职务分析和职务描述

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1、职务分析和职务描述教学内容: 职务分析的含义、作用、内容、程序及方法；教学要求: 掌握本章重要概念；了解职务分析的作用、内容、程序掌握职务分析的方法及运用教学时数： 4 学时教学重点: 收集工作分析信息的方法教学难点: 职务规范、职务描述书的编写教学方法: 讲授法、案例教学法职务分析与职务描述l l本节内容安排：本节内容安排：l l一、工作分析的基本概念、术语和作用一、工作分析的基本概念、术语和作用l l二、工作分析的方法二、工作分析的方法l l教学要求：教学要求： 掌握工作分析的基本概念、基本术语掌握工作分析的基本概念、基本术语l l理解工作分析的作用理解工作分析的作用l l掌握工作分析的方

2、法掌握工作分析的方法l l教学重点：工作分析的基本术语和方法教学重点：工作分析的基本术语和方法导入案例lT公司招聘维修工程师的尴尬l T公司是国内IT业颇具规模的公司之一，由于业务 发展需要，公司准备招聘一批维修工程师。人事部门 按照一般形式起草了招聘广告并在报纸上公布：负责 计算机芯片维修及笔记本电脑维修。具有计算机相关 专业本科学历，三年以上相关工作经验，英语四级以 上。l 招聘广告公布后，收到大批求职简历。人事部门 按照招聘要求对求职者进行了筛选，从中初选了6名候 选人由业务部门面试。但是6名候选人或不能满足岗位 要求，或他们提出的工资要求公司无法接受，最后无 一人被公司录用。l出现这种

3、情况的原因在哪里？案例解析l 人事部门在公布招聘信息时并没有对维修工程师的工作任务和 任职资格进行专门分析，报纸刊登的招聘广告是按照一般方式写 的，如“本科学历，三年以上相关工作经验，英语四级以上”。这 些条件对维修工程师并不是必需的，而维修工程师应该具备的一 些基本技能招聘广告上又没有说明。这就造成符合广告条件及岗 位要求的应聘者提出了高薪要求，另一些应聘者虽然符合招聘广 告的条件，却不具备相关的岗位技能。不同的工作需要具备不同 技能和知识的人来完成。案例2：一个机床操作工把大量的机油洒在他机床周围的地面上。车间主任 叫操作工把洒在地上的机油清扫干净，操作工拒绝执行，理由是工作说 明书里并没

4、有包括清扫的条文。车间主任顾不上去查工作说明书上的原 文，就找一名服务工来做清扫。但服务工同样拒绝，他的理由是其工作 说明书里也没有包括这一类工作。车间主任威胁说要把他解雇。因为这 种服务工是分配到车间来做杂务的临时工。服务工勉强同意，但是干完 之后立即向公司投诉。有关人员看了投诉后，审阅了三类人员的工作说 明书：机床操作工、服务工和勤杂工。机床操作工的工作说明书规定： 操作工有责任保持机床的清洁，使之处于可操作状态，但并未提及清扫 地面。服务工的工作说明书规定：服务工有责任以各种方式协助操作工 ，如领取原材料和工具，随叫随到，即时服务，但也没有明确写明包括 请扫工作。勤杂工的工作说明书中确实

5、包含了各种形式的清扫，但是他 的工作时间是从正常工人下班后开始。引出问题机床周围地板的清洁工作谁来做？机床操作工服务工勤杂工职务说明书中没有清扫地板的条文有清扫条文，但工作时间是从正常下 班开始职务说明书中没有清扫的条文得出结论必须有职务分析案例2的启示工作分析前 常见管理问题 ：人事不符 工作重叠 工作空缺 同工不同酬 同酬不同工解决途径： 以工作分析为依据 进行科学、规范的 管理直接效果：员工满意 工作绩效 组织绩效又称工作分析，岗位分析对组织中所有为实现组织目标而存在的各类工作(岗位)进行系统分析和研究，以确定每一种工作的内容、职责与权限、工作条件和环境，以及完成本工作(岗位)所需的技能

6、、能力、知识和其他资格条件并形成工作说明书的过程。 一、职务分析的基本概念一、职务分析的基本概念职务分析的基本问题两个最基本的问题第一个问题第二个问题工作是什么谁适合这份工作？职务的名称、级别 职务设置的目的 职务的工作内容、任务和职责 职务的主要工作权利 职务需要的工作条件 职务与其他岗位的关系 职务在企业组织结构中的位置基本学历和专业要求 在某一领域的工作经验 必须具备的基本能力 必须接受的培训项目培训时间 年龄和性别要求 性格和性向要求二、职务分析的内容：w职务说明（工作描述）:指根据职务分析的结果，用书面的形式加以 描述、整理成文的过程。w 职务规范（任职资格）:指完成某一职务所需具备

7、的能力、技巧、知 识、学历和工作经历。工作分析职务描述职务规范职务的名称、级别 职务设置的目的 职务的工作内容、任务和职责 职务的主要工作权利 职务需要的工作条件 职务与其他岗位的关系 职务在企业组织结构中的位置基本学历和专业要求 在某一领域的工作经验 必须具备的基本能力 必须接受的培训项目培训时间 年龄和性别要求 性格和性向要求项 目具 体 内 容 工作识别项目职务名称、所属部门代码、等级、工资类别、地位 、汇报关系 工作概要全面简洁地对工作任务、目的及工作结果形式的描 述 手段机器、工具、装备材料原料、半成品、物资技术和方法把原材料变成产出的专门方法任务行为对产出的数量和质量、技术和方法、

8、行为和工艺流 程的管理模式和规定；对所做工作的描述 环境物理的、心理的、情感的环境补充信息以上未提及需补充的部分职务描述范例职务规范范例工作名称：秘书 资资格条件： 1、教育程度：大学专科，接受过秘书技能培训 2、工作经验 ：三年相关工作经验 3、知识要求：经济 与行政管理的基本知识 4、技能要求： （1）熟练运用计算机进行文字处理、基本绘图 和通讯联 系 ； （2）具备基本的公文写作技能，起草简单 的常见公文； （3）具有一定的信息处理能力，能有效管理有关文件资料； （4）具备良好的判断能力，恰当安排上司的工作时间 ； （6）具有良好的人际关系和沟通技能工作分析工作分析职务描述职务规范知识技

9、能能力任务责任职责人力资源计划招 聘培 训绩 效 评 价薪 酬职业生涯规划三、工作分析的作用l1. 为人力资源规划提供准确有效的依据l2. 合理安排组织中的各项工作任务l3. 明确管理者和员工各自的工作职责和目标l4. 为工作再设计和员工职业生涯规划提供依据l5. 为进行科学的绩效管理提供客观评价标准l6. 为员工招聘提供有效的信息l7. 为降低培训成本，提高培训效率提供前提l8. 明确工作岗位在组织中的相对价值，保证薪酬的内 部公平性n 要素：要素是指工作活动中不能继续分解的最小单位。n 任务：任务是工作活动中达到某一工作目的的要素的集合。n 职责：职责是某人担负的一项或多项相互联系的任务集

10、合。n 职位：职位是指某一时间内某一主体所担负的一项或几项相互联系 的职责集合。n 职务：职务是指主要职责在重要性与数量上相当的一组职位的集合 或统称。四、工作分析中的术语l职业：职业是指不同时间、不同组织中，工作要求相似或职责平行 （相近、相当）的职位集合。l职系: 职系又叫职种，是指职责繁简难易、轻重大小及所需资格条 件并不相同，但工作性质相似的所有职位集合。如人事行政、社会 行政、各属于不同的职系。每个职系中的所有职位性质充分相似。一 个职系就是一个职位升迁的系统。l职组：职组又叫职群，是指若干工作性质相似的所有职系的集合。l职级：职级是指同一职系中职责的繁简难易、轻重大小以及任职条 件

11、充分相似的所有职位集合。l职等：职等是指不同职系之间、轻重大小以及任职条件要求充分相 似的所有职位的集合。职业 职业运动员职业足球职业篮球职业棒球职业曲棍球职系 棒球手内野手外野手接投球手第 一 垒第 二 垒第 三 垒游 击 手左 野 手中 野 手右 野 手接球手投球手职责一些防守任务职位职位职位工作分析中的术语职务（工作 ）职系、职组、职等之间的关系与区别职等 职 职 组 系 职级54321员级助级中级副高职正高职高等教育教师助教讲师副教授教授科研人员助理工程 师工程师高级工程 师实验 人员实验员助理实验 师实验师高级实验 师图书 、资 料、档案管理员助理馆员馆员副研究馆 员研究馆员科学研究

12、研究人员研究实习 员助理研究 员副研究员研究员医疗卫 生医疗、保健 、预防医士医师主治医师副主任医 师主任医师课堂练习1：l请同学们根据所学的概念和自己实际掌握的知 识，列举一个实例来说明工作分析术语之间的 关系。五、工作分析的方法1、工作实践法指工作分析者实际从事所研究的工作，在工作过程中掌握 有关工作要求的第一手资料。1、工作实践法的不足：l适用于短期内可掌握的工作。对需要大量训练 才能掌握或有危险的工作不适应。2、关键事件记录法典关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件。 优点：研究的焦点集中在工作行为上，而行为都是可观察 的、可测量的 缺点：一是费时，二是容易遗漏了平均绩效水平。3

13、、观察法观察法是工作分析者通过对特定对象的观察，把 有关工作各部分的内容、原因、方法、程度、目的等 信息记录下来，最后把取得的工作信息归纳整理为适 用的文字材料。应注意的问题：避免机械记录，观察到的信息进行比较和提炼； 观察力求结构化，确定好观察的内容、时间、位置和 问题。4、访谈法工作分析者就某一直为面对面地询问或与人交流相关信息的会谈。适用范围：个别访谈使适用于员工工作有明显差别，工作分析时间 比较充分的情况；集体访谈使用与多个员工从事相同或相近的工作 情况。是对中高层管理职位进行深度分析的最好方法。利：简单、便利、迅速，能了解工作者的工作态度与工作动机等深 层次问题，适应面广，便于任职者

14、理解工作分析的意义。 弊：对沟通技巧要求较高，需要专业分析人员产与，任职者反映的 情况容易失真。姓名： 日期： 地点： 任职时间： 现任职位和级别： 部门： 组别： 主管姓名： 1、工作目的: 2、主要职责： 3、次要职责： 4、使用设备： 5、写实法写实法与观察法不同，属于客观的描述方法，但 不像观察法那样亲临现场观察。写实法主要通过结构 化的问卷来收集信息。常见的方法有：职务调查表法、工作日志法和核对法 。5（1）职务调查法根据工作分析的目的、内容来编写结构性调查表，由工 作执行者填写后回收整理，提取工作信息。一份完整的职务 调查表包括：基本资料、工作时间要求、工作内容调查、工 作责任调查

15、、任职者所需知识技能调查、工作的劳动强度调 查、工作环境调查。问卷可以设计为开发式或封闭式。优点：费用低、速度快、调查范围广。缺点：易产生信息误差；受被调查者态度的影响大。5（2）工作日志法就是按时间顺序记录工作过程，然后经过归纳提炼，取 得所需工作信息的一种工作信息提取方法。优点：信息的可靠性高、费用低。缺点：使用范围小、信息整理工作量大。适用于工作循环周期短、工作状态稳定的职位。5（3）核对法根据事先拟定的工作清单对实际工作活动的情况进行核对， 获得有关工作情况的一种方法。优点：减少了信息收集的工作量。缺点：拟定工作清单比较困难。课堂练习2：估税员办公室每天上午8点开始一天的工作。它的全体员工包括 一个主任、两个秘书、两个打字员和三个档案管理员。到上一年为 止，由于均衡的工作量和明确的责任，这个事务所一直运转平稳。从去年开始，主任注意到在打字员和档案管理员之间出现了越 来越多的争执。当他们找到主任讨论这些争执时，可以确定问题是 由于对特定职责的误解造成的。由于打字员感到档案原有过多的空 闲时间而流露出强烈的不满。另一方面，秘书和打字员必须经常加 班来做他们认为档案管理员很容易承担起来的工作。而档案