办公室5S推行实务

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1、讲师：李庆远办公室5S推行实务第一讲：办公室5s概论 问题一：为什么说5S是所有管理的基础？它的重要性为何？ 1、办公室不良现状分析 1) 急等要的东西找不到，心里特别烦燥 。 2) 桌面上摆得零零乱乱，以及办公室空间有一 种压抑感 。 3) 没有用的东西堆了很多，处理掉又舍不得， 不处理又占用空间。 4) 工作台面上有一大堆东西，理不清头绪。 5) 每次找一件东西，都要打开所有的抽屉箱柜 狂翻。 6) 环境脏乱，使得上班人员情绪不佳 7) 制订好的计划，事务一忙就“延误”了2、办公室不良现象造成的浪费1)、资金的浪费 2)、场所的浪费3)、人员的浪费 4)、士气的浪费5)、 形象的浪费 6)

2、、效率的浪费3.5S的定义和特色整理（SEIRI）：区分有用与无用物品，将无用的去除；整顿（SEITON）：将有用的物品放好、标示清扫（SEISO）：经常的打扫，保持干净，以造成没有垃圾污垢的办公室 清洁（SEIKETSU）：维持以上3S的成果，持续推行3S并使之规范化、制度化，保持工作场所干净整洁素养（SHITSUKE）：养成从事5S工作之习惯，使之成为日常工作中的自觉性为。习惯决定性格决定命运。整理：要与不要，一留一弃 ； 整顿：科学布局，取用快捷 ； 清扫：清除垃圾，美化环境 ； 清洁：洁净环境，贯彻到底 ； 修养：形成制度，养成习惯 ； a)提供一个舒适的工作环境；b) 提供一个安全的

3、工作场所；c) 塑造一个企业的优良形象，提高员工工作热情和敬业精神； d) 稳定工作质量水平；e) 提高工作效率降低消耗；4、5S的效能 5S活动是持续过程，须年年讲，月月讲，天天讲5S的最高境界是在企业中成为一种宗教 工作越忙越须要作5S，否则会更忙 乱才忙，忙更乱，越忙越乱，越乱越忙，恶性循环第二讲 办公室 5S的实施要点问题二：5S实施的关键问题为何 ？1、办公室整理的实施要点废弃的决心：不能用，不再使用的物品 无用物办公场地检查内容：办公室抽屉、文件柜的文件、书籍、档案、图表、办公桌、文件柜、置物架之物品；过期的表单、文件、资料；私人物品；公共栏、墙上的标语、月历等； 目的让工作现场不

4、合理的问 题显示，区分出来，使不良品，不 急品，不用品得以消除腾出空间，空间活用； 防止误用（无用的、不良的）、误送（送错地方）； 塑造清爽的工作场所；办公室如何整理 桌面:僅留下電話,電腦,鍵盤,滑鼠,綠色植物, 印表機. .桌面下:主機,公事包,垃圾桶 .抽屜:文具用品,待辦A,B,C級,名片字典參考資 料,私人物品 .上班前要清潔桌面及物品 .下班或離開要收拾清潔,垃圾要倒 2、办公室整顿的实施要点把必要的东西留下来，依规定的位置整齐摆放，加以标记。三定原则：定物、定位（合适的位置。位置固定，据使用的频率和便利来决定物品放置的场所。定量（合适的数量。不影响工作的前提下，越少越好） 办公室

5、整顿目的： 工作场所一目了然； 消除找寻物品的时间； 整整齐齐的工作环境； 消除过多的积压物品。 注意：这是提高效率的基础。 办公室整顿效果： 1）要用的东西随即可取得； 2）不光是使用者知道，其它的人也能一目了然；办公室整顿步骤 第一步：分析现状 第二步：物品分类 第三步：决定储存方法（定置管理） 第四步：实施 简单要素 一套文具 文件存发在一个地点 无纸化 只开一小时的会 一分钟电话 今天的工作今天做3、办公室清扫的实施要点工作场所（看得见和看不见的地方）彻底清扫，问题点的发现和解决规定例行扫除时间与时段，如：a) 每日5min 5S；b) 每周30min 5S；c) 每月60min 5S

6、；d) 全员拿着扫把、拖把等依规定彻底清扫；e) 管理者要亲自参与清扫，以身作则； 衣物架休息区办公室清扫值日表5S区人员员值值日检查检查 内容办办公桌区域自己负责负责桌面无灰尘尘，东东西放置整齐齐，办办公用品和个人生活用品分开 ；地面干净净，无纸纸屑及其他废废物；椅子摆摆放整齐齐。 休息区及地面值值日生地面无杂杂物，桌椅摆摆放整齐齐，桌面及物品上无灰尘尘。文件柜1谢谢磊 刘进进文件柜内是否保持干净净，柜内物品是否摆摆放整齐齐文件柜4叶枫枫 师庆师庆 科 同上文件柜5李建 余秀君 同上文件柜3邹邹小琴 周彬同上文件柜6袁璐 王叶钊钊同上文件柜7马马秀青 李卉青同上文件柜2李蓉梅 罗鸿罗鸿 宇同

7、上衣物架杨杨翠 陈陈蓓蓓衣物是否按标签摆标签摆 放整齐齐备注：负责5s区的人员每天进行维护，下班前10分钟开始4、办公室清洁的实施要点整理、整顿、清扫的实施内容和职责的明确。所有区域、物品都有整理、整顿、清扫的责任者。谁使用谁负责将整理、整顿、清扫的实施内容标准化标准化：做事情的最佳方法。对最正确、最经济、最有效率的工作方法文件化。项目内容整理空间用来堆放杂物 洗涤物品与食用品混放 消防通道堵塞 排水、换气、调温、照明设施不全 洗手间男女不分，时常弄出令人尴尬场面 整顿区域、场所无标识 无整体规划图 物品无定位、定置 逃生路线不明确 布局不合理，降低工作效率 清扫玻璃破烂，不能挡风遮雨 门、窗

8、、墙被乱涂乱画 墙壁发黑，地面污水横流 采光不好，视线不佳 到处污迹明显，无人擦洗 无人定期进行必要的清洁、消毒3S活动的具体检查内容项目内容 整理各种新旧版本并存，分不清孰是孰非 过期的仍在使用 需要的人员没有，无关人员反倒持有 保密文件未有管理，任人阅读 个人随意复印留底 整顿未能分门别类，也没有用文件柜、文件夹存放 没有定点摆放，四处都有，真正要用的又不能及时找出 文件种类繁多，难以管理 接收、发送未记录或留底稿 即使遗失不见了，也没有人知道 清扫复印不清晰，难以辨认 随意涂改，没有理由和负责人 文件破损、脏污 文件柜、文件夹污迹明显 未有防潮、防虫、防火措施项目内容整理几乎所有管理人员

9、都配有独立办公台 每张台都有一套相同的办公文具，未能共用 办公台面干净，抽屉里边杂乱无章 不能用的文具也在台上 私人物品随意放置 茶杯、烟灰缸放在上面 堆放了许多文件、报表整顿现场办公台设备位置主次不分 办公台用作其他用途 台面办公文具、电话没有定位 公共物品放在个人抽屉 抽屉上锁，其他人拿不到物品清扫台面脏污，物品摆放杂乱无章，并且有积尘 办公文具、电话污迹明显 台下办公垃圾多日未倾倒5、办公室素养的实施要点持续推行整理、整顿、清扫、清洁工作制定员工行为规范，使员工养成良好习惯不断对员工进行培训培养自觉、自主、自立“三自”型员工。办公室素养的作用 重视教育培训，保证人员基本素质 持续推动4S

10、，直至成为全员的习惯 使每位员工严守标准，按标准作业 净化员工心灵，形成温馨明快的工作氛围 培养优秀人才，铸造战斗型团队 成为企业文化的起点和最终归属形成修养的基本过程具备了成功的修养成为他人的榜样努力遵守规章制度理解规章制度学习公司的规章制度第三讲办公室5S的实施 方法问题三：5S实施的技巧为何？ 1.5S 推进前准备 做5S之前把现场拍下来, 事后进行比较, 能看出 5S的重要性; 定点拍摄 在同一场所拍摄改善前后的状态; 拍摄日期 将拍摄日期标在照片上; 彩色化 彩色照片更有效; 定点拍摄法:对同一对象用同一相机; 在同一高度; 向同一方向; 在同一位置 ;周期性地拍摄2、怎么做5S？闭

11、环原 则P-计划C检查D实施A总结3、实施5S时几个指导观念 我们搞5S，不是搞一阵儿，而是永远 搞下去; 5S不是“要我干”，而是“我要干”； 清扫不是目的是手段，清扫的最终目的是素养;（提高素质，养成习惯，形成氛围）； 事情办不好，是因为努力不够。 4.办公室5S活动表区分活动内容五 分 钟 5S 活 动1检查你的着装状况和清洁度2检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来，如橡皮 擦、回形针、文件及其他3整理和彻底清洁桌面4检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方5扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品6检查档案柜、书架及其他夹具等，将放得不恰当的物品改正过来十 分 钟 5

12、S 活 动1实施五分钟5S活动的所有内容2用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备3固定可能脱落的标签4清洁地面5倾倒垃圾篓内的垃圾6检查电源开关、门窗、空调等是否已关上5. 办公室5S检查表部门： 检查日： 检查人：项目内容满分得分问题点整理1.有无实施抛弃非必需品 2.公告栏有无过期的公告 3.桌子抽屉是否杂乱 4.有无不必要的隔间妨碍办公室良好视野 5.下班时桌面上是否干净利落4 4 4 4 4整顿1.文件类有无定位化（配合颜色、斜线） 2.能否随时取出必要文件、磁盘等 3.桌子、文件架有无控制在最低数量 4.有无以区域线规划桌子、文件架、通道位置 5.有无规定常用品存放场所，并加以管理4

13、 4 4 4 4清扫1.地面、桌面是否杂乱 2.垃圾箱有无溢满 3.有无杂乱布置的导线 4.办公自动化设备有无污秽、尘埃 5.开水供应处是否干净4 4 4 4 4项目内容满分得分问题点清洁1.有无文件档案管理制度 2.有无依照档案制度将文件归档 3.本部门重点目标管理有无目视化 4.供应开水处有无标識清扫责任人 5.有无指定书库、书架维护负责人4 4 4 4 4修养1.有无工作计划管理 2.工作去向表示板有无妥善利用 3.文件传阅有无按规定进行 4.有无积极参加工作会议 5.有无按规定穿制度4 4 4 4 4评语1006.办公室5S判定标准区 域N O内 容判定标准（“否”得满分； “是”得零

14、分评分得分办 公 室 台 面1文件、资料整齐放置，不得凌乱成沓的文件是否参差不齐， 零散的文件是否歪斜、凌乱52非每日必需品不得存放在办公台 上办公台上是否只放置每日最 低限度内的用品5台 下3除垃圾桶外不得放置任何物品是否堆放有其他物品或是否 没标识54个人用的垃圾桶不得露出工作台 外，几人共用的垃圾桶应规划区 域是否露出台外，未倾倒或是 否没规划区域55地面保持干净，无垃圾及碎粒是否有垃圾及碎粒5办 公 椅6椅套要保持干净，无污迹是否有污迹、黑垢57人离开办公台，办公椅应推至台 下，且应紧挨办公台且平行放置是否没推至台下或未呈水平 放置58办公椅、办公台应保持干净，无 污迹、灰尘是否有污迹

15、、灰尘5区 域N O内 容判定标准（“否”得满分； “是”得零分评分得分文 件 柜9应保持柜面干净、无灰尘是否有污迹、灰尘510柜外的明细表应用规定的表格贴 附在右上角是否不按要求标识511同一部门的文件夹外侧的标识应 统一是否不统一5人 员13在办公区（室）任何时候不得拖 （脱）工鞋，并保持干净是否有拖（脱）工鞋的现象 或工鞋有污垢514男性职员工作时间必须打领带， 女性必须穿裙子或西裤；不得穿 休闲服是否有不打领帶或穿休闲服 的现象515工衣的扣子必须全部扣上，掉了 的扣子及时补钉，并保持干净是否有没有扣上的扣子或有 扣子脱落、衣领上是否有黑 垢516不得在办公区（室）吸烟是否有在办公区（室）吸烟 的现象5区 域N O内容判定标准（“否”得满分； “是”得零分评分得分电 脑17应保持干净，无灰尘、无污迹是否有灰尘或污迹518电脑线应束起来，不得凌乱是否没束起或很凌乱5其 他19应保持干净，电话线不得凌乱是否有灰尘或电话线凌乱520白板必须定期进行整理，并保持 干净是否有过期的内容或灰尘5评价1007、办公环境明朗有序化与 职员素养提升 八大要点： 共独区分; 公私区分; 柜架管理; 资料归位;