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1、第十二章 常用办公设备的使用 第一节 打印机的使用 第二节 传真机的使用 第三节 复印机的使用 第四节 扫描仪的使用 第五节 刻录机的使用 习题十二 第一节 工具选项板工具选项板主要用于快速创建常用的对象，如图案填充以及图块插入等操作。一、使用工具选项板启动工具选项板命令有两种方法：菜单栏：选择“工具”“工具选项板窗口”命令。工具栏：单击“标准”工具栏中的。按钮。命令行：在命令行输入TOOLPALETTES，并按回车键。打印机是计算机的主要输出设备之一，使用它，可以打印各种公文、表格、照片等。在打印机的使用过程中，还要注意打印机的维护及保养，以延长其使用寿命。一、连接打印机计算机上的打印机接口
2、有SCSI接口、EPP接口和USB接口3种，常用的是EPP接口和USB接口。如果是USB接口，只要将打印机的数据线与计算机的USB接口相连，然后接通电源就行。如果是EPP接口，可以按照以下操作步骤进行连接：第一节 打印机的使用（1）找出打印机的电源线和数据线。（2）把数据线的一端插入计算机的打印机端口并拧紧螺丝，把数据线的另一端插入计算机的数据线端口并拧紧螺丝。（3）将电源线插入打印机的电源接口，将电源线的另一端插入交流电插座中。此时，即可将打印机连接到计算机上。二、安装打印机驱动程序将打印机和计算机连接好之后，此时的打印机还不能使用，必须在计算机中安装打印机的驱动程序后，才能像使用其他外设一
3、样使用打印机。安装打印机驱动程序的具体操作如下：（1）选择“开始”“打印机和传真”命令，打开“打印机”窗口。在“打印机任务”选项区中选择“添加打印机”选项，弹出“添加打印机向导”对话框，如图12.1.1所示。图12.1.1 “添加打印机向导”对话框（2）用户可根据向导的提示，通过单击“下一步”按钮来完成打印机驱动程序的安装。安装完成后，选择“开始”“打印机和传真”命令，即可查看新安装的打印机，如图12.1.2所示。图12.1.2 新添加的打印机三、管理打印任务打印管理器是管理打印的Windows应用程序，用户可以使用它来查看和控制文档的打印。当用户在Windows应用程序中打印文档时，应用程序
4、将打印机、字体和文档信息传送给打印机管理器，由打印机管理器控制文档的打印工作，直到打印结束或发生错误时为止，且它会将发生的错误提示给用户。1激活打印机窗口要打印任何文件，无论是图像、文字或表格，都要用一个软件来启动打印设置对话框。一般的软件都有打印命令，选择该命令，即可激活“打印机管理器”窗口，如图12.1.3所示。图12.1.3 “打印机管理器”窗口2暂停打印在打印文件时，如果遇到某些意外情况，如打印纸用完或打印纸没有放好等情况时，用户可以先暂停要打印的文件，当这些问题解决后再恢复打印即可。在打印机窗口中选中要暂停打印的文档，然后再选择“文档”“暂停打印”命令，即可将选中的打印文档暂停，如图
5、12.1.4所示。图12.1.4 暂停打印文档如果要恢复被暂停的打印文档，选择“文档”“继续”命令即可。3清除打印如果将某个文档发送到打印机之后出现了错误或要将某项打印任务取消，可在打印队列中选择要取消打印的文档，选择“文档”“取消”命令即可。4更改打印顺序当以后台方式打印文件时，打印文件以作业的形式按提交时间依次排列在队列中，且通常按照打印的先后顺序排列。如果用户要将某个文档提前或推后，选中该任务后将其拖至打印队列的前方或后方即可改变其打印顺序。四、打印机的日常维护在使用打印机的过程中，要注意其维护及保养，才能在日常使用中减少问题出现的概率以及延长打印机的使用寿命。通常，要注意以下几点：（1
6、）使用打印机时，应使用符合标准的打印介质。在放纸时，应将纸放平整，将左右卡纸片分别卡到纸的两边。（2）在打印过程中不要打开打印机盖，以免造成卡纸。如果遇到卡纸，应轻轻将卡纸取出或将打印机送至专业维修部门检修。（3）如果打印的页面产生白线，可将硒鼓取出轻轻晃动，再放入打印机内，如果打印正常，说明炭粉不多；如果还有白线，则需要更换新的硒鼓。（4）当缺纸灯不停闪烁时，表示进纸区有问题，应先将电源关闭，从进纸架上将纸张取出，如果有纸张卡在打印机内，应小心将其慢慢拉出。（5）如果要移动打印机或与其他计算机重新连接时，应先关闭打印机电源，然后再移动或重连。（6）如果要更换喷墨打印机的墨盒，应先按下机箱上的
7、Reset键3秒钟左右，让墨盒自动移动到墨盒架的换墨位置处，然后再取出旧墨盒，装上新墨盒。（7）使用喷墨打印机打印图像文件时，必须确保该图像尺寸不能太大，这样很容易在打印的过程中出现死机或乱码现象。传真机可以准确、快速、原样地传送和接收文字、图像等信息，已经成为企事业单位必不可少的通信工具。一、安装传真机传真机作为一种方便的通信工具，其功能非常强大，但它同时又是一种很精密的仪器，因此在安装时要特别小心。具体的安装过程如下：第二节 传真机的使用（1）将电话受话器软线插入受话器插座（HANDEST插座）。（2）用附带的电话软线将电话线路与电话线插座连接好（LINE插座）。（3）将传真机的电缆插入电
8、源插座。（4）将其他外接电话或应答机器的可用电话软线连接在传真机的外接电源插座（EXT.TEL插座）上即可。安装传真机时要注意以下事项：（1）使用前要仔细阅读使用说明书，按照说明书的步骤正确安装机器。（2）要注意电话线的连接，注意2芯线和4芯线的区别。（3）线路通信质量的简单判断。如果线路质量较差，则在传真机工作时会引起文件内容丢失、通信线路中断等情况。用户可摘机后听拨号音是否有异常杂音进行判断。（4）常用的传真纸有热敏纸和普通纸两种。热敏纸是在基纸上涂上一层化学涂料，常温下无色，受热后变为黑色，所以热敏纸有正反面之分，因此，安装时要按照说明书或传真机内的指示图将其安装正确。二、收发传真将传真
9、机安装完成，并且在其中安装了传真纸之后，就可以使用传真机收发传真。发送和接收传真可分为手动、自动和定时等多种方式，下面简单介绍其中几种常用的方式。1手动传送手动传送就是先拨通对方的传真号，当对方传来传真提示音后才开始发送传真，其具体操作如下：（1）将传真稿放置于传真机的进纸口处。（2）拨打对方的传真号码，当传来传真提示音后即可自动进行传送。2自动传送自动传送就是拨通传真号码后直接传送传真，其具体操作如下：（1）将传真稿放置于传真机的进纸口处。（2）拨打对方的传真号码，当电话拨通后可自动进行传送。3定时传送用户可以设置定时发送传真，定时的开始时间可设置在未来24小时以内。其具体操作如下：（1）将
10、传真稿放置于传真机的进纸口处。（2）按传真机上的“功能”键3次，再按“设置”键。（3）用数字键输入预定的开始时间。按“设置”键，输入传真号码。（4）按“设置”键，直至响起一个连续的信号，则表示已经设置完成。4手动接收手动接收传真就是指有电话拨入，当用户按传真机上的“开始”键给对方一个传真信号时，才能接收到对方传送的传真的方式。5自动接收自动接收传真就是当有电话拨入时，无须用户接收电话，就直接将其转入传真模式的方式。在该方式下，只要电话接通，就可以接收到对方发送的传真。三、传真机的日常维护传真机在使用过程中，应该经常进行擦拭，保持传真机的整洁干净，还应该养成良好的操作习惯，以延长传真机的使用寿命
11、。在平常的使用过程中，应注意以下事项：（1）不要频繁地开关传真机，因为这样会加速传真机内电子元件的老化，缩短传真机的使用寿命。（2）使用标准的传真纸。如果传真机的光洁度不够，可能会造成热敏头和输纸棍磨损。（3）不宜在高温、强磁或强腐蚀气体环境中使用传真机，因为这样会影响传真机记录的印字质量，或对电子线路造成不良影响、干扰通话等。（4）不要传真带有装订针、大头针之类的文件以及墨迹或胶水未干的稿件，因为类似的硬物质会引起传真机发生故障；稿件上的墨迹或胶水易弄脏扫描玻璃，导致传真的质量下降。（5）不宜在打雷下雨时使用传真机，因为雷容易通过电话线损坏传真机。在打雷下雨时，应关掉传真机的电源，将电话线插
12、头拔掉。复印机是一种成熟的办公设备，它主要用来复印大量的文件、报表、证件等，还可以用来复印工程图纸等。彩色复印机的发展，使复印机的应用扩展到了许多新的领域。一、连接复印机复印机的连接较为简单，用户只需要将复印机的电源线插到电源插板上，接通复印机的电源，即可完成复印机的连接。第三节 复印机的使用二、复印机的使用方法将复印机连接好之后，就可以使用复印机复印文件，其具体操作如下：（1）开机预热。按下复印机的电源开关，这时机器面板上出现预热等待信号，表明定影器的预热升温。预热结束后，复印机上的指示灯由红变绿，表示机器预热完成，可以进行复印。（2）准备工作。将要复印的稿件放在复印机附近伸手可及的地方，如
13、果稿件中有不清楚的地方，先将其修改清楚，再进行复印。将原稿放在稿台玻璃相应的标线之内，如B5，A4等。原稿放置方向应与所选复印纸的方向一致，然后将复印机盖板压在原稿上，且应将盖板尽量盖严，以免因为漏光而造成复印件出现黑边等情况，影响稿件的外观。（3）选择复印倍率。默认情况下，复印时是按100%进行复印的，如果用户要对原稿进行放大或缩小，可设置合适的复印倍率，以进行放大或缩小。倍率的设置方式有两种，一种是以纸型尺寸表示，放大时为B5A4，缩小时为A3A4；另一种以百分比表示，放大时为1.4%，缩小时为0.6%。（4）选择复印纸尺寸。根据原稿的大小或需要放大、缩小的尺寸选择合适的复印纸，一般通过按
14、下纸盒选择键来完成，机器会自动选择好已装入的相应尺寸的复印机，并在操作面板上显示所选的纸型。当没有纸时，会在操作面板上显示缺纸，重新装入复印纸即可。（5）预置复印数量。根据复印份数的多少，设置合适的数量。设置复印数量的方式有旋钮式和按触式两种，一般可将其设置为199，有些复印机可达到999页。按触式需要用户用手指触压按键上的数字进行设置；旋钮式需要扭动旋钮进行设置。（6）设置复印件浓度。当原稿中的文字或图片较淡时，可将浓度设置得较深；当原稿中的文字或图片较清晰时，可适当减淡浓度，以使复印件效果较好。三、复印机的使用技巧使用复印机的过程中掌握一些使用技巧，既可以使复印工作变得简单有序，又可以提高
15、复印件的质和工作效率。复印机的使用技巧主要包括以下几方面：（1）复印机预热时要花费较长的时间，如果用户要复印多份相同的资料，可将其工作模式设置为连续复印状态，并根据要复印的份数设置好要复印的页数。也可以将要复印的文件集中在一起复 印，这样既可以提高工作效率，又可以避免因频繁地开、关复印机而造成其内部元器件的老化。（2）使用自动送稿器可以提高工作效率，避免每次送稿都要掀起稿台盖板的麻烦。（3）将纸盒内的复印纸摆放整齐、平整，这样可以避免在复印的过程中出现卡纸情况。（4）如果原稿上有污迹，在复印前应使用白纸条将原稿中的污迹遮住，以使复印件较美观。如果要复印书籍，可以用白纸将目标复印区域以外的地方遮
16、住，以消除复印的书籍中页与页之间的阴影。（5）复印的过程中会遇到各种色调深浅不一的稿件，此时，应以字迹为条件，适当减少曝光量。具体方法是加大显影浓度，将浓度杆拨向加深的一侧；如果要复印图片、照片等反差小、色调深的原稿，则应减少显影浓度，将浓度调节杆拨向变淡的一侧，如果还不行，可以将曝光窄缝板抽出，把光缝调宽一些，即可使图像变浅。（6）在连续复印文件的过程中，如果要复印某个加急文件，可先按下控制面板上的“暂停”按钮暂停当前正在处理的任务，同时将复印数量自动恢复为1。此时，用户可重新设置复印数量，等该加急任务处理完毕后，再次按下“暂停”按钮即可继续工作。（7）在进行双面复印之前，应使复印纸充分进入空气，防止出现双张现象。先套印奇数页码的一面，再根据所用机器的类型，将复印件装入纸盒，复印偶数页码的一面，有的则原封不动装入纸盒即可。如果是采用光导纤维矩阵透镜的机器，原稿正放，复印件也是正的；而用镜头的机器，原稿正放，复印件要反放，即上下颠倒，特别是在双面复印小张原稿时，最好在复印第一面时将原稿放在复印纸中间，复印第
