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1、 Access数据库和表的基本 操作61 Access数据库的基本操作 611创建数据库 创建数据库时有两种方法: 第一种方法是使用数据库向导,利用系 统提供的模板进行一次操作来选择数据库 类型,并创建所需的表、窗体和报表。 第二种方法是先建立一个空数据库,然 后像其中添加表、查询、窗体和报表等对 象。 611创建数据库 不管是直接创建空数据库,还是使用向 导创建数据库,通常有两种方法:一、启 动Accesss时创建数据库;二、使用 Access的文件菜单下的“新建”命令创建数 据库。 612打开数据库 打开数据库的方法有三种 : 启动Access时打开 使用“打开”命令打开 在资源管理器中,
2、双击要打开的数据库 文件,打开所选的数据库 613关闭数据库 常用的方法是: 单击“数据库”窗口右上角的“关闭” 按钮 。 从“文件”菜单中选择“退出”命令 62 表的建立 表是Access数据库中最基本的对象,是 关于特定主题数据的集合,并为查询、窗 体、报表以及数据访问页等数据库对象提 供数据来源。 一个Access数据库中可以包含多个表。 62 表的建立 Access表对象建立的步骤如图6.10所示 。 “数据库”窗口选择“表”选项卡单击“新建”按钮数据表视图设计视图表向导导入表链接表图6.10 创建表的步骤62 表的建立创建新的表对象最常用的有以下两种:一,使用设计视图 创建表;二,使
3、用向导创建表。采用这两种方法建立表通 常分为两步:第一步:创建表的结构设计视图第二步:添加表中的数据数据表视图621建立表结构 表结构由若干字段组成,字段相当于关 系模型中的属性。每个字段都有一个名字 ,其命名规则是: 字段名长度为164个字符。字段名可以包含字母、汉字、数字、空 格和其他字符。 字段名不能包含句号(。)、惊叹号( !)、方括号( )和重音符号()。 6212、常用建表结构方法 一、使用向导建立表结构。 二、使用设计器建立表结构。用设计视图建立表结构 操作步骤如下: 打开“数据库”窗口。 单击“对象”下的“表”选项卡,然后双击“使用设 计器创建表” 。 在“字段名称”列中为字段
4、键入惟一的名称。 在“数据类型”列中为字段选择合适的数据类型。 在“设计”窗口下部的“字段属性”节中设置字段大 小、格式、标题、默认值等属性。关于字段的属性及 设置 。 在表中添加更多的字段。 设置好表中所有字段的名称、数据类型、说明以及其 他属性后,单击工具栏上的“保存”按钮,然后在“ 另存为”对话框中键入表的名称,再单击“确定”按 钮。 如果在保存表之前还没有为表定义主键,Access将询 问是否要创建一个主键。若选择“是”,则由Access 自动添加一个字段名为“ID”的自动编号字段,并自 动设置该字段为主键;若选择“否”,则不添加主键 。 622输入数据 在建立了表结构之后,就可以向表
5、中输入数据了。在 Access中,可以利用“数据表视图”直接向表中输入数 据。切换到表的数据表视图操作方法是: 打开数据库窗口,单击“对象”下的“表”选项卡,在 数据库对象列表中双击要打开的表对象。 打开数据库窗口,单击“对象”下的“表”选项卡,在 数据库对象列表中选中表对象,单击数据库窗口的“打 开”按钮。 打开数据库窗口,单击“对象”下的“表”选项卡,在 数据库对象列表中选中表对象,并点击鼠标右键,在弹 出的快捷菜单中选择“打开”命令。 如果当前是在表的设计视图下,可以选择Access的视图 菜单下的“数据表”命令,切换到表的数据表视图。 63 表的维护631打开/关闭表 Access的表
6、操作提供了两种视图:“数据 表视图”和“设计视图”。打开表的方式有两 种:一是在“数据表视图”下打开了表,这 时可以编辑表中的数据。二是在“设计视图 ”中打开了所需的表,此时可以对表结构进 行修改。 不管表是处于“设计视图”状态,还是处于“ 数据表视图”状态,单击“文件”菜单中的“ 关闭”命令或单击窗口的“关闭窗口” 按钮 都可以将打开的表关闭。 632修改表结构 修改表结构的操作主要包括添加字段、修改字段、删 除字段、重新设置主关键字、设置字段属性等。修改表 结构只能在“设计视图”中完成。 切换到表的设计视图操作方法是: 打开数据库窗口,单击“对象”下的“表”选项卡,在数据 库对象列表中选中
7、表对象,单击数据库窗口的“设计”按钮。 打开数据库窗口,单击“对象”下的“表”选项卡,在数据 库对象列表中选中表对象,并点击鼠标右键,在弹出的快捷 菜单中选择“设计”命令。 如果当前是在表的数据表视图下,可以选择Access的 视图菜单下的“设计”命令,切换到表的设计视图。 在表“设计”视图”中,将光标移 动到要操作的字段的位置上 6321添加字段:单击工具栏上的 “插入行” 按钮 6322修改字段 6323删除字段:单击工具栏上的 “删除行” 按钮 6324设置字段属性 设置字段属性的一般方法是:在“设计” 视图中,选中要设置字段属性的某一字段 的任一列,然后在“设计”视图下部的“字段 属性
8、”区相应的属性框中设置该字段的属性 值。 一、字段大小u通过设置“字段大小”属性可以控制文本或数字 字段的数值范围。u对文本字段,指定允许的最大字符数,最多为 255(默认值为50)。u 对数字字段,可供选择的设置 包括字节、整型、长整型、单精 度型、小数、双精度型等。 二、格式 n使用“格式”属性可以指定字段的数据显示格式 。n例如:“格式”属性只影响值如何显示,而不影响在表中值如何保存。 三、默认值 n使用“默认值”属性可以指定添加新记录时自 动输入的值。 n例如:设置字段的“默认值”属性对已有的数据没有影响 四、有效性规则 l“有效性规则”属性用于指定对输入到记录、 字段的数据的要求,可
9、以为一个字段或记录设置 有效性规则。l当输入的数据违反了“有效性规则”属性的设 置时,可以使用“有效性文本”属性指定将显示 给用户的提示信息。 例如,避免在“成绩”字段中输入小于0或 大于100的数值:1) , 打开“表达式生成器”来创建有效性规则 :“=0 And “关系” ;(2)如果目前尚未定义任何 关系,则会出现 “关系”窗 口和“显示表”对话框。在 “显示表”对话框中,“添 加”要建立关系的表。 (3)从需要连接的某个表中 将一个或多个字段拖动到其 他表中相关的一个或多个字 段,从而建立所需的关系。 三、编辑和删除关系 1编辑已有关系 (1)在“关系”窗口中双击要编辑的关系线。 (2
10、)当出现“编辑关系”对话框时,对关系的 选项进行设置,然后单击“确定”按钮。2删除已有关系在“关系”窗口中单 击要删除的关系线,然 后按Delete键。教学管理系统中各表之间的关系66 排序 排序是根据当前表中的一个或多个字段 的值来对整个表中的所有记录来进行重新 排列。 661按单个字段排序 在 “数据表”视图,单击要用于排序记录 的字段。执行下列操作之一: 若要升序排序,请单击。 若要降序排序,请单击。 662按多个字段排序 操作步骤: 打开要排序的表的 “数据表”视图 。 单击“记录”菜单中的“筛选”命令, 然后从级联菜单中选择“高级筛选/排 序”命令。 在“筛选”窗口中设置排序字段。
11、单击“记录”菜单中的“筛选”命令, 然后从级联菜单中选择“应用筛选”命 令。 这时Access就会按设定的排序方 式对表中的记录进行排序。 6.7数据和数据库对象的导入和导出 671 数据和数据库对象的导入 导入的方法是: 打开数据库,从“文件”菜单中的“获取外部数 据”子菜单中选择“导入”命令,在显示的“导入” 对话框中选择要导入的数据所在位置的文件,并 按向导的提示完成所有操作。 或在数据库窗口单击鼠标右键,在弹出的快捷 菜单中选择“导入”命令,在显示对话框中选择要 导入的数据所在位置的文件,并按向导的提示完 成所有操作。 672数据和数据库对象的导出 通常,使用“文件”菜单中的“导出”命令 可以导出数据或数据库对象,可以将数据 导出到各种的支持的数据库、程序和文件 格式中。 习题