秘书机构我的“秘书长”

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1、我的我的“秘书长秘书长”地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过 一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办 公桌上，凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系公桌上，凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系 统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发此稿目前不宜发”。看。看 到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙枪毙”，黄

2、科长心，黄科长心 里有股说不出的滋味。里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜了！这么好的题材！可惜了！”“”“不行，得想个不行，得想个 办法。办法。”黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原 稿换了个标题，内容和文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签稿换了个标题，内容和文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签 发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天，发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天， 黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在那里他黄科长正在为稿件已发而高兴时，

3、被通知到秘书长办公室，在那里他 受到了严厉的批评。受到了严厉的批评。请你评价一下黄科长的做法，思考秘书机构对秘书的作用。请你评价一下黄科长的做法，思考秘书机构对秘书的作用。第二章第二章 秘书机构秘书机构uu第一节第一节 秘书机构及其设置秘书机构及其设置uu第二节第二节 秘书机构的组织形式秘书机构的组织形式uu第三节第三节 秘书机构的管理秘书机构的管理uu思考训练与教学互动思考训练与教学互动第一节 秘书机构及其设置uu一、秘书机构的含义与特点一、秘书机构的含义与特点 uu二、秘书机构设置的原则二、秘书机构设置的原则 uu三、秘书机构设置的程序三、秘书机构设置的程序 一、秘书机构的含义与特点 （一

4、）（一） 秘书机构的含义秘书机构的含义秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。“秘书机构秘书机构”与与“秘书部门秘书部门”“ “秘书机构秘书机构”一般不指某一个具体的办公室，而是各级一般不指某一个具体的办公室，而是各级各类秘书部门的总称；一般在组织内部称各类秘书部门的总称；一般在组织内部称“秘书部门秘书部门”， 而在组织外部，尤其是要强调这个部门功能时往往称而在组织外部，尤其是要强调这个部门功能时往往称“秘秘 书机构书机构”。广义的秘书机构广义的秘书机构指处于组织内的

5、综合枢纽地位、直接隶属于组织领指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一导、全面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一般称般称做做办公厅或办公室，企业一般称办公厅或办公室，企业一般称做做综合部或行政部综合部或行政部，包括其下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访，包括其下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访、保密、督查、接待、值班等部门。统管、保密、督查、接待、值班等部门。统管政策研究、日政策研究、日常行政常行政与与日常事务日常事务三大工作。三大工作。狭义的秘书机构狭义的秘书机构指各级办公厅、办公室、综合部或行政部中专指各级办公厅、办公室、

6、综合部或行政部中专门辅助组织及其领导办理业务的部门，以文牍性门辅助组织及其领导办理业务的部门，以文牍性、机要性工作为主要任务，负责文书、会务、联、机要性工作为主要任务，负责文书、会务、联络等工作。如秘书局、秘书处、秘书科。络等工作。如秘书局、秘书处、秘书科。 （二）秘书机构的性质（二）秘书机构的性质1.辅助性2.综合性3.中枢性4.机要性5.服务性6.封闭性附属性辅助性综合性重点二、秘书机构设置的原则 （一） 效能最大化原则（二） 适应工作需求原则 （三） 分级管理，职、权、责统一原则（四） 机构统一、相对稳定原则适 应科学合理 统一高效相对稳定秘书团队群体的特征秘书团队要有共同的行动目标；每

7、个成员在群体中都有一定地位、责任和义务； 有共同遵守的群体规范和行为标准；成员之间有相互依存的关系，并能相互影响。要能“优化”组合“优化”包括两层意思： 一要异质结合，合理分工； 二要遵循动态原则，使秘书团队成员保持相对的运动状态。三、秘书机构设置的程序 （一）搭建组织架构 对秘书机构的设置原则要有清楚的认识和把握 确定秘书机构在组织中的地位以及与组织中各部门的关系 在全面认识组织职能的基础上确定建立秘书机构所参照的模式 确定秘书机构的规模和分设部门（二）明确部门和人员职责明确职责包括明确秘书分设部门职责和秘书职责。职责是根据职能确定的，无论部门还是人员，都应该明确各自的职责，合理分工，使责权

8、相对应，避免出现纠纷和履行职责的失误，确保秘书高效工作和高质量服务。（三）组建秘书团队岗位确定后，要根据岗位配备秘书，组建与岗位相适应的秘书团队。要遵循“异质结合”的原则，组建秘书团队。合理的秘书团队结构应是协调互补的有机结合体。秘书团队组建是否合理，直接关系工作的效率和质量，也是形成独特的秘书文化的基础，应该特别重视。秘书团队的秘书团队的“ “异质结合异质结合” ”（1 1） 类型结构优化类型结构优化 智囊型、秀才型、公智囊型、秀才型、公 关事务型关事务型、技术型技术型 智能结构优化智能结构优化 有的侧重于理论知识有的侧重于理论知识 有的侧重于实践经验有的侧重于实践经验 不同的专业、行业知不

9、同的专业、行业知 识识 年龄结构优化年龄结构优化 老秘书阅历丰富、功底老秘书阅历丰富、功底 深厚深厚 中年秘书年富力强、判中年秘书年富力强、判 断准确断准确 青年秘书精力旺盛、思青年秘书精力旺盛、思 维活跃维活跃秘书团队的秘书团队的“ “异质结合异质结合” ”（2 2） 个性结构优化个性结构优化 协调的性格结构和相协调的性格结构和相 容的气质结构容的气质结构 避免同种气质类型避免同种气质类型 防止因相同相似思维防止因相同相似思维 方式、行为导致极端方式、行为导致极端 化倾向化倾向 性别结构优化性别结构优化 一般而言，男性长于逻一般而言，男性长于逻 辑思维，分析、比较、辑思维，分析、比较、 概括

10、能力较强，有竞争概括能力较强，有竞争 性、独立性和支配性性、独立性和支配性 女性长于形象思维，温女性长于形象思维，温 文尔雅，感情细腻，善文尔雅，感情细腻，善 于体贴，有程序性、周于体贴，有程序性、周 密性密性（四）制定管理制度制定必要的制度，实行制度化管理是秘书机构实现科学管理的前提和保障。秘书工作的综合性，决定了其涉及的制度是多方面的。比如办文制度、值班制度、办会制度、接待工作制度、信访工作制度、督查制度、领导批示件办理制度、调研制度、信息工作制度、保密制度、用印制度、查办工作程序、秘书业绩考核制度等。链接： XX市XX区政府办文制度 XX市XX区文印工作制度 秘书视频案例 答案 第二节第

11、二节 秘书机构的组织形式秘书机构的组织形式uu一、秘书机构的名称一、秘书机构的名称 uu二、秘书机构的组织类型二、秘书机构的组织类型 uu三、三、常见的常见的秘书机构秘书机构 一、秘书机构的名称 （一）办公室或办公厅党政机关的秘书机构广义：机关、单位或首长名称 + 办公室（厅）狭义：办公室（二）秘书处 社会团体以及临时性的秘书机构命名为“秘书处” 办公厅或办公室的下设机构“秘书局”、“秘书科”、“秘书室”（三）以秘书机构承担的具体职能命名信访办公室、保密局、政策研究室（四）企事业秘书机构除称做“办公室”外，还有称做“行政部”或“综合部”、“综合办公室”，其部门负责人称做“行政总监”、“行政助理

12、”、“行政部部长”、“综合办主任”等。二、秘书机构的组织类型 u（一）综理制 u（二）分理制u（三）单一制单一制分理制综理制类型（一）综理制综理制的秘书机构模式，又叫总体办公室机构模式。是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的统一的办公机构。办公室领导层秘 书 科文 书 科机 要 科档 案 科调 研 科信 访 科接 待 科（二）分理制分理制条件下的秘书机构，是一种职能分型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式。领导层办 公 室信 息 处信 访 办调 研 处档 案 室接 待 处督 办 处（三）单一制单一制的秘书机构，采用职能统兼模式，或称“秘书

13、岗位”。是指只设有一名专职或兼职秘书直接为领导和其他职能部门提供辅助管理和综合服务的组织结构模式。三、常见的秘书机构 根据组织类型的不同: 综理制、分理制、单一制 根据机构设置的时限: 常设秘书机构、临时性秘书机构 根据组织系统的不同: 党委系统、政府系统、人大系统、政协 系统、军队系统、企业系统、事业单位、人民团体等多种类别 根据管理层次的不同: 中央、省、市、县（区）等国务院的秘书机构国务院设立办公厅，为机关的一个综合办事部门；办公厅下设局级机构，如秘书局、机要局、信访局、保卫局以及机关事务管理局等；局下再设若干处室分别负责某方面的工作。国务院只设秘书长，不设办公厅主任。国务院办公厅秘 书

14、 一 局秘 书 二 局秘 书 三 局国务 院总 值班 室 督 查 室电子 政务 办公 室人 事 司行 政 司. . .省部级政府机关的秘书机构省、直辖市、自治区政府机关设办公厅，负责机关的秘书工作。办公厅下设若干处，如秘书处、信息处、接待处、行政处、综合处、人事处、调研室、督导室。有些处还下设若干科。秘书机构负责人为办公厅主任，其上再由秘书长统辖。目前我国各省、直辖市、自治区政府机关的秘书机构从部门设置、规模、职位方面都不尽相同，有的差异还比较大。省人 民政 府应 急管 理办 公室 新 闻 信 息 处建 议 提 案 处 秘 书 处督 办 处政 务 公 开 处人 事 处保 卫 处.监 察 室老 干 部 工 作 处 行 政 处综 合 一 处综 合 二 处XX省人民政府办公厅 第三节 秘书机构的管理uu一、秘书机构的管理理念一、秘书机构的管理理念 uu二、秘书机构的规范二、秘书机构的规范 uu三、秘书机构的管理内容三、秘书机构的管理内容