有关文件举误）审核对于存在问题的公文，文书人员要及时退回呈报单位并说明理由。二、精细操作拟办 对符合规范的公文，文书人员要及时转请文秘部门 负责人（办公室主任）提出拟办意见。这里需要说明的是， 由于公文处理实行归口管理，由文秘部门统一管理，文书人 员在对来文进行审核的同时，还要区分行政和党委系统分送 拟办。作为提拟办意见的负责人，首先要全面了解来文的内 容，准确提出拟办意见，避免因拟办意见不清楚而延误公文 的处理。1. 收文办理 批办 文书人员根据拟办意见将文件转呈单位有关

15、领导批 示，审批领导对有具体办理事项的公文应当明确签署意见， 涉及几个部门职能，需要共同办理时，审批领导应该明确牵 头组织办理的部门。由于领导公务繁忙，加上现在大多是电 子公文系统处理文件，在送领导批示文件时，要准确掌握和 了解领导动态，根据领导动态灵活处理。（这里需要注意的是，对纸质文件领导在签署批示意见时，要注意使用符合存档要求的笔墨）二、精细操作1. 收文办理 二、精细操作承办 就是文书人员根据领导批示意见将公文转相关部门和单位办理。 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，紧急公文应当按照时限要 求办理，确有困难，应该及时予以说明。目前，部门在承办电子公文 时存在的主要问题是：对有具体办

16、理事项的公文，部门领导签署办理 结果表述不清，文书无法准确了解办理结果，只能再电话询问（如一 份参加会议的文件），造成文件来回运行，影响了办理实效。在承办 机要文件时还要特别注意，按机要文件管理的有关规定做好传阅和保 管，机要文件送领导阅，要及时跟踪，当天没有阅完，要收回锁好， 否则，一旦发生机要文件丢失问题，首先是文书的责任。1. 收文办理 为了便于领导及时批办公文， 我们的做法是：实行紧急和重要 文件跟踪办理制度。文书人员首 先对文件进行全面了解，对需要 办理的文件，将有关要求摘录在 收文登记单的备注栏中，如是纸 质文件，在文件中具体要求上做 出标记，可能的情况下再口头提 示；对紧急和需要办理的公文， 在转送领导阅批的同时，通过手 机短信、电话等多种方式提醒领 导；在领导无法批示公文时，将 公文内容向领导汇报，并征得领 导同意后将公文先转相关部门办 理，并随时密切跟踪办理情况， 直至办理完毕二、精细操作1. 收文办理 催办送单位领导批示或 交有关部门办理的 公文，