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1、第一编 现代公文写作 第一章 现代公文概述 一、现代公文的含义现代公务文书是指现代社会的合法组 织在其公务活动中，为推动实际事务 而形成的文书材料。在外延上，现代 公务文书由现代公文与其他公务文书 构成。现代公文是指现代社会的合法组织在 其公务活动中所形成的、具有法定效 力和规范体式、对外发出的公务文书 。现代文书现代公 务文书现代私 人文书现代 公文其他公 务文书命令、请示、实施细则 议案、批复、条约 决定、函、议定书 决议、会议纪要 指示、章程、合同 公告、条例、协议书 通告、规定 报告、办法 布告、公报 通知讲话稿、简报 说明书、记录 建议、大事记 方案、书信 计划、宣传材料 总结、事迹
2、材料 调查报告、悼词24种14种黔南民族师范学院文件院政发2007号关于期末考试的规定各系各部门：- - -。黔南民族师范学院2007年3月21日主题词： 期末 考试 规定抄 送： 学院领导 各系各部门办 年月日发（共印份）代码： 份号： 秘密： 五年 特 急文头部分正文部分文尾部分公文撰写格式（一）附件：1、-。中共黔南民族师范学院 委员会文件院党发2007号关于发展党员的规定各系各部门：- - -。中共黔南民族师范学院委员会2007年3月21日主题词： 党员 发展 规定抄 送： 学院领导 各系各部门办 年月日发（共印份）代码： 份号： 秘密： 五年 特 急文头部分文尾部分附件：1、-。公文
3、撰写格式（二）正文部分 第二章 公文写作的基本要求 一、主题 （一）、主题明确。 首先，公文的主题必须全面准确的反映客 观实际，能帮助阅读对象正确认识客观事 物及其发展规律。 其次，公文的主题必须符合党的路线、方 针、政策和国家的法律、法规及规章，不 能与之违背。 第三，公文的主题要体现领导者（机关） 的制文意图。 （二）、主题集中。公文主题的集中主要 是指公文主题要简明和单一，具体要求就 是“一文一事”。（三）、主题鲜明。就是公文中所表达 的立场、观点、态度、原则，必须旗帜 鲜明。二、材料。（一）、坚持实事求是的科学态度（二）、坚持调查研究提高材料的准确 性和可靠性（三）、严格把好公文的起草
4、、修改、 审核、校对四个关（四）、公文中的所有引文必须标明出 处三、结构。（一）、结构完整。公文的结构一般包 括标题、题注、主送机关、开头、主体 、结尾、成文日期等部分。（二）、结构规范。1、结构的每一部分 具有特定的功能。2、结构的每一部分有 特定的写作模式。3、结构的每一部分都 有相对固定的位置，不可随意更动。（三）、结构严密。1、前后的提法一致 。2、观点和材料一致。（四）层次分明。1、章条款项法。2、 层次编码法。3、大小标题法。4、撮要 倒悬法。 四、语言。 （一）、语言朴实。 1、语言通俗，不生造词语，不使用僻字。 2、语言质朴，不刻意雕琢，不玩弄辞藻。 3、语言自然，不装腔作势，
5、不说空话套话。 （二）、语言简炼。 1、当一层意思包含另一层意思时，舍去被包 含的意思。 2、当主客观环境提供了不致误解的公识时， 可省去多余的说明和解释。 3、适当运用数字概括。 4、尽量使用规范性简称代替全称。 5、若干词语的中心语相同时，可以共用一个 中心语。6、将双音节词改用单音节词。 7、适当使用地名简称。 8、适当使用书面语。 9、力戒浮文 。 （三）、语言准确。 1、概念准确，用词贴切。（1）词义要 单一，（2）区别词的感情色彩，（3） 辨析词义差别，（4）正确划分概念，（ 5）正确使用日期代称，（6）正确使用 模糊语言，（7）概念的释义要准确、完 整。 2、句子通顺，合乎语法。
6、（1）句子成 分要完整，（2）词语搭配要恰当，（3 ）标点符号要准确。 3、简称规范，合乎习惯。（1）规范， （2）特指，（3）确切。 （四）语言庄重。 1、选用规范化的书面语代替口头语。 （1）开头词：为了、为使、根据、按照 、遵照、关于、兹因、兹奉、鉴于、据 查、近查、拟于等 （2）称谓词：我公司、本厂、你单位、 贵公司、该公司等。（3）引叙词：悉、收悉、阅悉、电悉、 获悉、欣悉、惊悉、痛悉、顷接、前接 等。 （4）综合过度词：为此、因此、对此、 据此、有鉴于此、总之、综上所述、以 上各条等。 （5）期请词：请、拟请、提请、恳请、 特请、切盼、切望、即希、希、望等。 （6）表态词：同意、不
7、同意、可行、不 可、责成、照办、速办、遵照执行、研 究办理、供参考等。 （7）询问词：当否、妥否、可否、是否 可行、是否同意、意见如何等。（8）程序词：报批、报经、报送、 报请、层报、呈报、呈请、审批等 。（9）结尾词：现予公告、特此通告 、特此函复、为荷、为盼、为感、 为宜等。2、以陈述句和祈使句为主，少用或 不用感叹句和疑问句。3、在修辞上，主要运用消极修辞， 适当运用积极修辞。 第三章 公文修辞公文语言要达到准确、鲜明、生 动的要求，除了必须合乎事理，合 乎语法之外，还必须十分讲究修辞 。有人认为，公文不同于文艺作品 ，只要做到“信”、“达”就够了 ，是不必讲究“雅”的。这种认识 是片面
8、的。公文的“信、达”，当然是首要的， 但“信、达、雅”是紧密相连的，难 以机械分割的。一篇行文晦涩的、 不“雅”的公文，是谈不上“信、达” 的，一篇不讲究文法和修辞的公文 ，令人看了头痛，“现行效用”就会 大打折扣。如例文一：当然公文修辞有自己的 规律和特点，它要求准确、鲜明， 反对含糊暧昧；要求精练简要，反 对繁冗堆砌；要求明白朴实，反对 晦涩造作；要求庄重严谨，反对轻 浮浪漫。这四点就是公文修辞的最 显著特点。公文语言不要求文学语 言的华丽、形象和含蓄；公文语言 不允许“嬉笑怒骂，皆成文章”的杂 文风格；至于那种华而不实，故意堆砌辞 藻，滥用修辞手法，单纯追求形 式美的不良文风，更是与公文
9、的 修辞格格不如。公文的这些特点 ，体现在各种修辞手段的运用中 。一、选用贴切的词语 鉴于公文“现行效用”的特点，选用词语 必须坚持“确切、明白、生动”的标准。 在三者中“确切”是首要的。例如：劝阻 、阻止、严禁这组词，都有“不准许”的 意思，但是“不准许”的方式和程度却大 不一样。试比较： （1）、劝阻赌博 （2）、阻止赌博 （3）、禁止赌博 （4）、严禁赌博 *怎样才能把词语选用得恰当呢？第一、辨析词义，准确选用。 汉语的词汇十分丰富，在特定的 语言环境中，表述某一种概念，往 往只有一个词语是最准确的。公文 工作者平时必须十分注意词汇的积 累，以备选用。要准确选用，关键 在于对词义，即对词
10、所表达的概念 的内涵和外延有确切的理解，特别 是对同义词，近义词的细微差别， 一定要辨析清楚，不可含糊。撰写公文时，在不损害准确表达的 前提下，注意同义词的换用，可以 使行文生动活泼，避免呆板。 第二、注意色彩，贴切选用。 词语往往具有不同的色彩，主要表 现为： 其一，感情色彩不同， 其二，语体色彩不同， 其三，地方色彩不同， 其四，语义轻重不同。 第三、选用人民群众生动丰富的词语。 人民群众的非常丰富非常生动的，是反映 实际生活并为群众所喜闻乐见的。在撰写 公文时恰当地选用群众语言中生动深刻富 有表现力的词语，是十分必要的。在公文 中常常需要写“群众反映”，怎样才能写 得好呢？ （1）、要真
11、实，不能虚构； （2）、要精练，可以做一些去芜存菁的工 作。 （3）、要典型，反映要有代表性、针对性 ，对错误的反映要进行分析，划清是非界 限。第四、选用有时代特色的新词语。随着社会的进步，改革的实施，科技的发展 ，新概念新词语不断产生，公文工作者必须 不断学习，不断充实和更新自己的词语存储 ，写出有时代特色的公文来。首先，公文工 作者必须十分了解国内外形势及重大事件， 使用的词语和提法，一定要与中央保持一致 ，不允许说过时的话和错误的话。其次，公 文工作者还必须对我国及世界工业、农业、 经济、教育、科技、文化等各个领域的新成 就新方向有所了解，对本单位本部门业务范 围的动向和信息更要了如指掌
12、。不允许说外 行话和使用陈旧词语。第五、选用有生命力的古词语。 汉语中有许多古词语，例如谚 语、成语等，约定俗成，言简意 赅，具有很强的生命力，在公文 中也应当选用。二、选用恰当的句式句式，可以用不同的标准去划分， 不同的句式有不同的修辞作用。从 句子的字词多少看，可以分为长句 和短句：长句，严密细致，短句， 简洁活泼。从句子的语法结构关系 上看，可以分为单句和复句：简短 的单句明白清晰，复句层次井然。从句子的组织形式上看，可以分为整句和 散句：整句，各个组成部分整齐匀称，语 气贯通，语意鲜明；散句，个组成部分参 差错落，灵活机动，避免呆板。从句子的 节奏语气看，可以分为紧张句和舒缓句： 紧张
13、句如构件盖房，一气呵成；舒缓句如 各个击破，从容有力。鉴于公文“现行效用 ”的特征，公文中一般宜多用短句、单句、 散句和舒缓句，但根据各种公文文体表达 的不同需要，也要使用一些长句、复句、 整句、和紧缩句，最好做到长短配合、单 复结合、整散交错、松紧相宜，各得其所 ，各尽其妙，取得最佳的修辞效果。一般得说，公文句式的选用具有以下特点 和要求： 第一、对事物下定义判断其性质，宜用长 单句、紧张句。 第二、公文论证中，宜用长短结合、整散 并用的句式。 第三、讲话体公文，宜用短句、散句、舒 缓句。 第四、说理性的公文，宜用长句、复句、 整句。 第五、命令、号召类公文，宜用短句、单 句、紧张句 三、运
14、用适当的修辞手法 是否运用修辞手法？我们的回 答是肯定的。诚然，以准确性为首 要要求的公文语言，不同于以形象 性为首要要求的公文语言，不同于 以形象性为重要特色的文学语言， 在运用修辞手法时要慎之又慎，一 般不用夸张、反语、双关、象征等 可能发生歧义和曲解的修辞手法， 法律条例类公文，更不使用这些修 辞手法。下面对公文中常用的修辞 手法作些介绍：1、比喻。这是公文中特别是讲话体 公文运用得较多的一种修辞手法。 明喻、暗喻和借喻都可以使用。公文中的比喻除了必须十分注意通 俗性、准确性、思想性、创造性之 外，还必须注意两点：其一、在法 律条例中不宜使用比喻。其二、公 文中不用“只求神似不求形似”的 文学比喻。2、借代。这种给事物取个别名 以相关的事物代替主体的修 辞手法，在公文中 使用不多， 但仍时有所见。在公文中常见的借代还有： （1）、以典型代一般，（2）、以首都代国家，（3）、以驻地代机关，四、正文中的联合结构联合结构，即联合词组，在公文正 文中应用极广，这与公文要求内容 准确、全面、精练分不开的。公文 常用的联合结构有两种：词语词的联合、词组语词组的联合 。*在公文中使用联合结构要注意四 个问题：其一、联合的各项既要全面包括各种 情况，不能遗漏，又不能无的放矢滥 充数。 其二、联合的各项要求致，结构相近
