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1、商务信函格式 Ohana基金会 商 务务 交 流商 务务 信 函商务信函格式 Ohana基金会 课课程目标标l分析信函内容，并选择选择 适当的写作策略。l书书写清晰简洁简洁 的信函。l确定并使用适当的信函称呼。商务信函格式 Ohana基金会 商务务信函的各部分信头 Peerless Graphics加拿大 石原市,迪林汉姆 大道893 95014 第十二行或信头下方两行日期栏 200x年9月13日两行到十行 信内 T. M. Wilson先生 地址 虚拟概念公司加拿大 欧文市, 拉姆斯登大街125692222 空一行称呼 亲爱 的Wilson先生:商务信函格式 Ohana基金会 商务务信函的各
2、部分 (续续)空一行 事由栏栏 事由: 正楷书写空一行 正文 这封信函说明关于您询问 的正楷书写格式。所有内容都从左边写起。通常将日期写在离信纸顶 端两英寸 处，或信头最后一行下方两英寸处，看哪个更靠下定。在改良平头式中，日期栏和结束语都从中间而不是从左边开始写。商务信函格式 Ohana基金会 商务务信函的各部分 (续续)如果包含事由栏，那么其应写在称呼下方两行。“事由”两个字也可不写。即便没有标记 ，多数读者也了解这儿的陈述即为事由。问候结束语写 在最后一段的末尾下方两行 。空一行问问候结结束语语 真诚的 ,空三行商务信函格式 Ohana基金会 商务务信函的各部分 (续续)签签名栏栏 Mar
3、k H. Wong平面设计师 空一行 参考缩缩写 MHW: pil商务信函格式 Ohana基金会 信 函 称 呼尽量使用个人姓名。l如果不知道对方的姓名，那么可使用简化的信函格 式，以省去称呼 。l如果不知道对方的姓名，而且不能使用简化的信函 格式，那么可称呼“女士”和“先生”。 商务信函格式 Ohana基金会 信息请请求函的写作思路l开头语头语 : 首先询问 最重要的问题 ，或婉转地传达你的请求。 l正文: 条理清晰并婉转地解释你的请求。视需要也可询问 其它问题 。l结结束语语: 适当地提出规定截止日期的具体举措，并首先表示感谢 。商务信函格式 Ohana基金会 对对例行请请求函开头语头语
4、的修改表述不当表述:我收到任务要为我公司的大会选择会址。我已考察了很多 地方，你们酒店看起来还行 。 修改后 :我们打算5月份在费尔蒙特酒店举行一次公司会议，想请问您一些有关食宿方面的问题 。 商务信函格式 Ohana基金会 对对日常请请求函开头语头语 的修改表述不当表述 :我在阅读福布斯杂志时看到可以免费获得介绍贵公 司的录像。 修改后 :请寄一份介绍贵公司的免费录像给我。 商务信函格式 Ohana基金会 对对日常请请求函开头语头语 的修改表述不当表述 :我在旧金山培训中心给学生进行摄影术课程培训时看一幅照片，想把它用在我们的课程当中。 修改后的 :如果我想定购一幅照片的副本用于培训目的，手
5、续是怎样 的？ 商务信函格式 Ohana基金会 对对日常请请求函结结束语语的修改表述不当表述 :感谢你提供的所有信息。 修改后 : 如果能在4月4日之前收到贵方对这些问题的答复，我们 将不胜感激，这样我们就能有充裕时间来准备会议。 商务信函格式 Ohana基金会 对对日常请请求函结结束语语的修改表述不当表述:希望你能在方便时尽早回信。 修改后 :希望贵方在8月15日之前寄出录像。 商务信函格式 Ohana基金会 对对日常请请求函结结束语语的修改表述不当表述 :感谢谢你的合作。 修改后 :您对我的咨询的答复将有助我采取下一步举措。谢谢！ 商务信函格式 Ohana基金会 订单请订单请 求信函的写作
6、思路l开头语头语 : 授权物品的购买。建议运送方式。 l正文 :逐行列出物品名称。提供数量、订单编号、产品描述和单价。 l结结尾语语: 要求具体的运送日期。提供付款方式。 表示感谢。 商务信函格式 Ohana基金会 简单简单 索赔赔函的写作思路l开头语头语 : 清楚地描述出所要求的举措。l正文: 对索赔的实质进 行解释。证明索赔的合理性。提供关于请求的举措的细节。l结结尾语语: 以祝福语结尾。适当地提出截止日期 。 商务信函格式 Ohana基金会 同意索赔赔函的写作思路l事由栏栏（可以不要）: 确认前一封信函。 l开头语头语:迅速地表示同意请求或宣布调整。 l正文:提供你打算怎样履行请求的细节。设法重新获得读者的信任。适当地采取一些再销售或促销活动。l结结尾语语:以富有远见的正面话语结 尾。表达出对将来的业务往来的信心。商务信函格式 Ohana基金会 祝信函写作一切顺顺利！商务务信函格式
