科技档案管理

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1、 科技档案管理浙江省档案局 提 纲n科技档案的概念n科技档案的超前控制n档案整理的整理科技档案概念n反映科学技术研究、生产 、基本建设等活动的档案 。科技档案的内涵 n产生于生产、科研、基建及 其管理活动n在科技活动中直接形成载体的原始记录n具有保存价值科技档案的特点n、专业性。 n、成套性。 n 3、现实性。 n 4、效益性 。科技档案的种类n、按产生领域分，可以分为基建档案科研档案产品档案设备档案科技档案的超前控制 一、科技文件的形成 科学技术文件是记录和反映生产、科研、 基建、设备及其管理活动的文字、图表 、声像等不同形式技术文件的总称。 了解科技文件的形成，掌握其成套性，是 做好科技文

2、件归档工作的前提。科技档案的超前控制 一、科技文件的形成n1.科学技术研究文件的形成n（1）科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书，开题报告 ，调研报告，方案论证和协议书、合同等文件。n（2）研究实验阶段：各种载体的重要原始记录，实验报告，计算材料 ，专利申请的有关材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来 往技术文件等。n（3）总结鉴定验收阶段：工作总结，科研报告，论文，专著，参加人 员名单，技术鉴定材料，科研投资情况，决算材料等。n（4）成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料，推广应 用的经济效益和社会效益证明材料等。n（5）推广应用阶段：推广应用方案、总结，扩大生产的

3、设计文件、工 艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。科技档案的超前控制 一、科技文件的形成n2.工业产品档案的形成n（1）调研阶段。主要形成各种调查报告，预测和评价材料 ，产品开发建议书、计划任务书及批准文件。n（2）前期开发阶段。主要形成各种设计图样，实验数据和 报告材料，计算和说明材料，各种配方等。n（3）后期开发阶段。主要形成技术任务书，技术设计和工 作图设计，工艺方案，各种工艺卡，工艺守则，以及专用 工艺装备等。n（4）样品（机）试制阶段。主要形成全套产品设计图样， 产品鉴定大纲，试制报告和设计定型报告等。n（5）小批试制阶段。主要形成各种试制记录和鉴定报告等 。n（6）

4、正式生产阶段。修改完善全套产品图样和工艺文件。科技档案的超前控制 一、科技文件的形成n3基本建设文件的形成n（1）可研阶段。主要形成项目建议书及报批文件，项目选址意见书及其 报批文件，可行性研究报告及其评估、报批文件，设计任务书、计划任 务书及其报批文件等。n（2）勘察设计阶段。主要形成工程地质、水文地质、勘察报告，总体规 划设计，方案设计，初步设计及其报批文件，施工图设计文件等n（3）施工准备阶段。主要形成征地、移民文件，施工执照，招标投标、 承发包合同协议，专项申请、批复文件等。n（4）施工阶段。主要形成开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会 审纪要，施工组织设计、方案及报批文件，施工计

5、划、施工技术及安全 措施，施工工艺文件，原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单，建 筑材料试验报告，设计变更文件，各种施工记录，隐蔽工程验收记录， 工程质量检查、评定，技术总结，施工预、决算，交工验收记录证明， 竣工报告、竣工图，施工监理文件等。n（5）竣工验收阶段。主要形成项目竣工验收报告，工程设计总结，工程 施工总结，工程监理总结，项目质量评审文件，工程审计文件，专项验 收审批文件，竣工验收文件等。 科技档案的超前控制 一、科技文件的形成n4.设备仪器文件的形成n自行设计制造的设备，其形成的文件与工业产n（1）订货阶段。主要形成调研考察报告，申购报告、论证报告，上级 或主管领导批复和准购批

6、示，招标投标文件，定购合同，进口设备过 程中有关的谈判记录、技术商务文件等。n（2）开箱验收阶段。主要形成设备开箱记录及装箱单，验收报告及文 件材料，索赔来往函件及结果文件，设备说明书及全套随机文件材料 等。n（3）安装调试阶段。主要形成安装、调试记录和双方签字移交文件、 保修单等。n（4）使用维护阶段。主要形成使用、检修、故障事故记录(设备履历 书)，重大事故的调查分析及处理意见，技术改造和开发过程中形成的 技术文件材料等。科技档案的超前控制 n二、科技文件的积累n科技文件的积累，是指按照一定的要求和方 法，将科技生产活动中形成的科技文件及时 集中和妥善保管起来，为归档移交做准备的 工作。科

7、技档案的超前控制 n二、科技文件的积累n1. 科技文件积累的要求n（1）明确积累职责。根据科学技术档案工作条例的规 定，各单位应当把科技文件材料的积累纳入科技工作程序 和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员 的职责范围。档案部门有责任对科技文件的积累工作进行 监督、指导和检查。n（2）明确积累范围。凡是在科技活动中形成的科技文件均 属于积累范围，积累范围应当宽于归档范围，为科技文件 的归档鉴别留有一定的余地。凡属于积累范围的科技文件 应按其形成过程和内容成分有秩序地排列出来，以此作为 积累工作的依据。n（3）确保积累质量。主要是在积累过程中维护和确保科技 文件的完整、准确、系统和安

8、全。科技档案的超前控制 n二、科技文件的积累n2. 科技文件积累的方法n开展科技文件积累工作，一般由档案部门预 先制发“科技文件积累袋”，供负责积累工作 的人员使用，在“积累袋”封面上印制文件材 料目录表，以便积累登记。科技文件积累的 具体方法有以下三种：一是由科技人员个人 积累；二是由专兼职资料员积累；三是由档 案部门代为积累。科技档案的超前控制 n（三）科技文件的管理措施n1.“三纳入”规定n所谓“三纳入”，就是各单位应当把科技文件 材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工 作程序和科研、生产、基建等计划中，纳入 有关部门和有关人员的职责范围。科技文件 是科技活动的产物，科技文件管理是科技管

9、 理的有机组成部分，因此，“三纳入”的实质 是从加强科技管理入手，将科技文件的管理 与科技管理紧密结合起来，实行一体化管理 。科技档案的超前控制 n（三）科技文件的管理措施n2.档案部门参加项目验收制度n按照科学技术档案工作条例的要求，各 单位在对每一项科研成果、产品试制、基建 工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候 ，要有科技档案部门参加，对应当归档的科 技文件材料加以验收。没有完整、准确、系 统的科技文件材料的项目，不能通过验收。 。科技档案的超前控制 n（三）科技文件的管理措施n3.“四同步”管理n根据科学技术研究档案管理暂行规定，科研 工作和建档工作实行“四同步”管理，下达计划任务 与

10、提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划 进度与检查科研材料形成情况同步；验收、鉴定 科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报 登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核 与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。通 过“四同步”管理，确保每一项科研活动归档文件材 料的完整、准确、系统。科技档案的超前控制 n（三）科技文件的管理措施n4.设备开箱验收制度n设备开箱验收制度是保障设备文件及时完整 归档的可靠措施。各单位档案部门应参加设 备开箱验收活动，负责清点设备随机文件， 形成设备开箱验收记录，履行签字手续。设 备开箱验收记录原件归入档案室，以便设备 安装调试结束归档时核对应归档的设备随机 文

11、件。科技档案的超前控制 n（三）科技文件的管理措施n5竣工图的编制规范n基本建设竣工图是真实地记录各种地下地上 建筑物、构筑物等情况的技术文件，是对工 程进行交工验收、维护、改建、扩建的依据 ，是国家的重要技术档案。国家重大建设 项目文件归档要求与档案整理规范（ DA/T28-2002）对竣工图的编制规范作了明 确规定。科技档案的超前控制 n（三）科技文件的管理措施n（1）竣工图编制要求n各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规 定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和

12、签字认可责任。n竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。n按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。n一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。n涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字 ，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。n同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不 同建筑物、构筑物应分别编制。n建设单位应负责或委托有资

13、质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。n竣工图图幅应按技术制图、复制图的折叠方法（GBT106093）要求统一折叠。n编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。n（2）竣工图的更改方法n文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。n利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。n无法在图纸上表达清楚的应在标题栏上方或左边用文字说明。n图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。n有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改。当更改内容较多时

14、，可采用注记说明。n新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。n（3）竣工图章的使用n所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。行业主管部门规定由设计单位编制竣 工图的，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标。竣工图标的内容格式由行业统一规定。竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏 附近空白处。竣工图章样式如图2-7所示。n编制单位 竣 工 图编制人技术负责人编制日期 监理单位名称监理人 图2-7 竣工图章样式n（4）竣工图的审核n竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时

15、修改和补齐。竣工图应符合 以下质量要求：n竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编 制说明和目录。n竣工图应使用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。n一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。n国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。科技档案的超前控制 n（四）科技文件的组卷n1.组卷的基本要求n科技文件组卷应遵循科技文件材料的形成规律， 保持案卷内科技文件材料的有机联系和案卷的成 套、系统，便于档案的保管和利用

16、。n根据科学技术档案案卷构成的一般要求（ GB/T11822-2000）的规定，科技文件组卷的基本 要求是：案卷内科技文件材料内容必须准确反映 生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情 况；案卷内科技文件材料要齐全、完整，签章手 续完备；案卷内科技文件材料的载体和书写材料 应符合档案保护要求。科技档案的超前控制 n（四）科技文件的组卷n2.组卷方法n产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科 技材料应按其结构或阶段等分别组卷。常见的组 卷方法有以下几种：n（1）按部件组卷。n（2）按结构组卷。n（3）按阶段组卷。n（4）按专业组卷。n（5）按其他方法组卷。科技档案的超前控制 n（四）科技文件的组卷n3.案卷内科技文件材料的排列n案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要 程度排列。案卷内科技文件材料排列应文字在前 ，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文 在后。科技档案的超前控制 n（四）科技文件的组卷n4.卷内科技文件材料页号的编写n案卷内科技文件材料均