机关工作知识讲座

《机关工作知识讲座》由会员分享，可在线阅读，更多相关《机关工作知识讲座（65页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、 学习重点一、了解公文（定义、特点、分类）二、公文处理和写作中常见的问题三、常用文种的写作方法（通知、报告、请示、调研报告）问题一：什么是公文？ 广义公文是指一切私人文书之外的公务文书，包 括常用的行政公文、专用公文，事务文书，科技 资料等。 狭义的公文指法定的机关单位在处理公务时，按 照特定的格式，经过一定的处理程序制发的一种 通用文书。 国家行政机关公文处理办法 对公文的定义作 了准确的概括：“行政机关的公文（包括电报）是 行政机关在行政管理过程中形成的，具有法定效 力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活 动的重要工具”。 这表明公文： 一是行政机关使用的文书。 二是在行政管理过程中形

2、成的。 三是具有法定效力和规范体式。 四是依法行政和进行公务活动的重要工具 。 问题二：公文的特点是什么？ 法定性。具有法定效力，机关应用文都具有行政 效力，而行政公文的行政效力具有法定性。具有 法定的时间和空间。制发机关的法定性和作者的 法定性。 时效性。 权威性。公务和社会活动的准绳，代表政策。起 指导、宣传教育、行为准绳、凭证记载作用 规范性。具有规范体（文体的规范性和格式的规 范性）问题三：公文的种类是什么？ 1、按文种分：命令（令）、决定、公告、通告、 通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见， 函、会议纪要。 2、按公文的处理程序分：收文、发文。 3、按内容涉密程度划分：内部公文

3、、公布性公 文 、 保密公文。 4、按传递、处理时限分 ：平件，急件、特急件 。 5、按公文的传递方向分 ：上行文、下行文、平 行文 。 6、按公文的性质、作用分：指挥性公文、报请性 公文、知照性公文、商洽性公文、记录性公文。问题四：公文的格式是什么？ 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发 文机关标识，发文字号、签发人、标题、主送机 关，正文，附件说明，成文日期，印章、附注、 附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期 等部分组成。 发文机关标识常被称作版头，一般由发文机关名 称(全称或规范化简称)后加“文件”二字组成。 联合行文的发文机关标识，主办机关应该排列在 前，其余机关一般按党、

4、政、军、群的顺序 排列 先后。如联合行文机关过多，必须保证公文首页 显示正文。 秘密等级简称密级，是发文机关根据文件内容涉 及秘密的程度而确定的文件秘密程度的等级 。 我国现行公文的秘密等级分为三级，从高到低依 次为：绝密、机密、秘密。 秘密等级和保密期限的标识位置与方法：要用3号 黑体字标印在版心右上角第1行。秘密等级在前， 两字之内不空字以免拉长此行，其后加“” 起隔 开作用，再标印具体的保密期限，如“机密三年 ”。 防止计算机公文泄密的方法。 紧急程度是对公文送达和办理上的时限要求。 公文的紧急程度从高到低分为三级：特急、加急 、急件。 签发人 签发人本来仅指发文机关中最后审定文稿、签

5、署发出意见的领导人，近十年又成为公文格式的 一个重要项目。 如果多家联合上行文，还要注明会签人姓名。 其中，“请示”应当在附注处注明联系人（应为主 办单位具体承办人员）的姓名和电话。 公文标题 就是使全篇公文具有简要专指性代称 的公文题目。写法主要有以下几种： (一)三项式标题发文机关+事由+文种。 (二)两项式标题 之一发文机关+文种 正文篇幅很短的公布性文件。意在通过简洁凝 练的标题来突出文件严肃庄重性的少数文件。例 如：中华人民共和国国务院令。 之二事由+文种 规范性文件和计划类文件。如药品监督管理 体制改革方案。 转文式标题 转文式标题主要用于批转、转发和印发(发布)文件的通知。 转文

6、式标题实际上也是三项式标题。它的结构是：发文机关+事 由(转发、批转、印发 被转文件标题)+文种(通知)。由于标 题之中有标题(有时不止一个)，所以转文式标题通常较长，甚至 会出现市人民政府关于转发省人民政府关于转发国务院 关于( 事由)的通知的通知的通知这种冗长的情况。为使转 文式标题简洁精练，可以采用以下方 法： 1.省略重复词语。在标题国务院办公厅关于转发部关于 (事由)的意见的通知 中，“关于”和“的”都是重复的，删 去第一个“关于”和“的”。同时，按照国家行 政机关公文处理办 法关于“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用 标点符号 ”的要求，删去被转文件标题的书名号，标题成

7、为： 国务院办公厅转发部关于( 事由)意见的通知。文号替 代标题。 如果被转文件标题过长，可用被转文件的发文字号替代之，如 省人民政府关于转发国务院国发2001号文件的通知 。 主送机关 主送机关也称上款、抬头，是主要受理公 文、并对公文负有主办或答复责任的机关 。 主送机关常见的表现形式有三： 一是全称。如 “江西省人民政府” 。 二是规范化简称。如 “区商务局” 。 三是统称。统称就是同级或者同类型机关 概括性的总称，一般用于下行文。统称具 体又分两种： 一种为“泛称主送”，指文件主送给同一级的各单位，如“各省 、自治区、直辖市人民 政 府”；另一种为“递降称主送”，指文 件主送给垂直几级

8、的同类各单位，如“各行政公署， 各市、县 人民政府”以及“各市、地、县(市)委”。 “泛称主送” 的排列原则： 一是“先外后内”，即把同是下一级的各地方政府放在前，本机 关的职能部门放在后。如国务院下行文常用的主送形式：“各 省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构” 。 二是依党政军群之先后顺序。这个原则在党的文件中体现最明 显。如 “各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家 机关各部委，军委总政治部，各人民团体”。 “递降称主送”的排列原则：首先是先上后下，然后是“先外 后内”和“党政军群”。 主送机关的标注：在公文标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋 体字标印，回行时仍顶格

9、；最后一个主送机关名称后标冒号。 当主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应把主送机关 名称移至文尾的版记中。 标识主送机关应注意： 一是坚持党政机关各在系统内部行文的原 则。 二是坚持行文请示一个主送的原则。 三是坚持文件报送机关的原则。 正文 正文一般位于主送机关名称的下1行，使用与主送机关 名称相同的字体、字号。每自然段左空2字，回行顶格。 但是，数字和年份均不能回行 。 所撰文稿中的人名、地名、数字、引文必须准确。引用公 文应当先引标题，后引发文字 号。引用外文应当注明中 文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 文稿的结构层次序数必须规范，第一层为“一”，第二层为 “(一)”，第三层

10、为“1 ”，第四层为“(1)”。 文稿涉及计量单位时，必须使用国家法定的标准计量单位 。（如平方米不能叫平米，立方米） 文稿使用简称必须规范，如使用非规范化简称，应先用全 称并注明简称。使用国际组织 外文名称或其缩写形式， 应当在首次出现时注明准确的中文译名。 文稿中使用的数字，除了成文日期、结构层次序数的前两 层以及在词、词组、惯用语、 缩略语、具有修辞色彩语 句中作为词素的数字必须使用汉字以外，其余的都应使用 阿拉伯数字。 常用的结尾用语： (一)要求式尾语，即在结尾处对收文机关提出要求。 (二)说明式尾语，即在结尾处对有关事项加以说明。 (三)专用尾语，即专用于某一文种的结尾用语。如“特

11、此报 告”、“特此批复”、“特此通告”。附件 公文的附件就是附在正文之后、作为整个文件组成部分的文 字材料。一个文件如有附件，那么其自身就成为主件(或称正件) ，主件与附件共同组成一份完整的文件。 如附件不止1个，要用阿拉伯 数字在附件标题前标注序号(如“ 附件：1.”)。附件标题后不加标点符号。 成文日期 指文件正式形成的时间。除了另行规定生效期的法规 性文件以外，其他文件的成文日期通常就是生效日期。 公文成文日期的确定原则： (一)一般的文件，以发文机关领导人的签发日期为成文日期； (二)会议讨论通过的文件，以会议通过日期为成文日期； (三)联合行文，以最后签发机关领导的签发日期为成文日期

12、； 印章 公文盖印的位置因发文机关数量的不同而各异： (一)单一机关发文，落款处不署发文机关名称，只标注 成文日期。加盖的印章上弧边缘应上距正文1行之内 ；印 章下弧要压成文日期 。 当印章下弧无文字时，采用下套 方式 ；当印章下弧有文字时，采用中套方式 。 (二)当联合行文需加盖两个印章时，成文日期居中，左 右各空7字。两个印章都须压在成文日期上主办机关 在前，另一机关在后。二者要用同种加盖印章方式或 都下套，或都中套，以保证两个印章排列整齐。两印章不 可相交或相切，相距不超3mm。 当联合行文需加盖3个及3个以上印章时，应将各 发文机关名称(可用简称)按加盖印章的顺序排列 在相应位置 ，并

13、将印章加盖或套印其上。主办机 关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超过 版心 ；最后一排如余一个或两个印章，均应居中 排布；印章间也不可相交或相切；在最后一排印 章之下右空2字标注成文日期。 公文盖印的要求;印章须与正文同处一个版面； 不得加盖在空白纸上；印章须用红颜色；印章要 端正清晰；印章间不可相交相切。 附注 （附件） 附注是对在正文中不宜表述、但又需要说明的 诸如文件的发放传达范围、传递使用方式等事项 加以简要注明的文字。 主题词 公文的主题词是指能够准确揭示公文主题、便于 公文检索管理的规范化名词或名词性词组。 公文标注主题词的作用：提高文件的检索、调阅 速度，从而提高机关文档管

14、理工作的效率。 公文主题词的标注： (一)一份文件标引主题词的数目，除类别词外，类属词最 多不超过5个。 (二)主题词的标引顺序是先标类别词，再标类属词。标引 类属词时，先标反映文件内容的词 ，最后标反映文件形 式的词 (三)当主题词表中找不出能够准确反映文件主题内容的类 属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够 准确反映文件内容的词(可称为“自由词”)标在类别词的后 面，并在自行标注的自由词后面加一个“”标记以便区别 。 (四)一份文件如有两个以上的主题内容，应先标引第一个 主题内容的类别词和类属词，再标引第二个主题内容的类 别词和类属词，最后标引文种名称。 抄送机关 抄送机关也是

15、受文机关，是除主送机关外需要 知晓公文的其他机关。 同层次按党、政、军、群顺序排列，人大、政 协、法院、检察院另起一行位于抄送机关最后。 印发机关和印发日期 印发机关指公文的印制主管部门，一般都是发 文机关的办公部门(办公厅或办公室等)。印发机 关可用全称或规范化简称。 印发日期以文件付印的日期为准，必须写全具 体的年月日。 印制份数 印制份数指该文件的总印制数量。通常 由主送机关、抄送机关的各自数量、文件 发至范围以 及各机关的发送份数，加上存 档份数决定。文件标注印制份数，便于有 关方面掌握文件的印 制和发放情况。 印制份数用阿拉伯数字标注在印发机关与 印发日期下方横线的右下角，标为“共印 份” 。 问题五：公文常见错误是什么？ （一）运转程序错误 1、文件倒流（上下行文问题）；2、越权 代办；3、先核后签 公文办理程序包括：发文办理程序和收文 办理程序 发文办理程序：草