《英文信函的写法》由会员分享，可在线阅读，更多相关《英文信函的写法（20页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、英文书信的结构 商务信 E-mail 报盘例文 商务邀请信 英文传真信头常用缩略语 祝福语英文书信结构英式结构即缩进式结构，属于比较传统的结构，即每一段的第一行都 向里缩进4-8个字符，且所有段落的缩进距离必须保持一致；称呼顶 格写，落款则在中间偏右的位置。美式结构则是齐头式结构，在商务英语中较流行 ，尤其普遍运用于电子邮件的交流中，其特点是 所有段落的第一行都顶格写，段与段之间空一行 ，另外称呼、落款等也都顶格写。英文的书信通常包括6个组成部分： 信头（heading，包括寄信人地址和日期）、 信内地址（inside address，指收信人地址） 、 称呼（salutation）、 正文（
2、body）、 结束语（complimentary）、 签名（signature）、 有时候还包括附言（postscript）和附件（ attachment）No. 5, Yiheyuan Road Beijing, 100971, 信头 P.R.China Mar. 15, 2007 Professor John Smith 13 Broadway Avenue 信内地址 San Francisco California 12345 U.S.ADear X X X 称呼 I am very glad to hear from you. 正文Yours,Lucy 签名信头 内容包括发件公司的名称
3、、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等 。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方 式。 很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸 上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信 函时，一定要注意为信头留出足够的空间。 对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。 如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码 、收件人姓名及日期。 英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大 的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。当 前的习惯做法是，行末一般不加
4、标点符号，但行中间该加标点的 地方，还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是 在城市与国家名称之间必须用逗号分开。门牌号码和街名或单位 名占一行（太长可占两行），城镇名和邮政编码占一行，国名占 一行。 然后是发信日期，它是信头的最后一行，可以写成日月年（英式 ）也可写成月日年（美式），如：May8，1996或8May，1996. 月 份要写英文名称，否则有可能产生歧义，如5/8/1996，美国人会 理解为1996年5 月8 日，而英国人则理解为1996年8 月5 日。注意： 1.“年”应完全写出，如2010，不能简写成 10； 2.在正式信函中“月”最好不用缩写，而是完 整地写出来；
5、 3.书写“日”可以用序数词，但最好用基数词 ； 英式信函日期按日、月、年的顺序，且中 间没有逗号，如：12 July 2010； 美式信函日期按月、日、年的顺序，中间 加逗号，如：July 12，2010信内地址 Inside Address 信内地址包括收信人的姓名和地址。封内地址必须和信封地址一致，否则 就是出了差错，收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。封内地址的第 一行是收信人姓名，第二行职务，从第三行开始写收信人地址，写出法原 则上和写发信人地址一样。 由于不同国家书写地址的习惯不同，收件人地址应按照对方公司信纸中的 信头书写，切勿擅自更改。写国际地址时，不要忘记在最后一行写上国家
6、 名。航空投递的信函，要在信内地址之上注明。以下为几种信内地址的写 作实例： 致某公司： Messrs. Lake Kane Co.，Ltd. 66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司中某职位： The Manager Eagle Press Inc. 66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司某人： Mrs. Jutta Brown Eagle Press Inc. 66 Martins Lane London EC3V 7BH称呼 Salutation称呼后面的标点英国人习惯用逗号，而美国人习惯用冒号 （亲朋好友之间可用逗号）。如果
7、信是写给公司的，并没有直接的联系人，Dear Madam or Sir。不过这种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能 显示足够的友好。在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resources Manager这 样的称呼。 如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。 商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。Dear纯属公 务上往来的客气形式。另外，如果对方为女性却不知应称Mrs.还 是Miss时可称Ms. 。 写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上
8、表示亲属关系的称呼或直称其名。例如：My dear father，Dear Tom正文 Body正文是信函的核心内容。一封内容得体 的商务信函，不仅能够达到把事情办好 的目的，而且还能促进双方的友谊。正 文的内容要主题突了出、层次清楚、语 言简洁、表达准确。在商业界人们通常 用5个C来衡量一封信函的好坏： Conciseness(简洁)、Clarity(明了)、 Correctness(正确)、Completeness(完整 )、Courtesy(礼貌)。如果正文很长需要几张信纸联页时，则应在每张联页左上 端都注明页数和收信人名称，如： Mr.WilliamJ.Hall Dear Mr.Smi
9、th, As we mentioned in our previous quotation, the price is likely to rise. Since material price is a very crucial element for our cost accounting, we are compelled to shift this rise to our customers. The price for 33 Euro has increased to 33.5 Euro, packing charge and freight remaining unchanged.
10、We thank you for your understanding and look forward to having a good cooperation with you. Yours sincerely， Ming 一般写于正文下空一两行后。第一个字母要大写，最后一个词的后面有逗号。至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头的 称呼有较强的关联关系，例如： 1.如果不知道收件人的姓名，开头的称呼是Dear Sirs，（英式）或 Gentelmen:（美式），则结尾敬辞采用Yours faithfully，（英式）或Yours truly，（美式）； 2.如果知
11、道收件人的姓名，开头的称呼是Dear Mr. Brown，则结尾敬辞采用 Yours sincerely，（英式）或Sincerely，（美式） 另补充：(1)写给单位、团体或不相识的人的信用： Yours (very) truly,(Very) Truly yours Yours (very) faithfully,(Very) Faithfully yours, (2) 写给尊长上级的信可用： Yours (very )respectfully， Yours (very )obediently， Yours gratefully， Yours appreciatively。 (3)写给熟人
12、或朋友的信可用： Yours，Yours ever，Yours fraternally， Yours cordially，Yours devotedly。 (4)给亲戚或密友的信可用： Yours，Yours ever，Yours affectionately， Yours devoted friend， Lovingly yours， Yours loving son (father，mother，nephew)， 以上各种情况 yours 无论放在前面或是放在后面都行，但不可缩写或省去。 注意：回复别人邮件时，应该删除所有不需要的信息，这样可以给你的读者 节省读邮件的时间结束语（结束语（c
13、omplimentarycomplimentary）签名（）签名（signaturesignature）在商务信件中，一般的称呼格式是在收信人头衔后加姓， 或者加收信人全名。要特别注意收信人的头衔。具体称呼 方式及缩写如下：男士：Mr.女士：Mrs., Ms., Miss教授/博士：Prof./Dr.市长、法官、议员或其他高官：Hon. (Honorable，即“ 尊敬的”)编辑：Editor不知对方姓名：Dear Sir/Sirs, Dear Madam/Madams, Dear Sir or Madam, To Whom It May Concern商商 务务 信信正文：正文一般包括三个部
14、分。 第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目的 。如果是写给不认识的人，还要加上一个简单的自我介绍 。如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信 。 第二部分是信的核心和主要内容，把开头提出的问题进行 充分的说明和解释。 第三部分是信的结尾，通常以礼貌的祝福或者愿望来结束 。如： I am looking forward to your reply. Please pass my best wishes to all your family.结束语：结束语是写信人对于收信人的谦称和致敬。 E-mailemail本身就比书信随意些。 主题 主题（Subject）框的内容应简明地概
15、括信的内容，短的 可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短 语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。主题 框的内容切忌含糊不清。 另外： 1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前 的称呼（Salutation）通常无须使用诸如Dear Mr. John之 类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但 对长辈或上级最好使用头衔加上姓。Tommy，或者Mr. Smith。 2、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子: 127 Ninth Avenue, North 127 E. 15 Street 5 Park Avenue One
16、Wingren Plaza 556 - 91 Street 格式：称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之 间一般空一行。报盘一 Dear Sir， We were very pleased to receive your letter of 5th April answering our advertisement for typewriters and, as requested, enclose a copy of our latest illustrated catalogue and current price list. We think the “Portable 95“ is a machine that would suit your purpose very well. It weighs 6.5
