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1、108 Economic Vision 2014. 4企业管理前言价格是确定公司产品竞争力高低的重要因素,消费者会选择一个相对便宜的产品,在质量一致的情况下。决定产品价格的一个重要因素就是公司采购的成本,在公司的生产效率差异不大的情况下,采购成本越低的公司越有价格的竞争力,苹果公司就是一个很好的例子,几乎世界上所有的电脑、笔记本组装生产都是由几个大的代工工厂完成。一、我国企业采购的现状和问题我国大多数的企业对内部控制的理解和运用还是在对生产和管理经营方面,对于采购方面的控制规范却不是很上心,许多的公司采购人员都是有关系的人担任,缺乏专门的业务人才,事实上,采购是门大学问,需要对产品、市场、行情
2、有着深刻地认识,而不是简单的买东西。1、采购人收取回扣采购产品,收取高额回扣,几乎已经成为了很多人对采购业务的理解,仔细地研究这一问题产生的根源,我们会发现还是企业的内部采购控制出现了问题,几乎采购的所有流程一人承担,采购员往往包办询价、下单、验收等本应该相互独立的活动,采购员有足够大的权限对采购行为作出影响。2、采购的物资质量难以控制一些公司仅仅对采购的成本严格的限制,以为这样就可以防止采购人员揩油,但实际上阻止不了他们购买价格低的产品,控制了产品的价格,却保证不了采购的质量,不合格低质量的原料对公司的产品质量影响很大,进一步影响公司的声誉,就得不偿失了。所以我们应该看到,一个公司的采购要想
3、合理规范,避免采购产品价格过高、质量差的问题,必须从采购流程着手多方面加以着手控制,而不能仅仅是控制总价,搞简单的一刀切。二、企业采购的主要流程和控制内容企业在向社会提供产品之前,必须获得相关的原料,获得这些成本的过程就是采购的过程,采购的主要内容可以是物质的原料,也可以是人力资源、知识专利等无形的产品,采购需要科学的权衡调查,了解市场的行情,从而买到最有性价比的产品,一个完整的采购内容包括预算、请购、验收入库、采购、付款和财务处理等几个步骤。1、分离采购不同流程的工作内容,防止一人数职现象前面讲过企业采购人员收取回扣的一个主要的便利条件就是一人担任数职,把采购的各个流程一人控制,为收取回扣提
4、供了土壤。为此企业必须明确采购的各个流程,健全采购制度,规定好不同环节的工作人员,做到各个流程互相配合,合理运作特别是采购与付款,采购和验收等,由不同的人担任,防止出现一人担任,缺少监督的现象。2、采购预算的控制首先,要制定合理的采购预算,这需要有关人员熟悉市场,对行情价格有一定的了解,最好能够进行一定的市场调查,防止价格脱离实际,从而制定出不合理的预算,过低过高都不行,过高的话采购人员容易舞弊,过低的话,则影响采购产品的质量,在条件允许的情况下,可以考虑招标的方式,向社会公布相关的采购要求,进行招标,从而得到合理的价格。适当的预算一旦制定,就要严格的执行,对于超预算的行为要严格控制,采购人员
5、按程序提出申请。3 、采购各流程要有授权批准的制度责任到位是非常重要的,请也必须对采购流程的各个环节严格规定,并指定相关的授权批准单位,所有的采购活动,特别是采购与付款的重要环节,都必须得到相关的部门负责人的授权批准,禁止批准不属于权责范围内的业务,从而做到所有的采购行为都在公司的监督控制之下,必有相关的责任负责人,这样才能从制度上规范采购行为。4、验收环节的控制采购流程的验货环节主要包括两个部分,一个是根据的标准进行的催货部分另一个是在收到货物后,对货物进行验收的部分。值得注意的是,在企业中,在收到货物后对货物进行验收是必须的控制环节,但是验收这种事后控制的行为无法对可能发生的货物的短发、漏
6、发、错发及货物品质问题起到有效的防范作用,所以应该采取一些措施来预防可能发生的事件, 比如对定货前样品进行确认、定单跟踪、或派专人去供应商处对货物进行检查货物。企业应该建立相应的处理制度,来对不合格品进行适当的处理。当遇到采购的货品达不到预先的要求的情况时,应该由采购部门组织会议,应包括检验部门、生产部门、管理部门及技术部门共同参加,并收集各部门的评审意见来决定下一步的处理方法,比如退货或者让步接收,还应该根据由这批货物给企业造成的损失的大小来决定是否保留这次供货的供应商的供货资格。在收货过程中,必须依据之前提到的购货定单的副本作为验收的依据。根据检验的流程,检验部门人员对到货的物品进行抽样检
7、验。验收的报告必须由专门的验收人员去填写并对验收报告进行编号,并对验收的报告的副本应该分送至财务部门、采购部门和质量部门。采购部门在这个环节中应该掌握货物的记录、供应商的信息、运送人员的信息和定单号码等。在验收环节中,对于可能发生的事件应该有不同的处理方法去解决。比如当发生超过定单数量的进货时,验收人员请示有关领导,并得到相应的批准,才能够进行入库工作。但是如果在验收过程中发生了货物的短发、漏发和错发等情况,则验收员必须马上通知财务部门和采购部门的相关人员来及时的确保会计工作的处理和追货工作。5、审计环节的控制采购流程中的审计环节包括两个主要内容,即货款的支付工作和保证准确记录审计信息的工作,
8、审计环节的是为了防止采购过程中出现的错误和舞弊问题的发生。采购的审计具体工作很复杂,比如确保采购业务的有效合法性、确保采购的货物的价格合理、确保核算采购成本正确性、确保采购记录真实性和完整性。整个审计工作关注的重点是完成采购工作后的凭证、采购程序和达到效益,工作的重点是确保公司的各种管理标准能够在各个部门中有效地执行。结语企业的采购是门大学问,但在我国,相关的公司思想上重视不足,采购部门往往简单一两个人,而且缺少相关的采购流程规定,往往一人承担了采购的全部流程,这样的结果是公司既浪费了资金,有买不到合适的原料。为此,我们必须从企业的内部控制着手,细分好采购的流程,专人负责,从而保证公司对采购行
9、为的全方位监督和控制。参考文献1尚丽芳,企业采购业务的内部控制研究D.洛阳,河南大学,2012,(05).2江新亭,聂少芳,唐洋.对中小企业采购过程中内部控制的探讨J.商业会计,2010,(03)内部控制在企业采购流程中的应用分析朱 艳中冶天工集团有限公司 天津 300308【摘 要】在企业采购流程中,应该首先去解决关于采购合约的管理问题,进而在采购活动中严格控制采购流程中的关键点,确保整个采购活动在一个顺利和高效的运转环境下运行。文章将重点介绍内部控制在企业采购流程中的应用,以供同行参考。【关键词】内部控制 企业采购流程 应用内部控制在企业采购流程中的应用分析作者： 朱艳作者单位： 中冶天工集团有限公司 天津 300308刊名： 经济视野英文刊名： Economic Vision年，卷(期)： 2014(7)本文链接：http:/
