[和锐方略]有效的时间管理

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1、课程目标本课将为各位明确时间管理的目标，从时间管理的优先顺序和“绩效与效率”的关系入手，提供各种具体的时间管理方法和行动方案，让您在时间管理中拥有最大成就与满足感，达到无压力的工作情境。时间与管理时间管理1、请回答下列几个问题： 你昨天工作几个小时？ 你做了几件事？ 有几件事是你计划要做的？ 做事时有没有被干扰？被干扰了几次？ 你是否觉得事倍功半？ 你是否觉得部分的光阴被虚掷了？ 你昨天的睡眠有几个小时？ 如果再从新有昨天，你会如何过？ 对于未来只剩下的有限时间可以运用，你害怕吗？ 如果让你每天多出百分之十的时间，对你有何意义？2、时间是否：是抽象的 具体的是整体的 切割的是松散的 紧绷的是个

2、人的 组织的是可以调整的 固定的是有限的 可以创造出来的是有价的 是免费的时间还有什么特性？时间管理时间管理3、身为一名上班族，您的时间是怎么应用的？作计划 组织开发作报价/建议书 旅途/交通处理人际问题 拜访客户职工辅导 联系协调作报告 阅读资料开会、受训 其它时间管理4、现代上班族时间使用特征：需要高度的个人精力：不同的需求来自组织的内部与外部超荷和超时工作：每日工作十四小时狂热投入：电话、开会、资料过滤、作示范、拜访客户、社交活动破碎的时光片段：过多的干扰与意外肤浅：无暇深入而被迫作急就章的决策被日历作时间管理：无议程、无意义的会太多4、现代上班族时间使用特征：经常变更优先顺序过分着重于

3、眼前的问题无法顾及长期的工作目标授权与被授权的不足拜访客户时的等待交通的拥塞与等待时间管理课程大纲 第一单元：时间领导- 绩效与效率- 时间投资报酬原则- 个人时间领导- 计划型工作规则 第二单元：目标管理- 部门时间领导- 员工时间规划 第三单元：行动技巧- 部门时间运用的分配与分析 - 最佳时间计划- 员工时间运用辅导技巧- 行动方案 第四单元：效果- 无压力的工作情境课程大纲时间的特性时间永远不少，因为它永远不缩时间永远不够，因为它永远不多在期望时，总嫌它蹉跎在欢乐时，总嫌它飞梭从大处看，时间可以无限延伸的从小处看，时间可以无限分割的我们常忽视时间，却更常为它的消逝扼腕没有时间，我们无事

4、可成在生命的延续中，我们从未真正的将它遗留给子孙然而，但它的价值却是无可磨灭！-麦迪格：缘迹时间管理的法则 第一法则：掌握时间及掌握生命* 资源的掌握与管理* 增强掌握度* 发挥管理效能* 常见的现象* 时间的损耗时间管理的法则第二法则：个人的时间价值观与成就感第三法则：实践个人的价值观* 未来远景* 使命感* 生命的TIME LINE* 目标与任务* 优先策略时间管理的法则时间管理法则第四法则：突破障碍时间管理法则第五法则：专注* 杠杆原理* 时间计划* 计划时间* 激光思考法* 每日工作表* 毅力与习惯时间绩效的基本认识时间绩效 = 时间的产出（有行的、无形的）/ 时间的投入（的多少 ）或

5、 = 计划所需使用的时间/实际使用的时间时间的生产力 = 时间的报酬/时间的成本工作的时间绩效 = 工作的成果/工作的时间投资时间绩效的改善途径：1、降低资源的投入： 改进时间效率与工作方法省工、省时、无浪费2、增加成果/报酬：改善绩效与目标规划增加成果、增加品质、创造附加价值时间绩效的基本认识时间规划原理组织经营宗旨角色目标角色目标计划时程安排授权长期性规划事物（计划型）时间规划金字塔每日每周 每月 每季 每年长期时间规划原理时间管理的基本认识1、基本观念 时间是独特的资源，需要完备的分析与计划，才能获利 时间管理的原则不仅在了解时间的运用，并要利用时间以解决问题 通过时间管理可以增进工作的

6、效率与绩效 时间管理是一种个人的管理技巧，适合于个人的作业风格与状况 增进时间的工作绩效，需要有破除旧习的勇气与毅力2、管理的原则原则一：控制时间的分配原则二：掌握影响时间的因素：必要性、适用性、效率性原则三：充分利用高效能时段（Prime Time）原则四：设置优先顺序：判断法、比较法、适时法原则五：计划时间的运用时间管理的基本认识3、管理效益 主动规划生涯 扩大学习领域 增进人际关系 改善优质生活 突破人生挑战时间管理的基本认识4、业务人员的工作绩效 增进客户沟通及销售机会 促进客户关系与了解 扩增新客户的接触 良好的工作品质 无压力的工作情境时间管理的基本认识5、节省时间的方法： 创造出

7、的自由时间 = 增加效率 + 少做事时间管理的基本认识时间的节约少做事增加办事效率授 权说 “不”少管他人瓦上霜过滤干扰 排定优先顺序 拟订作业系统 使用录音机 利用日历 专心倾听 有效会议 定时反省A、授权：效果：助理受到激励，得到工作满足感。业务人员获得较多的时间 去作计划与拜访。考虑因素：让助理了解1、授权的目的与任务需求以及工作的过程与成果。2、授权的范围：执行，并定期报告；执行，并随时报告；建议，经同意后才执行。时间管理的基本认识B、说“不”：不接受与目标不一致的工作不做拖泥带水性质的工作不浪费时间在低优先性而又没有时间处理的工作不重复办事时间管理的基本认识C、别人的“猴子”别人带别

8、人的责任别人扛 你只负共同饲养的责任时间管理的基本认识时间管理的基本认识D、减少干扰干扰的影响：重新温机，浪费时间干扰的来源：电话、员工减少干扰的方法：* 过滤系统：助理、答录机* 设定私人时间E、排定优先顺序每日工作：照每日工作表“TO DO LIST”执行，每日工作表在前一晚准备。包 括：该做的事（不是能做的事）如：何时、何人、何事、何处（ 及电话号码）与携带品。每周工作：有明确的必须完成事项。每月工作：评估年度工作的达成率并做必要调整。年度工作：设定目标，并将其分成四类* 固定工作* 待解决的问题* 创新的工作项目* 个人的目标时间管理的基本认识设立优先顺序的效果：* 掌握时间的运用与分

9、配* 掌握工作的执行* 有效的调节工作的压力* 潇洒的工作与有绩效的成果* 保留个人的生活与价值时间管理的基本认识F、文件处理流程 从淹没的文件中逃生文件的分类： 1）重要文件：采取行动- 立即办：立即着手，立即出手- 代办：注明办理日限 2）注意文件：读- 是否要传阅？注意别人也被淹没了- 是否要存档？如果你还要再看的话- 撕毁 3）垃圾文件：撕原则：每份文件以经手一次为原则。 文件的过滤：由助手过滤第三级文件，并分类一、二级。时间管理的基本认识G、使用录音机做记录做笔记：每分钟二十五个字。做录音：每分钟一百二十个字，可以多人同时分享。H、使用时间备忘录包括每日、每周、每月的日历。目的：建立

10、工作与时间的意识感，也让你的助手有一份你的时间备 忘录。时间管理的基本认识时间管理的基本认识I、倾听的技巧第一次便得到正确的资讯，长期而言会节省你太多太多的时 间。J、有效会议开会定时、有准备、有议程、有结论、有方案、有建设性。K、定时反省每周至少三次。6、节省时间的其他方法：80/20原则舍得牺牲：牺牲眼前，维持计划了解特定客户的会谈时间运用餐饮时间不要依赖记忆，使用重点记录，集中摆放运用助理的时间（安排、确认、后续追踪等性质的工作）时间管理的基本认识6、节省时间的其他方法：请教专家潜意识的时间观念：何时？耗时？做何？反省！关心时间：把表拨快，凡事准时准时认识自己的生理时钟交通工具的选择有效

11、利用电话、传真站着打电话时间管理的基本认识6、节省时间的其他方法：管制电话的使用使用行动电话随身携带便条纸听卡带善用等待时间个人时间的运用确定拜访、电话、会谈的目的马上做，一气呵成随身携带阅读资料定时分配 - 休闲运动 - 信件处理 - 阅读 - 反省、评估- 家庭活动 - 记录与计划家庭活动 - 记录与计划时间管理的基本认识生理时钟与精力分配100%0% 8:00amNoon5:00pm时间管理矩阵急迫性非急迫性重 要 性 危机事件 临界事件 具有时间底线的 计划型事件 预防事件 公关事件 新机会 计划型 运动 非 重 要 性 干扰：未预期的电话 /拜访/文件/报告/会议 寻常事件 日常琐碎

12、细节 通常文件电话 浪费时间事件 娱乐活动时间管理矩阵 传统的时间管理优先顺序1、重要与紧迫2、重要但不紧迫3、不重要但紧迫4、不重要与不紧迫 新时代的观念计划型、人际关系、角色时间扮演时间手册的功能I、年历、月历、日历II、计划型功能 年度计划 *分年、分月、分周、分日 月计划 周计划III、执行型功能时间手册的功能IV、计划型工作管理 V、其它 会议计划/纪录/跟踪 约访日程表（每日、每周、每月） 万年历 重要客户年度管理表 个人财务管理表 个人资料 VI、附件 笔记簿 相关资料纪律与自我管理1、最佳的计划与安排：有目标2、生活规范 不迟、不拖、不延 简单扼要 不作烂好人3、专注：有绩效4

13、、作时间的主人 无压力的工作情境 高度的工作满足度 美满的人间与空间新时代的时间管理策略 创造圆满人生的自然法则 远景、使命、角色与目标、计划 人际关系导向的时间管理策略 内心的宁静与潜在的影响力时间管理业务人员 完成时间总表完成时间损失分析将分析表报告主管与主管讨论完成时间运用计划执行计划并追踪结果业务主管 评估业务人员的时间分配 并计算部门的平均损失与员工讨论，就全部门的 时间运用、分配做改进， 以增加拜访客户的时间协助员工完成时间运用计划评估结果并做必要的建议时间管理 日程总结请回答下列问题：1、活动项目总次数 次 2、工作时间（480分钟） 3、每次活动平均时间（分钟）分钟 4、干扰次

14、数次 5、活动地点（比例） 自己办公桌% 老板办公室% 组员办公桌% 客 户% 其 它% 交 通%合计100%分钟6、活动时间之分配：时间管理 日程总结对 象内 容主 题功 能 主管 % 同事 % 组员 % 客户 % 其他同事 % 公司外接触 %正式会议 % 非正式会议 % 电 话 % 社交活动 % 看，读 % 写 % 会计/财务 % 业务/销售 % 商品 % 人事 % 公关 % 训练 %计划性 % 组织性 % 人事 % 辅导 % 协调 % 报告 %7、回答下列问题：你是否每天都有太多的活动而无法有效处理你的工作？每项活动分配的时间是否太短而不能真正发挥作用？你是否每天都有太多的干扰活动？你的对象是否会为同一事件/案子重复找你好几次？你活动的地点合宜吗？时间管理 日程总结你是否期望改变你的时间分配？（对象、内容、主题、功能）你是否能做更多的授权？你是否需要更多的时间作思考？你是否需要更多的助手？电脑能帮助你节省时间吗？你是否用了太多的时间在电话上？你是否被太多的文件所淹没？时间管理 日程总结8、有效的活动： 你如何分辨你的有效活动？ 你是与谁沟通？