计算机文化基础第4章

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1、 第四章 电子表格系统Excel 2003 目 录上一页下一页结 束简 介Excel 2003是Office 2003的主要应用程序之一，是微软公司新推出的一个功能强大的电子表格应用软件，具 有强大的数据计算与分析处理功能，可以把数据用表格及 各种图表的形式表现出来，使制作出来的表格图文并茂， 信息表达更清晰。Excel不但可以用于个人、办公等有关的日常事务处理，而且被广泛应用于金融、经济、财会、审 计和统计等领域。 2目 录上一页下一页结 束本 章 内 容4.1 Excel 2003概述4.2 Excel 2003的基本操作4.3 格式化工作表4.4 数 据 清 单4.5 使 用 图 表4.

2、6 打 印4.7 Word 2003和Excel 2003的协同操作3目 录上一页下一页结 束4.1 Excel 2003 概述4.1.1 Excel 2003的主要功能：1. 简单、方便的表格制作功能可方便地创建和编辑表格，对数据进行输入、编辑、计算、复制、移动、设置格式、打 印等。2. 强大的图形、图表功能可以根据工作表中的数据快速生成图表，可以直观、形象地表示和反映数据，使得数据 易于阅读和评价，便于分析和比较。返 回4目 录上一页下一页结 束4.1.1 Excel 2003的主要功能3.快捷的数据处理和数据分析功能可采用公式或函数自动处理数据，具有较强的数据统计分析能力，能对工作表中的

3、数据 进行排序、筛选、分类汇总、统计和查询等操作 。4.列表功能类似于“筛选”功能，用户可以利用它进行排序、筛选、汇总、求平均值等简单操作。 5目 录上一页下一页结 束4.1.2 Excel 2003的窗口界面Excel 2003启动后，出现如图1所示的窗口，主要包 括同 Word 2003 类似的标题栏、菜单栏、工具栏和状态 栏等，还有Excel特有的编辑栏、工作表编辑区等。 图1 Excel 2003窗口 6目 录上一页下一页结 束1. 编辑栏编辑栏从左向右依次是名称框、工具按钮和编辑区，用于显示或编辑单元格的内容。名称框显示当前单元格 的地址（也称单元格的名称），或者在输入公式时用于从

4、其下拉列表中选择常用函数。当在单元格中编辑数据或者 公式时，名称框右侧的工具按钮区就会出现“取消”按钮、 “输入”按钮和“插入函数”按钮，分别用于撤消和确认刚才在当前单元格中的操作及输入和编辑公式。编辑区或称公 式栏区，用于显示当前单元格中的内容，可以直接在此对 当前单元格进行输入和编辑操作。 4.1.2 Excel 2003的窗口界面7目 录上一页下一页结 束2. 工作表编辑区工作表编辑区就是Excel 2003窗口中由暗灰线组成的表格区域，由单元格组成，用于存放用户数据 ，制作表格和编辑数据的工作都在这里进行，是基本 工作区。 3. 工作表标签每个工作表都有一个名称，即工作表标签， 其初始

5、名为Sheet1、Sheet2、Sheet3等，用鼠标单击标签名可切换到相应的工作表。 4.1.2 Excel 2003的窗口界面8目 录上一页下一页结 束4. 任务窗格启动Excel 2003后，默认情况下系统自动打开“开 始工作”任务窗格，利用此任务窗格可以进行各种信息的 检索、打开工作簿和新建工作簿等操作。Excel 2003共有 11种任务窗格，可以根据需要选择不同的任务窗格，如图 2所示。4.1.2 Excel 2003的窗口界面返 回图2 任务窗格 9目 录上一页下一页结 束4.2 Excel 2003 的基本操作4 .2.1 Excel 2003的启动和退出4 .2.2 工作簿的

6、新建和打开4 .2.3 工作簿的保存和关闭4 .2.4 单元格和单元格区域的选择4 .2.5 工作表及工作表的管理4 .2.6 输入和编辑数据4 .2.7 插入（删除）行、列和单元格4 .2.8 查找和替换4 .2.9 使用公式4 .2.10 批注返 回10目 录上一页下一页结 束4.2.1 Excel 2003的启动和退出Excel 2003的启动通过双击Excel 2003的桌面快捷方式启动单击“开始”菜单，指向“程序”“Microsoft Office”，然后单击“Microsoft Office Excel 2003”命令启动。通过打开Excel 2003文件启动。通过“开始”菜单中的

7、“运行”命令（在“运行”对话框中输入“excel”）启动。 11目 录上一页下一页结 束2. Excel 2003的退出Excel 2003的退出方法同Word 2003类似，可以使用以下几种方法退出：单击Excel 2003窗口中标题栏最右端 的“关闭”按钮 。双击Excel 2003窗口中标题栏最左端 的控制菜单图标 。 单击“文件”菜单中的“退出”命令。单击标题栏最左端的控制菜单图标 ，再单击其中的“关闭”命令。使用快捷键Alt+F4。4.2.1 Excel 2003的启动和退出返 回12目 录上一页下一页结 束1. 工作簿和工作表1）工作簿工作簿（Book）就是Excel文件，工作簿是

8、存储数据、进行数据运算以及数据格式化等操作的 文件。用户在Excel中处理的各种数据最终都以工作 簿文件的形式存储在磁盘上，其扩展名为.xls，文件名就是工作簿名。工作簿是由工作表组成的，每个工作簿都可 以包含多个工作表。每个工作表都是存入某类数据 的表格或者数据图形。工作表是不能单独存盘的， 只有工作簿才能以文件的形式存盘。4.2.2 工作簿的新建和打开 - 工作簿13目 录上一页下一页结 束2）工作表工作表（Sheet）是一个由行和列交叉排列的二维表格，也称作电子表格，用于组织和分析数据。Excel工作表最多可由256列和65536行构成。纵 向为列，每列用字母标识，从A、B、Z、AA、A

9、B 、BA、BB、一直到IV，称作列标。横向为行 ，每行用数字标识，数字范围为165 536，称作行号。 每个行列交叉部分称为单元格，每个工作表最多可有65 536256个单元格。4.2.2 工作簿的新建和打开 - 工作表14目 录上一页下一页结 束要对工作表进行操作，必须先打开该工作表所在的 工作簿。工作簿一旦打开，它所包含的工作表就一同打开， 用户可以增减工作表。工作表名在工作表的最下面一行，系统给每个打开 的工作表提供了一个缺省名：Sheet1、Sheet2、用户可以重新为工作表命名。由于工作表名栏区域有限，只能显示部分工作表名 ，可以利用工作表名栏左边的工作表控制按钮 来 显示其他的工

10、作表。单击某个工作表名，它就呈高亮度显示 ，成为当前（活动）工作表。在Excel 2003中，允许同时在一个工作簿中的多个工作表上输入。4.2.2 工作簿的新建和打开- 工作表15目 录上一页下一页结 束Excel 2003启动后，系统默认打开的工作表数目 是3个，用户也可以改变这个数目，方法是：单击“工具 ”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，再单击“常 规”选项卡，改变“新工作簿内的工作表数”后面的数值 （数字介于1255之间），这样就设置了以后每次新建工作簿同时打开的工作表数目。每次改变以后，需重新启动Excel 2003才能生效。4.2.2 工作簿的新建和打开 - 工作表16目

11、录上一页下一页结 束4.2.2 工作簿的新建和打开-新建工作簿 2.新建工作簿Excel 2003中新建工作簿有以下三种方法：（1）在启动Excel 2003后，将自动建立一个全新的 工作簿Book1。（2）选择“文件”菜单中的“新建”命令，通过“新建 ”对话框来创建。（3）按快捷键Ctrl+N，或用单击“常用”工具栏中 的“新建”按钮直接创建空白工作簿。（4）通过窗口右边的“任务窗格”创建工作簿。 17目 录上一页下一页结 束4.2.2 工作簿的新建和打开-打开工作簿3. 打开工作簿（1）使用“常用”工具栏中的“打开”按钮。（2）使用“文件”菜单中的“打开”命令。（3）在“文件”菜单中单击最

12、近使用过的文件（在 默认状态下显示4个最近打开过的文件，用户可以通过“ 工具”菜单中的“选项”命令打开“选项”对话框，然后在“ 常规”选项卡中修改这个数目），即可打开相应的工作簿。（4）在“我的电脑”或者“资源管理器”中找到需要打开的工作簿，双击即可将其打开。18目 录上一页下一页结 束4.2.2 工作簿的新建和打开-打开工作簿（5）如果Windows“开始”菜单中“文档”选项的级联菜单中有需要打开的工作簿，那么，只要单击它即可 打开。（6）通过窗口右边的“任务窗格”打开工作簿。Excel 2003允许同时打开多个工作簿。可以在不关闭当前工作簿的情况下打开其他工作簿。可以在不同 工作簿之间进行

13、切换，同时对多个工作簿进行操作。返 回19目 录上一页下一页结 束4.2.3 工作簿的保存和关闭1. 保存工作簿（1）保存未命名的新工作簿：单击“常用”工具栏中的“保存”按钮（或者“文件” 菜单中的“保存”及“另存为”命令，或者按快捷键Ctrl+S） ，在弹出的“另存为”对话框中确定“保存位置”和“文件名” 后，单击“保存”按钮。（2）保存已有的工作簿：单击“常用”工具栏中的“保存”按钮（或者“文件” 菜单中的“保存”命令，或者按快捷键Ctrl+S）即可。如果要将修改后的工作簿存为另一个文件，则需 选择“文件”菜单中的 “另存为”命令，在弹出的“另存为” 对话框中确定“保存位置”和“文件名”后

14、，单击“保存”按钮 。 20目 录上一页下一页结 束（3）保存自动恢复信息：Excel 2003可以自动保存工作簿，以最大限度 恢复因突然断电造成的信息丢失。方法是单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开 “选项”对话框，在“保存”选项卡中确定有关选项即可 ，（4）若没及时保存，在退出Excel 2003或关闭当 前工作簿时，系统会弹出提示是否保存的对话框，单 击“是”也可保存。4.2.3 工作簿的保存和关闭21目 录上一页下一页结 束2关闭工作簿（1）单击“文件”菜单中的“关闭”命令。（2）在当前工作簿处于最大化时，单击菜单栏最右端的“关闭”按钮。（3）在当前工作簿处于非最大化时，单击当前工作

15、簿标题栏最右端的“关闭”按钮。（4）使用退出Excel 2003的方法也可关闭工作簿。4.2.3 工作簿的保存和关闭返 回22目 录上一页下一页结 束4.2.4 单元格和单元格区域的选择1. 单元格和单元格区域单元格（Cell）就是工作表中行和列交叉的 部分，是工作表最基本的数据单元，也是电子表格 软件处理数据的最小单位。单元格的名称（也称单元格地址）是由列 标和行号来标识的，列标在前，行号在后。在一个工作表中，当前（活动）单元格只 有一个。当前单元格带有一个粗黑框，当前单元格 的名称显示在编辑栏的名称框中。当鼠标指针指到某单元格时将变成空心十 字形，此时单击鼠标左键，该单元格便成为当前单 元

16、格，此时就可以直接输入数据了。23目 录上一页下一页结 束每个单元格内容长度的最大限制是32767个字符，但单元格中只能显示1024个字符，编辑栏中才可以显示全部 32767个字符。 单元格区域指的是由多个相邻单元格形成的矩形区域，其表示方法由该区域的左上角单元格地址、冒号和右下角单 元格地址组成。例如，单元格区域A1:E5表示的是左上角从A1 开始到右下角E5结束的一片矩形区域，如图3所示。 4.2.4 单元格和单元格区域的选择图3 单元格区域 24目 录上一页下一页结 束2. 单元格、单元格区域、行和列的选择下表列出了常用的选择操作： 4.2.4 单元格和单元格区域的选择选择 内容具体操作