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1、报告时间：报告时间：0707月月0707日日 报报 告告 人：人： 王菁王菁采购循环采购循环 稽核案例分析稽核案例分析1制度规范的采购流程重点查核项目主要缺失及案例分析2一.供应商管理1.供应商开发数量是否充足2.交易各供应商之间是否存在关联性3.交易是否只围绕某几家厂商进行4.未招标的采购品项是否长期只向单一供 应商采购（独家采购）5.向非合格供应商采购，是否经权责主管核准6.供应商资料是否保存完整重点查核项目3二.采购价格1.采购价格是否切实经过询比议价后被核准,询比议价相关记录资料保存是否完整2.采购价格长期变动趋势之合理性分析3.采购价格与关系企业、市场行情比较分析,有无重大异常重点查
2、核项目4重点查核项目三.招标作业查核1.符合招标规定之交易是否执行招标作业1.1 符合招标额度之交易是否执行招标1.2 具备3家以上供应商之品项是否招标1.3 无法招标时是否提报签呈被核准，理由是否充分、合理1.4 能一次完成采购的交易是否分为多次请购与采购,从而规避招标办法5重点查核项目三.招标作业查核2.招标作业流程执行是否规范2.1 招标文件由采购发出，投标资料是否 由法务人员负责回收2.2 对投标商资质审查是否严格，避免开标后出现资质不符,影响招标进行2.3 开标后再议价过程是否依规定当场进行且主持人、监标单位同时在场，最终报价有供应商签字确认6重点查核项目 三.招标作业查核2.4 整
3、个开标、再议价过程采购是否作成详细记录（标书密封，监标单位参加）并有主持人、监标单位签字，采购存档2.5 保证金额度是否依规定如期缴纳2.6 决标签呈是否与招标结果一致，非采用最低报价时是否在签呈中注明7重点查核项目四.企划品采购 1.是否存在企划人员自行找厂商采购现象2.采购是否进行询比议价，价格是否合理3.符合招标条件而未招标(因时间紧、不专业、品质等原因)是否合理4.企划是否依提前请购，以保证采购单位有足够的作业时间8稽核问题采购经常回馈意见说明？一、来自主管的压力二、未落实招标原因* 市场涨价* 企划做采购* 作业时间* 企划品每次采购与全年采购量关系9稽核问题采购经常回馈意见说明？二
4、、价格精进影响* 使用单位指定品牌* 紧急采购* 企划自己采购10稽核问题采购经常回馈意见说明？三、人员异动、人力不足四、采购专业局限五、制度流程了解程度六、品质、配合度权衡11查核发现之主要缺失 一.供应商管理问题1.供应商开发不充足，多笔交易长期围绕某一家或某几家进行2.查核发现供应商之间为关联企业，串通报价或围标对某些品项交易形成垄断3.供应商背景不合法，与其交易使公司潜在风险4.供应商资料未保存或保存不完整5.可以从生产商采购的品项，却与中间商进行采购6.厂辅未取得合格原料的品质关键性指标,致使该项原料无法招标12议题一、供应商管理1-1供应商开发不充足，多笔交易长期围绕某一家或某几
5、家进行 某公司事项说明：* 05年至06年3月，促销品询比议价集中在冠达、一奇、百锋、航杭四家小型供应商，累计交易164万元* 外协件加工均由两家承办，无开发新厂商的记录，其中大渡口资质很差，年交易额10.6万元 经营风险：* 长期和少数厂商交易，不利成本精进共识后行动方案：* 持续加大供应商开发力度，对资质较差的厂商应淘汰，多方询比价， 以利成本精进13议题一:供应商管理1-2 供应同一品项的各供应商之间为关联企业，平时 串通报价，并以围标形式对某些品项形成 垄断 某地区顶益、顶津事项说明：A 企划品及公车广告之供应商存在重大关联关系：如法人代表相同、或业务人员相同、或地址相同 B 浩博、佳
6、美、三友、文汇、新城礼品、世纪礼品等六家供应商实际 为“张浩”一人所掌控，多次围标串通报价，对某些品项形成垄断， 即使偶尔别家厂商报价低，其亦会通过议标降价而中标。 C 06/0707/02，顶津公司向其采购促销品115万元；顶益与其交易额 共有130万元14议题一:供应商管理D 浩博承揽了公司所有车体广告业务，年费用36.6万元E “张浩”与顶益顶津相同品项之交易价格不同 经营风险：供应商之间存在重要关联易被供应商围标,不利于价格精进共识后行动方案：采购单位应定期开发诚信之新供应商，并加强相关资料之审查终止与张浩之交易关系，不再与其实质掌控之公司进行采购大项采购依招标作业办法执行，广而告之招
7、标信息，吸引更多诚信厂商参标15议题一:供应商管理1-3 供应商背景不合法，与其交易使公司潜在风险 某顶益事项说明：某供应商提供的进口备件全部是走私进入中国，1-8月交易19.5万元 ，我公司购买价格比该厂商正常售价高13.95，该走私备件比市场 价格高16.63，因此我公司实际购买价格比市场高30经营风险：购买走私货物，容易受到海关检查及巨额罚款，并影响公司声誉共识后方案：终止与走私货物之供应商交易，按照采购流程作业16议题一:供应商管理1- 4 供应商资料未保存或保存不完整 某公司事项说明：供应商资料不完整：84%的原物料厂商无相关证照；备品、综采 、 外协加工厂商均无厂商资料。 经营风险
8、：无供应商基本资料、相关证照未年检、过期等无法判定供应商是否合格、合法，存在经营风险。共识后行动方案：采购补齐供应商的营业执照、税务登记证等资料归档17议题一:供应商管理 1-5 可以从生产商采购的品项，却与中间商进行采购 某顶津事项说明：自采原料-甘氨酸长期与贸易商交易,单价21.79元/公斤，未直接向生产 厂商购买19元/公斤，成本存在精进空间1.2万元 经营风险：采购未开发生产厂家，影响成本精进； 共识后行动方案：依照集团供应商及采购作业相关制度规定，减少采购环节精进采购成本 18议题一:供应商管理 1-6 厂辅未获得合格原料的品质关键性指标,致使该项原料无法招标 某顶园事项说明：厂商按
9、照原料规格表提供低二面粉样品，品保检验小样的面筋值/水分/ 灰份等合格，但试车后屡次不合格，系因研发的面粉规格中缺乏3+2、蛋 黄、蛋卷等产品所需的关键性指标.(低二面粉2004年1-8月采购量为433 万元)经营风险：原料缺乏品质关键性指标，影响原料验收与品质稳定，亦不利于新厂商 开发，易造成人为控制 共识后行动方案：请研发制定产品使用的面粉关键指标，以利采购作业 19查核发现之主要缺失二. 采购价格问题1.采购价格不合理，比关系企业高出1倍2.没有相关供应商报价资料，且承包厂商将业务又转包其他公司3.未积极进行询比议价，询比议价资料及供应商报价资料未保存4.实际交易价格高于招标价格20议题
10、二:采购价格 2-1 采购价格不合理，比关系企业高较多 某地区顶益、顶津事项说明:* 从一奇商贸采购的炫彩杯约1万个，单价1.86元，金额1.85万元，与关系企业相同材质、式样的杯子相比,尺寸小,价格却高109%* 某公司采购39万元的玻璃钢桌椅,既未招标,亦未找寻多家厂商询价,使采购价格(610元/套)与关系企业采购价格、及其他供应商报价相比,均偏高100-200元/套,查核后，总经理与稽核人约谈供应商，其 解释价格高系因品质好，事后同意降价50元/套，总成本降低3.2万元 。经营风险:促销品缺乏市场的询比价，长期和少数中间商交易，不利成本精进共识后行动方案:持续加大供应商开发力度，对资质较
11、差的厂商应淘汰，多方询比价，以利成本精进 21议题二:采购价格 2-2 没有相关供应商报价资料，且承包厂商将业务 又转包其他公司事项说明:某公司50万元店招未采用招标方式，且没有相关厂商的报价资料，最终由某公司包揽，而该公司又将某一区域业务转包其他公司。经营风险:未招标亦未多家进行询比议价,被中间商从中渔利共识后行动方案:符合招标条件的要招标,如不能进行招标需签呈提报事业群核准后,进行询比议价222-3.未积极进行询比议价，询比议价资料及供应商报 价资料未保存事项说明：表单、档案管理杂乱，多数采购业务未保留询、比、议价记录抽查某公司办公用品、备品备件采购情况，78%未有询比议价记录经营风险：采
12、购相关资料保存不完整、管理混乱，使各环节无法一一对应，不便核实采购过程合理性，也不利于事后查找未保留询、比、议价记录及招标资料，无法判断其操作合理性共识后行动方案:厂商报价资料及询比议价资料应归档管理议题二:采购价格23议题二:采购价格 2-4 实际交易价格高于招标价格重庆顶益 事项说明: 查核备品备件招标价格执行情况,存在实际交易价格比招标价高现象, （交易总额1万以下） 商品名称 招标价 交易价 差价 购买日期 订单号 球阀 28.21 45.00 16.79 59 2002.09.30 45-128946 三角带 3.93 7.26 3.33 85 2003.03.28 45-23458
13、4 定向轮 26.00 37.61 11.61 45 2003.02.12 45-206580 经营风险: 未执行招标价格,失去招标的意义 共识后行动方案: 决标后,签订采购协议,确保决标价格被执行24查核发现之主要缺失三. 招标作业问题1.超过招标额度之交易未执行招标2.招标过程不严谨，存在舞弊嫌疑* 让“特殊”供应商最后报价,以达到中标目的* 开标后采购自行“再议价”，并更改中标商3.招标流于形式，有故意逃避招标情形4.决标签呈内容与最终议价结果不符，异常情况（未采用最低价）未在签呈中说明25查核发现之主要缺失三. 招标作业问题5.招标后追加工程比例偏高6.招标确定价格后，又附加奖励办法，
14、人为主观性强,亦使成本增加7.未依规定收取保证金8.采购未对招标过程作成记录或招标相关资料保存不完整26议题三:招标作业管理3-1.超过招标额度之交易未执行招标 事项说明： 超过招标标准之采购业务未采取招标方式，而用询比议价方式进行。大宗原物料的某些品项年采购金额远大于10万元（如豆瓣酱67万元、辣椒酱37万元），合格供应商超过3家，均未招标，而采用询比议价。 事项说明：多项大额采购业务，未通过招标方式进行误将自采品项当作统购，未开发新厂商，长期以比、议价方式执行因紧急请购，对大额促销品之采购，多未以招标方式进行经营风险:符合招标项目不执行招标,不利于成本精进共识后行动方案:请依照招标办法规定
15、执行,如因特殊情况不能招标时应签呈提报,经权责核准后方可改用其他方式采购方式3-2 招标过程不严谨，存在舞弊嫌疑, 让“特殊”供应商 最后报价,以达到中标目的 事项说明：利用报价顺序，让“特殊”供应商最后报价而中标，如某工程招标未采用抽签等方式决定报价顺序，而是规定4家,厂商依A、B、C、D顺序报价，报价结果：A：60万元 B：55万元 C：50万元 D：49.5万元最后D中标经营风险:利用报价顺序为厂商透漏前面报价情况,使得招标失去公平共识后行动方案:招标会上,只有监标单位可以叫厂家进场报价,其他人员均在场内 不得私自离开与厂商接触议题三:招标作业管理283-2 招标过程不严谨，存在舞弊嫌疑
16、, 开标后采购自行“再议价”，并更改中标商事项说明：开标后，采购自行“再议价”，更改中标商某公司废品招标中，A回收商的报价在8家回收商中大部分品项都不是最高的（如PET粉碎料价格比其他报价低200-1700元/吨），但经过与回收商再次议价，提高到与其他最高竟价一样，而使之最终中标经营风险:离开监标单位单独议价,使得招标失去公平性,亦使得交易带有人为因素共识后行动方案:决标价格及中标厂家，以开标会上监标单位共同签字确认的为准议题三:招标作业管理293-3 招标流于形式，有故意逃避招标情形广州、重庆、沈阳 事项说明：对投标单位资质没有严格审核,凑足三家即招标,议价时又以资质不符而淘汰相关监标部门人员亦未起到监标职责，在议价单上草率签字* 交通班车招标，有3家参加招标,议价时,提出1家车型不符,1家价格高,故只剩下1家可以议价* 广宣品招标,有3家招标,议价时提出1
