创建和管理下拉列表

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1、处理下拉列表j然后按 F5 或单击“幻灯片放映”“从头开始”以开始课程。在消息栏中，单击“启用编辑”，如果本课程中的视频无法播放，您可能需要 下载 QuickTime 或转换到 PowerPoint 2013。课程 摘要帮助1/4 视频处理下拉列表 隐藏字幕摘要反馈 帮助 下拉列表设置消息管理列表使用下拉列表限制用户可在单元格中输入的内容 能让数据输入更快捷、更准确。 选中一个单元格时，将显示下拉列表的下拉箭头。 单击此箭头即可选择内容。 下面演示了如何创建下拉列表： 选择希望包含列表的单元格。 单击功能区中的“数据”选项卡，然后单击“数据验证”。 在对话框中，将“允许”设置为“序列”。 在“

2、来源”字段中单击。 本例中将使用逗号分隔的列表。 使用逗号分隔“来源”字段中键入的文本或数字。 然后单击“确定”。 现在，这些单元格就有了下拉列表。 接下来，我们将介绍下拉列表的设置。按 F5 开始，按 Esc 停止2:476:201:014:375761234课程 摘要帮助2/4 视频处理下拉列表 摘要反馈 帮助 定义下拉列表中的选项时，可以使用逗号分隔的列表、单元格区域或命名区域。 上一个视频中使用的是逗号分隔的列表。 如果仅有几个值，而且值更改的可能性不大，那么就可以使用这种列表。 但如果需要更改列表项，例如添加或删除项， 这种类型的下拉列表管理起来将较为耗时。 视频 4 将介绍下拉列表

3、的管理。 逗号分隔的列表要求列表项完全相同。 如果有人直接键入列表项，而非从列表中选取，这就可能造成问题。 例如，如果启用错误消息（这是默认设置），键入“是的”将出现错误。 为避免问题，我们将为下拉列表中的项使用单元格区域。 选中您希望使用下拉列表的单元格。 单击“数据”选项卡，然后单击“数据验证”。 在对话框中，将“允许”设置为“序列”；这将在单元格中启用列表。 保持“提供下拉箭头”处于选中状态，从而在单元格中启用下拉列表。 保持“忽略空值”处于选中状态，我们将在下一段视频中介绍相关内容。 为了在下拉列表中提供选项，请在“来源”中单击，选择包含这些选项的单元格区域。 如本例所示，来源可以位于

4、不同的工作表中， 这让您能更加灵活地配置和保护工作表。视频 4 将介绍相关内容。 区域必须为单行或单列。 然后单击“确定”。 验证单元格中包含由单元格区域提供选项的下拉列表。 要在其他位置使用这个下拉列表，只需将其复制到其他单元格。 选中该单元格。 如果其中显示了文本输入或数字输入，请按 Delete 清除。 这样，文本和数字就不会显示在目标单元格中，避免了看似已经选中某项的情况。 可以使用键盘快捷方式 Ctrl+C 复制单元格。 然后选择目标单元格， 再按 Ctrl+V 粘贴。 现在，这些单元格就有了下拉列表。 命名区域（如“水果”）比单元格区域（如 A2:A37）更易于记忆。 要为下拉列表

5、中的选项使用命名区域，首先要创建一个命名区域。 选中需要命名的单元格区域。 在名称框中为该区域键入所需名称。例如：_Veggies。 名称的第一个字符必须是字母或下划线。 名称的其他字符可以是字母、数字、句点和下划线。 名称中不允许使用空格。 不允许使用预定义语句，例如 True 或 False；不允许使用单元格引用，例如 A1。 选中命名区域的单元格时，可在名称框中看到其名称。 现在即可使用命名区域创建下拉列表。 选中您希望使用下拉列表的单元格。 单击“数据验证”。 选择“序列”。 在“来源”中单击，按 F3 后选择名称，单击“确定”，然后再次单击“确定”。 验证单元格中包含由命名区域提供列

6、表项的下拉列表。 将此下拉列表复制到其他单元格。 接下来，我们将介绍输入和错误消息。下拉列表设置消息管理列表2:476:201:014:37按 F5 开始，按 Esc 停止隐藏字幕5761234课程 摘要帮助3/4 视频处理下拉列表 摘要反馈 帮助 下拉列表设置消息管理列表2:476:201:014:37为帮助用户确定应选择哪个下拉列表选项，或让用户知道一个单元格包含下拉列表， 可以创建在用户选中单元格时显示的消息。 可以为包含下拉列表的所有单元格或者一列的第一个单元格添加消息。 选中希望为其创建消息的单元格，单击“数据验证”。 在“输入信息”选项卡中，选中“选定单元格时显示输入信息”复选框。

7、 根据需要键入标题，标题将显示为粗体。 在“输入信息”框中键入消息。 现在，单击一个单元格时，就会弹出此消息。 您可以允许用户在包含下拉列表的单元格中键入空白项。 如果在“数据验证”对话框内选中了“忽略空值”（默认为选中），则用户可输入空值。 如果清除“忽略空值”，而且为此下拉列表启用了出错警告（默认为启用），那么在某人键入空白项时， 就会显示一条错误消息。 接下来要介绍的就是错误消息。 默认情况下，用户仅可选择或键入下拉列表中包含的值。 如果键入不同的值，就会出现错误消息； 此时若为下拉列表启用了默认错误样式“停止”，用户将无法继续输入值。 您可以提供自己的错误消息，还可以允许用户键入自己的

8、值。以下是操作说明： 选中所需单元格。 单击“数据验证”。 单击“出错警告”选项卡，选中复选框。 默认错误样式为“停止”。之前已经看到，这会禁止用户输入未在下拉列表中的值。 根据需要键入标题，然后键入错误消息。 现在，用户键入未在下拉列表中的值时，就会看到您自定义的错误消息。 “警告”和“信息”错误消息允许用户输入未在下拉列表中的值。 如果不希望显示错误消息，请清除此复选框。 接下来将介绍下拉列表的管理。按 F5 开始，按 Esc 停止隐藏字幕5761234课程 摘要帮助4/4 视频处理下拉列表 摘要反馈 帮助 为了避免用户意外更改下拉列表数据， 可以隐藏包含数据的列、行或者整个工作表。 此后

9、如果需要进行更改，只需取消隐藏即可。 您还可以为工作表中的单元格甚至是整个工作表应用锁定和密码保护。 通过使用密码保护数据，即可保证仅有具备密码的用户才能进行更改。 但如果您决定进行更改，那么还是需要额外付出一些精力， 因为您必须首先取消保护。 要隐藏列或行，请选中并右键单击列或行，然后单击“隐藏”。 要取消隐藏，只需选中隐藏列或行旁边的列或行，向另一侧拖动鼠标， 右键单击，再单击“取消隐藏”。 要隐藏工作表，请右键单击工作表的标签，然后单击“隐藏”。 要取消隐藏工作表，请右键单击任意工作表标签，单击“取消隐藏”，然后单击“确定”。 工作表中的所有单元格都是默认锁定的。但除非为工作表应用密码保

10、护，否则这种锁定无任何效果。 要为工作表应用密码保护，请右键单击其标签，然后单击“保护工作表”。 输入密码后单击“确定”。 再次输入密码，然后再单击“确定”。 此时，尝试在该工作表的任何单元格中键入都会显示错误。 要撤销工作表保护，请右键单击工作表标签，单击“撤销工作表保护”，输入密码，然后单击“确定”。 要锁定特定单元格，首先必须更改工作表的默认设置。 选中并右键单击整个工作表，然后单击“设置单元格格式”。 单击“设置单元格格式”中的“保护”选项卡，清除“锁定”复选框，然后单击“确定”。 选中并右键单击希望锁定的特定单元格，然后单击“设置单元格格式”。 选中“设置单元格格式”中的“锁定”复选

11、框，然后单击“确定”。 再为工作表应用密码保护。 此时仅有工作表中的这些单元格被锁定。 可以在未锁定的单元格中键入，但在锁定的单元格中键入时将显示错误。 要更改下拉列表的选项，您需要编辑下拉列表的数据， 可能还要编辑数据验证中的“来源”字段。 对于“来源”字段中使用逗号分隔列表的下拉列表，请选中包含下拉列表的单元格， 在数据验证的“来源”字段中，根据需要更改逗号分隔列表。 然后单击“确定”。 此时即可看到更新后的列表选项。 如果下拉列表基于单元格区域，请单击区域中的一个单元格，键入所需更改。 要插入下拉列表选项，请右键单击区域中的一个单元格，单击“插入”，再单击“确定”， 然后在单元格中键入新

12、选项。删除单元格的方法与此相似。 此时即可看到更新后的列表选项。 您还可以选择包含下拉列表的单元格，单击“数据验证”，将“来源”设置为新单元格区域。 如果下拉列表基于命名区域，请单击区域中的一个单元格，键入所需更改。 要插入下拉列表选项，请右键单击区域中的一个单元格， 单击“插入”，再单击“确定”，然后在单元格中键入新选项。删除单元格的方法与此相似。 此时即可看到更新后的列表选项。 要编辑或删除命名区域，请单击“公式”选项卡，然后单击“名称管理器”。 在“名称管理器”中，选中所需名称，单击“编辑”或“删除”。 要从单元格中删除下拉列表，选中单元格并单击“数据验证”，再单击“全部清除”，然后单击

13、“确定”。 这样就从单元格中删除了下拉列表，但并未删除已选择的值。 按 Delete 即可删除这些值。 现在您已经清楚地了解了如何在 Excel 中应用和使用下拉列表。 当然，总是还有许多内容要学习。 请查看末尾的课程摘要，最重要的是，自学 Excel 2013。下拉列表设置消息管理列表2:476:201:014:37按 F5 开始，按 Esc 停止隐藏字幕5761234按 F5 开始，按 Esc 停止课程摘要 - 处理下拉列表 摘要反馈 帮助 5761234下拉列表设置消息管理列表2:476:201:014:37另请参阅更多培训课程 Office 兼容包 创建下拉列表 从下拉列表中添加或删除

14、条目 删除下拉列表 锁定单元格以对其进行保护创建下拉列表提供下拉列表能让工作表更加高效。工作表的用户可以单 击下拉箭头，然后单击列表中的项。 1.选择希望包含列表的单元格。 2.在功能区中，单击“数据”“数据验证”。 3.在对话框中， 将“允许”设置为“序列”。 4.在“来源”字段中单击，键入您希望在下拉列表中包含 的 文本或数字 （对于逗号分隔的列表， 请使用逗号 分隔），然后 单击“确定”。 锁定以保护单元格 经理要求您保护工作簿，但在您应用保护后，她需要更改 一些单元格。因此， 您解锁了一些单元格。 现在经理已 经完成了更改，因此可以锁定这些单元格。以下是操作说 明。 1.选中要锁定的单

15、元格。 2.单击“开始”，然后单击“设置单元格格式”对话框启动 器（即功能区中“对齐方式”右侧的箭头）。 3.单击“保护”选项卡， 选中 “锁定”框，然后 单击“确 定”。 4.单击“审阅”“保护工作表”或“保护工作簿”，再次应 用保护。创建输入和错误消息为帮助用户确定应选择哪个下拉列表选项，或让用户知道 一个单元格包含下拉列表，可以创建在用户选中单元格时 显示的消息。可以为包含下拉列表的所有单元格或者一列 的第一个单元格添加消息。 1.选中 希望为其创建消息的单元格，单击“数据验证”。 2.在“输入信息”选项卡中，选中“选定单元格时显示输入 信息”复选框。 3.根据需要键入标题，标题将显示为

16、粗体。 4.在“输入信息”框中键入消息。现在， 单击一个单元格 时，就会弹出此消息。查看更多课程按 F5 开始，按 Esc 停止分级和评论感谢您查看本课程！我们如何做？ 请告诉我们您的想法摘要反馈 帮助 5761234下拉列表设置消息管理列表2:476:201:014:37按 F5 开始，按 Esc 停止帮助摘要反馈 帮助 5761234下拉列表设置消息管理列表2:476:201:014:37使用 PowerPoint 的视频控件 指向任何视频的底部边缘可开始，停止，暂停或后退。拖动可后退。转换位置 您可以通过单击视频下面的缩略图（明亮或有阴影）来转到课程的任何部分。您也可以单击前 进和后退箭头，或者按 Page Up 或 Page Down。停止课程 如果您正在联机查看，请单击浏览器的“后退”按钮。如果您正在脱机查看，请按 Esc。如果您正在 观看视频，则按 Esc 一次可停止视频，再按一次可停止课程。如果您下载了某个课程，而视频无法播放 如果看到“启用编辑” ，请单击该按钮。如果不起作用，您可能使