201110全省高校档案培训班课件

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1、规范档案管理 为学校建设与发展服务山东科技大学 曲绍燕 2011年10月一、加强基本建设，营造良好工作环境组织建设设施建设制度建设规范建设1、组织建设建立档案机构档案馆或综合档案室建立档案管理网络学校主要领导为主任的档案工作管理委员会 由各部门分管领导、专兼职 档案人员组成的档案管理网络 2、设施建设设立档案专用库房、办公室及阅档室配备档案装具及设施设备使库房达到“九防”（防火、防盗、防高温、防潮湿、 防光、防尘、防鼠、防虫及防污染）要求。 3、档案工作规章制度建设（综合）档案馆岗位职责档案人员职责要求档案保管制度档案保密制度档案查借阅制度档案统计制度档案鉴定销毁制度特殊档案调档审批规定等3、

2、档案工作规章制度建设（干部人事）干部人事档案人员职责干部人事档案保管和安全保密制度干部人事档案查阅规定干部人事档案材料收集制度送交档案材料归档工作制度干部人事档案材料鉴别制度干部人事档案整理工作制度干部人事档案转递制度等4、档案工作业务规范建设档案实体分类方案档案归档范围与保管期限表档案业务建设规范各类档案工作规范等二、加强业务建设，服务学校各项工作档案管理程序与要求齐全收集材料规范整理档案 科学检索保管优质编研利用 档案管理程序与要求 档案收集档案整理 档案鉴定 档案保管档案统计 档案检索档案编研档案利用 档案收集工作内容：收集本单位党群、行政、教学、科研、产品、 基建、仪器设备、出版、外事

3、、财务等活动中 形成的具有保存价值的文件、声像材料收集上级机关公文，会议交流材料等 质量要求：归档的文件材料齐全完整载体和书写材料等符合标准 档案整理工作内容：分类组卷卷内文件整理卷内目录编制案卷目录编制质量要求：分类适当组卷合理目录清晰案卷整洁、体系统一编号准确移交清册与实物相符档案鉴定工作内容：鉴定的程序标准鉴定的组织领导销毁档案的制度 质量要求：符合鉴定程序及有关规定销毁手续完备 档案保管工作内容：档案的库房管理档案的安全保护延长档案寿命的各种技术措施 质量要求： 库房符合“九防”要求档案的排放和编号符合标准档案的装具符合标准档案统计 工作内容： 档案的数量统计档案利用情况统计档案机构和

4、人员状况统计档案统计分析质量要求：准确性及时性科学性 档案检索 工作内容： 编制检索工具建立检索系统利用检索工具检索所需质量要求：计划性和科学性全面性和准确性具体性和快速性实用性和统一性档案编研 工作内容： 熟悉与研究档案内容,编写参考资料编写档案文集,编撰档案史料、年鉴编写大事记、基础数字汇编等编制利用效果汇编质量要求：史料真实数据准确内容充实体例统一、结构严谨档案利用 工作内容： 介绍馆藏为利用者提供档案信息质量要求：明确服务方向做到优质服务熟悉档案了解需求正确处理利用与保密的关系齐全收集材料1、工作内容收集本校党政管理、教学、科研、产品、基 建、设备、出版、外事、财务活动中形成的具有保

5、存价值的文件、声像材料。收集上级机关公文，会议交流材料等。2、质量要求 归档的文件材料齐全、完整按照本校各类档案归档范围与保管期限表进行收集。注重平时积累，随时收集。底稿、附件、批复（若有的话），要收集齐全。注意收集领导手中的重要材料。注意收集参加会议带回的文件材料。纸质文件和电子版本要同时收集。材料手续要完备，注意文件本身的凭证价值，如合同由双方盖章，公文应有发文机关的印章，需要领导 签字盖章才能生效的文件要签字盖章等。载体和书写材料等符合标准及要求用纸规格要符合要求(三统一:表单与正文统一,附件与正文统一,目录与卷内材料统一) 。会议记录用纸要规范。 一般为A4型，超过A4型的按A4型规格

6、切割或折叠；对于小型的材料，如合格证、证明书、介绍信等应 使用A4纸进行托裱。 书写材料杜绝使用圆珠笔、红墨水笔、纯蓝钢笔、铅笔，要用碳素签字笔、碳素钢笔、蓝黑钢笔。非手写材料应存打印件，如有字迹模糊或褪变的、传真件须复制后与复制件一并归档。 3、收集（整理）措施构建收集网络全校专兼职档案工作人员队伍明确收集责任列入专兼职档案人员岗位责任制建立相关制度部门立卷制度、“四纳入”、“四同步”制度、考核奖惩制度、外出开会人员带回文件归档制度、人员变动文件交接制度等规范整理档案综合材料立卷的方法与步骤1、分类2、立卷组合3、卷内材料的排列与编号4、填写卷内目录与备考表5、拟写案卷题名6、案卷封面的填写

7、与装订7、文件和对应声像材料的处理8、交接 1、分类分年度（注意跨年度的材料） 分机构（不同单位不能放在同一卷里批复与请示要放在同一卷里）分问题（按学校制定的分类方案进行 ） 分期限（永久；长期；短期）（永久；定期30年；定期10年 ）通常采用年度问题分类法或年度组织机构分类法 2、立卷组合立卷组合的基本要求以问题为主，按照文件类型组合，适当分级，兼顾其它特征，使之联系紧密。 立卷组合的形式会议文件 ，按会议届次组合，一卷或数卷；非诉讼案件材料，按立案问题或人名组合，一卷或数卷；人民来信，可按信件作者、信件处理形式或反映的问题组合；统计、报表、名册等文件，按照格式名称或部门组合；管理和业务工作

8、条例、法规、制度、调研材料，按问题组合；工作计划、总结等文件，一般按责任者或名称组合 ；简报、刊物，可按名称或期号组合，可以一期一卷或数期一卷 。3、卷内文件的排列与编号 卷内文件的排列一般按重要程度或时间顺序排列 ；批复、批示在前，请示、报告在后 ；正件在前，附件在后； 正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件材料，结论性材料在前，依据性材料在后 。 卷内文件的编号按照排列顺序，用阿拉伯数字在有字迹或图表的 一面逐页编写页号，空白页不编号，页号位置在每页 材料正面的右下角，背面在左下角，一律用铅笔书写 。4、填写卷内目录与备考表卷 内 文 件 目 录案卷号:顺 序 号文 号责

9、任者题 名日 期页 号备注1鲁学位 20105号山东省 学位委员会关于公布2010年新增学士学位授 予专业的通知2010. 5.2612山科大教字 20102号山东科大关于增设本科专业的请示2010. 1.1352010- SX19-283山东科大机械电子工程专业有关材料2010.1 12.305270最后 是起 止页 用“.”替全称或通用简称批 复 请 示 分 别 编 写 序 号 ， 为 2 件不能漏 字自拟的标题，外加“ ”号与声像材料的参见号起 页4、填写卷内目录与备考表卷 内 备 考 表本卷情况说说明 立 卷 人 审审 核 人 立卷时间时间 2011.5立卷单位主要负责人或 分管档案工

10、作负责人填写卷内文件缺损、修改、 补充、移出、销毁等情况 若卷内无情况说明，也必须由立卷人 、审核人签字并填写立卷时间 5、拟写案卷题名案卷题名即案卷标题，一般应由立卷人自拟， 案卷题名要求结构完整，应由卷内文件的主要责任 者、问题、名称（名称不超过三个）组成，拟写时 要求做到简明扼要，概括确切，文字通顺，正确地 把卷内文件内容揭示出来。一般采用段落式标法， 末尾不加“。”。如：山东科大关于新增学士学位授予专业的请示、 报告、批复6、案卷封面的填写与装订 填写案卷封面填写时要求使用碳素墨水，用粗钢笔书写，字迹 要工整、清晰，应逐项按规定填写类目名称（类目名 称须盖章）、案卷题名、起止时间、保管

11、期限、件、 页数、归档号（归档号必须用铅笔填写）。填写案卷封面山 东东 科 技 大 学教 学 类类山东东科大关于新增学士学位授予专业专业 的请请示、报报告、批复自 2010年3月至2010年9月保管期限永久本卷共 3 件 126 页页归归 档 号2档号：2010-JX12-3加盖二级类目章铅笔编号 最后擦除案卷题名为段落式全宗名称末尾不加“。”专职档案员最后编写案卷装订先去掉文件上的金属物，破损和装订线内有字迹的文件材料要进行裱糊，较大材料要切割或折叠。检查案卷各部分排列顺序。案卷封面卷内文件目录卷内文件备考表封底使用按上级标准统一印制的软卷皮,采用三孔一线的方法装订。装订位置应按在案卷卷皮左

12、侧印制的三孔装订点，卷内文件的下边与卷皮的下边取齐，卷内文件右边取齐。 三 孔 装 订7、文件和对应声像材料的处理不能和文件放在一起的同一问题或同一事件的照片 、光盘等声像载体材料，要统一整理，分别存放，并在编目时注明互见号和存放地点。8、交接 填写交接表，一式两份，交接双方各持一份备查。（前面工作由各形成档案材料部门的兼职档案人员 在专职档案人员指导下完成）项目类档案的整理1、教学类学籍档案教学综合管理文件材料，属于教学管理内容的采用自然年度，其余采用教学年度，在次年5月底前归档 。学籍材料在完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业），当年12月底前一次性归档。一般采用毕业 时的年度(“届”

13、）。研究生学籍材料按人组卷，本专科生学籍材料按班级 组卷。2、科研类课题项目档案每个研究课题视材料多少，组成一题一卷或一题数卷 。将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算等整理组成综合卷，排放在该课题全部案卷最前面。其余材料按科研阶段依次系统整理组卷。准备立项阶段研究实验阶段总结鉴定阶段申报奖励阶段推广应用阶段3、基建类项目档案按工程项目组成一卷或若干卷，管理性文件材料排在首卷 。其余材料按文件性质分别组成案卷 。项目依据性材料基础性材料工程设计工程管理工程施工工程竣工验收等图纸按图的类别序号排列。地质图初步设计图建筑施工图结构

14、施工图水工图电工图气管图更改图图纸大于卷盒的，要按A4图纸大小折叠成手风琴式。注意对竣工图 、变更图及学校总平面图的收集。4、仪器设备类项目档案将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、订购合同、验收报告、索赔文件等组成一卷或若干卷，排在首卷。其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次排列。依据性材料开箱验收安装调试随机文件材料设备运行设备维护等设备说明书及全套随机技术文件和使用维修、改造等文件，保管期限定为与设备共存。5、产品生产类项目档案反映整个产品项目关键材料放在首卷，若材料较少，将文字材料在前，蓝图在后进行组卷，底图单独存放。 材料多的案卷按工作程序或

15、按其产品系列、结构排列。销售管理计划准备阶段生产设计（研制）阶段生产试制与鉴定设计阶段生产阶段产品图纸整理与基建图纸相同。6、出版物类项目档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷，期刊一期组成 一卷，校报一期组成一卷。注意分清年度，不可混年立卷。跨年的出版物放在出版年度立卷。 注意原稿、清样、及审稿单的齐全完整及书写材料的规范 。7、财会类项目档案形成的财会档案在财务部门暂存两年后，再移交档案馆 归档。对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，保管到结清债权、债务时为止。报表、账簿、凭证、工资清册的保管期限都有永久、长期、短期，要分盒存放，便于组织鉴定销毁。编目检索、排架保管1、分类编号区分不同类别，按照不同期限、不同责任者等问题进行案卷的排列、编写案卷号。案卷排序，先排永久，再排长期，最后排短期，同期限内先 排上级的，再排本校的。 2、编目检索 卷内目录、案卷目录、全引目录、专题目录、文件卡片、人名卡片和字号索引等 。3、排架保管 按照类别纵排或横排，或采取纵排下的横排，或横排下的纵排。通常多采用纵排下的横排。即：一级类目纵排，二级类目横排如：200