《物流与供应链管理_7》由会员分享，可在线阅读，更多相关《物流与供应链管理_7（63页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、物流运作功能与过程管理之六订单处理与物流信息系统订货处理过程 订货处理过程的改进 信息在物流系统中的作用与要求 物流信息技术物流运作功能与过程管理之六订单处理与物流信息系统订货处理过程订货处理的一般过程 1.订单准备n所需的产 品或服务2.订单传递3.订单登录n订单准确 性检查n库存检查n信用检查n延期订货/ 取消订单n规范订单n开单4.按订单供货n拣选n包装n运输安排n准备运单n发送/运输5.订单处理状态跟踪n状态跟踪n同顾客交流订 单处理状态订单准备n订单准备是指顾客寻找所需产品或服务的相关信息并做出具体的订货决 定。具体内容包括选择合适的厂商和品牌，了解产品的价格、功能、售 后服务以及厂
2、商的库存可供水平信息。n减少顾客订单准备的时间，降低顾客的搜寻成本，能够显著地增加企业 产品的市场份额。如美国的一家医疗用品公司在1970年就给其主要客户 （各大医院）提供计算机终端设备及配套软件，医院利用公司提供的终 端，可以查看公司配送中心的库存信息，直接向配送中心下订单。这种 改善顾客订货准备的战略行动使得该公司在市场占有率和利润方面远远 超越竞争者，因为竞争者不能与医院进行如此直接、快速、准确的信息 沟通。 订单传递订单传递就是把订货信息从顾客传递到产品的供应商处。订货信息传输方式主要包 括三种：手工传输，电话或传真传输，网络传输。常见的形式有以下六种：q顾客（邮寄订单） 销售代表 （
3、手工输入）公司数据库q顾客（订货）访销员（带回）销售代表-（手工输入）公司数据库q顾客（电话/传真订货）销售代表 （手工输入）公司数据库q顾客（订货）访销员（电话/传真）销售代表 （手工输入）公司数 据库q顾客（订货）访销员（网络传输）公司数据库q顾客（网上订货）公司数据库三种信息传播方式比较传输方式传输速度实施费用可靠性准确性手工传输慢低差低电话/传真中等中等一般一般网络传输快投资高，运行 成本低好高订单登录订单登录是指将顾客订货信息转变为公司订单的过程，包括：q检查订货信息的准确性，如订货编号、数量、品种、价格等；q检查库存状况，是否有货，是否能满足顾客订货条件等；q准备延期订货单据或取消
4、订单，如果不能满足顾客的订货条件，则需同顾 客商议，是改变订货条件，还是延期订货，或者取消订单；q检查顾客信用等级；q规范顾客订单，把顾客的订货信息按照公司所要求的格式规范化；q开单，准备发货单据等。信息技术的迅速发展大大提高了订单登录的效率。条形码扫描技术的广泛使用 提高了订货信息输入的速度与准确性，并降低了处理成本。借助计算机数据 库使库存可供水平和顾客信用的检查等活动实现自动化处理。与传统的手工 处理相比，自动化的订单登录所需的时间减少了60以上。按订单供货 按订单供货包括货物的拣选、包装、运输安排、准备运单、发送运输。这些 活动可以并行处理，以缩短商品配送时间。该阶段是整个订货处理过程
5、中最复杂的部分，包括商品的配送与大量的单据处 理。确定供货的优先等级对订货处理周期时间有重要影响。许多企业没有正 式的确定供货优先等级的标准，操作人员面对大量的订货处理工作，习惯性 地优先处理简单的、品种单一、订货量少的订单，其结果往往造成对重要客 户和重要订单供货的延迟。在确定供货优先等级时，如下的一些规则可供参 考：（1）按接收订单的时间先后处理；（2）处理时间最短的先处理；（3）批量最小的、最简单的订单先处理；（4）按预先设定的顾客优先等级处理；（5）按向顾客承诺的到货日期先后进行处理；（6）离承诺到货日期时间最近的先处理。 订货处理状态跟踪 为了向顾客提供更好的服务，满足顾客希望了解订
6、货处理状态信息的要求，需 要对订货处理进行状态追踪，并与顾客交流订货处理状态信息。订单跟踪随着信息技术，特别是互联网的迅速发展，已变得越来越重要。美国 的UPS公司能够对每天运送的 1300万个邮包进行电子跟踪。例如，一个出 差在外的销售员在某地等待其公司寄来的产品样品，他可以通过UPS安排 的3COM网络系统输入UPS运单跟踪号码，即可知道样品目前的位置；当需 要将样品送至另一地点时，可再次通过网络指引新的投递点。物流运作功能与过程管理之六订单处理与物流信息系统订货处理过程的改进改善订货处理过程的意义改善订货处理过程的动因主要来自两个方面。q从顾客角度看，顾客所购买的不仅仅是产品或服务本身，
7、更重要的是获得价值，感受到满意。而搜寻产品信息的便利性、订货提前期的稳定性与时间长短、送货的准确性、订货处理状态跟踪等因素是实现价值与顾客满意的重要保证。q从企业角度来说，提高顾客服务与降低库存、减少运输费用是一个十分重要的问题，运用先进的技术手段和对业务流程的重组与改善，在提高顾客服务水平的同时降低物流总成本，获得竞争对手难以模仿的竟争优势，是企业的一项至关重要的经营战略。改善订货处理过程的关键因素n时间因素。订货处理过程的时间耗用，在企业看来通常理解为订货处理周期，顾客则通常将之定义为订货提前期。改善的目标是在保证时间耗用的稳定性的前提下，努力减少时间耗费。n供货准确性因素。要求按照顾客订
8、单的内容提供准确品种、数量、质量的产品，并运送到正确的交货地点。当需要延期供货或分批送货时，应与顾客充分协调与沟通，取得顾客的同意。n成本因素。包括库存设置的地点和数量、运输批量和运输路线的调控等。n信息因素。通过完善的物流信息系统，向顾客以及企业内部的生产、销售、财务、及仓储运输等部门提供准确、完备、快速的信息服务。改善订货处理的方法 n采用网络结构图改善订货处理过程的方法 q调查公司当前的订货处理流程，绘制流程图；q调查现有订货处理流程各节点的时间耗用；q绘制订货配送过程的网络结构图；q利用流程改善原则改善订货处理过程。流程改善常遵循的一些原则包括并行处理、分批处理、交叉处理、删除不增值工
9、序、减少等待、在瓶颈处添加额外资源等。 改善订货处理的实例某公司批发销售副食品，总公司下有连锁公司、市内业务及市外业务三部分（ 参见组织结构图）。该公司采用中央采购的方式，即绝大部分产品由总公 司采购，并存放在总公司仓库。一些细、小、杂产品由其下属连锁公司采 购，存放在连锁公司仓库中。该公司意识到其连锁公司订货提前期太长， 要求对订货过程改进，以缩短订货提前期，从而降低库存水平，减少库存 费用，改善服务水平。总公司连锁公司市内业务中心市外业务中心连锁门店市内配销总汇市外联营企业其他零售商消费者零售商 / 消费者现行的订货配送流程 (步骤1)连锁公司业务部总部业务部总部 仓库连锁门店连锁公司仓库
10、配送 平台传真订货分 拣 与 运 输运单 发货单发货单传真实线：物流虚线：信息流节点时间耗用网络结构图 (步骤2 、3)（1）第一批订货的连锁店向连锁公司传送订货 单（2）第二批订货的连锁店向连锁公司传送订货 单（3）连锁公司开内配单（单上所列商品为连锁 公司仓库提供）并向总公司传送订货信息（4）总公司开外配单（单上所列商品由总公司仓 库提供）（5）内配单由专人送至连锁公司仓库（6）连锁公司仓库人员整理内配单（7）外配单由专人送至总公司仓库（8）总部仓库人员整理外口单（9）连锁公司仓库发货 且细配（10）总公司仓库发货 且细配（11）复验第一批连锁店配货结果（12）第一批运输（13）复验第二批
11、连锁店配货结果（14）第二批运输（15）第一批运输的连锁店商品上架（16）第一批运输的连锁店填写要货单（17）第二批运输的连锁店商品上架（18）第二批运输的连锁店填写要货单3h(1)3h(2)3h(3)0.5h(5)3h(4)1h(6)0.5h(7)1h(8)3h(9)3h(10)1h(13)3h(12)3h(14 )2h(15)2h(16 )1h(11)2h(17 )2h(18 )改进前的订货处理过程时间耗 用 整个过程最长56.5小时，最短37.5小时，平均47小时。由于中间经历了两个晚 上，且存在着大量的大批量处理及串行过程，使得订货提前期很长。 日期第一天第二天时间8:00-20:00
12、20:00-23:007:30-9:009:00-12:008:30-11:3011:30-13:00活动(1) (2)(3)(5) (6)(9)(4)(7) (8)日期上接第二天第三天时间13:00-16:0016:00-18:008:00-11:0011:00-14:0011:00-15:0014:00-18:00活动(10)(11) (13)(12)(14)(15) (16)(17) (18)改进前的订货处理甘特图(1)、(2)(5)、(6)(7)、(8)(11)、(13)(17)、(18)(15)、(16)(3)(9)(4)(10)(12)(14)构造新流程 (步骤4) 由于一时不可能
13、进行大的技术投资，经过深入调查、分析研究后发现：n连锁公司业务部和总公司业务部在处理订单时存在着串行现象，而且在复验时 ，所有的订货整批处理，配送时处在运输和营业高峰期，严重地耽误了时间。n根据并行处理、减少等待、使用额外资源等原则对其工作流程进行改进，改进 后的订货过程时间安排见下表：日期第一天时间8:00-17:0017:00-18:0018:00-21:0021:00-21:3021:30-23:30活动(1) (2)(3) (6)(4)(7)(8)日期第二天时间7:30-8:008:00-13:0013:00-16:0016:00-19:0016:00-19:0019:00-22:00
14、活动(5)(9、10、11)(12)(14)(15) (16)(17) (18)改进后的订货处理甘特图改进后订货配送过程最长 36.5小时，最短 24.5小时，平均为 30.5小时。比现行 方案缩短了 16.5小时，缩短 35.1%。通过这种改动后，其库存成本得到大幅 度地下降。 (1) (2)(8)(5)(17) (18)(15) (16)(7) (4)(9) (10) (11)(12)(14)(3) (6)物流运作功能与过程管理之六订单处理与物流信息系统信息在物流系统中的作用与要求物流信息系统的基本构成订单处理 系统调查与情报 系统决策支持 系统报告与输出 系统u 物流环境u 业务环境u
15、物流管理u 物流活动物流管理功能u 计划u 操作u 控制物流系统中的信息流战略目标能力限制物流需求制造需求采购需求存货管理订单管理订单处理配送作业运 输采 购业务活动协调活动物流信息流举例发货人收货人采购订单信息 预测、POS数据 发货通知承运人物流渠道采购订单提货通知 提单 发运状态 发票、运费 汇款通知提货信息 指定路线 发运状态 货运发票 汇款通知物流信息的质量要求n信息的可用性物流经理在人要做出决策时并非总能获得所需的信息。造成这种局面最常见的 原因或可能是许多经理不能确定他们需要哪些信息，因而很难将他们对信 息的需求概念化，并用语言表达出来。这种情形就像有些顾客不完全了解 自身的需求
16、或很难将他们的需求表达出来。物流经理得不到所需信息的另一个原因是，收集信息的员工只将自己认为重要 的或花费少的、容易得到的信息提供给经理们。在许多情形下，这样做与 物流经理的真正要求相距甚远。物流经理需要更多地了解信息系统、技术和管理。此外，在对物流管理和业务 有了全面的了解以后，信息系统经理（如公司管理信息系统主任，首席信 息执行官等）可以获益匪浅，这就表明需要对这两个领域中的管理者进行 教育，使他们更好地了解相互的要求和具备的能力。物流信息的质量要求(续)n信息的准确性物流经理所获得的信息通常比他们所期望的要少，结果会导致他们做出次优的管 理决策。许多公司采用几年前在完全不同的公司和竞争环境中开发出来的成 本计算和管理控制系统，许多这样的系统都不能正确反映出生产与成本信息 ，从而未能提供物流经理做出最佳决策所需的信息。例如，一些物流经理在仓储、运输和存货控制的设备与系统方面投入资金，结果 某些活动大大减少了总物流成本中的劳动力成本。如果公司继续采用直接劳 动工时数来计算间接费用（如在许多标准的成本会计中），那么
