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1、Access 2007数据库应用-建立数据库和表第2章 建立数据库和表本章学习要点l建立数据库l建立表l利用表设计器创建表l字段属性l数据的有效性规则l建立表关系l表关系的高级设置l修改数据表结构和记录l筛选与排序 2.1 建立一个数据库 l创建数据库l打开数据库 l管理数据库 2.1.1 创建数据库 l建立空数据库 第一步：启动Access 2007，弹出【开始使用 Microsoft Office Access】页，如下图所示。 第二步：单击屏幕左上角的Office徽标，弹出 Office功能菜单，单击【新建】按钮，也可以直接 单击屏幕中间的【空白数据库】按钮，新建一个 数据库，如下图所示
2、。 单击 此处，新建 一个空白数据库。2.1.1 创建数据库l建立空数据库 第三步：在屏幕右下方的【文件名】文本框 中输入Database1.accdb，如下图所示。 第四步：用户可以单击文本框右边的【文 件夹】按钮更改数据库的存放位置，如下 图所示。 单击 此处可更 改存储位置。在这里输入 文件名。2.1.1 创建数据库l建立空数据库 第五步：选择【创建】选项卡，新建一个空白数据库。新建的数据库自动创建一个数据表，如下图 所示。 2.1.1 创建数据库l利用模板建立数据库 第一步：启动Access 2007，单击左边【本地模 板】，从列出的11个模板中，选出符合自己要求 的一个模板。 本例中
3、选择【联系人】数据库模板，如下图所示 。 第二步：在屏幕右下方弹出的【数据库名称 】中输入想要采用的数据库文件名，然后单 击【创建】按钮，完成数据库的创建。创建 的数据库如下图所示。 单击 此处，选择 建立“联系人”数 据库。2.1.1 创建数据库l利用模板建立数据库 第三步：这样我们就利用模板创建了“联系人”数据库。单击【新建联系人】按钮，弹出如 下图所示的对话框，即可输入新的联系人资料了。 2.1.2 打开数据库 l打开数据库的操作步骤第一步：启动Access 2007，单击屏幕左上角的 Office徽标，在弹出的Office功能菜单中选择【打 开】按钮，如下图所示。 第二步：在弹出的【打
4、开】对话框中选择要打 开的文件，单击【打开】按钮，即可打开选中 的数据库，如下图所示。 2.1.3 管理数据库 l压缩和修复数据库对“罗斯文_full.accdb”数据库进行压缩。 第一步：启动Access 2007，打开“罗斯文_full.accdb”数据库。 第二步：单击Office徽标，在弹出的功能菜单中选 择【管理】选项，再单击选择【压缩和修复数据 库】选项，如下图所示。 第三步：这样，系统将自动对数据库进行压 缩和修复，对比压缩后的数据库体积，如下 图所示。 2.1.3 管理数据库l备份数据库对“罗斯文_full.accdb”示例数据库进行备份。 第一步：启动Access 2007，
5、打开压缩过的“罗斯文_full.accdb”数据库。 第二步：单击Office徽标，在弹出的功能菜单 中选择【管理】选项，再选择【备份数据库 】选项，如下图所示。 第三步：系统将弹出【另存为】对话框，默认 的备份文件名为“数据库名+备份日期”，如下图 所示。 第四步：单击【保存】按钮，即可完成数据库的备份。 2.1.3 管理数据库l查看数据属性 查看“罗斯文_full”示例数据库的属性。 第一步：启动Access 2007，打开任意一个数据库文件。 第二步：单击屏幕左上角的Office徽标，在弹出 的菜单中选择【管理】按钮，再选择【数据库属 性】选项，如下图所示。 第三步：在弹出的数据库【属性
6、】窗口中的【 常规】选项卡中显示了文件类型、存储位置与 大小等信息，如下图所示。 2.2 创建简单表 l使用表模板创建数据表 l使用字段模板创建数据表 l使用表设计创建数据表 l字段、数据类型及字段属性 2.2.1 使用表模板创建数据表 l在新建的空白数据库中，运用表模板，建立一个“ 联系人表”。 第一步：启动Access 2007，新建一个空白数据库，命名为“表示例.accdb”。 第二步：切换到【创建】选项卡下，单击 【表模板】按钮，在弹出的菜单中选择【 联系人】选项，如下图所示。 第三步：这样就创建了一个“联系人”表。此时【数据表 】标签栏上方会出现黄颜色的“表工具”提示。选择【数 据表
7、】选项卡，进入【数据表视图】，如下图所示。 2.2.2 使用字段模板创建数据表l在新建的空白数据库中，运用表模板，建立一个“ 学生信息表 ”。 第一步：启动Access 2007，新建一个空白数据库，命名为“表示例.accdb”。 第二步：切换到【创建】选项卡下，单击【表模板 】按钮，在弹出的菜单中选择【联系人】选项，如 下图所示。 第三步：单击【数据表】选项卡下【字段和列 】组中的【新建字段】按钮，如下图所示。 2.2.2 使用字段模板创建数据表l在新建的空白数据库中，运用表模板，建立一个“ 学生信息表 ”。第四步：系统弹出【字段模板】窗格，如下图所示。 第五步：双击【字段模板】窗格中的某一
8、字段，或者直接将其拖动到数据表中，即可将该字段添 加到数据表中。 2.2.2 使用字段模板创建数据表【字段模板】窗格提供了一个创建新字段的方法，除了使用【字段模板】利 用系统中的字段模板创建新字段外，还可以根据其他表中的现有字段创建新字段 。只需要单击【添加现有字段】按钮，即可弹出【字段列表】窗格，如下图所示 。只要双击选定字段，或者将其拖动到数据表中，即可将该字段添加到创建的表 中。 2.2.3 使用表设计创建数据表 l在“表示例.accdb”数据库中，利用表的设计视图，建立一 个“学生信息表”。 第一步：启动Access 2007，打开数据库“表示例.accdb”。 第二步：切换到【创建】
9、选项卡，单击【表 】组中的【表设计】按钮，进入表的设计视 图，如下图所示。 第三步：在【字段名称】栏中输入字段的名称， 在【数据类型】下拉列表框中选择该字段的数据 类型。【说明】栏中的输入为选择性的，可以不 输入，但是为了使设计的表具有良好的可读性， 建议输入必要的说明。 本例中，在【字段名称】中输入“学号”，选择的【 数据类型】为“数字”型，如下图所示。 2.2.3 使用表设计创建数据表 l在“表示例.accdb”数据库中，利用表的设计视图，建立一 个“学生信息表”。第四步：在“表示例.accdb”数据库中，利用表的 设计视图，建立一个“学生信息表”。第五步：单击【保存】按钮保存该数据表，输
10、入 名称为“学生信息表”，单击【确定】按钮以后，弹 出“尚未定义主键”的提示框，如下图所示。 2.2.3 使用表设计创建数据表 l在“表示例.accdb”数据库中，利用表的设计视图，建立一 个“学生信息表”。第六步：选择【否】按钮，暂时不设定主键。单击屏幕左上方的【视图】按钮，切换到 【数据表视图】，这样就完成了利用表的【设计视图】创建表的操作。完成的数据表如 下图所示。 2.2.3 使用表设计创建数据表 l在上面创建的“学生信息表”中定义主键。 第一步:启动Access 2007，打开建立的“表示例.accdb”数据库。 第二步：在导航窗格中双击已经建立的“学生信息表 ”，然后单击【视图】按
11、钮，或者单击【视图】按钮 下的小箭头，在弹出的菜单中选择【设计视图】选 项，进入表的【设计视图】，如下图所示。 第三步：在【设计视图】中选择要作为主键的 一个字段，或者多个字段。要选择一个字段， 请单击该字段的行选择器。要选择多个字段， 请按住Ctrl键，然后选择每个字段的行选择器。 本例中我们选择“学号”字段，如下图所示。 2.2.3 使用表设计创建数据表 l在上面创建的“学生信息表”中定义主键。 第四步：在【设计】选项卡的【工具】组中，单击【主键】按钮，或者单击鼠标右键，在弹出的菜单 中选择【主键】选项，为数据表定义主键，如下图所示。 2.2.4 字段、数据类型及字段属性 lAccess提
12、供了10种数据类型 【文本】：用于文字或文字和数字的组合，如住址；或是不需要计算的数字，如 电话号码。该类型最多可以存储255个字符。【备注】：用于较长的文本或数字，如文章正文等。最多可存储65535个字符。设计表，实际上就是设计表的各个字段，包括字段的数据类型、字段属性等。如 果用表的设计视图，各字段名称、数据类型和字段属性都要由用户自己来设置。【数字】：用于需要进行算术计算的数值数据，用户可以使用“字段大小”属性来设 置包含的值的大小。可以将字段大小设置为1、2、4、8或16个字节。【货币】：用于货币值并在计算时禁止四舍五入。【是/否】：即布尔类型，用于字段只包含两个可能值中的一个，在Ac
13、cess中，使 用“-1”表示所有“是”值，使用“0”表示所有“否”值。【OLE对象】：用于存储来自于Office 或各种应用程序的图像、文档、图形和其他 对象。【日期/时间】：用于日期和时间格式的字段。【自动编号】：用于自动记录插入的记录的序号。一个表中只能有一个字段的数 据类型为“自动编号”。【超链接】：用于超链接，可以是UNC路径或URL网址。【附件】： 任何受支持的文件类型，Access 2007 创建的ACCDB格式的文件是一 种新的类型，它可以将图像、电子表格文件、文档、图表等各种文件附加到数据 库记录中。 2.2.4 字段、数据类型及字段属性 l字段属性的设置各种字段的属性取决于
14、字段的数据类型，如下图所示。 2.2.4 字段、数据类型及字段属性 l字段属性的设置【字段大小】设置为“长整型”。【小数位数】设置为“0”。【标题】就是在数据表视图中要显示的列名，默认的列名就是字段名。【有效性规则】和【有效性文本】是设置检查输入值的选项，在这里设 置检查规则为“50330101 and 0：要求输入值非零。 =0：输入值不得小于零。 Access提供了“自动编号”的数据类型，以创建在输入记录以后自 动生成编号的字段。生成编号以后，编号就不可更改了，除非删 除或更改记录。50 or 100：输入值为50或者100中的一个。 Between 50 And 100：输入值必须介于5
15、0和100之间，它等于 “50 And =#01/01/2007# And #01/01/2008#：必须输入 2007 年的日期 。 Like “A-Z*A-Z.com“ Or “A-Z*A-Z. net“ Or “A-Z*A- Z“：输入的电子邮箱必须为有效的 .com、.net 或 地址。 2.3.3 数据的有效性l在创建表达式时，需要牢记下列规则。 将表字段的名称用方括号括起来，例如：要求日 期=订购日期+30。将日期用“#”号括起来，例如：#01/01/2007#。将字符串值用双引号括起来，例如：“张三“or“李 四“。用逗号分隔项目，并将列表放在圆括号内，例如 IN (“东京“,
16、“巴黎“,“莫斯科“)。 2.3.3 数据的有效性l输入掩码 为“学生信息表”中的“入学时间”字段添加输入掩码。第一步：打开“表示例.accdb”数据库，从导航窗格中打开“学生信息表”。 第二步：单击【视图】按钮进入表的【设计视图】，选择“入学时间”字段。 第三步：在“入学时间”字段的字段 属性中，单击【输入掩码】行右 方的省略号按钮，弹出【输入掩 码向导】对话框，如下图所示。 第四步：选择“短日期”选项 ，单击【下一步】按钮，弹 出如下图所示的对话框。 第五步：单击【下一步】按钮， 即可完成输入掩码的创建，切换 到【数据表视图】，当输入数据 时，该视图如下图所示。 2.4 设定表之间的关系 l表的索引 l创建表关系 l表关系的查看和编辑、2.4.1 表的索引 l在“学生信息表”中给“学号”和“姓名”字段建立索引。第一步：打开“表示例.accdb”数据库，从导航窗格中分别打开“学生信息表”。 第
