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1、*模块六 报表的设计 与创建本章目录报表概述与类型 1报表创建与编辑2报表汇总和排序3报表打印4一、报表概述报报表是Access数据库库的第四大数据库对库对 象，报报表是以打印格式显显示数据的一种有效方式，用户户可以设设置报报表的外观观和尺寸，并按不同的格式查查看和打印信息，以及给报给报 表添加多级汇总级汇总 、统计统计 、图图片和图图表。二、 报表的功能报报表主要有下列三项项基本功能：（1）从多个表/查询查询 中提取数据并进进行排序、分组组、统计统计 。（2）生成带带有数据透视图视图 或透视视表的报报表，增加数据的可读读性。（3）将数据源按分组组生成数据清单单，制作数据标签标签。报表的结构和
2、窗体类似，也由节组成，每个报表可以包含7个节，分别是：报表页眉、页面页眉、组页眉、主体、组页脚、页面页脚和报表页脚。1. 报表页眉/页脚2. 页面页眉/页脚3. 主体4. 组页眉/页脚：用于分组三、 报表的组成四 报表的类型在Access中报表的主要类型主要分为以下四种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表、标签报表。1. 纵栏式报表纵栏式报表将数据表的每一条记录以垂直的方式排 列，然后在排列好的字段内显示数据。纵栏式报表的特点： 一次只显示一个记录的 多个字段; 字段标题信息不是在页 面页眉中，而是在主体 节中。2. 表格式报表表格式报表实质是一个二维表，由行和列的形式显 示记录数据，通常一
3、行显示一行记录、一页显示 多条记录，记录数据的字段标题信息放在页面页 眉中。3. 图表报表图表报表是指包含图表显示的报表类型。在报表中 使用图表，可以更直观地表示出数据之间的关系 。4. 标签报表标签报表是一种特殊类型的报表。在实际应用中经 常会用到标签，例如，物品标签、客户标签等。五、 报表的视图打开任意一个报报表，单击单击 “开始”选项选项 卡上“视图视图 ”组组中的“视图视图 ”按钮钮，用户户可以看到Access中报报表的视视图图包括四种：报报表视图视图 、打印预览视图预览视图 、布局视图视图和设计视图设计视图 。项目一 创建报表报报表的创创建和窗体的创创建非常相似，用户户可以先使用自动
4、报动报 表功能或者报报表向导导快速创创建报报表，再使用设计视图对设计视图对 所创创建的报报表进进行修改。一、创建报表的方法（1）利用“报报表”按钮钮，即可将当前选选中/打开的数据 表/查询查询 作为为数据源自动创动创 建一个报报表，并且数据源 中的所有字段都将放置在报报表上。 （2）标签标签 利用“标签标签 ”按钮钮，用户户可以根据打开的“标签标签 向导导” 对话对话 框的提示创创建标签报标签报 表。 （3）报报表向导导 利用“报报表向导导”按钮钮，可以让让用户户借助“报报表向导导” 对话对话 框的提示创创建一个报报表。使用这这种方法不但可以 让让用户选择户选择 数据源和输输出的字段，还还可以
5、在报报表中 对对数据进进行分组组、排序等设设置。一、创建报表的方法（4）空白利用“空白”按钮钮，可以创创建一个空白报报表，再将选选定数据源中的字段添加到报报表来创创建新的报报表。（5）报报表设计设计利用“报报表设计设计 ”按钮钮，可以借助报报表设计视图设计视图 灵活的设计报设计报 表任务一 自动创建报表用户户通过过“报报表”组组中的“报报表”按钮钮可以快速、便捷的创创建简单报简单报 表。使用这这种方法创创建报报表时时，不能对对数据进进行排序或分组组，也无法选择选择 数据源中要输输出的字段。因此创创建好的报报表，后续还续还 要对对其进进行设计设计 和修改。任务设计根据“教学信息管理系统统”数据库
6、库，创创建一个名称为为“项项目1-1-1 院系信息”的报报表，用于输输出“院系”表中所有字段信息。任务二 使用“报表向导”创建报表使用“报报表向导导”创创建报报表，不仅仅数据源可以来自多个表/查询查询 ，而且还还可以按照用户户的特定需要有选择选择性的输输出字段，以及设设置排序或分组组相关选项选项 。任务设计-基于单表/查询创建报表根据“教学信息管理系统统”数据库库，创创建一个名称为为“项项目1-2-1 课课程信息”的报报表，用于输输出“课课程”表中课课程名称、课课程类别类别 、学时时和学分等4个字段信息。任务设计-基于多表/查询创建报表根据“教学信息管理系统统”数据库库，创创建一个名称为为“项
7、项目1-2-2 学生选课选课 信息”的报报表，用于输输出每位学生的选课选课 情况，报报表结结果输输出姓名、专业专业 、课课程名称、学分和分数等5个字段。任务三 使用“标签向导”创建标签报表Access 2010 所提供的“标签标签 向导导”可以实现实现上述任务务。标签标签 是报报表的一种特殊类类型，将标签绑标签绑定到表/查询查询 中，Access会为为数据源中的每条记录记录生成一个标签标签 。任务设计根据“教学信息管理系统统”数据库库，创创建一个名称为为“项项目1-3-1 录录取通知书书”的报报表，用于输输出每位学生的录录取通知书书，报报表结结果输输出姓名、录录取专业专业 及报报到时间时间 等
8、相关信息。在Access中，若使用报表向导创建的报表形式和 功能都比较单一，布局也较简单，往往达不到用 户的需求。而使用Access 提供的报表设计视图，既可以设计 出格式与功能更完善的报表，又能对用报表向导 所建立的报表进行修改，这种方法一般都能够更 好地满足用户的实际需求而创建报表。任务四 使用设计视图创建报表当用户打开报表的“设计视图”窗口时，在Access 应用程序窗口的功能区上出现“报表设计工具”选 项卡及“设计”、“排列”、“格式”和“页面设置” 子选项卡，如图6-32所示。任务四 使用设计视图创建报表任务设计根据“教学管理信息系统统”数据库库，创创建一个名称为为“项项目1-4-1
9、 学生信息”的报报表，用于输输出学生的基本信息，报报表结结果输输出姓名、性别别、民族、籍贯贯、政治面貌、出生日期和专业专业 等相关信息。在报表中除了直接输出数据以外，还可以通过图表来显示数据，它会给人一种更加直观和耳目一新的感觉。任务五 创建图表报表任务设计根据“教学管理信息系统统”数据库库，创创建一个名称为为“项项目1-5-1 不同专业专业 学生人数”的图图表报报表，用于统计统计 并输输出每个专业对应专业对应 的学生人数，报报表结结果显显示专业专业 、学生人数等相关信息。项目二 设计与打印报表Access为为用户户提供丰富的报报表编辑编辑 功能，包括设设置报报表格式、添加背景图图案、添加日期
10、和时间时间、添加页码页码 、绘绘制线线条和矩形、对报对报 表进进行排序和分组组、使用函数对报对报 表进进行计计算、设计设计 主/子报报表等功能。报报表“设计视图设计视图 ”为为用户户提供强大的自定义义设设置功能，不仅仅可用于创创建报报表，还还可以按用户户的特定需求编辑编辑 和设计报设计报 表。任务一 设置设计排序和分组报表报报表中记录显记录显 示的顺顺序是与数据表的记录记录 一致的，而数据表中记录记录 的排列顺顺序默认认是按照输输入的先后顺顺序排列。输输出报报表时时，通常需要按特定顺顺序组织组织记录记录 。如在打印学生选课选课 信息时时，按分数降序排列记记录录。对对于多个报报表来说说，仅对记录
11、仅对记录 排序还还不够够，还还可能需要将它们们划分为组为组 。组组是记录记录 的集合，通过过分组组可以直观观地区分各组记录组记录 ，并显显示每个组组的详细详细内容和汇总汇总 数据。任务设计-使用设计视图创建排序和分组报表根据“教学管理信息系统统”数据库库，创创建一个名称为为“项项目1-4-1 学生信息”的报报表，用于输输出学生的基本信息，报报表结结果输输出姓名、性别别、民族、籍贯贯、政治面貌、出生日期和专业专业 等相关信息。按专业进专业进 行升序排序，同一专业专业 的学生按出生日期升序排列输输出.任务二 设计统计报表报报表中记录显记录显 示的顺顺序是与数据表的记录记录 一致的，而数据表中记录记
12、录 的排列顺顺序默认认是按照输输入的先后顺顺序排列。输输出报报表时时，通常需要按特定顺顺序组织组织记录记录 。如在打印学生选课选课 信息时时，按分数降序排列记记录录。对对于多个报报表来说说，仅对记录仅对记录 排序还还不够够，还还可能需要将它们们划分为组为组 。组组是记录记录 的集合，通过过分组组可以直观观地区分各组记录组记录 ，并显显示每个组组的详细详细内容和汇总汇总 数据。1. 在报表页眉/页脚节中添加计算控件在报报表页页眉/页页脚节节中添加计计算控件，可以对对某些字段的全部记录进记录进 行统计统计 ，如求累加和、最高分、总总人数等。这这种形式的计计算一般是对报对报 表字段列的纵纵向记录记录
13、 数据进进行统计统计 ，并且经经常使用Access 提供的内置统计统计 函数来完成相应应的计计算操作。此时时只针对报针对报 表中的所有记录进记录进 行计计算，因此需要将计计算控件放在报报表页页眉/页页脚节节中。2. 在组页眉/页脚节中添加计算控件在组页组页 眉/页页脚节节中添加计计算控件，可以对对分组组记录进记录进 行统计统计 ，如求出每个专业专业 的学生人数、不同课课程的选选修人数等。此时时只针对报针对报 表中的一组记录进组记录进 行计计算，因此需要将计计算控件放在组页组页 眉/组页组页 脚节节中。3. 在主体节中添加计算控件在主体节节中添加计计算控件，可以对报对报 表中每条记记录录的若干字
14、段值进值进 行计计算，如求期末总总分、平均分、年龄龄等。只需设设置该该计计算控件源为记录为记录 中对应对应 的字段的计计算表达式即可，这这里进进行的是横向计计算。4.常用的SQL聚合函数报报表常用的函数主要是“SQL聚合函数”中的Avg（平均值值）、Count（计计数）、Max（最大值值）、Min（最小值值）和Sum（求和）等，以及“日期/时间时间 ”类类中的Date（日期）、Now（日期与时间时间 ）、Time（时间时间 ）和Year（年份）等任务设计-在报表页眉/页脚节中添加计算控件根据“教学信息管理系统统”数据库库，创创建“项项目2-2-1 统计统计 学生总总人数”，在报报表的报报表页页
15、眉节输节输 出学生总总人数。主体中显显示所有学生信息。任务设计-在组页眉/页脚节中添加计算控件根据“教学信息管理系统统”数据库库，统计统计 学生表中各专业专业 最大出生日期”，在报报表的专业组页专业组页 眉节输节输 出各专业专业 的最大出生日期。报报表主体中显显示姓名，性别别，专业专业 ，出生日期任务设计-在主体节中添加计算控件根据“教学信息管理系统统”数据库库，根据学生的出生日期在报报表主体节输节输 出每位学生的年龄龄。报报表中显显示姓名，年龄龄任务三 设计主/子报表把一个报报表插入到另一个报报表内部，被插入的报报表称为为子报报表，包含子报报表的报报表叫做主报报表。其中主报报表可以是未绑绑定
16、的，也可以是绑绑定的。对对于绑绑定的主报报表，它包含的是一对对多关系“一”方的记录记录 ，而子报报表显显示“多”方的相关记录记录 。任务设计-在已有报表中创建子报表根据“教学信息管理系统统”数据库库，在项项目一创创建的“项项目1-2-1 课课程信息”报报表中创创建子报报表，子报报表的数据源是“学生”表和“成绩绩”表，要求能够够在“项项目1-2-1 课课程信息”报报表中显显示对应课对应课 程的学生选课选课 成绩绩，包括“姓名”、“性别别”、“出生日期”、“专业专业 ”和“分数”等字段。创创建的主/子报报表名称为为“项项目2-3-1 课课程选选修信息”。任务设计-将已有报表添加到主报表中建立子报表根据“教学信息管理系统统”数据库库，首先创创建主报报表“学生基本信息”和子报报表“课课程选选修信息”，然后将“课课程选选修信息”子报报表添加到主报报表中，新创创建的主/子报报表名称为为“项项目2-3-2 学生选课选课 成绩绩”。任务四 设计参数报表和交叉报表在查询查询 模块块中用户户知道如何创创建参数查询查询 以实实现动态查询现动态查询 数据，以及知道通过过交叉表
