行政制度培训(20126)

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1、只要努力 同样精彩行政制度培训主讲：严霞只要努力 同样精彩行政制度培训主讲：严霞部门/代码部门/代码部门/代码 人资行政 部人事SJ- HR运营部SJ-YY商品部 DJ-SP采购DJ -CG 行政SJ- XZ财务部SJ-CW物流DJ -WL一、文件类别类别：1、为易于识别，公司各类文件以代码标示：A代表规章制度类，B代表表单类，C代表流程类，D代表合同（协议）类，E代表通告（知）类，F代表内部作业文件类。二、各部门门代码码：三、文件编编号：1.文件编码管理一、签发权签发权 限1、以部门名义行文者，应由部门分管领导签发 。2、以公司名义行文者，应由拟稿部门经理审核，常务副总经理批准签发。3、公司

2、重要人事行政文件，应由部门经理审核，常务副总经理批准签发。二、文件管理1、各部门由专人负责文书的处理管理工作，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。2、严禁将秘密文件带往公共场所或家中。3、文件传递过 程中，必须办理登记、签收等手续，以防遗漏。2.公文管理一、工作计计划编编制要求1、周计划1）工作计划完成情况须详细 描述，能量化到数据与结果须量化； 2）周计划工作如有增补，可将新增补的工作内容填至“增补工作”栏中；3）工作计划须注明每项工作约耗时长，并自行统计周工作计划达成率和总耗时；2、月/季计划1）月/季计划能以数据体现的须以数据体现，并对数据结果进行分析；不能以数据体现的，必

3、须详细 描述结果情况；2）针对工作计划未完成情况须进行分析，查找原因，并拟订改进措施和完成时间、责任人；3）“工作中存在的问题和困难”须提出自己的解决思路和方法；4）“行动计划”是针对工作计划，预计采取的行动方案；5）“突出成效”和“不足案例”必须每月/季对部门好和不好的工作行为进行总结，表现好的予以表扬，表现不好的予以指正。3.工作计划管理6）工作计划报表各栏中不允许出现空格现象，报表填制完毕须检查一遍，避免出现错字，漏字现象发生，月报中不允许出现模糊字眼如“也许、大概、可能”等。二、工作计计划提交时间时间及审审核1、周计划于每周六下午18：00提交，月度计划于每月末最后一天18：00前提交

4、，季度计划于每季度末最后一天18：00前提交，遇节假日顺延。2、人资行政部对各部门提交的总结、计划进行初审，对未按规定格式编写的或内容不完善、目标不清晰、无时间进 度、责任人的,予以退回重写。3、上级认为计 划内容需要调整修正的，应及时与下级沟通，达成共识。4、工作计划一经确认作为各部门员工当月工作绩效指标，部门主管应当向本部门所有员工通报当月部门工作计划安排，部门各项工作均应当按照计划有序执行。三、工作计计划考评评1、超过报送时间提交工作计划的，予以行政处罚10元/次乐捐。2、提交的工作计划出现空格现象的，予以行政处罚10元/次乐捐。3、周工作计划达成率的平均数，作为当月工作计划完成率和执行

5、力，在月度绩效考核中，按照相应考评标准给予评价计分。3.工作计划管理1、与会人员应严 格遵守会议时间 ，会议期间与会人员必须讲普通话，不讲方言。2、会议开始时主持人（召集部门）就会议议题 作简洁说 明。3、发言者应控制时间；发言内容不能偏离会议主题；发言的内容应朝着结论推进。4、与会人员不可打断他人的发言，不可中途离席。5、在必须延长会议时间时应 先取得与会人员的同意。6、会议结束前应整理出会议结论 交全体人员表决。7、会议中应把通讯设备 关闭或调至振动状态。8、参会人员应维护 会议室整洁，不得在会议室吸烟、乱扔杂物、随地吐痰或乱摆放桌椅，未经同意不得随意触摸、使用投影仪等设备。9、会议完毕后

6、，会议召集部门应与会议承办部门一同清点、检查会议室内设备及环境卫生，如发现环 境卫生问题，会议召集部门应及时通知人资行政部清理；如设备损 坏或丢失等问题应 立即报人资行政部，由会议召集部门承担责任。10、如遇特殊原因不能准时参会，应提前向会议召集部门请假，并委派部门相关人员列席会议。11、与会人员必需自带记录 本，会议期间不得做与会议无关的工作或事情。4.会议管理一、秘密界定：指一切关系公司安全和利益，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。二、保密范围围1、公司重大决策中的秘密事项。2、公司生产经营 、发展战略中的秘密事项。3、公司尚未付诸实施的经营战 略、经营方向、经营规 划、经营项

7、目及经营决策。4、公司尚未进入市场或尚未公开的各类信息。5、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、重要会议记录 。6、公司财务预 决算报告及各类财务报 表、统计报 表。7、公司人事档案、工资、劳务收入及资料。8、公司广告企划、营销企划方案。9、公司客户及其网络的有关资料。5.保密管理三、保密措施1、常务副总经理负责公司全面保密工作，各部门主管负责本部门的保密工作。 2、经理室、副总经理室、财务室等机要办公室必须做好安全措施，严加保管钥匙，非本部人员未经同意不得进入，人走要锁好门窗。3、在电脑中制作的密级文档应采取适当的加密措施。4、公司员工必须具有保密意识，做到不该问的绝对不问，不该说

8、的绝对不说，不该看的绝对不看。5、严禁在公共场合、公用电话、即时通软件（如QQ、MSN）上交谈传递保密事项，不准在私人交往中泄露公司秘密。6、文档管理人员工作变动时应及时办理交接手续，交由主管领导签字。7、公司员工发现公司秘密泄露或可能泄露时应立即采取补救措施，并及时报告人资行政部处理。5.保密管理四、保密环节环节1、保密文件打印1）文件原稿部门主管应对文件内容负责，并确定保密级别、发放范围及打印份数。2）打印完毕，所有文件废稿应全部销毁，电脑存档应消除或加密保存。2、文件处理1）保密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由人资行政部或公司领导指定人员办理，并

9、采取必要的安全措施。2）没有存档价值和存查必要的文件，经过鉴别 和公司领导批准，可定期销毁。保密文件销毁应进行登记，有专人监督，保证不丢失，不漏销。3、保密文件借阅1）借阅保密文件必须经借阅部门、文件原稿部门主管签字批准。借阅部门应做好借阅登记，借阅人员不得摘抄、复印，向无关人员透露文件内容。确需摘抄、复印时，须经常务副总经理签字并注明。5.保密管理五、保密责责任1、出现下列情况之一者，给予通报批评或警告处罚：1）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的。2、出现下列情况之一的，予以辞退或开除，并承担相应的经济损失，必要时依法追究其法律责任：1）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济

10、损失的。2）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。3）利用职权强制他人违反保密规定的。5.保密管理一、电脑设备软硬件使用管理1、员工不得自行移动服务器、路由器、交换机、台式电脑、打印机等设备，不得随意拆卸或安装板卡，不得随意删除软件、变更程序系统。如需要移动设备 或更改软硬件，须经信息课签字批准，才能移动或更改。2、为防止造成病毒感染、数据丢失、系统破坏和硬件损坏，严禁使用来历不明的光盘，严禁在电脑上安装任何性质游戏、严禁玩游戏，严禁下载、观看娱乐和非公务用途的影像文件。3、工作期间不允许使用各种即时通软件（如QQ、MSN、淘宝旺旺等）做非公务用途聊天和传输非公务文件

11、，不允许使用非公务用途的各类股票软件。二、电脑设备电脑设备 采购审购审批流程1、新进人员电脑 采购流程：用人部门提出需求申请网络管理员审核人资行政部提出采购申请常务副总经理审批网络管理员验收人资行政部填制报销单 并通知财务部付款。6.信息化管理2、电脑更新流程：使用人提出更新申请部门主管确认网络管理员审核人资行政部提出采购申请常务副总经理审批网络管理员验收人资行政部填制报销单并通知财务部付款。三、电脑设备电脑设备 的报废报废1、电脑报废应经 网管员或专业技术人员检查 确认符合更新标准的，可以报废。2、报废流程：使用人提出申请部门主管意见网管员或专业技术人员检验 确认常务副总经理审批网管员备案人

12、资行政部回收入库。3、报废电脑 由人资行政部通过市场了解咨询残值和收购情况，确定残值之后，书面报告批准后统一公开变卖处 置。四、今目标标的使用与管理1、帐号申请：今目标帐号统一由网络管理员进行分配，新进员工需增加帐号，由使用人填写工作联系单，经部门主管签确后提交网络管理员分配帐号。2、注销：人员离职后，由部门填写工作联系单，经部门主管签字后传递至网络管理员，注销该员帐号。 五、相关表单单 1、维修申请单（SJBXZ09）6.信息化管理一、工作场场所整洁洁管理1、工作场所内，办公桌、椅、办公设备应 合理、整齐排放，不得摆放与工作无关的食品、用品或玩具。桌面文件材料叠放整齐有序，办公桌面无灰尘和污

13、垢，始终保持整洁。2、公共办公设备应标 明负责人。工作人员每日下班应关闭办公设备和照明电源，并将椅子排放固定位置；办公资料、办公文具应日用日清，摆放固定地点。3、工作场所明视处不得放置个人用品，个人用品应统一放置在隐蔽的柜内。垃圾必须投掷于垃圾篓或塑料袋内，带有密级的废弃文件须进行粉碎。二、工作场场所卫卫生清洁洁管理1、公司各类工作场所和生活场所均须随时保持整洁。2、工作区域卫生由各部门员工负责日常卫生维持和清理，其他区域（卫生间、过道等公共场所）卫生由保洁人员负责 ，人资行政部负责检查监 督。3、员工每日下班前应将个人工作区域清理整齐，周围废弃物与垃圾扔入指定区域，不得随意堆积。4、工作场所

14、严禁随地吐痰、吸烟，凡吸烟者，须到工作场所以外地方吸烟。7.卫生安全管理5、外来人员如有违反卫生管理规定的行为，公司员工应委婉地指正。6、员工应爱护 公司内的各种设施、装饰和树木、花卉与盆景。7、禁止员工在工作区域内吃任何食品，如需进餐必须到工作场所以外隐蔽地方进餐。8、接待来客时，应主动热情给客户倒水，客户离开时，应送至电梯或楼梯口，并等客户离开后，及时把水杯等废弃品扔入指定区域，把桌椅归位和整理完毕，方可从事其他工作。三、工作场场所安全管理1、管理职责：公司常务副总经理全面负责企业安全管理工作，对公司安全管理承担主要领导责 任；各部门主管对公司安全管理负直接领导责 任；各相关岗位工作人员对

15、本岗位职责范围内的各项安全工作负直接责任。2、各部门应牢固树立治安防范意识，切实做好防盗、防破坏工作，有效保护公司财产与人员安全。3、各经营场 所必须配置灭火器，面积50平方以内，灭火器配置23公斤1个，以此类推。7.卫生安全管理一、申购购和领领用1、办公物品采购按月度进行，申领按月进行（特殊急用办公物品除外）。2、各部门每月25日前填写办公物品月需求计划统计表交人资行政部审核，呈常务副总经理批准后，方可采购，并于次月1日各部门指派人员至人资行政部领取。3、未按月度计划进行领用申请的，不得领取，办公物品领取时，凭旧件至人资行政部互换。4、新进员工需要配备办公用品或办公设备，由用人部门提前1个工

16、作日通知人资行政部做好办公用品发放准备。8.办公物品管理二、办办公物品管理1、员工应自觉爱护 公司财产，节约使用办公物品。对于公司内部不重要的纸质文件材料，提倡打印纸二次利用。2、办公物品（文具等低值易耗品除外）如有损坏的，使用人应主动向直接主管和人资行政部说明原因。属于非人为原因损坏的，可进行修复或以旧换新；因个人保管、使用不善造成损坏、遗失的，由责任人承担维修或更新全部费用。3、未经允许严禁员工将办公物品带回家私用。因私借用办公物品应办理物品借用手续，借用办公物品如有损坏或丢失应按照原价赔偿；超出借用时间经 催讨仍不归还的，按照物品原价向借用人追偿损失。员工离职时应 将其保管的办公物品全部移交至接任者或人资行政部，如有损坏或丢失（文具等低值易耗品除外），须按原价赔偿。8.办公物品管理一、工作服发放：1、根据工作需要员工转正后，部门主管应及时将员工着装尺码上报人资行政部，统一安排采购或订制。2、 统一采购或订制的工作服不合体的，交由人资行政部安排修改，员工不得随意修改工作服的款式。二、工作服及配饰饰品费费用支出1、工作服及配饰品丢